Zwolle Auditplan 2022.pdf
Tekst van het document
Auditplan 2022 Gemeente Zwolle | 21 november 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Aan de gemeenteraad van de gemeente Zwolle Postbus 10007 8000 GA ZWOLLE Datum
21 november 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
2211A1A135/EB
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Zwolle voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit auditplan is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten. Dit is het eerste auditplan voor de nieuwe gemeenteraad. Als kennismaking met u, en om u te informeren over wie uw accountant is, wat onze rol is en hoe de samenwerking met de gemeenteraad plaatsvindt, hebben wij u eerder het document ‘Kennismaking met uw accountant’ toegestuurd. Daarnaast brengen wij graag nogmaals onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit dit document. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaand jaar, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2021-2023. Het auditplan hebben wij op 11 oktober met de leden van de auditcommissie besproken. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende versie van ons auditplan.
Het auditplan is een dynamisch document dat wij, zo nodig, in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Zwolle hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in, binnen de uitvoering van onze controle. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u én ons relevante ontwikkelingen. Zo kunnen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal invullen. Wij zijn uiteraard graag bereid u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend,
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. J.J. Zuidema RA
© 2022 Deloitte The Netherlands
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2 2211A1A135/EB/2
Uw controleteam
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De accountantscontrole van het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van drs. J.J. Zuidema RA. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
drs. R. van Vugt RA
drs. J.J. Zuidema RA
Advisory Partner
Audit Partner
06 110 02 352
06 526 15 738
rvanvugt@deloitte.nl
jzuidema@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Jan-Harmen de Vries RA RE MMC
drs. V.V. Jongbloed RA
Director IT-Audit
Audit Senior Manager
06 1258 1919
06 202 520 02
jhdevries@deloitte.nl
vjongbloed@deloitte.nl
© 2022 Deloitte The Netherlands
3 2211A1A135/EB/3
De planning-en-controlcyclus
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Perspectiefnota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de perspectiefnota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Perspectiefnota
Beleidsrapportage 1
Begroting
© 2022 Deloitte The Netherlands
Beleidsrapportage 2
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Jaarstukken
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
4 2211A1A135/EB/4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. • Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan. – Boardletter (tussentijdse controle).
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Bij de controle 2022 zetten wij op diverse momenten dataanalyse in, onder andere bij de controle van de memoriaalboekingen. Gedurende 2022 onderzoeken wij naar andere gebieden waar wij data-analyse ook in kunnen zetten.
– Verslag van bevindingen. – Controleverklaring.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
• Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. • Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij - mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude - in de controleverklaring in de aparte paragraaf ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen. • Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
• Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: – Auditcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer. – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
5 2211A1A135/EB/5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en –processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve boardletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2022 Deloitte The Netherlands
6 2211A1A135/EB/6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Interne beheersing | Follow up IT-Audit 2021, IT-maturity model, BIO-nulmeting en serviceorganisatie ONS
•
Interne beheersing | Doorontwikkeling verbijzonderde interne controle/tweedelijns en derdelijns controles
•
Interne beheersing | Beheersing en verantwoording sociaal domein
•
Interne beheersing | Impact van inflatie en andere economische ontwikkelingen op de waardering van de Grondexploitaties en op strategische investeringen
•
Hiervoor hebben wij de projecten Stadshagen en Hessenpoort in scope
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
•
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college
•
Interne beheersing | Opvolging aanbevelingen boardletter en accountantsverslag 2021
•
Aandachtspunt | Uitvoering aanvullende SISA regelingen 2022 (o.a. aanvullende regelingen met betrekking tot asielzoekers)
•
Aandachtspunt | Verlofsparen (wel of geen voorziening te vormen)
•
Aandachtspunt | Armoedebeleid en schuldhulpverlening, zoals tegemoetkoming energiekosten
•
Innovatie | Data-analyse toepassing op memoriaalboekingen
•
Speerpunt auditcommissie | Procesbeheersing en sturingsinformatie proces Jeugdzorg
•
Speerpunt auditcommissie | Voortgang en verwachting ten aanzien van de Sustainable Development Goals (SDG’s) in relatie tot het (Europese) ESG-raamwerk
•
Natuurlijke adviesfunctie | Themabijeenkomst “Informatievoorziening aan de raad inzake risico’s en impact verschillende crises (bijvoorbeeld energiecrisis)” (met name rondom verwachtingen, tijdigheid en onderbouwing door college) Speerpunten auditcommissie
© 2022 Deloitte The Netherlands
Uw controleteam
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
De auditcommissie kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
7 2211A1A135/EB/7
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de primaire begroting 2022 en het – door de gemeenteraad op 20 december 2021 vastgestelde – “Controleprotocol en normenkader rechtmatigheid 2021” en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 643 miljoen =
€ 6,4 miljoen
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 643 miljoen =
€ 19,3 miljoen
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden (10% van de goedkeuringstolerantie)
€ 0,6 miljoen
Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
8 2211A1A135/EB/8
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Zwolle.
Juli – september 2022 Evaluatie 2021
Maart – april 2023
Mei – juni 2023
Jaarrekeningcontrole 2022
Accountantsverslag en controleverklaring 2022
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
September 2022
December 2022 – januari 2023
Auditplan 2022
Voor-controle jaarrekening 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Oktober – november 2022 Interim-controle 2022 Uitvoering
© 2022 Deloitte The Netherlands
November 2022 - januari 2023 Managementletter t.b.v. MTZ en college Boardletter t.b.v. auditcommissie
9 2211A1A135/EB/9
Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.
Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2022. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland