Startnotitie gemeente Zwolle 2020.pdf
Tekst van het document
Startnotitie jaarrekening 2020 Onze gezamenlijke uitgangspunten als basis voor de samenwerking
PwC
Versie:
1.0
Datum:
13 november 2020
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
1
Inhoudsopgave 1.
Doelstelling
3
2.
Begrippenkader
3
3.
Goedkeuringstoleranties
3
4.
Belangrijke ontwikkelingen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole
4
5.
Risicoanalyse en controleaanpak per proces
4
6.
Planning
10
7.
Samen invulling gegeven aan projectmanagement
11
8.
Governance en escalatie
12
9.
Ondertekening
13
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
2
1.
Doelstelling
Op basis van de evaluatie over de jaarrekening 2019 willen we het proces voor 2020 gezamenlijk verbeteren. De teammanager van PwC zal hierbij betrokken- en op de hoogte zijn van de ontwikkelingen bij de gemeente Zwolle. Daarnaast zullen wij verder investeren in het tijdig afronden van de controlewerkzaamheden en het voorkomen van een lange doorlooptijd. Een aantal voorbeelden van acties die we hebben afgesproken en in gang hebben gezet: -
-
Voor vaktechnische ontwikkelingen en/of vraagstukken krijgt de gemeente één tijdig standpunt van PwC. is aan de startnotitie het bestand toegevoegd. In dit bestand is een schema opgenomen met een planning van de procescontroles en de controle van de jaarrekeningposten waar beide partijen zich aan houden. Diverse momenten worden ingepland om vaker met elkaar in contact te gaan. Middels video meetings worden er na de diverse controle momenten status calls gehouden waarin de bevindingen, openstaande punten en verdere planning worden doorgenomen.
Om dit te realiseren is het belangrijk om de gezamenlijke verwachtingen duidelijk te hebben. In deze startnotitie gaan wij in op de gezamenlijke verwachtingen, het tijdschema van de controle en de randvoorwaarden om dit gezamenlijke doel te realiseren. Door de startnotitie samen te ondertekenen bekrachtigen wij formeel de gemaakte afspraken.
2.
Begrippenkader
De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Zwolle zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Controleverordening gemeente Zwolle en het normenkader accountantscontrole 2020. Het normenkader 2020 moet hierbij nog expliciet worden vastgesteld door minimaal het college (inclusief inzage voor de raad). De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft
Bron: PwC
3.
Goedkeuringstoleranties
De goedkeuringstoleranties zijn de kwantitatieve criteria voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring. In het Bado is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle ten minste 1% respectievelijk 3% van de omvangbasis bedraagt. De omvangbasis is het totaal van de lasten van de jaarrekening, inclusief toevoegingen aan de reserves. Door gemeente Zwolle is het uitgangspunt conform voorgaande jaren dat de goedkeuringstoleranties worden vastgesteld op 1% respectievelijk 3% voor fout en onzekerheden.
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
3
In onderstaande tabel is weergegeven welke controleverklaring wordt afgegeven in de te onderscheiden gevallen: 20 < 1%
5,7 miljoen
Fouten
Onzekerheden
Goedkeurend
Goedkeurend
> 1% maar < 3%
>
5,7
7 miljoen
Beperking
Goedkeurend
> 3% maar < 10%
>
17
56,8 miljoen
Afkeurend
Beperking
> 10%
>
56,8 miljoen
Afkeurend
Oordeelonthouding
De wetgever heeft in het Bado geen rapportagetoleranties voorgeschreven. Wel heeft hij voorgeschreven dat de bedragen voor de rapporteringstoleranties niet hoger kunnen zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Voor 2020 zullen wij (op basis van de begrotingscijfers en in overleg met de organisatie 568.000. Vanzelfsprekend zullen wij bevindingen die vanuit een kwalitatieve overweging gerapporteerd moeten worden rapporteren.
4.
Belangrijke ontwikkelingen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole
1.
Rechtmatigheidsverantwoording: Het college zal over boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afleggen, die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Het is van groot belang dat alle voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2020 worden getroffen, zodat direct per 1 januari 2021 de informatie wordt verzameld die hiervoor nodig is.
2.
COVID-19: In de huidige situatie heeft Covid-19 tot dusver grote gevolgen voor de financiële positie en de financiële resultaten van de verschillende beleidsterreinen van gemeente Zwolle. Covid-19 heeft gevolgen voor risico's, onzekerheden en verwachtingen die relevante informatie kunnen vormen voor stakeholders bij het beoordelen van de financiële positie en vooruitzichten van de gemeente. De VIC is, met de hulp van het Covid-team en de afdelingen, een uitgebreide risicoanalyse en controlframework aan het opstellen. Hierin staan onder andere de landelijke en uw eigen Covid-19 maatregelen en de invloed daarvan op de interne processen, de financiële effecten en de jaarrekening centraal. Hieruit volgen werkzaamheden en controles. De gevolgen voor onze controle, de omvang van onze werkzaamheden en de aansluiting die we kunnen maken met de werkzaamheden die de VIC doet, zullen we in nader overleg afstemmen.
3.
Digitale jaarrekening: Er ligt inmiddels een ISAE 3402 type II verklaring. In deze verklaring zijn een aantal aandachtspunten naar voren gekomen waar nog onderzocht moet worden wat de impact hiervan precies is. Daarnaast zal PwC en de gemeente Zwolle gezamenlijk kijken hoe er voldoende zekerheid kan worden verkregen over de digitale verklaring met digitale jaarrekening in de periode februari 2021 t/m publicatie en verder.
5.
Risicoanalyse en controleaanpak per proces
Als basis voor de controleaanpak is een door de organisatie en PwC gezamenlijke risicoanalyse opgesteld. Deze risicoanalyse is gebaseerd op de financieel kritische processen 1. Per proces zijn de volgende risicoinschattingen gemaakt: Inherent risico (IRG): het risico op een getrouwheidsfout > goedkeuringstolerantie zonder dat beheersmaatregelen hierop van invloed zijn. Deze risico-inschatting is gebaseerd op de aard van de post, de kans op een fout en of een eventuele fout > goedkeuringstolerantie zou zijn. Inherent risico (IRR): het risico op een rechtmatigheidsfout > goedkeuringstolerantie zonder dat beheersmaatregelen hierop van invloed zijn. Deze risico-inschatting is gebaseerd op de aard van de post, de kans op een fout en of een eventuele fout > goedkeuringstolerantie zou zijn. Interne beheersingsrisico (IBR): het risico op een fout > goedkeuringstolerantie nadat interne beheersingsmaatregelen hun werk hebben gedaan. 1
75% van de totale lasten van de
gemeente
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
4
De risico-inschatting is gebaseerd op de volgende indeling: S = significant risico; V = verhoogd risico;
N = normaal risico. Daarnaast is per proces de controleaanpak weergegeven, inclusief de samenwerking tussen de afdeling Interne Controle (VIC) en PwC. De controleaanpak is gebaseerd op de volgende indeling: Controleaanpak: o Systeemgericht: er wordt in de controle door de VIC en/of PwC gesteund op de in het primaire proces aanwezige interne beheersmaatregelen. De verwachting is dat deze maatregelen effectief werken. Voor alle processen waarbij het interne beheersingsrisico laag is, zal de controle systeemgericht zijn tenzij een gegevensgerichte controle efficiënter is. o Gegevensgericht: er zijn geen/onvoldoende interne beheersingsmaatregelen aanwezig voor VIC en PwC om op te steunen. De controle wordt uitgevoerd via deelwaarnemingen en/of steekproeven. Voor alle processen waarbij het interne beheersingsrisico hoog is, zal de controle gegevensgericht zijn. Steunen op VIC als interne beheersingsmaatregel: In dit geval test PwC of de beheersmaatregel (controle door VIC) adequaat is opgezet en test de werking van deze beheersmaatregel door vast te stellen dat VIC de juiste conclusie heeft getrokken. In dit scenario is het verplicht dat PwC (ongeacht het risico) zelfstandig een deelwaarneming uitvoert op de totale populatie.
Steunen op VIC als kwaliteitscontrole: indien PwC niet op VIC kan steunen als beheersmaatregel, dan kan in veel gevallen nog steeds gebruik gemaakt worden van de werkzaamheden die de VIC heeft uitgevoerd. In deze gevallen voert PwC de controle uit op basis van voorbereide documentatie door VIC. De deelwaarneming is in dit geval 100% van de door de VIC uitgevoerde werkzaamheden, waarbij grote efficiency ontstaat doordat de VIC als kwaliteitscontrole de betreffende dossiers reeds heeft getoetst. In dit geval heeft PwC de volledige regie over de uit te voeren werkzaamheden. Indien geen gebruik gemaakt kan worden van de werkzaamheden van VIC als interne beheersmaatregel of als kwaliteitscontrole, voert PwC volledig zelfstandig werkzaamheden uit om te komen tot een oordeel. Dit om op deze wijze alsnog voldoende zekerheid te verkrijgen teneinde een oordeel te kunnen afgeven bij de jaarrekening. Naast de risico-inschatting per proces, stellen we ook vast welke fraud Op basis van onze analyse betreft dit naast het risico dat de interne beheersing doorbroken wordt door het management, ook het risico op omkoping en corruptie. Dit risico zien we met name bij grote aanbestedingen en bij grote grondtransacties.
Voor onze werkzaamheden betekent dit dat we bij de grote aanbestedingen niet alleen vaststellen of deze rechtmatig zijn, maar dat we ook inzoomen op de gunning: is de opdracht op basis van de juiste gunningscriteria gegund en wie is bij de gunning betrokken. Voor de grondtransacties geldt dat we vaststellen wie vanuit de gemeente betrokken is bij de transactie.
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
5
PwC
S
N
N
N
S
S
S
N
S
S
N
S
N
S
S
IRG IRR IBR
Geen verhoogd risico.
Complexiteit van de regelgeving. Specifiek op het gebied van inhuur is het risico significant op basis van complexiteit en bevindingen in vooraande jaren.
Geen verhoogd risico.
x
x
x
x
x
x
Wat betreft gemeenten is er sprake van een verhoogd risico in de sector. Daarom is er sprake van een significant risico. Specifiek voor gemeente Zwolle zien we dit risico bij aanbestedingen en bij grondverkopen.
gericht
x
-gericht
Systeem Gegevens-
Controleaanpak
Standaard verhoogd frauderisico op doorbreken van interne beheersing door het management.
Toelichting risico-inschatting
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
Salariskosten (inclusief schulden
Aanbestedingen
betalingen
Inkopen en
omkopingsrisico
Corruptie en
Administratie
proces
Financieel kritisch
Totaaloverzicht risico inschatting en controleaanpak per proces
6
x
x
x
x
x
Ja
x
x
x
x
x
Nee
maatregel
COS610 Nee
beheersings-
Ja
VIC als interne
conform
x
x
x
x
x
Ja
Nee
controle
kwaliteits-
van IC als
x
x
x
x
x
Ja
Nee
PwC
werkzaamheden
Gebruikmaken Gebruikmaken Onafhankelijke
VIC als IAF
Steunen op
V
V
V
N
N
N
Verhoogd risico geldt met name voor de prestatielevering.
Verhoogd risico door onzekerheid omtrent prestatielevering.
Wat betreft PGB geldt dat vanwege de aard van de post, die fraudegevoelig is, er inherent sprake is van een significant risico. Gemeente Zwolle voert al een aantal jaar een steekproef uit ten aanzien van prestatielevering voor PGB lasten waaruit beperkte bevindingen komen.
Geen verhoogd risico.
aandacht voor Tozo.
Geen verhoogd risico, aanvullende
Geen verhoogd risico.
Toelichting risico-inschatting
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
V
V
Jeugdzorg ZIN
PwC
V
V
V
N
N
S
N
N
N
N
IRG IRR IBR
WMO ZIN
PGB
WMO en Jeugd
WSW
Sociale uitkeringen
subsidies
Verstrekte
u.h.v.)
proces
Financieel kritisch
x
x
x
x
-gericht
x
x
x
x
x
x
gericht
Systeem Gegevens-
Controleaanpak
7
x
x
x
x
x
x
Ja
x
x
x
x
x
x
Nee
maatregel
COS610 Nee
beheersings-
conform
Ja
VIC als interne
x
x
x
x
x
Ja
Nee
controle
kwaliteits-
van IC als
x
x
x
x
x
x
Ja
Nee
PwC
werkzaamheden
Gebruikmaken Gebruikmaken Onafhankelijke
VIC als IAF
Steunen op
N
N
Belastingen en heffingen
Huur- en pachtopbrengsten
PwC
S
S
N
N
N
N
S
S
N
N
N
N
S
de vastgoedmarkt welke als
feit dat transacties plaatsvinden in
Significant risico in verband met het
Geen verhoogd risico.
Geen verhoogd risico.
Geen verhoogd risico.
Geen verhoogd risico.
Significant risico voor de waardering van de gronden.
Daarnaast is bij jeugdzorg complexiteit, waaronder door het woonplaatsbeginsel en afgrenzingsrisico in verband met nagekomen facturen relevant.
Toelichting risico-inschatting
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
Grondverkopen
opbrengsten
N
N
Algemene uitkering
Parkeer-
S
IRG IRR IBR
Grondexploitatie
proces
Financieel kritisch
-gericht
x
x
x
x
x
x
gericht
Systeem Gegevens-
Controleaanpak
8
x
x
x
x
x
x
Ja
x
x
x
x
x
x
Nee
maatregel
COS610 Nee
beheersings-
conform
Ja
VIC als interne
x
x
x
x
Ja
x
x
Nee
controle
kwaliteits-
van IC als
x
x
x
x
x
Ja
x
Nee
PwC
werkzaamheden
Gebruikmaken Gebruikmaken Onafhankelijke
VIC als IAF
Steunen op
PwC
N
N
N
N
N
N
N
N
N
IRG IRR IBR
Geen verhoogd risico.
Geen verhoogd risico.
van een nieuwe regeling.
regelingen. Echter is er wel sprake
heeft met de participatiewet
en de tozo regeling raakvlakken
heeft met SiSa verantwoordingen
gemeente Zwolle veel ervaring
tot een verhoogd risico omdat
instantie leidt de Tozo regeling niet
aandacht voor Tozo. In eerste
Geen verhoogd risico, maar wel
fraudegevoelig bekend staat.
Toelichting risico-inschatting
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
WNT
subsidies
Ontvangen
SiSa
proces
Financieel kritisch
-gericht
x
x
x
gericht
Systeem Gegevens-
Controleaanpak
9
x
x
x
Ja
x
x
x
Nee
maatregel
COS610 Nee
beheersings-
conform
Ja
VIC als interne
x
x
x
Ja
Nee
controle
kwaliteits-
van IC als
x
x
x
Ja
Nee
PwC
werkzaamheden
Gebruikmaken Gebruikmaken Onafhankelijke
VIC als IAF
Steunen op
6.
Planning
Uitgangspunt voor de planning van het jaarrekeningproces 2020 is het in mei 2021 kunnen verstrekken van de jaarstukken 2020 aan de raad, inclusief controleverklaring van PwC. Door de organisatie en PwC is een gezamenlijke masterplanning opgesteld waarin per fase van het controleproces is afgestemd welke zaken van de gemeente en van PwC worden verwacht. De mijlpalen uit deze masterplanning zijn onderstaand opgenomen:
Mijlpaal
Datum
Verantwoordelijkheid
mijlpaal Gemeente
PwC
Interne controleplan 2020
3-6-2020
x
Startnotitie 2020
16-9-2020
x
1e VIC-rapportage 2020
28-10-2020
x
Auditplan 2020
16-9-2020
x
Managementletter
16-11-2020
x
Boardletter
16-11-2020
x
2e VIC-rapportage
Voorjaar 2021
x
Jaarrekening gereed voor controle
12-3-2021
x
Afronding accountantscontrole (deadline voor fouten en onzekerheden)
23-4-2021
Jaarrekening definitief
3-5-2021
Accountantscontrole sociaal domein
19-4-2021
x
Accountantsverslag en controleverklaring (concept)
21-5-2021*
x
Publicatie van accountantsverslag
28-5-2021*
x
Vastgestelde jaarrekening door College B&W
28-5-2021*
x
Accountantsverslag en controleverklaring (getekend)
28-5-2021*
Debatronde inzake jaarrekening door Raad
Juli 2021*
x
Vastgestelde jaarrekening door Raad
Juli 2021*
x
x
x x
x
* Onder voorbehoud van definitief vergaderschema van de gemeenteraad.
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
10
7.
Samen invulling gegeven aan projectmanagement
Om het gezamenlijke projectmanagement vorm te geven voor de jaarrekeningcontrole 2020 willen we verder bouwen op de afspraken die voorgaande jaren zijn gemaakt. Hiertoe is een gedetailleerde tijdlijn opgesteld waarin de mijlpalen van de gemeente en PwC zijn opgenomen. Deze mijlpalen zullen weergegeven worden in separaat document dat per e-mail vastgelegd zal worden.
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
11
8.
Governance en escalatie
Het is van belang dat PwC alle mogelijke vertraging of bijzonderheden tijdens de controlewerkzaamheden onverwijld meldt aan de Chief Financial Officer (CFO) zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat doorlooptijd en/of aard van de verklaring in het geding komen. Mocht de CFO geen toereikende acties (kunnen) nemen, vindt eerst escalatie plaats naar de portefeuillehouder financiën en zonodig naar voorzitter van het afstemmingscomité. In dit laatste geval wordt door PwC tevens de griffier ingelicht. In situaties waarin een verschil van inzicht blijft bestaan tussen PwC en organisatie, zullen achtereenvolgens de volgende escalatielijnen doorlopen worden: Niveau escalatieladder PwC 1
2
3
Situatie waarin sprake is van een persoonlijk geschil tussen PwC en directie/ college
Voorzitter afstemmingscomité
Situatie waarin de planning of het oordeel van de controleverklaring in gevaar zijn
Partner Voorzitter afstemmingscomité Partner Portefeuillehouder financiën
Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de directie Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie
4 Onafhankelijk partner PwC
(Sr.) Manager Kernteam jaarrekening 1
2
3
4
Niveau escalatieladder gemeente Zwolle Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase. In geval van een (op handen zijnde) escalatie wordt de CFO geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatielijn kan ingeroepen worden door zowel de gemeente als PwC.
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
12
9.
Ondertekening
Deze startnotitie is gezamenlijk door de gemeente Zwolle en PwC opgesteld. De accountant (PwC) verklaart hiermee in te stemmen met de inhoud van de notitie en de hierin vastgelegde afspraken: Namens PwC:
Datum:
drs. M.J.A.Koedijk RA RE, partner De portefeuillehouder stemt in met de inhoud van de notitie en de hierin vastgelegde afspraken: Namens gemeente Zwolle:
Datum:
16-11-2020
K. Sloots, portefeuillehouder financiën
PwC
13 November 2020 - 4P6R4QMH7S3V-1262947295-30
13