Shared Service Centrum ONS gewaarmerkte jaarstukken 2022 incl. controleverklaring

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Jaarverslag 2022 21 april 2023

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

e.D. Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap

Voorwoord

Organisatieontwikkeling Paragrafen

Mag ik het jaarverslag beginnen door te zeggen dat ik tevreden ben over wat er is bereikt in 2022? Ik vind namelijk dat we veel voor elkaar hebben gekregen in 2022. We maken stappen vooruit in de kwaliteit van de dagelijkse dienstverlening, dat krijgen we ook terug van onze partners. In de samenwerking met en tussen de partners maken we zelfs forse stappen. Dus wat wil je nog meer.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

Nu wil ik altijd graag meer en ik niet alleen, dat geldt voor iedereen in de samenwerking binnen Ons. Maar het is wel heel Oost-Nederlands om te focussen op wat nog moet en snel over wat goed gaat heen te stappen. Dus in dit jaarverslag doen we dat graag anders en halen we een

aantal onderwerpen terug waar we, naar mijn mening, mooie resultaten hebben behaald. En wees gerust, we brengen ook in beeld wat we nog kunnen verbeteren. In de organisatie van Ons was 2022 een jaar van veranderingen. Te beginnen met de flinke organisatiewijziging bij de afdeling ICT. Complimenten aan alle betrokkenen hoe dit is opgepakt. De voortgang is zichtbaar. Ook binnen het managementteam is er een behoorlijke wisseling geweest, dan is het even zoeken en wennen, maar we zijn op een mooie manier gezamenlijk bezig te werken aan Ons. Over werken aan Ons gesproken, dit is de titel van het interne programma waarmee we concrete verbeteringen in gang zetten. Verbeteringen gericht op dienstverlening, maar ook op de interne organisatie, zodat we een nog leukere organisatie worden om te werken. e.D.

2

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

VOORUIT ⇥

We hebben afgelopen jaar in het bestuur en samen met de directeuren van de partners nog eens uitdrukkelijk benoemd dat we gezamenlijk een Shared Service Centrum hebben om samen meer kritische massa te hebben om de groeiende druk op kwaliteit & continuïteit te kunnen bedwingen, tegen acceptabele kosten. Geen energie steken in gesprekken over bestaansrecht Ons, maar energie steken in wat Ons en wat we samen meer en beter kunnen doen. We komen daarmee in een volgende fase van samenwerking, waarin onderling meer nabijheid is en directeuren en bestuurders zich actief opstellen ten aanzien van (gezamenlijke) bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat Ons zichtbare meerwaarde biedt. Op het gebied van leveranciersmanagement hebben we partners goed kunnen helpen bij vraagstukken (conflicten) met specifieke leveranciers en hebben we door zelf actie naar leveranciers te ondernemen indexeringen binnen de perken weten te houden. Op het gebied van HR hebben we samen met alle partners een standaardisatieslag gemaakt met betrekking tot de reiskosten en dat scheelt veel uitvoeringstijd. Bij ICT hebben we heel concreet afgesproken wat we van elkaar mogen verwachten tegen welke kwaliteit (de Producten- en Diensten catalogus). Duidelijkheid voor iedereen.

opgepakt, met veel aandacht voor cybersecurity. Maar dit leidde uiteindelijk tot een oplossing (iPads met een hoog beveiligingsniveau) die onvoldoende werkbaar was. We hebben dit aan de voorkant onvoldoende ingeschat (voorstelbaarheid) en toen het zich manifesteerde kostte het te veel tijd om te anticiperen (klantnabijheid). Heel vervelend voor alle betrokkenen! Het gaat er vervolgens om dat je leert van deze ervaringen en dit ook laat zien. De stappen die we in 2022 hebben gezet, zowel in dienstverlening als in partnerschap, bieden vertrouwen. Het blijft superbelangrijk dat we elkaar goed informeren, elkaar blijven begrijpen en zaken sneller agenderen. Ik ben ervan overtuigd dat dat de belangrijkste basis creëert waarbij gezamenlijke sturing kan leiden tot mooie resultaten voor eenieder en daar hebben we afgelopen jaar al mooie stappen in gezet. Er zijn mogelijkheden genoeg, het is aan ons! Vincent Siegmund

Maar het is ook belangrijk dat Ons klantnabijheid laat zien en projecten ‘voorstelbaar’ uitvoert. Wij zijn immers (een verlengd) onderdeel van de verschillende organisaties. Wij moeten weten wat er speelt en ons kunnen inleven in hoe gebruikers werken. Bij de ‘onboarding’ van de raadsleden zijn we hier onvoldoende in geslaagd. De start was goed: een gezamenlijk traject (partners en Ons) waarin de HR- en ICT-kant voor raadsleden werd

TERUG ⇤

3

e.D. Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022

Samenvatting Dienstverlening Partnerschap

Samenvatting

Organisatieontwikkeling Paragrafen

We maken stappen in de kwaliteit van de dagelijkse dienstverlening, dat krijgen we ook terug van onze partners. In de samenwerking met en tussen de partners maken we zelfs forse stappen. Maar er blijven natuurlijk nog genoeg zaken over om aan te werken.

ICT VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

4

We hebben met de input van onze partners en eigen teams afgelopen jaar de ICT-roadmap opgesteld voor 2022-2023. Deze roadmap beschrijft hoe we onze dienstverlening voor onze partners en onszelf op het gebied van ICT de komende jaren gaan inrichten en

wanneer we dat gaan doen. Hiermee hebben we een focus aangebracht voor onze professionalisering, terwijl onze ICT-dienstverlening van alledag gewoon doorgaat. We hebben afgelopen jaar een forse kwaliteitsslaggemaakt in het duidelijk maken wat we wel/niet doen, maar ook onder welke randvoorwaarden. Dit alles hebben we vastgelegd in een nieuwe opzet van onze Producten en Diensten Catalogus (PDC) en de prestatienormen in de Service Level Agreement (SLA). Iedereen verwacht van een professionele ICTdienstverlener dat continuïteit ongevraagd voor elkaar is. In 2022 hebben wij bijvoorbeeld 10 weekenden gezorgd voor patches op alle systemen die in onze datacenters

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022

Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

VOORUIT ⇥

draaien. Met het uitvoeren van patches, lossen we fouten op en voeren we updates uit. Het is cruciaal dat patches uitgevoerd worden, omdat er continue cyberdreiging is. Continuïteit binnen onze teams is lastig in deze arbeidsmarkt. Wij zijn daarom druk bezig met belangrijke randvoorwaarden voor het behoud en de ontwikkeling van onze professionals (zoals HR21, POP-gesprekken en het behalen van certificaten). We hebben in de regio, in samenwerking met onder andere het UWV en Deltion College, een samenwerking gestart om traineeships in te vullen en (jong) talent aan te trekken. We hebben nagenoeg alle operationele rollen ingevuld, maar wel met meer inhuur (zo’n 40%) dan wenselijk.

Cybersecurity

Er lopen ook grote projecten. Zo heeft cybersecurity veel aandacht. De focus binnen het programma Verhogen Digitale Weerbaarheid ligt momenteel op het realiseren van de laatste ICT-technische securitymaatregelen voor het gewenste volwassenheidsniveau. Hiervoor zijn afgelopen periode de ICT-technische maatregelen binnen de kaders van onze bestaande ICT-infrastructuur nagenoeg volledig gerealiseerd. Dit betreft onder andere het veilig mailen met speciale programma’s, de off-site back-upvoorziening en de Microsoft quick-wins. De nu nog resterende ICT-technische maatregelen zijn met name echt nieuwe functionaliteiten die worden toegevoegd aan de ICT-infrastructuur. De realisatie van deze maatregelen kent een langere doorlooptijd. Daarnaast hebben we een cybercrisistraining afgerond en pakken we bevindingen verder op. Dit gaat niet (alleen) over de technische maatregelen, maar ook over de impact (de effecten op dienstverlening bij gemeenten en provincie) en hoe stemmen we af op en met de individuele crisisorganisaties.

Inkoop & Contractmanagement

We werkten aan meer dan 170 inkooptrajecten en we hebben er eind 2022 nog 115 op de rol staan. Dit ging onder andere over de aanleg van nieuwe wegen, het regelen van huishoudelijke hulp, de busen treinverbindingen, de nieuwe inrichting van een gemeentehuis en nog veel meer zaken waar onze partners behoefte aan hadden. Bij contractmanagement lag de nadruk met name op de WMO en ICT. Wij helpen om samen met de contractverantwoordelijke heldere opdrachten te formuleren, de resultaten te monitoren en, waar nodig, in gesprek te gaan met leveranciers en bij te sturen. Een met de partners afgestemde capaciteitsplanning is de afgelopen jaren een probleem. Onder andere vertragingen, het terugtrekken van aangekondigde aanbestedingen, maakt een en ander onvoorspelbaar. Daar moeten we samen meer en beter in optrekken, want dit leidt nu tot een te hoge werkdruk en inefficiënte inzet van onze mensen.

TERUG ⇤

5

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

HR Services Voorwoord

Jaarverslag 2022

Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Onze partners juist en tijdig bedienen heeft prioriteit. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn altijd op tijd de salarissen betalen. En de vragen goed en snel beantwoorden. We zien op basis van klantwaarderingscijfers dat we de dienstverlening goed weten vast te houden. Ondanks de positieve cijfers zien we dat we toch nog niet altijd de kwaliteit leveren die wij met elkaar hebben afgesproken. Door het vele maatwerk dat van ons gevraagd wordt, worden er fouten gemaakt. Met onze partners zijn we in gesprek om te kijken waar we maatwerk kunnen verminderen. Er zijn natuurlijk de nodige uitdagingen. Bijvoorbeeld doordat een aantal collega’s op strategische posities hun carrière elders heeft voortgezet. Door de krapte op de arbeidsmarkt hebben we alle zeilen bij moeten zetten en bleven vacatures langer openstaan. Ondanks diverse inspanningen is het door de toenemende strengere eisen niet gelukt om een schone ISAE-verklaring te krijgen.

Partnerschap

In het bestuur en met de directeuren van de partnerorganisaties hebben we afgesproken dat we energie gaan steken in wat we samen meer en beter kunnen doen. Dus niet bezig zijn met de structuur, maar de werking van de structuur. Samenwerken is geen doel, maar een middel om meer te bereiken. Elkaar vinden op inhoud en dan samen werken om de doelen te bereiken. De impuls die we hier gezamenlijk aan gaan geven, hebben we opgenomen in het Programma Samen Meer Kwaliteit en Continuïteit, waar we de komende 2 jaren ook nog uitvoering aan geven.

Professionele organisatie

Samen bouwen aan Ons. Dat was het thema van de bijeenkomst met onze medewerkers eind november. Daarin hebben we onze missie en visie gedeeld en onze doelen besproken. Hierin hebben we met alle medewerkers gesproken over wat dit dagelijks betekent. Wij willen voor overheidsorganisaties in de regio Zwolle de beste bedrijfsvoeringsoplossing zijn zodat zij zich kunnen focussen op de dienstverlening richting de samenleving. We leveren dienstverlening die van een goede kwaliteit is en waarbij de continuïteit geborgd is. En dat tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding. Wij zijn een professionele organisatie waar het aantrekkelijk is om in te werken. Daarnaast werken onze partners goed samen in een sterk partnerschap. Onze medewerkers maken in de dienstverlening het verschil. Elke dag weer. We vinden het belangrijk om continu in gesprek te blijven over ontwikkeling en werkplezier. We hebben daar door middel van strategische personeelsplanning een goede structurele stap in gezet. En wat zeker ook bijdraagt is onze vernieuwde huisvesting sinds maart 2022. Kom eens langs!

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

e.D.

6

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Dienstverlening

Als Shared Service Centrum leveren wij producten en diensten op drie gebieden: ICT, HR en Inkoop & Contractmanagement. Elke dag zetten wij ons in om onzichtbaar kwaliteit te leveren. Ons uitgangspunt: het moet gewoon goed werken. Zo kunnen onze partners zich richten op hun kerntaken! VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

7

e.D. Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

ICT

Bouwen aan vertrouwen

Onze opgave

De opdracht waarmee we 2022 zijn begonnen, was om de ICT-dienstverlening richting onze partners verder te professionaliseren en te bouwen aan (hernieuwd) vertrouwen.

Fundament

Om vanuit dit nieuwe fundament onze dienstverlening verder te professionaliseren, hebben we met de input van onze partners en eigen teams afgelopen jaar een ICT-roadmap opgesteld voor 2022-2023. Deze roadmap beschrijft hoe we onze dienstverlening voor onze partners en onszelf op het gebied van ICT de komende jaren gaan inrichten en wanneer we dat gaan doen. Hiermee hebben we een focus aangebracht voor onze professionalisering, terwijl onze ICT-dienstverlening van alledag gewoon doorgaat.

Van techniek naar beheer dienstverlening

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

8

Voor 2022 en een deel van 2023 betekent dit dat we de stap maken van een vooral technisch georiënteerde ICT-dienstverlener naar een beheer gedreven ICTdienstverlener, die denkt en handelt vanuit “afgesproken” dienstverlening (serviceniveaus) met onze klanten en daarin doet wat ze belooft. Dit vertaalde zich voor 2022 in een tweetal speerpunten: 1) het bouwen aan vertrouwen en samenwerking en 2) het vergroten van de continuïteit van de ICT-infrastructuur en voorspelbaarheid van onze ICT-dienstverlening. Daarnaast was ook het hernieuwd invullen van de werkplek dienstverlening een belangrijk inhoudelijk thema, nadat begin 2022 de aanbesteding voor outsourcing op dit onderdeel was stopgezet.

Vertrouwen begint met duidelijkheid. Duidelijkheid over verwachtingen en verantwoordelijkheden, om daarna te verbinden. Verbinden om samen resultaten neer te zetten, te leren van onze successen en van onze fouten en de gezamenlijke successen te vieren. Juist hierin hebben we afgelopen jaar geïnvesteerd, samen met onze partners en onze teams. We begonnen 2022 immers in een nieuwe werkelijkheid: een sterk gewijzigde ICTorganisatiestructuur bestaande uit een afdeling Regie en een afdeling Operations. Met daarbij ook nieuwe rollen, een geheel nieuw ICT-managementteam, het hybride werken als nieuwe standaard en een samenwerking met onze partners die nog te veel op afstand was. Zo zijn we aan de slag gegaan met onze Producten en Diensten Catalogus (PDC) en hebben we onze prestatienormen vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA).

Producten en Diensten Catalogus (PDC)

Duidelijkheid richting onze partners betekent dat we afgelopen jaar een forse kwaliteitsslag hebben gemaakt in het helder maken wat we wel maar ook niet doen, en onder welke randvoorwaarden. Dit alles hebben we vastgelegd in onze PDC. Daarnaast ook het concreet maken van prestatie normen, deze hebben we vastgelegd in onze SLA. In 2022 zijn de PDC en SLA aangescherpt en aangeboden aan de partners. Eind 2022 zijn voorbereidingen gestart voor het periodiek meten van de klantervaring (eXperience Level Agreement) en hiermee gaan we begin 2023 starten.

Projectportfolio opbouw met partners

Baseline projectportfolio is in 2022 gerealiseerd, oftewel de implementatie van project-/ portfoliomanagement. Dit gaat over het gezamenlijk met onze partners prioriteren van projecten en slim inzetten van schaarste aan tijd, capaciteit en budget bij de realisatie van projecten.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Partnernabijheid

Daarnaast hebben we nadrukkelijk geïnvesteerd in de verbinding met onze partners, onder andere door naast het vaste partneroverleg ICT (PO-ICT) ook afzonderlijke locatie overleggen met partners te plannen, zowel op strategisch managementniveau als op tactisch niveau via onze service delivery managers. Parallel daaraan is ook binnen het PO-ICT een verandering doorgevoerd in de opzet om de gezamenlijkheid te verbeteren.

Patchweekend

Onze partners verwachten vanuit een professionele ICTdienstverlener dat continuïteit ongevraagd voor elkaar is. In 2022 hebben wij 10 weekenden gezorgd voor patches op alle systemen die in onze datacenters draaien. Het is cruciaal dat patches uitgevoerd worden, omdat er een continue cyberdreiging is. Met het uitvoeren van patches, lossen we fouten op en voeren we updates uit.

Voorspelbaarheid verhogen

Afgelopen jaar is ingezet op het aanpakken van deze uitdaging. Uiteraard vroeg dit om een stapje extra van de medewerkers, kritisch te kijken naar openstaande meldingen, wijzigingen of projecten met onze partners samen en om het gebruik van de Self Service Portal (SSP) verder te stimuleren.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

9

Maar om voorspelbaarheid blijvend te vergroten is het kort cyclisch sturen op de prestaties een belangrijke stap geweest. Dagelijks hebben we een moment met onze teams om het te hebben over onze prestaties en onderhanden werkzaamheden. Hiermee brengen we focus aan, spelen we met elkaar kort op de bal en krijgen we vroegtijdig inzicht in eventuele “obstakels”, waarmee we onze manier van werken (Way of Work) hebben kunnen verbeteren of versimpelen. Daarnaast zorgt dit ook voor een betere voorspelbaarheid richting onze klanten/

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

partners, het oplossend vermogen is hier inmiddels groter dan de maandelijkse instroom. Maar veel belangrijker: onze dienstverlening wordt door klanten/partners weer als “voldoende” gewaardeerd. Ten aanzien van de continuïteit binnen onze teams zijn nagenoeg alle operationele rollen ingevuld, zij het voor zo’n 40% via externe inhuur als gevolg van de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Dit blijft ook voor 2023 een cruciaal aandachtspunt. Afgelopen jaar zijn daarom belangrijke randvoorwaarden voor het behoud en de ontwikkeling van onze professionals (zoals HR’21 en POP-gesprekken) afgerond en zijn diverse initiatieven voor aantrekken van jong talent (traineeships) in de regio in samenwerking met onder andere het UWV en Deltion College gestart.

Werkplek van de toekomst

Begin 2022 is de keuze gemaakt om (de aanbesteding voor) het outsourcen van werkplek dienstverlening stop te zetten. Dit betekende tegelijk dat we vanuit onze eigen organisatie door moesten met beheer en doorontwikkeling van de nieuwe (moderne) werkplek. Uiteindelijk hebben we in 2022 alle partners overgezet naar een goede nieuwe werkplek baseline, op basis van mobiele devices (laptops, IPads, smartphones) en de Microsoft 365 oplossingen. Maar hier zijn we niet gestopt. We hebben afgelopen jaar een roadmap uitgewerkt voor de doorontwikkeling van de werkplek van de toekomst 2023-2025, in goede samenwerking met onze partners. Op basis van vastgestelde functionele eisen, hebben wij eerst een aantal scenario’s op hoofdlijnen uitgewerkt. VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

10

Telefonie voor alle partners

In 2021 zijn de voorbereidingen gedaan om de realisatie van een toekomstgerichte en toekomst vaste telefonie- en

klantcontact omgeving voor alle partners en onze eigen organisatie te kunnen realiseren. In 2022 zijn we gestart met de integratie van telefonie en KCC-toepassingen via Teams in de werkplek. Eind 2022 hebben we dit succesvol opgeleverd voor Zwolle en onze eigen organisatie.

Dataplatform

Een data gedreven vervolgproject in de vorm van een pilot voor alle partners en onze eigen organisatie is uitgevoerd op het domein van HR-informatie. We hebben voor alle partners en onze eigen organisatie gemeenschappelijke dashboards ontwikkeld waarvan de evaluatie in het eerste kwartaal van 2023 wordt afgerond. Ter afsluiting volgt een advies hoe deze dienst aan de partners en onszelf opvolging kan krijgen. Met de gemeente Zwolle is eind 2022 een gezamenlijke pilot gestart in de vorm van een data lab waar ervaring wordt opgedaan met data gedreven werken en wat dit betekent voor de organisatie. Voor de pilot maken we gebruik van de kennis zoals die met de gemeente Kampen eerder is opgedaan. Onderdeel van de verdere doorontwikkeling van de datadienst is de afstemming van de governance. Op basis hiervan kijken we wat verder nodig is in dienstverlening naar de partners toe.

Informatiebeveiliging

Samen met onze partners werken we aan informatiebeveiliging. De cybercrisistraining is afgerond en de bevindingen zijn gedeeld. Deze worden nog verder besproken, maar de belangrijkste zijn: Er is erg veel afstand tussen de technische crisis en de impact (de effecten op dienstverlening in de stad).

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

11

Beide moeten gemanaged worden, maar zijn nu nog twee aparte werelden. Er wordt nu op twee aparte borden geoefend, in de crisisorganisaties bij de gemeente en de provincie en in onze organisatie. Dit geeft risico’s op onduidelijkheid als er iets gebeurt. De betrokkenheid van de business is moeilijk vooraf vast te stellen. In de crisisstructuur moeten we hiervoor wendbaarheid inbouwen en ook steeds afwegen waar het zwaartepunt zit. Technisch vraagstuk, of dienstverlening bij de partner. Bij de eerste stap van de crisis moeten altijd alle deelnemers benoemd worden. De afhankelijkheid van elkaar rondom informatieveiligheid is groot. Dit betekent dat samen optrekken in beleid echt toegevoegde waarde heeft.

Kengetallen 2022:

Programma VDW

De focus binnen het programma Verhogen Digitale Weerbaarheid (VDW) ligt momenteel op het realiseren van de laatste ICT-technische securitymaatregelen voor het volwassenheidsniveau level-3 en 4. Hiervoor zijn afgelopen periode de ICT-technische maatregelen die relatief eenvoudig passen binnen de kaders van onze bestaande ICT-infrastructuur nagenoeg volledig gerealiseerd. Dit betreft onder andere het veilig mailen, de off-site back-upvoorziening en de Microsoft quick-wins. De nu nog resterende ICT-technische securitymaatregelen zijn met name echt nieuwe functionaliteiten die worden toegevoegd aan de ICT-infrastructuur. De realisatie van deze maatregelen kent een langere doorlooptijd. Enerzijds omdat we vooraf kritisch kijken naar de wijze van invulling van deze ICT-technische maatregelen (Business Case en ontwerp) en anderzijds omdat hierbij vaak een aanbestedingstraject is vereist. Ook is het programma medio september overgedragen aan een nieuwe programmamanager en zijn de restonderdelen als gevolg hiervan eenmalig herijkt op basis van risicoafweging en reële dreiging.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

💻

1.300 applicaties in beheer



4.000 Laptops

in gebruik





2.256.970

Phising

Verdachte inlogpogingen

9.8148

51.000



5.000

Meldingen

Gebruikers

3.917 ICT



wijzigingen verwerkt

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Inkoop & Contractmanagement De inkoop- en contractmanagementspecialisten zijn een team van inkopers, contractmanagers, juristen en ondersteuners die zorgen dat het inkooptraject soepel verloopt. We hebben de kennis in huis om mee te denken over alternatieven, hoe we innovatief inkopen en hoe we duurzaamheid kunnen oppakken. Ook denken we mee in hoe we de energietransitie een plek kunnen geven in aanbestedingen. We weten wat onze partners bezighoudt, wat er speelt en we doen het samen. We zijn actief op alle domeinen van onze partners. We werken mee bij de aanleg van nieuwe wegen, het regelen van huishoudelijke hulp, de bus- en treinverbindingen, de nieuwe inrichting van een gemeentehuis en nog veel meer zaken waar onze partners behoefte aan hebben.

op de rol. We werken veel met inhuurkrachten. Dit betekent dat we belangrijke kennis weer kwijtraken. Die kennis willen we graag in huishouden. Daarom maken wij ons ook sterk om in 2023 samen naar een fundamentele vorm te gaan waarin er structureel geld vrijkomt voor een goede en blijvende bezetting. Dit zorgt bovendien voor lagere kosten. Daarnaast werken we ook aan het verbeteren van processen. Het afgeven van een goede capaciteitsplanning was de afgelopen jaren een probleem. Om dit op te lossen zijn we begonnen met een nieuwe manier van projecten inventariseren en vooruitplannen (forecasting) door het jaar heen. Dit vergt een andere wijze van werken van onszelf en de partners. In 2023 gaan we hiermee experimenteren om samen de beste werkwijze vast te stellen.

Kwaliteit dienstverlening

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

12

In 2022 is de vraag van onze partners naar ondersteuning en advisering bij inkoop en contractmanagement flink gestegen. Daarbij lag de nadruk op contractmanagement. Onze partners vragen ons om steeds eerder in projecten aan te sluiten en mee te denken. Dit past goed bij ons omdat we dan alle kennis die we hebben van de categorie en markt mooi kunnen toepassen. Wij helpen onze partners met name bij de WMO en ICT om opdrachten helder te formuleren, resultaten te monitoren en waar het nodig is sturen we bij. Zo heeft Dalfsen de Begeleiding WMO aanbesteed en konden wij daar optimaal ondersteunen door onze specialist Sociaal Domein in te zetten. Dit hebben we ook gedaan bij de inkoop van afvalverwerking en veegmachines voor verschillende partners. We hebben in 2022 meer dan 170 inkooptrajecten opgepakt. En aan het eind van het jaar stonden er nog 115 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Vernieuwing en innovatie

We zijn koploper in Nederland met het inzetten van nieuwe en innovatieve aanbestedingsmethoden. Leveranciers laten we graag zelf meedenken over mogelijke oplossingen voor een probleem, want zij hebben uiteindelijk de meeste ervaring. Of het nu gaat om interactieve laadpalen of een kunststof fietspad, de input van leveranciers is heel belangrijk. Op deze manier krijgen onze partners de nieuwste producten uit de markt en zijn wij op de hoogte van de laatste trends. Soms duurt het langer voordat het inkoopproces is afgerond, maar onze ervaring is dat dit op de lange termijn resulteert in een tijds-, geldbesparing en/ of betere kwaliteit.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

13

Klanten gaven I&C een

 8,4

Resultaten halen = doelen bereiken

We werken samen. Met de partners, met leveranciers, met hogescholen en ook met andere Shared Service Centra. Dit doen we om samen doelen te bereiken. Of het nu gaat om schaapskuddes in de stad, sneeuwvrije wegen, inburgering of bijzonder vervoer. We kunnen het niet zonder goede leveranciers. Daar horen duidelijke afspraken bij over de dienstverlening en wie wat moet doen. Wij helpen de partners om deze afspraken te maken, evalueren en bij te sturen, zodat de doelen ook echt gehaald worden. Onze partners zien de meerwaarde en maken steeds bewuster gebruik van contractmanagement als instrument voor het goed gebruiken van contracten en als tool om kansen en risico’s in kaart brengen. Wij bieden met de dienst contractmanagement inzicht in resultaten, financiële besparingen, meer kwaliteit, en ook uniformiteit tussen partners. We geven nu al advies op het gebied van WMO, Jeugd, Facilitair, Infra en ICT.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

HR

Kwaliteit

Continuïteit leveren in de HR-dienstverlening, dat is een belangrijk punt voor Ons en onze partners. Dat betekent dat de kwaliteit van de producten en diensten die wij leveren goed is. Daarnaast leveren wij de producten en diensten tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding. De dagen bij de HR-specialisten gaan snel voorbij. De waan van de dag trekt aan ons. We helpen onze partners graag bij dagelijkse HR-vragen. Tegelijkertijd willen we uitzoomen en met een helicopterview overzien hoe we ons functioneren verder kunnen verbeteren. Om die focus te houden werken we aan de pijlers: hoge kwaliteit en continuïteit van dienstverlening en de beste prijs/kwaliteit verhouding. Nieuwe vraagstukken en ontwikkelingen toetsen we aan de hand van deze pijlers, zodat we taken die niet bij ons horen in overleg kunnen teruggeven. Daardoor krijgen wij ruimte om de dienstverlening die wij met elkaar hebben afgesproken te leveren.

Continuïteit

Het afgelopen jaar hebben een aantal collega’s op strategische posities hun carrière elders voorgezet. Daardoor konden wij niet altijd de continuïteit leveren die we graag willen leveren. Mooi om te zien is dat we samen met onze partners de schouders eronder hebben gezet. Met als resultaat dat de HR-dienstverlening doorliep en er meer betrokkenheid is ontstaan.

VOORUIT ⇥

Onze klanten juist en tijdig bedienen heeft prioriteit. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn altijd op tijd de salarissen betalen. En de vragen goed en snel beantwoorden. De afgelopen jaren hebben wij, gelet op het klantwaarderingscijfer, de dienstverlening goed weten vast te houden. Ook in 2022. Een mooi resultaat. Desondanks zien we dat we niet altijd de kwaliteit leveren die wij met elkaar hebben afgesproken, ondanks de positieve cijfers. Door het vele maatwerk dat wij leveren, worden er fouten gemaakt. Om dit te voorkomen en daar waar dit kan meer naar standaarddienstverlening te komen, zijn we met onze partners hierover in gesprek.

Ontwikkelingen

In 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen geweest. Om raadsleden snel en efficiënt te laten uitstromen of onboarden hebben we deelgenomen aan een werkgroep. En hebben we uitvoering gegeven aan het afgesproken proces. Daarnaast hebben wij samen met onze partners de reiskostenregeling vereenvoudigd. En het ouderschapsverlof en geboorteverlof op basis van caoafspraken aangepast en ingevoerd. Ook hebben we de functies opnieuw ingedeeld op basis van het HR21 functiehuis en hebben we de eerste HR-data rapportages in Power Bi ontwikkeld. Als laatste is er een nieuw contract voor een leermanagementsysteem (Studytube) afgesloten. De applicatie Studytube is nu geïmplementeerd bij de provincie, vijf gemeenten en Ons. In totaal zijn er in 2022, 3800 medewerkers aangesloten op het platform van Studytube.

TERUG ⇤

14

e.D. Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Kengetallen 2022:

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting

Dienstverlening

7,5



voor kwaliteit

Organisatieontwikkeling

 voor 7,5

Uitdagingen

TERUG ⇤

15

Ondanks diverse inspanningen is het ons niet gelukt om een schone ISAE-verklaring te krijgen. Dit heeft vooral te maken met een combinatie van vertrekkende medewerkers en uitval door langdurige ziekte. We zijn wel blij dat bij vijf belangrijke controls, die een duidelijke relatie met de jaarrekening (salarislasten) van gemeenten en provincie hebben, voor de eerste keer geen materiële tekortkomingen zijn geconstateerd. Dit maakt dat accountants bij hun werk toch kunnen steunen op de huidige verklaring. Dit kan partners en Ons werk besparen bij de controle op de jaarrekening.

19.093 gesloten

99%

Daarmee van de meldingen afgehandeld.

snelheid

Het afgelopen jaar hebben wij met elkaar ook de nodige uitdagingen gehad. Zo is de samenwerking rondom Identity and Access Management (IAM) niet goed tot stand gekomen. Bleven vacatures door de krapte op de arbeidsmarkt openstaan. En heeft de ontvlechting voor HR-service met de Omgevingsdienst IJsselland plaatsgevonden.

VOORUIT ⇥

Meldingen

 7,7 voor communicatie

Partnerschap

Paragrafen

 19.321

Waarvan 81,9 % binnen de afgesproken SLA. Een mooi resultaat.

Om over 2023 een goedkeurende verklaring te krijgen hebben wij ingrijpende maatregelen genomen om de (dagelijkse) betrokkenheid bij het ISAE control framework te vergroten en te borgen.

Groei in het aantal meldingen en verzoeken

De belangrijkste basissystemen voor onze dienstverlening zijn Topdesk en Youforce/Beaufort. Al een aantal jaren zien wij een stijging van het aantal meldingen in Topdesk en gebruik van Youforce/Beaufort. Ook dit jaar zien wij deze stijging. Deels is de verklaring dat het aantal medewerkers in de organisaties groeit. Willen we de oorzaken van deze stijging goed kunnen verklaren dan is een diepgaande analyse nodig. Klanten gaven ons in 2022 gemiddeld een 7,5 voor kwaliteit, 7,5 voor snelheid en 7,7 voor communicatie. In 2022 hebben we 19321 meldingen binnengekregen, daarvan zijn er 19093 gesloten. Daarmee hebben we 99% van de meldingen afgehandeld. Waarvan 81,9% binnen de afgesproken SLA. Een mooi resultaat. e.D.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening

Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

Partnerschap

Vanaf de start van Ons hebben we een vaste structuur waarin we samen met onze partners overleggen. In 2022 hebben we samen gekeken hoe we dit nog beter en efficiënter kunnen oppakken. Functionerende governance

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

16

“Door ons blind te staren op het skelet, de structuur, zien we niet meer dat de kwaliteit van het weefsel van groot belang is. Het lichaam functioneert niet alleen door het skelet. Het gaat veel meer om goedwerkende aanhechtingen en het vlees op de botten”.

Dit inzicht heeft professor bestuurskunde Teisman opgedaan door jarenlange bestudering van succesvolle samenwerkingsverbanden. Wij nemen ‘m ter harte bij het verbeteren van onze governance. En daarin zijn we begonnen ‘in de top’. Na de bestuurlijke gesprekken in 2021 over Sturend vermogen, hebben we in 2022 tastbaar geïnvesteerd in de kwaliteit van het bedrijfsvoeringsberaad (BVB). Bijvoorbeeld door de secretarisrol van het BVB structureel te verankeren in een onafhankelijke, strategische functie. Ook zijn we vanuit het BVB gestart met liaisons en themabijeenkomsten, om hun wisselwerking met de demandoverleggen per domein te verbeteren. Door dit extra beetje ‘vlees op de botten’

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening

Partnerschap Organisatieontwikkeling

en deze investering in ‘betere aanhechtingen’, is het BVB dit jaar in zijn kracht komen te staan als collectief opdrachtgever en aanvoerder van ons partnerschap. We hebben onderkend dat deze kwaliteitsimpuls vervolg verdient in breder verband. Ook op tactisch en operationeel niveau hebben we ons ‘weefsel’ te versterken. Voor dit veranderproces trekken we twee jaar uit. Dit hebben we in 2022 vastgelegd in het meerjarig verbeterprogramma “Samen meer Kwaliteit & Continuïteit”. De verbeteringen richten zich zowel op Ons als dienstverlener, als Ons als partnerschap.

Proactieve PR Paragrafen

VOORUIT ⇥

Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Omdat 5.000 gebruikers steeds afhankelijker zijn van onze dienstverlening, en wij een nabije partner willen zijn, vinden wij het belangrijk om aan goede communicatie te doen. Dit begint bij het betrekken van alle vertegenwoordigers vanuit de partnerorganisaties bij de ingezette verbeterstappen. Daarom heeft onze directeur in 2022 drie zogenaamde “partnerberichten” gestuurd, na afloop van iedere bestuursvergadering. En verspreiden we sinds december de conceptverslagen van de BVB-vergaderingen in brede kring. Ook hebben we nagedacht over een plan voor meer ‘klantnabijheid’ en ‘voorstelbaarheid’. Die thema’s krijgen in 2023 een plaats in ons organisatiejaarplan. Daarnaast vormen colleges en raden/staten een bijzondere doelgroep in onze communicatie, vanwege hun rol in het eigenaarschap van de Gemeenschappelijke Regeling. Om die reden hebben wij op 22 november een informatieavond georganiseerd.

TERUG ⇤

17

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening

Partnerschap Organisatieontwikkeling Paragrafen

VOORUIT ⇥

Op deze avond ontvingen wij 12 raadsleden op onze werkvloer. Het programma van die avond hebben wij op 13 december herhaald in Westerveld, omdat voor hen de gezamenlijke informatieavond doorkruiste met een eigen raadsvergadering. Goede informatie over onze dienstverlening aan onze gebruikers is de basis van onze communicatie. Daarom willen we die informatievoorziening intensiveren. Als eerste hebben we in 2022 een ronde gemaakt langs communicatieadviseurs van onze partnerorganisaties. Dit heeft mede richting gegeven aan de speerpunten in ons communicatieplan voor 2023.

Samenwerkingsagenda

Gedeelde doelen voor samenwerking en zuivere rolverdeling tussen Ons en partnerorganisaties. Daar hebben we in 2022 veel aandacht aan besteed. Hierdoor is ieders vertrouwen om samen te werken en als partners op te trekken, gegroeid. In termen van groepsvorming (Tuckman) is dit een jaar van norming geweest, na een periode van storming tot halverwege 2021. Deze inspanningen vormen de goede basis om in 2023 vol in te zetten op performing. Met name aan de hand van de tactische deelagenda’s die naar verwachting begin 2023 per domein gereed zijn. Qua prestaties op strategische dossiers hebben we ook al in 2022 forse stappen gezet. We omarmen daar het principe dat onze samenwerking geen doel op zich is, maar een middel om tot meer kwaliteit & continuïteit te komen. Enkele voorbeelden. Ten eerste hebben we het programma Verhogen Digitale Weerbaarheid herijkt, waardoor er nu een gezamenlijke ambitie ligt ten aanzien van het technische maatregelenpakket.

En zijn we in het verlengde hiervan de uitwisseling gestart over het gezamenlijk beheersen van crisissituaties in de bedrijfsvoering, zoals een hack of andere cybercrisis. Daarnaast hebben we dit jaar besloten om ons alsnog te oriënteren op werkplekondersteuning in eigen beheer, naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure die we noodgedwongen hebben stopgezet. Ook zijn we standaardisatie strategisch belangrijker gaan maken. Zo hebben we de complexiteit van de reiskostendeclaraties gereduceerd, door 64 verschillen in regelingen terug te brengen tot een standaard menu met 8 keuze-opties. Verder hebben we ons gezamenlijk voorbereid op de doorwerking van het (inter)nationale sanctiepakket tegen Rusland op onze inkoopprocessen. En als laatste voorbeeld van ‘samenwerking inzetten als middel’ hebben we de toekomst van de financiële processen op onze gezamenlijke agenda geplaatst. Hierop vinden nu de eerste verkenningen plaats.

TERUG ⇤

18

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap

Organisatieontwikkeling

Organisatieontwikkeling

Paragrafen

Werken aan Ons. Dat is de titel van ons organisatie-ontwikkeltraject waar we in 2021 mee zijn gestart. Want naast het werken in de winkel om de dienstverlening aan onze klanten te leveren, werken we ook hard aan de winkel. Professionele medewerkers

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

19

Onze medewerkers maken in de dienstverlening het verschil. Elke dag weer. Ook gezien de krapte op de arbeidsmarkt vinden we het belangrijk om in gesprek te blijven met onze medewerkers. Wat is er nodig om hen te binden en te blijven boeien? In 2022 hebben we voor alle medewerkers een actuele functiebeschrijving gemaakt en deze opnieuw gewaardeerd (conform HR 21). En met hen

gesprekken gevoerd om te zien wat wij als organisatie in de toekomst nodig hebben en waar de kwaliteiten van onze medewerkers zitten (het Strategisch Personeelsplan). Ook hebben we in 2022 een nieuwe arbeidsmarktcampagne opgezet. We moeten tenslotte opvallen om opgemerkt te worden en vacatures goed ingevuld krijgen. Let goed op want begin 2023 start onze campagne hiervoor. Ondertussen merken we ook dat traditionele werving niet altijd de juiste resultaten oplevert. Dit vraagt dus om creativiteit en zoeken naar nieuwe wegen. Bijvoorbeeld in de door ons gestarte samenwerking met het UWV en Deltion College om technisch applicatiebeheerders op te leiden die na succesvolle afronding van het traject bij ons in dienst kunnen komen.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap

Organisatieontwikkeling Paragrafen

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

20

Maar ook door het inzetten van traineefuncties en opleidingspaden bij moeilijk vervulbare functies.

teamwork en het geven en ontvangen van feedback. Vanzelfsprekend gaan we hier verder mee in 2023.

Wij zien dat ook onze medewerkers worden geraakt door de stijgende kosten voor het dagelijks leven. Om hen daar waar nodig te ondersteunen kunnen zij terecht bij een organisatie die gespecialiseerd is op het gebied van financiële begeleiding en budgetcoaching. Zo zoeken we samen binnen onze mogelijkheden naar oplossingen. Ook dat zijn wij.

Goed werkende processen

Professionele omgeving

17 maart 2022 was een belangrijke en feestelijke datum, toen werd onze nieuwe werkomgeving geopend. Na ruim 6 maanden op andere plekken in het Provinciehuis gebivakkeerd te hebben was het dan zover. We ruilden onze verouderde werkomgeving in voor een geheel vernieuwde werkomgeving. Maar het wachten was de moeite waard. Een prachtige werkplek waar we elkaar kunnen ontmoeten. Waar we verschillende ruimtes hebben waar je kunt overleggen, in stilte kunt werken of even kunt zitten op weg naar je volgende gesprek. Kortom: een fantastische plek waar we graag zijn en waar we trots op zijn. Een werkomgeving is natuurlijk niet alleen maar de fysieke huisvesting. In een tijd waarin we elkaar niet altijd meer treffen op kantoor en we veel digitaal doen is de interne communicatie van groot belang. Ons intranet (Onder Ons) is een belangrijke plek waar we nieuwtjes delen en waar informatie gehaald wordt. Op die manier blijven we verbonden met elkaar en met onze organisatie. We zorgen dat belangrijke (en ook de leuke) informatie beschikbaar is voor onze medewerkers. Want er is genoeg leuks en interessants te delen met elkaar. Zo blijf je ook als je thuis werkt goed op de hoogte. Hoe fijn is dat? Daarnaast hebben we het afgelopen jaar ingezet op het meer samen vieren van successen, het versterken van onderling

Samen bouwen aan Ons. Dat was het thema van de bijeenkomst met onze medewerkers eind november. Daarin hebben we onze missie en visie gedeeld en onze doelen besproken. Hierdoor is het voor onze medewerkers helder wie we zijn en wat onze doelen zijn. Wij willen voor overheidsorganisaties in de regio Zwolle de beste bedrijfsvoeringsoplossing zijn zodat zij zich kunnen focussen op de dienstverlening richting de samenleving. Wij leveren dienstverlening die van een goede kwaliteit is en waarbij de continuïteit geborgd is. En dat tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding. Wij zijn een professionele organisatie waar het aantrekkelijk is om in te werken. Daarnaast werken onze partners goed samen in een sterk partnerschap. Procesgericht werken is een belangrijk onderdeel van onze bedrijfsvoering. Het afgelopen jaar hebben we hier veel aandacht voor gehad. We weten wat we willen en hoe we hier gaan komen. Begin 2023 gaan we stappen zetten met het doorlichten van onze processen zodat de dienstverlening naar onze gebruikers verder verbetert. De geconstateerde onrechtmatigheid op een tweetal inkooptrajecten over het verantwoordingsjaar 2021 heeft ertoe geleid dat we alle contracten boven de €70K geanalyseerd en besproken hebben. En op basis hiervan hebben we de nodige acties uitgevoerd die ertoe gaan leiden dat (toekomstige) onrechtmatigheid voorkomen wordt.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap

Paragrafen

Organisatieontwikkeling

Paragrafen

Risicobeheersing en weerstandsvermogen Deze paragraaf bevat de inventarisatie van de weerstandscapaciteit, evenals van de risico’s die Ons loopt. Op basis van beide inventarisaties wordt aan het eind van deze risicoparagraaf het weerstandsvermogen beoordeeld. Deze risicoparagraaf gaat niet in detail in op het gevoerde risicomanagement (voorkomen, minimaliseren, beheersen van risico’s).

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

21

De beleidskaders voor het risicomanagement van Ons zijn vastgelegd in de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement. Conform deze beleidskaders, heeft een kwantificering plaatsgevonden van de geïnventariseerde risico’s. De gegevens in deze paragraaf gaan uit van de meest recente update van de risico’s.

Weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit is het totaal aan middelen waarover Ons beschikt om niet begrote financiële tegenvallers, incidenteel of structureel, op te vangen. De algemene reserve van Ons was € 354.000 op 31 december 2022.

Toelichting op de weerstandscapaciteit

In de nota Reserves en Voorziening is opgenomen dat Ons kan beschikken over een algemene reserve voor de verrekening van het positieve of negatieve jaarrekeningresultaat en als buffer voor het afdekken van risico’s. De partners hebben in de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen dat Ons beschikt over weerstandscapaciteit (artikel 17, lid 3). Deze is gemaximeerd op 5% van de totale jaaromzet Ons (ca. 1 miljoen op basis van de meerjarenbegroting), tenzij

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling

Paragrafen

de gekwalificeerde risico’s groter zijn. De beschikbare algemene weerstandscapaciteit is gerealiseerd in de algemene reserve van Ons. Voor de projecten is weerstandscapaciteit in principe geregeld in de projectplannen, door middel van een passende post onvoorzien.

Risico’s

In deze paragraaf zijn de risico’s weergegeven die voortvloeien uit de halfjaarlijkse update. Niet alle risico’s opgenomen in het risicoregister zijn relevant voor het weerstandsvermogen. Een deel van de risico’s is via verzekeringen afgedekt. Er zijn risico’s die wanneer ze zich voordoen niet direct financiële gevolgen hebben, maar wel bijvoorbeeld imagoschade tot gevolg hebben. In deze risicoparagraaf gaat het om risico’s met een kans op financieel verlies: • • • •

VOORUIT ⇥

die vooraf niet of niet goed meetbaar zijn; waarvoor beheersmaatregelen niet afdoende zijn om de effecten van de risico’s volledig te voorkomen; waarvoor geen verzekering kan worden afgesloten of waarvoor dit bedrijfseconomisch niet wenselijk is; of waarvoor anderszins geen voorziening kan worden getroffen.

Er is voor een aantal van de geïnventariseerde risico’s onvoldoende inzicht om een concreet risicobedrag in het risicoregister op te kunnen nemen (dit zijn nu pro memorie posten). Waar dat wel mogelijk is, is in het risicoregister zo onderbouwd mogelijk een kwantificering van de financiële effecten gepresenteerd. Het risicoregister zal continu worden geactualiseerd en waar mogelijk worden aangescherpt. In de volgende tabel is de top 5 weergeven (alle bedragen x €1.000).

Tabel 1: Top 5 risico’s Omschrijving

Risicobedrag € * 1000

Cybercrime

375

Vasthouden en aantrekken van medewerkers met kennis en ervaring die schaars is

100

Hoge inkoopprijzen en niet (tijdig) beschikbaar van materialen

60

Continuïteit van dienstverlening op sleutelposities en kennisverlies

40

Niet voldoen en/of tijdig inspelen op veranderende (fiscale) wet- en regelgeving

25

Overige risico's

130

Totaal

730

Beoordeling weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De verhouding tussen deze twee wordt ook wel aangeduid als de weerstandsratio. De volgende tabel toont de ontwikkeling van risico’s en het weerstandsvermogen. Conform de kaders uit de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement is het benodigde eigen vermogen ter afdekking van het risicobedrag bepaald op minimaal 50% van de berekende restrisico’s. Op dit moment is de weerstandsratio 48%, en daarmee nagenoeg in lijn met het streefpercentage. Tabel 2: Weerstandsratio per peilmaand Peilmaand

Risicobedrag € * 1000

Weerstandsratio (%)

nov-18

400

0%

nov-19

420

48%

nov-20

415

54%

dec-21

707

34%

dec-22

730

48%

TERUG ⇤

22

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022

Tabel 3: Weerstandsratio ontwikkeling Financiële kengetallen BBV

Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling

Paragrafen

Financiering en EMU-saldo

Financiële kengetallen Rekening 2021

Rekening 2022

1a. Netto schuldquote

23%

12%

1b. Netto schuldquoate gecorrigeerd voor verstrekte leningen

23%

12%

2. Solvabiliteitsratio

4%

25%

3. Structurele exploitatieruimte

€0

€0

Netto schuldquote

Het kengetal netto schuldquote geeft aan of Ons investeringsruimte heeft. Ook zegt dit kengetal wat over de flexibiliteit van de begroting. Hoe hoger de schuld van Ons hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote van Ons is met 13% als meer dan voldoende te bestempelen. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. Het verschil ten opzichte van 2021 wordt veroorzaakt door aflossingen van bestaande leningen. Het was in 2022 niet nodig om een nieuwe lening aan te trekken.

Solvabiliteitsratio

De solvabiliteitsratio geeft de mate aan waarmee de bezittingen zijn betaald met eigen middelen. Ons heeft geen eigen middelen en alle bezittingen worden met vreemd vermogen betaald. Deze ratio geeft daarom geen juiste beoordeling van de solvabiliteit van Ons. De solvabiliteitsratio is over 2022 hoger door een toename van het eigen vermogen. Dit komt met name door het positieve jaarrekeningresultaat 2022. VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

23

In deze paragraaf wordt verantwoording afgelegd over in de begroting opgenomen beleidsitems m.b.t. de financiering en het risicobeheer van de leningenportefeuille. De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (RUDDO) en het Treasurystatuut 2018 zijn van toepassing.

Algemeen

Begin 2018 is het Treasurystatuut 2018 vastgesteld door het bestuur van de BVO Ons. Hiermee zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de treasuryfunctie geregeld. De treasuryfunctie beweegt zich bij Ons op de achtergrond en wordt door de treasurer van de gemeente Zwolle uitgevoerd. Dit als onderdeel van de dienstverlening die tussen de BVO en de gemeente Zwolle op financieel gebied is afgesproken.

Renteontwikkelingen 2022

Algemeen Na een lange periode van lage tot zelfs negatieve rentes is de rente in 2022 aanzienlijk opgelopen. Dit gold zowel voor lange als korte tarieven. De inflatie is hoog, mede als gevolg van de sterk gestegen prijzen van olie en gas. Korte rente De korte rente is in 2022 door de Europese Centrale Bank in meerdere stappen naar boven aangepast; per 21 december 2022 bedroeg de depositorente (de rente waartegen banken bij de ECB-geld op de rekening courant kunnen aanhouden) 2,00%. De 1-maands Euribor rente, op basis waarvan veel banken de rekening courant rente bepalen, bedroeg aan het begin van het jaar 2022 nog

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling

Paragrafen

-/- 0,583% maar ultimo 2022 was dit 1,884%, een forse stijging. Daarmee zijn de tarieven die gemeenten betalen voor kasgelden aanzienlijk gestegen. Lange rente De 10-jaars swaprente is de basis voor het tarief waartegen semioverheid 10-jaars leningen kan opnemen. Waar deze rente in 2021 tussen -/- 0,30% en + 0,30% heeft geschommeld, is het tarief gedurende 2022 meer dan vertienvoudigd tot 3,20% aan het einde van het jaar. Aan het begin van het jaar werd wel al geanticipeerd op een iets oplopende rente, maar dat het deze proporties zou aannemen hadden niet veel analisten voorspeld. Voorspellen van de rente is altijd lastig, waarbij de oorlog in Oekraïne zeker heeft bijgedragen aan deze stijging. Waar veel voorspellingen van analisten aan het begin van 2022 nog aangaven dat de rente gedurende het jaar weer zou terugzakken tot tarieven onder de 1%, is de waarheid anders gebleken.

Kasgeldlimiet

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

24

Met betrekking tot het beheer van de renterisico’s zijn er wettelijke voorschriften. Zo wordt de maximale gemiddelde omvang, waarvoor kortlopende leningen (looptijd korter dan 1 jaar) en schulden in rekening courant mogen worden aangegaan, bepaald door de kasgeldlimiet. Dit betreft een gemiddelde per maand primo over een kwartaal. Deze kasgeldlimiet wordt volgens de Wet FIDO berekend op basis van een vast percentage (8,2%) van het begrotingstotaal. Het begrotingstotaal voor 2022 bedraagt € 22.935.000 wat tot een kasgeldlimiet van € 1.881.000 leidt. In onderstaande tabel is het verloop in 2022 weergegeven. De kasgeldlimiet voor 2022 is daarmee ongeveer 3 ton hoger dan in 2021 het geval was. Er heeft geen overschrijding van de kasgeldlimiet plaatsgevonden in 2022.

Tabel 4: Kasgeldlimiet € * 1000

1ste 2de 3de 4de kwartaal kwartaal kwartaal kwartaal

Gemiddelde vlottende schuld minus gemiddelde vlottende middelen

462

-3.679

-1.292

-1.835

Kasgeldlimiet

1.881

1.881

1.881

1.881

Ruimte onder de kasgeldlimiet

1.418

5.560

3.172

3.715

Begrotingstotaal

22.935

22.935

22.935

22.935

Percentage regeling

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

Kasgeldlimiet

1.881

1.881

1.881

1.881

Berekening kasgeldlimiet:

Renterisiconorm

De renterisico’s op de langlopende financieringsmiddelen wordt ingekaderd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is gebaseerd op 20% van de totale begroting. Dat wil voor 2022 zeggen dat Ons maximaal € 4.587.000 aan renteherzieningen dan wel herfinanciering mocht hebben. Er werd in totaal voor € 2.040.000 afgelost en dat past uitstekend binnen de toegestane norm. Verwacht werd dat er in 2022 geen lange leningen zouden worden aangetrokken en dit is ook waarheid gebleken. In het meer jaren beeld in onderstaand schema zijn de aflossingen gebaseerd op de laatste, werkelijke stand van de leningen.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

e.D.

⇥

Voorwoord

Tabel 5: Renterisico € * 1000

Werkelijk 2022

Begroot 2023

Begroot 2024

Begroot 2025

1a Renteherziening op vaste schuld o/g

-

-

-

-

1b Renteherziening op vaste schuld u/g

-

-

-

-

-

-

-

-

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling

Paragrafen

2 Saldo renteherziening op vaste schuld

1a – 1b

Tabel 6: Verloop leningenportefeuille € * 1000

Rekening 2022 Bedrag

Gemiddeld percentage

7.180

-0,27%

0

0,00%

Reguliere aflossingen

-2.040

-0,25%

Stand per 31 december 2021

5.140

-0,28%

Stand per 1 januari 2021 Nieuwe opgenomen leningen

3 Aflossingen

2.040

2.040

1.800

1.300

2.040

2.040

1.800

1.300

5 Begrotingstotaal

22.935

29.287

29.287

29.287

6 % renterisiconorm volgens regeling

20%

20%

20%

20%

4 Renterisico op vaste schuld

Het verloop van de lange leningenportefeuille was als volgt:

2+3

Renterisiconorm

7 Renterisiconorm

5*6

4.587

5.857

5.857

5.857

8 Ruimte onder renterisiconorm

7-4

2.547

3.817

4.057

4.557

Ofwel renterisico in % begroting

4/5

8,89%

6,97%

6,15%

4,44%

Financiering

Sinds 2018 beschikt Ons over een rekening-courant krediet van € 1,0 miljoen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG Bank) om tijdelijke liquiditeitstekorten op te kunnen vangen. Er zijn in 2022 geen nieuwe leningen aangetrokken. De aflossingen op de portefeuille bedroegen in dit jaar € 2.040.000. De aflossingen hadden een iets hoger percentage dan de portefeuille aan het begin van het jaar, waardoor de gemiddelde rente aan het einde van het jaar nog wat lager was dan aan het begin van het jaar.

Rentetoerekening

In het BBV is vanaf 2017 voorgeschreven hoe wij de doorberekening van de rente dienen te verantwoorden. Het renteomslagpercentage dient op een éénduidige wijze berekend te worden door alle gemeenten, GR-en en aanverwante partijen, zodat onderlinge vergelijkbaarheid toeneemt en beter aansluit bij de werkelijke rentekosten. Vanwege de negatieve rentelast van de afgesloten leningen is er ook in 2022 geen omslagrente toegerekend aan de integraal gefinancierde activa. Het renteschema is daarmee overbodig. Kredietrisicobeheer, relatiebeheer en liquiditeitenbeheer Ons heeft een rekening courant bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). Ook de werkrekening voor het schatkistbankieren wordt bij de BNG-bank aangehouden. Daarnaast is voor Ons een schatkistrekening bij het Agentschap (Ministerie van Financiën) ingeregeld, welke via internet geraadpleegd kan worden.

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

e.D.

25

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023:

⇥

Voorwoord

Jaarverslag 2022 Samenvatting Dienstverlening Partnerschap Organisatieontwikkeling

Paragrafen

Administratieve organisatie liquiditeitsfunctie De administratie (inclusief betalingsverkeer en treasury) is uitbesteed aan de gemeente Zwolle (met eigen procedures). Er wordt voorzien in functiescheiding door Zwolle. Informatievoorziening De toezichthouder wordt jaarlijks geïnformeerd over de renterisiconorm en de stand betreffende de kasgeldlimiet via de begroting en de jaarrekening. Tabel 7: EMU-SALDO

2.114.253 Financiële vaste activa

Activa Vlottende activa

Mutaties (1 januari tot 31 december) Passiva

Kapitaalverstrekkingen en leningen

-

Uitzettingen

-

Uitzettingen

-1.386.709

Liquide middelen

-67.275

Overlopende activa

-474.030

Vaste Passiva

Vaste schuld

2.040.000

Vlottende passiva

Vlottende schuld

-15.287

Kasgeldlening

2.000.000

Overlopende passiva

17.554

Bedrijfsvoering en beleidsindicatoren Onze koers

VOORUIT ⇥

TERUG ⇤

26

Het afgelopen jaar hebben we samen met onze medewerkers besproken wat onze focus moet zijn. Focus die ons helpt bij het richting geven aan het steeds verbeteren van onze dienstverlening. We zien vier pijlers. Allereerst het leveren van hoge kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening. En dat tegen de beste prijs/ kwaliteit verhouding. In een landschap waarin partners sterk met elkaar optrekken. En als laatste in een professionele en aantrekkelijke organisatie. Het bepalen

van deze pijlers geeft onze medewerkers de mogelijkheid om hieraan een bijdrage te leveren. Dat kunnen simpele dingen zijn in het dagdagelijkse werk, zoals eens in je eigen LinkedIn-netwerk grasduinen om te kijken wie geknipt zou zijn voor een vacature bij Ons, het certificaat dat je haalt om te zorgen dat je aantoonbaar je kwalificaties in orde hebt. Of bijvoorbeeld dat kleine proces verbeteren waarvan je weet dat het voor veel collega’s en klanten een zeurangel is. Want uiteindelijk wil iedereen graag werken in een organisatie waar je trots kunt zijn op je werk, waar je klanten blij maakt, waar je het gevoel hebt dat jouw werk belangrijk is voor iemand anders en dat we als organisatie van grote toegevoegde waarde zijn voor onze partners.

Onze huidige en toekomstige medewerkers

Hoe zorgen wij als organisatie en jij als medewerker ervoor dat je een leuke baan hebt die bij je past: niet alleen nu, maar ook in een wereld die snel verandert? Dat noemen wij ‘Fit for the Future’ zijn. Als je Fit for the Future bent, doe je je werk met energie, beschik je over de juiste vaardigheden voor je werk voor nu en in de toekomst en maak je bewust de keuze voor het werk dat je doet. Iedereen heeft in 2022 met zijn of haar leidinggevende hierover een gesprek gehad. We waren onder de indruk van hoe iedereen serieus had nagedacht over zijn of haar eigen ontwikkeling en het enthousiasme om te leren. Dat faciliteren we graag en daarom hebben we het afgelopen jaar stevig ingezet om de Ons Academie (ons leerplatform) te lanceren.

Om voor nog meer inspiratie te zorgen hebben we Ralph Kolen op bezoek gehad en genoten we van de theatershow ‘Durf te gaan voor jouw loopbaan’. In de show liet Ralph ons door middel van muziek en humor nadenken over onze talenten en hoe we deze kunnen inzetten in ons werk. Maar ook over de kansen op de arbeidsmarkt. Pak regie! Kom in beweging. Houd regie op je loopbaan. Doe werk dat bij je past, waar je energie van krijgt voor nu en in de toekomst. ⇥ Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 21 april 2023: e.D.