Samenwerkingsovereenkomst Leerplicht en Doorstroompunt-regio IJssel-Vecht 2023

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Leerplicht en Doorstroompunt regio IJssel-Vecht 2023 Samenwerkingsovereenkomst voor het afstemmen en gezamenlijk uitvoeren van taken op het gebied van leerplicht en Doorstroompunt (voorheen Regionaal Meld- en coördinatiepunt voor vroegtijdig schoolverlaters) voor de gemeenten Dalfsen, Hardenberg, Hattem, Heerde, Kampen, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland en Zwolle. Zij vormen samen de Doorstroompunt-regio (RMC) IJssel-Vecht .

Partijen: De navolgende 11 gemeenten van de Doorstroompunt-regio IJssel-Vecht: Gemeente Dalfsen Gemeente Raalte Gemeente Hardenberg Gemeente Staphorst Gemeente Hattem Gemeente Steenwijkerland Gemeente Heerde Gemeente Zwartewaterland Gemeente Kampen Gemeente Zwolle Gemeente Ommen

Overwegende dat: 1. De branchevereniging Ingrado op 20 april 2023 de nieuwe naam voor RMC heeft gepresenteerd, namelijk Doorstroompunt. Die benaming zal worden gebruikt, alsook zal de nieuwe benaming voor de RMC-consulenten, te weten doorstroomcoach, worden aangehouden. 2. Het samenwerken op het gebied van de uitvoering van de Leerplichtwet 1969 gelet op het grensoverschrijdende karakter ervan wenselijk zo niet noodzakelijk is geworden. 3. Door samenwerking een eenduidige en consistente uitvoering van de leerplicht en de Doorstroompunt-functie in de regio kan worden bereikt. 4. Partijen zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor de leerplicht- en Doorstroompunt taken, maar nadere afspraken maken over de (regionale) uitvoering van de taken van leerplicht en Doorstroompunt en deze in een samenwerkingsovereenkomst wensen vast te leggen.

1 van 19

5. Door de wetswijzing van 1 januari 2019 de doelgroep van het Doorstroompunt verbreed is naar het volgen van deelname aan onderwijs of arbeidsmarkt van alle jongeren van 16 tot 23 jaar, ook degenen die afkomstig zijn uit praktijkonderwijs en voortgezet speciaal onderwijs en de taak heeft om partijen te betrekken en samen te brengen voor de begeleiding van deze jongeren 6. Het voor het Doorstroompunt wettelijk mogelijk wordt om voor de doelgroep van 23 tot 27 jaar eenzelfde coördinerende rol te vervullen als voor de huidige doelgroep tot 23 jaar. 7. Partijen daarnaast taken in het kader van efficiency gezamenlijk wensen uit te voeren en de afspraken hierover in deze samenwerkingsovereenkomst wensen vast te leggen.

Komen het volgende overeen: Artikel 1

Begripsomschrijvingen

1. Voor de omschrijvingen van de begrippen in het kader van het Doorstroompunt zijn de relevante bepalingen in de Wet voortgezet onderwijs 2020, de Wet educatie en beroepsonderwijs en de Wet op de expertisecentra van toepassing. 2. Voor de omschrijvingen van de begrippen in het kader van leerplicht is de Leerplichtwet 1969 van toepassing. 3. Voor wat betreft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leerplichtambtenaar en de doorstroomcoach is de ambtsinstructie voor de medewerker leerplicht/Doorstroompunt regio IJssel-Vecht van toepassing. 4. Deze samenwerkingsovereenkomst verstaat onder: a. de overeenkomst: de onderhavige samenwerkingsovereenkomst leerplicht en Doorstroompunt regio IJssel-Vecht 2023; b. regio: de regio IJssel-Vecht, bestaande uit de gemeenten Dalfsen, Hardenberg, Hattem, Heerde, Kampen, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland en Zwolle; c. de colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de partijen; d. contactgemeente van de Doorstroompunt-regio: contactgemeente als bedoeld in artikel 8.3.2, derde lid, van de WEB, artikel 147, derde lid, van de WEC en artikel 8.23, eerste en tweede lid, WVO 2020, namelijk gemeente Zwolle;

e. doorstroomcoördinator: de doorstroomcoördinator richt zich op de samenwerking in de regio om voor alle jongeren goede ondersteuning en een passende opleiding of (leer)werkplek te organiseren. De doorstroomcoördinator legt de verbinding en stemt op strategisch niveau af over ontwikkelingen en beleid met de domeinen onderwijs, arbeidsmarkt en zorg en met aanpalende Doorstroompunt-regio’s;

f. Onze Minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; g. Regionaal programma voortijdig schoolverlaten: regionaal programma als bedoeld in artikel 8.3.4, eerste lid, van de WEB, artikel 8.27, eerste lid, van de WVO 2020 en artikel 149, eerste lid, van de WEC;

h. i. j. k.

Regeling regionale aanpak: Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten; WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs; WEC: Wet op de expertisecentra; WVO 2020: Wet voortgezet onderwijs 2020.

2 van 19

Artikel 2

Doel van de overeenkomst

Het doel van de overeenkomst is het vastleggen van afspraken over het gezamenlijk uitvoeren van leerplicht- en Doorstroompunt taken en verantwoordelijkheden door de partijen. Artikel 3

Uitgangspunten van de samenwerking

1. Partijen werken in dit verband met elkaar samen op basis van samenwerkingsniveau 1, kwaliteitsimpuls en gezamenlijke preventie op school. In bijlage 1 is nader uitgewerkt wat onder dit samenwerkingsniveau wordt verstaan en welke taken daarbij horen. 2. Ongeacht het bepaalde in lid 1 van dit artikel draagt elke partij primair zorg voor de eigen inwoners en is en blijft die partij verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen wettelijke leerplicht- en Doorstroompunt taken. 3. Indien er taken met een regionale reikwijdte worden uitgevoerd, dan is het uitgangspunt evenredige inzet van de betrokken partijen. De evenredigheid van de bijdrage wordt bepaald naar rato van het aantal jongeren conform de leerplicht en Doorstroompunt-doelgroep, rekening houdend met het aantal werkprocessen en verzuimmeldingen. 4. Partijen voeren de taken uit conform de dan geldende regionale kwantitatieve en kwalitatieve afspraken en normen, zowel uit deze overeenkomst als ook andere overeenkomsten, convenanten, protocollen etc., mits bestuurlijk afgestemd en vastgesteld tussen de partijen. 5.

Als de arbeidsmarktregio of jeugdhulpregio vraagt om een gezamenlijke regionale inzet van middelen en/of formatie met als doel het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten of jeugdwerkloosheid, maken partijen aparte afspraken over deze inzet en de bekostiging en het borgen van de verbinding met de lokale uitvoering. 6. Indien een partij taken uitvoert voor een andere partij, anders dan de in bijlage 1 opgenomen taken, dan maken zij aanvullende bilaterale afspraken buiten de strekking van deze overeenkomst. Afspraken uit deze overeenkomst blijven onverminderd van kracht. Artikel 4

Contactgemeente

1. De colleges van burgemeester en wethouders in de regio IJssel-Vecht hebben de gemeente Zwolle aangewezen als contactgemeente van de regio. Deze aanwijzing is onverwijld gemeld aan Onze Minister zoals omschreven in artikel 8.3.2 lid 3 van de WEB, artikel 147 lid 3 van de WECen artikel 8.23 leden 1 en 2 van de WVO 2020. 2. Burgemeester en wethouders van de contactgemeente vervullen coördinerende taken met het oog op het voorkomen en bestrijden van vroegtijdig schoolverlaten. In dat verband: ▪ maken zij afspraken met de scholen, instellingen en organisaties over de inzet en verantwoordelijkheid bij het voorkomen en bestrijden van vroegtijdig schoolverlaten; ▪ dragen zij zorg voor de totstandkoming van een regionaal netwerk van die scholen, instellingen en organisaties; ▪ organiseren en coördineren zij de in het eerste lid bedoelde melding, registratie en doorverwijzing. 3. De colleges van burgemeester en wethouders van partijen, met uitzondering van de contactgemeente, hebben de contactgemeente middels een mandaat- en volmachtverlening de bevoegdheid gegeven tot het aangaan van overeenkomsten of verstrekken van opdrachten aan derden voor zover deze nodig zijn voor de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst en de kosten van deze overeenkomsten en opdrachten passen 3 van 19

binnen de jaarlijks begroting van de Doorstroompunt-regio. Hieronder worden onder meer begrepen overeenkomsten tot levering van goederen, het inhuren/inlenen van personeel, aanneming van werk en dienstverlening alsmede samenwerkingsovereenkomsten met derden en verwerkersovereenkomsten. 4. Voor het aangaan van overeenkomsten of verstrekken van opdrachten in de zin van lid 3 van dit artikel vindt ambtelijk dan wel bestuurlijk afstemming plaats zoals genoemd in artikel 5. Artikel 5

Bestuurlijke en ambtelijke afstemming gezamenlijke taken

1. Tenminste twee keer per jaar vindt een regionaal overleg plaats met de portefeuillehouders van de deelnemende partijen, waarin de uitvoering en de resultaten van de samenwerkingsovereenkomst besproken worden. Daarnaast worden ontwikkelingen besproken die aanleiding kunnen geven de gezamenlijk uit te voeren taken anders te verdelen dan wel uit te voeren. 2. Het overleg wordt georganiseerd en voorbereid door de doorstroomcoördinator van de regio IJssel-Vecht onder verantwoordelijkheid van de contactgemeente. 3. Naast het regionaal portefeuillehoudersoverleg is er een regionaal ambtelijk beleidsoverleg van de deelnemende gemeenten. Dit overleg vindt minstens vier keer per jaar plaats of zoveel vaker als noodzakelijk of gewenst. Het beleidsoverleg wordt voorgezeten door de doorstroomcoördinator en draagt zorg voor de beleidsmatige afstemming en inhoudelijke sturing op de in deze overeenkomst opgenomen taken. Daarnaast vindt afstemming rondom de bestuurlijke overleggen plaats. 4. Naast het regionaal portefeuillehoudersoverleg en regionaal beleidsoverleg worden er regionale bijeenkomsten/werkplaatsen georganiseerd met de uitvoerenden. Deze bijeenkomsten vinden tenminste één keer per jaar plaats of zoveel vaker als noodzakelijk of gewenst.

De uitvoerenden van de leerplicht- en Doorstroompunt taken stemmen hierin af hoe de gezamenlijke uitvoeringstaken het beste uitgevoerd kunnen worden met als doel een zoveel mogelijk gelijke benadering en behandeling van jongeren/ouders en partners binnen het onderwijs, de zorg en de handhaving. 5. De regionale overleggen zoals genoemd in lid 1 en 3 en de ambtelijke dan wel bestuurlijke besluitvorming worden vastgelegd in notulen. Artikel 6

Regionaal programma voortijdig schoolverlaten

1. In elke Doorstroompunt-regio wordt een regionaal programma, als bedoeld in artikel 8.3.4, eerste lid, van de WEB, artikel 118i1, eerste lid, van de WVO en artikel 162c1, eerste lid, van de WEC, uitgevoerd. 2. De onderwijsinstellingen wijzen uit hun midden een onderwijsinstelling aan die optreedt als contactschool in de betreffende Doorstroompunt-regio. 3. Het bevoegd gezag van de contactschool heeft de taken zoals omschreven in artikel 3.2 lid 2 van de Regeling regionale aanpak. 4. Het college van Burgemeester en wethouders van de contactgemeente heeft de taken zoals omschreven in artikel 8.3.2 lid 3 van de WEB, artikel 147 lid 3 van de WEC en artikel 8.23 leden 1 en 2 van de WVO 2020. 5. Het regionaal programma wordt opgesteld door de contactschool samen met de contactgemeente. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de aanvraag en de uitvoering van de maatregelen uit het regionaal programma. 4 van 19

6. Voor het regionaal programma is de Stuurgroep VSV, met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen, verantwoordelijk voor sturing op het programma, bijstellen van maatregelen en herbestemmen van middelen. Binnen de Stuurgroep VSV wordt de uitvoering van de maatregelen afgestemd en gemonitord. 7. De stuurgroep bestaat bij ondertekening van deze overeenkomst uit beslissingsbevoegde personen vanuit vo, pro/vso, mbo, gemeente, de arbeidsmarkt en het zorgdomein. Vanuit elk van deze domeinen vertegenwoordigen een of maximaal twee personen de belangen van hun domein in de stuurgroep, namens de andere organisaties. Afhankelijk van de onderwerpen en beslissingen die aan bod komen, kan de stuurgroep worden aangevuld met vertegenwoordiging of expertise. 8. De stuurgroep vormt het strategisch en inhoudelijk bestuur van het VSV-programma en voert regie over de uitvoering, verantwoording en financiën. Zodoende bepaalt de stuurgroep de koers van het programma. 9. De stuurgroep komt vier keer per jaar bij elkaar. Halverwege en aan het einde van het jaar vinden de evaluatiebijeenkomsten plaats. Tijdens deze bijeenkomsten wordt indien nodig de koers van de VSV-aanpak bijgesteld en wordt het budget voor onderzoek en aanvullende maatregelen verdeeld. 10.

De taken van de stuurgroep zijn: het vaststellen van de investering- en exploitatiebegroting, het bewaken van de uitvoering van het beleid, het bewaken van de financiën met betrekking tot de investeringen en exploitatie, het informeren en verantwoording afleggen aan de besturen van de samenwerkende organisaties, vsv agenderen en borgen in bestaande samenwerkingsverbanden en initiatieven en het verdelen van budget voor onderzoek en aanvullende maatregelen, o.b.v. de evaluaties en binnengekomen projectvoorstellen. Artikel 7

Klachten

Op klachten, ingediend tegen een gedraging van een leerplichtambtenaar of doorstroomcoach tijdens het uitoefenen van taken op basis van deze overeenkomst, is de klachtenprocedure van de partij waar de leerplichtambtenaar of doorstroomcoach een dienstbetrekking heeft van toepassing. Artikel 8

Bescherming van persoonsgegevens

1. Partijen zullen ter uitvoering van de taken zoals beschreven in deze samenwerkingsovereenkomst persoonsgegevens verwerken. Op de verwerking van persoonsgegevens door partijen zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. 2. Partijen zijn ieder verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in artikel 4, aanhef en onder 7, AVG en artikel 8 van de Wpg voor de verwerkingen die zij uitvoeren. 3. Partijen in de regio stellen vast dat zij ieder voor zich verwerkingsverantwoordelijke zijn voor hun eigen deel van de verwerking, namelijk de uitvoering van de lokale leerplicht- en/of Doorstroompunt taken. 4. Partijen in de regio stellen vast dat er tevens sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid voor wat betreft regionale Doorstroompunt-taken (artikel 26 AVG).

5 van 19

5. Partijen hebben in aanvulling op de AVG, de UAVG en de Wpg afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens. Deze afspraken zijn vastgelegd in bijlage 2 en 2.1 van deze samenwerkingsovereenkomst. Artikel 9

Ingangsdatum en duur samenwerkingsovereenkomst

1. Deze gewijzigde overeenkomst treedt in werking op 1 november 2023 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 2. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt eens per twee jaren geëvalueerd in de maand april, met name op het functioneren van de afspraken in de praktijk. De coördinatie van de evaluatie is belegd bij de contactgemeente. De resultaten van de evaluatie worden opgenomen als bijlage van de leerplichtjaarverslagen welke aangeboden worden aan de colleges en raden van de partijen. 3. Verzoeken voor een tussentijdse wijziging van deze overeenkomst worden in het regionaal ambtelijk beleidsoverleg besproken. Het verzoek voor een tussentijdse wijziging van deze overeenkomst wordt ingewilligd, nadat alle deelnemende partijen hier schriftelijk mee instemmen. Artikel 10

Beëindiging van de overeenkomst

Beëindiging van de overeenkomst is mogelijk met ingang van ieder schooljaar (1 augustus van elk jaar), met een opzegtermijn van minimaal 6 maanden en na een daartoe strekkend besluit van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende partij. De opzegging geschiedt schriftelijk aan de voorzitter van het regionale portefeuillehoudersoverleg. Daarnaast worden alle betrokken partijen door de opzeggende partij over het besluit geïnformeerd. Artikel 11

Geschillenregeling

1. Indien zich tussen partijen een geschil voordoet omtrent de inhoud van de overeenkomst, gaan zij binnen één maand een overeenkomst tot mediation aan, teneinde het geschil op te lossen. 2. Van een geschil is sprake indien één van de partijen daarvan schriftelijk kennisgeeft aan de andere partij.

6 van 19

ONDERTEKENING Gemeente Dalfsen, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Dalfsen, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Hardenberg, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Hardenberg, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Hattem, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Hattem, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Heerde, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Heerde, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening

7 van 19

Gemeente Kampen, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Kampen, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Ommen, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Ommen, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Raalte, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Raalte, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Staphorst, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Staphorst, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening

8 van 19

Gemeente Steenwijkerland, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Steenwijkerland, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Zwartewaterland, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Zwartewaterland, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening Gemeente Zwolle, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Zwolle, Burgemeester

……………………………………………………………………………………………

Ondertekend te

……………………………………………………………………………………………

Datum:

……………………………………………………………………………………………

Handtekening

9 van 19

Bijlage 1: Samenwerkingsniveau 1 en bijbehorende taken Samenwerkingsniveau 1: kwaliteitsimpuls en gezamenlijke preventie op school Dit niveau is de basis waarop in de regio met elkaar wordt samengewerkt. De lokale zeggenschap blijft behouden, de lokale uitvoering wordt versterkt door verbeterde signalering en een kwaliteitsimpuls. Daarnaast wordt er één regionale lijn getrokken naar regionale partners. Het idee van de versterkte samenwerking op dit niveau is om het structureel regionaal kostenneutraal te realiseren, maar toch een grote meerwaarde te bereiken voor de samenwerking met scholen en afhandeling van casuïstiek. Dat wil zeggen dat de totale formatie en inzet op leerplicht en Doorstroompunt in de regio gelijk blijft, maar anders ingezet wordt om de gezamenlijke taken uit te voeren (preventie in het onderwijs, audits, overleg OM/RvdK en applicatiebeheer). Samenwerkingsniveau 2 niet aan de orde Abusievelijk is het gezamenlijke applicatiebeheer, en de doorontwikkeling die daar in de afgelopen jaren in is doorgemaakt, in een eerder stadium onder samenwerkingsniveau 2 geschaard. Van niveau 2 is sprake als er een regionaal administratief team wordt opgericht. Partijen hebben daar nu niet voor gekozen. Voor de duidelijkheid wordt hier nog expliciet benoemd dat dit onderdeel is van samenwerkingsniveau 1.

Huidige taken binnen samenwerkingsniveau 1 en de regionale verdeling De volgende taken zijn te verdelen: 1. Kwaliteitsimpuls: a. Auditing van professionals leerplicht en Doorstroompunt op kwantitatieve gegevens, vaardigheden, netwerkvorming, dossiervorming in het kader van het regionaal Meerjaren beleidsplan en de opgenomen thema’s en doelen; b. Opstellen, bijhouden en bewaken regionale inrichting en werkafspraken JVS; c. Verschillen in de uitvoering worden weggenomen door regionale (werk)afspraken. 2. Preventie verzuim en VSV binnen het onderwijs, scholen worden verdeeld over de gemeenten/uitvoerende leerplichtambtenaren en onderwijsconsulenten: a. Optreden als één contactpersoon namens de regio IJssel Vecht; b. Preventieve verzuimgesprekken op locatie; c. Onderhouden van een goede relatie met de school en aanwezigheid/ sparringspartner in de zorgstructuur binnen de school; d. Sturen op vroegsignalering en goede melding; e. Structureel in JVS zetten van acties en afspraken voor communicatie en overdracht met de woongemeente. 3. Regionale afstemming met OM/Raad voor de Kinderbescherming: namens de regio IJsselVecht tweewekelijks overleg voeren over de afdoening van de processen-verbaal van 10 van 19

leerplicht en in JVS noteren van de afstemming en gemaakte afspraken. Daarnaast kunnen partijen over en weer een beroep doen op elkaars Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s) op basis van de separate BOA overeenkomst met de toezichthouders. Indien van deze optie gebruik wordt gemaakt, dan maken partijen bilateraal nadere afspraken over te leveren diensten en eventuele verrekeningen. 4. Gezamenlijk applicatiebeheer en opstellen rapportages en managementinformatie: a. Applicatie- en functioneel beheer: Onderhouden van JVS, onderhouden van digitale koppelingen, controle op congruentie database, opstellen en onderhouden van digitale brieven en rapportages, inrichten tabellen en processen, kwaliteitscontrole invoeren gegevens, dashboard, query’s inbouwen, centrale afstemming met Metaobjects, handboek; b. Verzorgen van managementinformatie (data-analyse) c. Centraal verwerken van (persoons)gegevens in regionaal gebruikte applicaties. De bundeling van taken van functioneel applicatiebeheer en managementinformatie wordt van meerwaarde geacht. Hierbij is het uitgangspunt lokale (administratieve) uitvoering en realiseren van efficiency / ontzorgen van medewerkers door regionale, generieke processen die op onderdelen regionaal worden uitgevoerd. Verdeling van de regionale taken: 1.

Kwaliteitsimpuls: a. De doorstroomcoördinator is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de audits in het kader van het regionaal Meerjaren beleidsplan en de opgenomen thema’s en doelen. De audit bestaat uit systematische en periodieke controle op kwaliteit en professionaliteit van leerplicht en Doorstroompunt op kwantitatieve gegevens, vaardigheden, netwerkvorming, dossiervorming. b. De regionaal functioneel adviseur en de regionaal functioneel ondersteuner bewaken en adviseren samen met de doorstroomcoördinator over de kwaliteit en consistentie van de inrichting van JVS en de gegevens (output) van JVS. Met de gebruikers van JVS worden verbeteringen en werkafspraken om de kwaliteit en gebruikerservaring te optimaliseren afgestemd en doorgevoerd.

2.

Preventieve inzet en Scholenverdeling: De VO, Pro/VSO en mbo-scholen in en buiten de regio IJssel-Vecht met meer dan 50 leerlingen uit de gemeenten in IJssel-Vecht zijn verdeeld onder de gemeenten. Aan de scholen zijn vaste regionale contactpersonen toegekend. De verdeling van de preventieve inzet per gemeente wordt vastgelegd in een aparte uitvoeringsmemo preventieve inzet en scholenverdeling. Deze inzet wordt periodiek geëvalueerd.

3.

Afstemming OM/RvdK en samenwerking BOA taken: a. In de Doorstroompunt-regio is een ‘Samenwerkingsovereenkomst BOA’s Domein III Onderwijs” opgesteld en ondertekend. Op basis van deze overeenkomst kunnen BOA taken tussen de gemeenten van elkaar overgenomen worden.

11 van 19

b. BOA’s van de gemeenten Zwolle en Hardenberg/Ommen vertegenwoordigen de regio IJssel-Vecht in het tweewekelijks overleg met OM en Raad voor de Kinderbescherming. 4.

Gezamenlijk applicatiebeheer en opstellen rapportages en managementinformatie: Gezamenlijk applicatiebeheer en opstellen rapportages en managementinformatie is ondergebracht bij de contactgemeente in de functies functioneel adviseur en de regionaal functioneel ondersteuner. Naast reguliere functioneel beheerstaken kunnen gemeenten uit de regio IJssel-Vecht bij de functioneel adviseur terecht voor structurele en ad-hoc managementinformatie vragen, waarbij het uitgangspunt is dat zoveel mogelijk managementinformatie gestandaardiseerd wordt in een dashboard dat met managers is opgemaakt en alleen beschikbaar is voor managers.

Duiding van de regionale taken 1b en 4 behorende bij de functioneel adviseur en de regionaal functioneel ondersteuner •

•

Functioneel beheerders taken voor gebruikers van alle systemen in de Doorstroompunt-regio IJssel-Vecht: o Gebruikersondersteuning; ▪ Wachtwoorden reset ▪ Aanmaken nieuwe accounts, bijbehorende rollen en autorisaties ▪ 1e lijns vragen omtrent gebruik en inrichting o Inrichten en beheren van briefsjablonen (met name in JVS) o Beheer koppelingen data gemeenten, onderwijs en dataleveranciers o Data ophalen en inlezen in verschillende applicaties o Kwaliteitsbewaking en inconsistentiecontroles o Ondersteunen in de doorontwikkeling applicaties/systemen o Testen van wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen in verschillende applicaties/systemen; o Inrichten werkprocessen op basis van aangeleverd ontwerp; o Beschrijven processen en werkinstructies. Ontwikkelen van data gedreven werken voor de regio IJssel-Vecht o regionaal doorontwikkelen (autom.) antwoordformulieren en aanvraagformulieren o Uniforme managementinformatie (query’s) Factsheet, rapportages en dashboards (realtime) opstellen/doorontwikkelen (lokaal en regionaal) ▪ Op verzoek van de regio een regionaal jaarverslag leerplicht en Doorstroompunt ▪ Op verzoek van de gemeente de effectrapportage in te dienen bij het Ministerie van OCW. ▪ Op verzoek van de gemeente de leerplicht jaarcijfers (artikel 25) te verstrekken aan het Ministerie van OCW.

o Data-analyse en advisering met oog op regionale ontwikkelingen (arbeidsmarkt/zorg) o Doorontwikkelen en advisering op werkbeheersing en procesbeheersing 12 van 19

•

• •

Initiëren/organiseren regionaal gebruikersoverleg o Vragen, ontwikkelingen en ervaringen ophalen en daarop regionaal aanpassingen adviseren en implementeren o Advisering aan de regio naar aanleiding van kwaliteitsbewaking en de inconsistentiecontroles Procesinrichting in JVS-applicatie Doorontwikkelen website- en contentbeheer regionale VSV-website (incl. beveiligde omgeving)

Regionale afspraken rondom de bekostiging van de functioneel adviseur en de regionaal functioneel ondersteuner per 1-01-2025 In 2021 zijn en in 2022 worden de kosten van de functioneel adviseur en de regionaal functioneel ondersteuner en extra impulsmiddelen (€ 150.000,-) bekostigd uit de Doorstroompunt regio middelen (vaste voet en reserves). Vanaf 2025 wordt € 50.000,- uit de vaste voet bekostigd en de overige kosten à € 50.000 per jaar naar rato (op basis van leerlingenaantal per gemeente) verrekend. Dit wordt ingehouden op de middelen die de lokale gemeenten ontvangen van het Rijksbijdrage die de gemeenten ontvangen voor de uitvoering van de doorstroompunt-taken. Deze middelen zijn Doorstroompunt (budget 1) en extra middelen voor niet grootstedelijke gemeenten (budget 2). Zwolle

Dalfsen Hardenberg Hattem

Heerde

Kampen

30%

5%

15%

3%

4%

13%

€ 15000 € 2500

€ 7500

€ 1500

€2000

€ 6500

Ommen Raalte

Staphorst

Steenwijkerland Zwartewaterland

4%

6%

3%

13%

4%

€ 2000

€ 3000

€ 1500

€6500

€ 2000

Regionale ontwikkeling arbeidsmarkt en jeugdhulpregio De samenwerking met de jeugdhulpregio voor het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten en met de arbeidsmarktregio voor het toeleiden van jongeren naar een duurzame (arbeids)plek in deze maatschappij is van cruciaal belang. Deze samenwerking vraagt om een optimale inzet van menskracht en middelen door dit indien gevraagd centraal in te zetten. De regionale inzet van menskracht en middelen wordt altijd gedaan vanuit de vervolgaanpak VSV of vanuit de rijksbijdrage Doorstroompunt. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, dan maken partijen bilateraal nadere afspraken over te leveren diensten/inzet en eventuele verrekeningen. 13 van 19

Bijlage 2: Overeenkomst gezamenlijke verwerking van persoonsgegevens In de Doorstroompunt regio IJssel-Vecht maken we gebruik van verschillende applicaties voor het registreren en monitoren van schoolafwezigheid, overstapmomenten en vroegtijdig schoolverlaten. Hiervoor zijn verwerkingsovereenkomsten noodzakelijk. In deze bijlage wordt aangegeven welke applicaties gebruikt worden en wie wanneer verwerkingsverantwoordelijke is. Artikel 1 Definities 1.1 1.2

Begrippen uit de AVG, de UAVG en de Wpg die in deze overeenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis. Bijlagen: aanhangsels bij deze Overeenkomst die onlosmakelijk deel uitmaken van deze overeenkomst.

Artikel 2 Ingangsdatum en duur 2.1 2.2

Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de samenwerkingsovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij partijen anders overeenkomen. Deze overeenkomst eindigt op het moment dat partijen de verwerking van persoonsgegevens hebben beëindigd.

Artikel 3 Onderwerp van deze overeenkomst 3.1 3.2

Partijen verwerken de door of via partijen ter beschikking gestelde persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de hierboven genoemde samenwerkingsovereenkomst en het daarin beschreven doel. Iedere partij vult de betreffende verwerkingen in tabel 1 van bijlage 2.1 in.

Artikel 4 Inhoudelijke afspraken 4.1 Beveiligingsmaatregelen Partijen zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens goed te beveiligen ten aanzien van de levering danwel verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 32 AVG en artikel 8 Wpg. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau bij de verwerkingen genoemd in Bijlage 2.1. 4.2

Geheimhouding Personen die werken voor partijen moeten persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor partijen en eventueel ingeschakelde derden hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding.

14 van 19

4.3

Verwerkers Partijen houden - indien van toepassing - bij welke verwerkers zijn ingeschakeld bij de verwerking van de persoonsgegevens. Voor wat betreft de verschillende deelverwerkingen zijn de verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers in beeld gebracht in bijlage 2.1

4.4

Rechten van betrokkenen Als betrokkene een beroep doet op zijn rechten, zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, kan deze zich richten tot de Partij die verwerkingsverantwoordelijke is voor de desbetreffende verwerking (zie Bijlage 2.1). Mocht een betrokkene zich tot de verkeerde verwerkingsverantwoordelijke richten, dan zorgt de partij die het verzoek ontvangt, dat dit verzoek naar de juiste partij wordt verzonden. Partijen zullen elkaar zo nodig redelijkerwijs ondersteunen bij het tijdig afhandelen van de hierboven genoemde verzoeken.

4.5

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging Op verzoek van een partij werkt de andere partij altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.

Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens 5.1

5.2 5.3

Partijen zullen elkaar dan over en weer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) inbreuk in verband met persoonsgegevens. Partijen vermelden hierbij - voor zover bekend - de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen. In geval van een Inbreuk nemen partijen zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen. Partijen maken na een geconstateerde Inbreuk afspraken over welke partij de melding doet bij de toezichthoudende autoriteit en/of de betrokkene(n).

Artikel 6 Beëindigen Overeenkomst 6.1 6.2

Partijen maken - indien noodzakelijk - nadere afspraken over de teruggave en wissing van persoonsgegevens. De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 7 Overige bepalingen 7.1

7.2

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechter. Partijen kunnen onderling ook zelf vooraf en bevoegde rechter aanwijzen (forumkeuze). Deze overeenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de samenwerkingsovereenkomst.

15 van 19

Bijlage 2.1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens Tabel 1 Overzicht verwerking Verwerking

Verwerkingsdoeleinden

Grondslag

Categorieën van Betrokkenen

Categorieën Persoons-gegevens (waaronder bijzondere persoonsgegevens)

Doorgifte naar derde landen

Doorgifteinstrument

Aanvullende maatregelen (indien van toepassing)

Verwerking van persoonsgegevens

Uitvoering leerplichttaken binnen de Doorstroompunt-

Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke

Jongeren van 1623 jaar, voor zover deze vallen onder het

Naam-, adres- en woonplaatsgegevens

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

regio

verplichting

Doorstroompunttaakgebied

Telefoonnummers

E-mailadressen of andere adressen voor elektronische communicatie

Geslacht, geboortedatum en/of leeftijd Toegang of identiteitsgegevens (gebruikersnamen, clientnummers wachtwoorden en andere inloggegevens) Financiële gegevens (bankrekeningnummer of creditcardnummer, salaris- en

16 van 19

betalingsgegevens, problematische schulden) Paspoort kopieën of kopieën van andere legitimatiebewijzen Burgerservicenummer en A-nummer Bijzondere persoonsgegevens (bijv. ras, etniciteit gezondheid, strafrechtelijke gegevens, politieke overtuigingen, seksuele geaardheid) Andere persoonsgegevens ie kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van betrokkene (bijv. info over kindermishandeling, huislelijk geweld, opvoedproblemen, drank- of drugsgebruik) Medische gegevens en gegevens over (jeugd)hulpverlening) Uitvoering leerplichttaken binnen de Doorstroompunt-

Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke

Jongeren van 2327 jaar, indien en voor zover deze vallen onder het

Naam-, adres- en woonplaatsgegevens

regio

verplichting

Doorstroompunttaakgebied

Telefoonnummers

E-mailadressen of andere adressen voor elektronische communicatie

Geslacht, geboortedatum en/of leeftijd

17 van 19

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Toegang of identiteitsgegevens (gebruikersnamen, clientnummers wachtwoorden en andere inloggegevens) Financiële gegevens (bankrekeningnummer of creditcardnummer, salaris- en betalingsgegevens, problematische schulden) Paspoort kopieën of kopieën van andere legitimatiebewijzen Burgerservicenummer en A-nummer Bijzondere persoonsgegevens (bijv. ras, etniciteit gezondheid, strafrechtelijke gegevens, politieke overtuigingen, seksuele geaardheid) Andere persoonsgegevens ie kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van betrokkene (bijv. info over kindermishandeling, huislelijk geweld, opvoedproblemen, drank- of drugsgebruik) Medische gegevens en gegevens over (jeugd)hulpverlening)

18 van 19

Tabel 2 Beschrijving deelverwerkingen/gebruikte IT-applicaties In de Doorstroompunt regio IJssel-Vecht maken we gebruik van verschillende applicaties voor het registreren en monitoren van schoolafwezigheid, overstapmomenten en vroegtijdig schoolverlaten. De applicatiebeheerder in samenwerking met alle administratieve ondersteuning in de regio, verwerken centraal voor de lokale gemeenten verschillende gegevens. Hiervoor zijn verwerkingsovereenkomsten noodzakelijk. In onderstaande schema wordt weergegeven wie lokaal/regionaal verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker is en wie een verwerkingsovereenkomst met wie heeft afgesloten. De groene systemen zijn reeds in gebruik en hiervoor zijn verwerkingsovereenkomsten getekend. Toepassing/(deel)verwerking

JVS

Overstap voortgezet onderwijs-mbo

GRIP jongeren in kwetsbare positie

Uitstroom en Switch

Paspoort voor je toekomst

De wijze van afsluiten inkoopovereenkomst

Individuele gemeenten (eigen LeerpichtDoorstroompunt

Centrum gemeente Zwolle (vanuit VSV programma)

Centrum gemeente Zwolle (vanuit VSV programma)

Centrum gemeente Zwolle (vanuit VSV programma)

Centrum gemeente Zwolle (vanuit VSV programma)

middelen) Verwerkingsverantwoordelijke(n) leerplichttaken binnen Doorstroompunt regio IJssel-Vecht

Gemeenten (individueel)

Scholen & Gemeenten (individueel)

Scholen & Gemeenten (individueel)

Scholen & Gemeenten (individueel)

Gemeenten (individueel)

Verwerker IT-leverancier

Metaobjects

Intergrip

Intergrip

Intergrip

Pressplay

Verwerkingsverantwoordelijke regionale Doorstroompunt-taken (met name mbt systeemgebruik en gegevensuitwisseling, zoals. functioneel-beheertaken, logging.)

Partijen gezamenlijk (contactgemeente Gemeente Zwolle)

Partijen gezamenlijk (contactgemeente: Gemeente Zwolle)

Partijen gezamenlijk (contactgemeente: Gemeente Zwolle)

Partijen gezamenlijk (contactgemeente: Gemeente Zwolle)

Partijen gezamenlijk (contactgemeente: Gemeente Zwolle)

19 van 19

De wijze van afsluiten verwerkingsovereenkomst met IT-leverancier

Individuele gemeenten

Centrum gemeente Zwolle

Individuele gemeenten

Individuele gemeenten

Centrum gemeente Zwolle

*als er geen regionale overeenkomst is afgesloten, is elke gemeente zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een overeenkomst

Verwerkersovereenkomsten met IT-leveranciers Wettelijk uitgangspunt is dat partijen in het beginsel zelf verantwoordelijk zijn voor het sluiten van passende overeenkomsten met verwerker(s) indien er geen verdere afspraken zijn gemaakt. Bij het aanschaffen van nieuwe applicaties voor de regio wordt in gezamenlijkheid bepaald wie verwerkingsverantwoordelijk is en wie de overeenkomsten met de IT leverancier aangaat. 3. Contactgegevens Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke (NB: Ook buiten kantooruren) Zwolle

Naam: Contactgegevens: datalek@zwolle.nl

Indien een datalek gemeld wordt bij gemeente Zwolle, maar de verwerkingsverantwoordelijkheid ligt bij een andere partij, dan zal gemeente Zwolle onverwijld de contactpersoon van de desbetreffende Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte brengen, zodat deze de datalek kan afhandelen. NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabel geven partijen op korte termijn aan elkaar door.

20 van 19

Toelichting van de systemen 1. Het jeugdvolgsysteem (JVS)wordt gebruikt voor centrale administratie in het kader van Doorstroompunt-taken. JVS fungeert als knooppunt voor verschillende databronnen (BRP, DUO, SUWI). JVS levert procesondersteuning, rapportagefunctionaliteit en dashboards. Behalve het verkrijgen en koppelen van informatie uit de hiervoor genoemde bronnen kunnen geautoriseerde personen ook informatie toevoegen op casusniveau. Het JVS wordt door individuele gemeenten gebruikt voor hun leerplicht en Doorstroompunt-taken. Daarnaast besteden sommige gemeenten hun taken uit aan Zwolle als centrumgemeente. Via JVS worden op regionaal niveau strafrechtelijke gegevens gedeeld tussen gemeenten en met relevante partners (OM/RvdK). We delen geen persoonsgegevens met relevante partners. 2. GRIP Overstap voortgezet onderwijs-mbo is bedoeld als samenwerkingsmiddel tussen gemeenten en onderwijsinstellingen, gericht op het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten. Via Overstap vo-mbo worden leerlingen van het voortgezet onderwijs gemonitord bij de overstap naar het mbo Er vindt uitwisseling van persoonsgegevens plaats tussen de betrokken partijen (gemeenten en onderwijsinstellingen), ook op bovengemeentelijke niveau. De verschillende partijen hebben op basis van een in te regelen autorisatiestructuur de mogelijkheid om informatie in te zien, toe te voegen en te wijzigen. 3.

GRIP jongeren in kwetsbare positie (JIKP) is bedoeld voor monitoring en begeleiding van jongeren in een kwetsbare positie die beperkt of niet zelfredzaam zijn. Deze begeleiding is erop gericht de jongeren een plaats te bieden binnen vervolgonderwijs, dagbesteding of werk. Er vindt uitwisseling van persoonsgegevens plaats tussen de betrokken partijen (gemeenten en onderwijsinstellingen), ook op bovengemeentelijke niveau. De verschillende partijen hebben op basis van een in te regelen autorisatiestructuur de mogelijkheid om informatie in te zien, toe te voegen en te wijzigen. 4. GRIP Dashboard U&S krijgt de regio een rapportagetool om haar uitschrijvers en switchers te registeren en te monitoren. De gegevens worden via het systeem automatisch gedeeld met de juiste vo-school aan de hand van 1 of 2 jaarlijkse meetmomenten. Voor het vo bieden de cijfers een interessante graadmeter om de aangeboden begeleiding voor hun uitstromende leerlingen te evalueren. Het mbo kan 21 van 19

haar prestaties op uitschrijf- en switchgebied zien en vergelijken met de andere mbo's in de regio. Ook gemeenten hebben toegang tot de gegevens in het doorstroomdossier, voor zover dit voor de uitvoering van hun Doorstroompunt-taken noodzakelijk is. 5. Paspoort voor de toekomst is een online tool waarmee een jongere zelf informatie kan opnemen over schoolloopbaan, studiekeuzen en de ondersteuningsbehoefte op het MBO of werkplek waar ze naartoe gaan. Jongeren kunnen dit zelf meesturen bij de aanmelding bij de MBO. Ook kunnen zij deze informatie delen met bijvoorbeeld een werkconsulent van de gemeente. Er vindt geen gegevensdeling plaats tussen de organisatie die toegang krijgen tot de gegevens. De inhoud van het Paspoort voor de toekomst wordt niet in andere applicaties overgenomen.

22 van 19