Shared Service Centrum Ons Accountantsverslag 2022

Accountantsverslag Shared Service Centrum Ons Boekjaar 2022

1

Aan het bestuur en de directeur-bestuurder van de Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum Ons T.a.v. de heer V. Siegmund Luttenbergstraat 2 8012 EE ZWOLLE Zwolle, 13 april 2023

Geachte leden van het bestuur, geachte heer Siegmund, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2022 van Shared Service Centrum Ons (hierna: Ons) te controleren. Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2022 naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht. De controle is soepel verlopen en wij kunnen komen tot een goedkeurende controleverklaring bij uw jaarrekening 2022. Wij zullen u op 21 april 2023 machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2022.

Indien en voor zover de jaarrekening niet door het bestuur wordt vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. E.H.J.D. Damman RA

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Bevindingen

Financiële positie

Overige onderwerpen

Bijlagen 3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden

5

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Opdracht, scope en uitkomsten Controleopdracht Met de opdrachtbevestiging van d.d. 6 april 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Voor een nadere toelichting omtrent de urenbesteding verwijzen wij naar bijlage B. De jaarrekeningcontrole is gericht op het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 van Shared Service Centrum Ons. Daarbij hebben wij gecontroleerd of de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde opzichten is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en tot stand is gekomen in overeenstemming met de begroting en de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader. Overzicht toleranties Voor de gemeenschappelijke regeling is op basis van de voorschriften Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) een materialiteit voorgeschreven van 1% van de lasten. De goedkeuringstolerantie bij de uitvoering van onze controle is € 260.000.

Aangezien dit ons eerste controlejaar was, hebben wij een afslag van 50% van de goedkeuringstolerantie gehanteerd, dat betekent dat wij met meer diepgang de controle hebben uitgevoerd. Onze reguliere afslag is 30%. Vanuit de controle op boekjaar 2022 zien wij vooralsnog geen aanleiding om in 2023 een hogere afslag te hanteren.

Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw organisatie heeft gedurende 2022 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geven van de financiële positie. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel. Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen om een oordeel te verstrekken bij de jaarrekening.

Belangrijke aandachtspunten in onze controle waren:  Schattingen, waaronder waardering activa en toereikendheid voorzieningen;  Toelichtingen in de jaarrekening;  WNT-verantwoording;  Onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen;  Functiescheiding bij verwerking inkoopfacturen.

Hieronder een overzicht van de goedkeuringstoleranties en het bedrag vanaf wij rapporteren in dit accountantsverslag. Boekjaar 2022 Goedkeuringstolerantie fouten

€ 260.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden

€ 780.000

Rapporteringstolerantie

€13.000 7

2.2 Overige onderdelen Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij onder meer werkzaamheden verricht ten aanzien van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB). Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op de opzet en het bestaan en waar relevant ook de werking van de AO/IB en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Middels een separaat verslag (de management letter) hebben wij op 7 februari 2023 de directie op de hoogte gebracht van onze bevindingen. Een samenvatting van de bevindingen omtrent de AO/IB is opgenomen in bijlage C. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.

In bijlage C hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien van de ITomgeving opgenomen.

8

Bevindingen

3.1 Rechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022 hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd.

Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen zijn geen onrechtmatigheden naar voren gekomen.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld, zodat hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan worden genomen. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV.

Ten aanzien van de onrechtmatigheden in voorgaande jaren heeft u acties uitgezet, waardoor deze inkopen in 2022 rechtmatig zijn.

Op externe inhuur constateren wij een overschrijding van de begrote lasten. Deze wordt gecompenseerd door een lagere loonsom. In de toelichting op de staat van baten en lasten is door de directie een analyse van de afwijkingen van de begroting opgenomen. In 2022 is er een overschrijding op het project laptops geweest van € 387.000 door extra vraag naar laptops vanuit de partners. De overschrijdingen is toereikend toegelicht en past binnen het bestaande beleid of wordt gecompenseerd door hogere baten. De directeur stelt het bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2022. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet de accountant kijken naar of lastenoverschrijdingen al dan niet meewegen in het oordeel. Hierbij zijn lastenoverschrijdingen in te delen naar de hiervoor genoemde 3 categorieën zoals genoemd in de Kadernota Rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. De geconstateerde kostenoverschrijdingen worden gecompenseerd door extra opbrengsten en hoeven daarom op grond van de Kadernota 2018 van de commissie BBV niet meegeteld te worden in het accountantsoordeel.

10

3.2 Overige bevindingen WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor de gemeenschappelijke regeling is de leidinggevende topfunctionaris de directeur en de toezichthoudende topfunctionarissen het bestuur. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt.

Naleving inkoopbeleid Uw eigen inkoopbeleid staat niet op het normenkader waardoor het geen onderdeel uitmaakt van ons oordeel. Zoals met u afgestemd, hebben wij de naleving van het eigen inkoopbeleid wel betrokken in onze controle. Wij hebben gekeken naar het proces en naar de naleving. Wij zien dat Ons een professioneel eigen inkoopbeleid heeft dat gedegen is uitgewerkt in beleidsstukken en documenten. Tijdens de controle hebben wij vernomen dat de organisatie waarde hecht aan goede procedures met interne beheersing en interne controles. Procedures zijn logisch ingericht en van voldoende kwaliteit zodat medewerkers de werkzaamheden adequaat kunnen uitvoeren. Wij constateren twee zaken die wij met u willen delen in dit accountantsverslag: −

Ons hanteert voor haar eigen inkopen geen drempelbedrag voor het invullen voor een inkoopstartformulier. Het formulier wordt niet consistent gehanteerd voor eigen aanbestedingen. Hierdoor wordt er niet preventief geborgd dat de juiste inkoopvorm wordt gehanteerd. Verder achten wij het proces toereikend voor het volgen van het eigen inkoopbeleid.

−

Uit onze detailwerkzaamheden op de uitgaven zien wij dat er een aantal keren is afgeweken van het eigen inkoopbeleid. De afwijking is dan onderbouwd en beargumenteerd in een memo. Het memo is getekend door de inkoper en de directeurbestuurder.

In de directie is geen wisselingen geweest in 2022, de directeur is in loondienst. Gedurende 2022 zijn er wel wisselingen geweest in het bestuur door de wisseling van wethouders n.a.v. de gemeenteraadsverkiezingen. De regels omtrent de bezoldiging zijn niet gewijzigd. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen) overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. Schatkistbankieren Ons voldoet aan de vereisten vanuit het schatkistbankieren. De “overtollige (liquide) middelen” boven het drempelbedrag (zijnde € 1.000.000) zijn gedurende het jaar tijdig gestort in de schatkist van het Rijk. U heeft intern de drempel op € 200.000 gesteld. In de jaarrekening is de tabel inzake het schatkistbankieren toereikend opgenomen.

Betalingen Uit onze controle op de betalingen blijkt dat per abuis circa € 5.000 aan uitbetalingen heeft plaatsgevonden van de bankrekening van Ons aan medewerkers van de gemeente Zwolle door de gemeente Zwolle. Deze uitbetalingen hebben plaatsgevonden in augustus en september 2022. De gemeente Zwolle heeft dit geconstateerd en de gelden terugbetaald aan Ons op 25 oktober 2022. Om een ongewenste uitstroom van middelen te voorkomen, raden wij u nogmaals aan om een controle uit te voeren op de betaaladvieslijsten voordat de gemeente Zwolle de betalingen verricht. Zie hiervoor punt 6 in bijlage C. 11

3.2 Overige bevindingen (vervolg) Inkoopfacturen De inkoopfacturen die gedurende het boekjaar 2022 niet door 2-paar ogen zijn geautoriseerd zijn voor Ons een verhoogd risico. Derhalve hebben wij een uitvoerige analyse uitgevoerd op deze facturen. Uit onze data-analyse blijken: 



1.203 facturen welke niet te koppelen zijn aan een order (directe boeking) waardoor wij niet middels de datagegevens kunnen vaststellen of er functiescheiding heeft plaatsgevonden. Deze stroom heeft een omvang van circa € 910.000 (zowel positieve als negatieve items). Hieronder bevinden zich:  buitenlandse facturen welke handmatig worden goedgekeurd en betaald. Dit is i.v.m. de BTW op de buitenlandse facturen.  facturen onder de € 5.000 waaraan volgens de procedure niet perse een order ten grondslag hoeft te liggen.  facturen die volgen uit een creditering. De nieuwe factuur, vervangende, voor de eerdere verwerkte factuur kan dan niet meer worden gekoppeld aan de inkooporder. 360 facturen zijnde € 269.000 welke zijn goedgekeurd door één persoon. Dit betreffen allemaal facturen die individueel onder de € 5.000 zijn en daardoor volgens de procuratieregeling door één persoon kunnen worden goedgekeurd.

Meerwerkopdrachten U heeft de procedure dat er bij meerwerkopdrachten altijd een formulier ondertekend wordt ter akkoord tussen Ons en de partner. Uit onze controle blijkt dat de formulieren niet altijd voor aanvang van de opdracht zijn ondertekend door alle partijen. In theorie loopt u hierdoor het risico dat u al uren en kosten maakt voordat hier baten tegenover staan. Aansprakelijkheidsverzekering Het is ons opgevallen dat er geen aansprakelijkheidsverzekering is afgesloten voor de directeur-bestuurder. Wij hebben niet vernomen dat dit een bewuste keuze is. Wij geven u ter overweging mee of u dit risico alsnog wilt verzekeren.

Op bovenstaande facturen hebben wij aanvullend detailwerk verricht op de prijs en prestatielevering om vast te kunnen stellen dat de facturen nauwkeurig zijn verwerkt. Hieruit blijken geen fouten of onrechtmatigheden. Splitsing personeelslasten in regulier en meerwerk In de jaarrekening worden de personele lasten gesplitst in reguliere exploitatiekosten en meerwerkkosten. De toerekening aan meerwerkkosten is gebaseerd op een vooraf afgesproken aantal uren en tarief en geeft derhalve niet de werkelijke gemaakte uren aan meerwerkopdrachten weer. Eventuele efficiëntievoordelen of -nadelen op de meerwerkopdrachten zijn hierdoor niet inzichtelijk. Deze verantwoordingswijze is toegelicht in de jaarrekening.

12

Financiële positie

4. Financiële positie Eigen vermogen Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten te worden verwerkt. Een gemeenschappelijke regeling mag geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Door de toevoeging van het resultaat van 2021 aan het algemeen reserve en het gevormde egalisatie reserve zijn de reserves met € 2,6 ton toegenomen. Resultaat Het overzicht van baten en lasten over 2022 toont een resultaat van € 2,5 miljoen (2021: € 2,6 ton). Uit de cijfers blijkt dat het resultaat aanzienlijk hoger is dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de baten hoger uitvallen dan begroot en de lasten lager zijn dan begroot. De baten zijn met name hoger door de meerwerkopdrachten die niet begroot worden. De lasten zijn lager doordat niet alle vacatures zijn ingevuld (daartegenover staat wel dure inhuur).

Balansposten In de balansposten zien wij enkele ontwikkelingen ten opzichte van 2021 die wij graag toelichten:  De materiële vaste activa neemt toe door investeringen in aanschaf hardware en vervanging ICT Infrastructuur.  Vorderingen op openbare lichamen zijn aanzienlijk lager dan 2021 doordat er ultimo 2022 minder openstond bij de partners.  Vaste schulden dalen door de aflossing van de onderhandse lening ad € 2.040.000. Er zijn geen nieuwe leningen aangetrokken in 2022.  Ook de kortlopende schulden dalen door de aflossing van een kasgeldlening van € 2.000.000.

Voor een meer uitgebreide analyse van het resultaat over het jaar 2022 verwijzen wij naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten. SSC Ons

Begroot na wijziging 2022

Realisatie 2022

Verschil in €

Verschil in %

Totale lasten

26.665.256

26.019.381

- 645.875

2,42 %

Totale baten

26.665.256

28.563.886

1.898.630

7,12 %

0

2.544.505

2.544.505

Resultaat

Van de baten en lasten is € 2,9 miljoen incidenteel door de meerwerkopdrachten, projecten en enkele personeelsgerelateerde zaken.

14

Overige onderwerpen

5. Overige onderwerpen Fraude en continuïteit in de controleverklaring Als reactie op de rapporten van de Commissie Toezicht Accountancysector en Monitoring Commissie Accountancy heeft de NBA in de 2e helft van 2020 aangekondigd dat zij het beleid op de gebieden Fraude en Continuïteit meer concreet en meer zichtbaar tot uitdrukking wil brengen. In het voorjaar van 2021 is een pilot uitgevoerd waarbij aan accountantsorganisaties is gevraagd aandacht aan deze onderwerpen te besteden in de controleverklaring. Het gaat niet om een uitbreiding van uit te voeren werkzaamheden maar over het rapporteren over onze werkzaamheden. Inmiddels is de volgende stap gezet en zijn in december 2021 de beroepsregels (vastgelegd in de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden) aangepast voor wettelijke controles. De aanvulling in Standaard 700 komt er in hoofdlijnen op neer dat afzonderlijke secties voor de onderwerpen continuïteit en fraude in de controleverklaring worden opgenomen. Hierin wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. Als aanvulling kan de accountant ook de uitkomsten van deze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen met betrekking tot het onderwerp toelichten.

De beide secties worden in alle controleverklaringen (verplicht) opgenomen; ook in situaties waar geen sprake is van ernstige continuïteitsonzekerheid of spraakmakende fraudecasuïstiek. Deze verplichting geldt voor de verklaring bij de jaarrekening 2022. Omdat binnen de publieke sector het begrip continuïteit minder relevant is, zijn de stakeholders nog in overleg hoe de accountant hier voor de publieke sector invulling aan gaat geven. Ten aanzien van de fraudecasuïstiek zou idealiter de nieuwe sectie in de controleverklaring moeten aansluiten op de frauderisico-analyse opgesteld door directie, dan wel de toelichting van de directie op eventuele frauderisico’s in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.

Rechtmatigheidsverantwoording over 2023 Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is op 31 mei jl. aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Tot en met boekjaar 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij uw jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. De directie dient vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Modelverordeningen De VNG heeft 3 modelverordeningen geüpdatete: financieel beleid, beheer en organisatie verordening (212), controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (213) en de onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (213a). Hierin is onder andere aangepast:  De Wet versterking decentrale rekenkamers: invoering van de rechtmatigheidsverantwoording;  Commissie BBV adviezen;  Actualisatie van de schrijfstijl en opmaak. Door de commissie BBV is ook een modelverklaring m.b.t. de rechtmatigheid opgesteld zodat u een beeld heeft wat de directie in de jaarstukken moet verklaren.

16

5. Overige onderwerpen Sustainability De Europese Unie heeft één doel, en dat is de gezondheid en het welzijn van de mens verbeteren, door Europa klimaatneutraal te maken en onze natuurlijke habitat te beschermen. Met een pakket aan maatregelen, de actieplannen die voortvloeien uit de EU Green Deal, beoogt Europa een transitie naar een duurzame en klimaat-neutrale economie. Onder het motto ‘No one will be left behind’ raken deze maatregelen alle sectoren. Dit vereist integrale verankering van sustainability in bedrijfsvoering en besluitvorming. Europa vaart een andere koers: vrijblijvendheid is voorbij Na ruim twee jaar werk en onderhandelingen heeft het Europese Parlement in november 2022 de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) aangenomen en inmiddels is deze goedgekeurd door de Europese Raad. De CSRD-rapportage bevat ten minste de volgende informatie:  Business model en de integratie van sustainability daarin.  Borging van sustainability in bedrijfsvoering en besluitvorming.  Strategie en langetermijndoelstellingen die bijdragen aan een duurzame en klimaat neutrale economie.  Impacts (positief en negatief) van uw organisatie op de maatschappij.  Risico’s en kansen gerelateerd aan klimaat verandering voor uw business model en uw waardeketen.  Zorgplicht waardeketen (o.a. mensenrechten en milieu-effecten).

Publieke Managementletter ‘Scherp op fraude’ In december 2022 heeft de NBA de Publieke Managementletter ‘Scherp op fraude’ uitgebracht. Het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude in organisaties is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. In de PML ‘Scherp op Fraude’ staan vijf signalen, ieder voorzien van aanbevelingen voor de diverse spelers in de keten, zoals bestuurders, toezichthouders en accountants. Deze signalen zijn: − Slecht voorbeeld doet slecht volgen. − Frauderisicoanalyse door het bestuur of directie ontbreekt. − Meldingen van misstanden verdienen aandacht. − Fraude overvalt organisaties. − De accountant is onvoldoende professioneel-kritisch. De PML is daarmee ook voor u relevant en het is nuttig om hier kennis van te nemen. Fraude is en blijft een belangrijk onderwerp voor ondernemingen en voor onze controle. Op de website van de NBA is de PML te downloaden. https://www.nba.nl/globalassets/documenten/bijlagennieuwsberichten/2022/scherp-op-fraude.pdf Eerder verschenen PML’s zijn beschikbaar op: https://www.nba.nl/themas/kennisdelen-en-pml/publieke-managementletters/

De CSRD-rapportage verantwoording zijn vereist voor elke grote onderneming vanaf boekjaar 2025. De verwachting is dat deze richtlijnen niet verplicht zullen zijn voor lokale overheden. Op basis van een voortrekkersrol / voorbeeldfunctie van overheidsorganisatie inzake sustainability wordt echter wel verwacht dat er in de komende jaren steeds meer vrijwillig over dit onderwerp zal worden gerapporteerd. Wij adviseren u om dit onderwerp te bespreken en de reikwijdte en informatieverschaffing inzake sustainability rapportage af te stemmen en uw registratie hierop voor te bereiden.

17

Bijlagen

Bijlage A – Gecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde controleverschillen boven de door ons gehanteerde rapporteringstolerantie van € 13.000:

Aard van de controleverschillen

Omvang

Voorziening juridische kosten verschoven van het langlopend vreemd vermogen naar kortlopend vreemd vermogen

€ 15.000

Voorziening personeel verschoven van het langlopend vreemd vermogen naar kortlopend vreemd vermogen

€ 105.000

Diverse tekstuele aanpassingen in de grondslagen en toelichting op de jaarrekening

n.v.t.

19

Bijlage B – Urenbesteding en onafhankelijkheid Opbouw en inzet controleteam Het controleteam heeft 482 uren aan de controle besteed tot en met 20 maart 2023. Hier komen nog de uren voor bespreking en afronding bij. Het verwachte aantal te besteden uren voor de gehele controle is 416 uur (conform onze offerte). De meeruren zijn de investering van Ons in het eerste jaar. In de onderstaande tabel zijn deze uren uitgesplitst naar functieniveaus binnen het team. Overzicht bestede uren

Budget

Werkelijk

Partner

24

20

(junior) manager

72

76

Overige teamleden

320

386

Totaal

416

482

Deze teamopbouw en de inzet van het team heeft geleid tot een kwalitatief goede controle.

Bevestiging van het management Wij zullen de directeur ter confirmatie een schriftelijke bevestiging vragen aangaande haar verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving. Onafhankelijkheid Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:  Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd;  Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly en ondersteunende stafdiensten;  Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten;  Intern en extern kwaliteitsonderzoek;  Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten;  Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel;  Roulatie van externe accountants op de opdracht.

Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming niet is aangetast.

20

Bijlage C – Samenvatting bevindingen AO/IB Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld (AO/IB). De opzet, het bestaan en in voorkomende gevallen de werking van de interne beheersingsmaatregelen van de belangrijkste bedrijfsprocessen, inclusief de geautomatiseerde gegevensverwerking, in uw organisatie zijn beoordeeld en getoetst, zodat we een terugkoppeling kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. Onze bevindingen zijn gebaseerd op werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze samenvatting bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in uw organisatie, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. De basis van uw organisatie is in 2022 op orde om de jaarrekeningcontrole uit te kunnen voeren. Onze controle was met name gegevensgericht, aangezien wij veelal niet kunnen steunen op de beheersingsmaatregelen in de processen. Om de processen en interne beheersing te verbeteren hebben wij een aantal adviespunten. In de tabel hiernaast zijn deze punten samengevat. In de management letter d.d. 7 februari 2023 is dit nader uitgewerkt. Wij hebben vernomen dat de organisatie hier in 2023 acties op heeft uitgezet.

Samenvatting bevindingen 2022 Nr.

Onderdeel

Bevinding

Prioriteit

1

Functiescheiding inkopen

Bij inkopen onder de € 5.000 is er geen functiescheiding tussen inkoop en autorisatie

Hoog

2

Autorisatie inkoopfacturen

Onderbouwing prijs- en prestatielevering inkopen summier

Gemiddeld

3

Aanbestedingen

Geen drempelbedrag voor het hanteren van een inkoopstartformulier

Gemiddeld

4

Aanbestedingen

Spendanalyse kan gedurende het jaar nader onderbouwd worden

Hoog

5

Crediteurengegevens

Controle op de crediteurgegevens a.d.h.v. betrouwbare bronnen

Gemiddeld

6

Betalingen

Geen interne controles door Ons op de nauwkeurigheid van de betaallijsten

Laag

7

Controle (memoriaal) boekingen

Geen controles door Ons op (memoriaal)boekingen door gemeente Zwolle

Gemiddeld

8

Facturatie opbrengsten

De verkoopfacturen voor de uitgevoerde projecten voor partners niet tijdig opgesteld

Laag

9

Automatisering

Testwerkzaamheden t.a.v. wijzigingsbeheer JD Edwards niet gedocumenteerd

Laag

10

Automatisering

Volledige recoverytest en uitwijktest niet uitgevoerd in 2022

Laag

11

Automatisering

Geen periodieke controle op:  de inrichting van wachtwoordbeleid bij alle gebruikers op het netwerk en JD Edwards;  de inrichting van gebruikers en rechten in JD Edwards conform de functieautorisatie matrix.

Laag

21

Contactgegevens drs. E.H.J.D. (Edwin) Damman RA Partner Audit T +31 (0)6 13 74 45 08 e.damman@bakertilly.nl J.B. (Martine) Vree – Brink MSc RA Manager Audit T +31 (0)6 52 76 55 24 m.vree@bakertilly.nl H. (Henriëtte) Warning MSc Junior Manager Audit T +31 (0)6 12 40 69 72 h.warning@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burg. Roelenweg 14-18 Postbus 508 8000 AM Zwolle T +31 (0)38 425 86 00 22