Rapport evaluatie Ethische commissie
Tekst van het document
verbind
Informatievoorziening IV Stadskantoor Lübeckplein Postbus 538 8000 AM Zwolle Telefoon (038) 498 2383 www.zwolle.nl
Evaluatie Ethische commissie Digitalisering, 2023 Uitkomsten van de evaluatie
Voor nadere informatie Versie Datum
Gemeente Zwolle, Afdeling Informatievoorziening onderzoek@zwolle.nl definitief januari 2024
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
Inhoud 1
Aanleiding en doel onderzoek
2
2
Aanpak en methode
4
3
Uitkomsten vragenlijstonderzoek naar ervaringen met Ethische Commissie 5
4
Uitkomsten groepsgesprek Ethische Commissie leden
12
2/15
Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
1
Aanleiding en doel onderzoek
Datum
Het College heeft de Ethische Commissie Digitalisering ingesteld (besluit van 8 maart 2022). De Ethische Commissie Digitalisering is een groep onafhankelijke professionals die de gemeente (de organisatie en het gemeentebestuur) helpt om kennis en bewustwording te vergroten over de ethische aspecten bij het gebruik van data en nieuwe, digitale technologieën. De doelstellingen voor de Ethische commissie zijn als volgt geformuleerd: • Het waarborgen van extra expertise over ethische kwesties bij digitalisering • Het organiseren van een leercurve bij het bestuur en de ambtelijke organisatie De Ethische commissie heeft de volgende taken: • Reflecteren op ethische kwesties bij digitaliseringsprojecten waarbij een afweging wordt gemaakt tussen de individuele belangen van inwoners, collectieve belangen van Zwolle en de bestuurlijke realiteit van de gemeentelijke organisatie. De reflectie van de Ethische commissie helpt het gemeentebestuur een afweging te maken van de voors en tegens en het nemen van het uiteindelijke besluit. • Klankborden op aanvraag: de commissie kan om reflectie worden gevraagd bij complexe onderwerpen of ontwikkelingen. De raad, het College, het ambtelijk apparaat of de partners van de alliantie kunnen vragen aan de commissie stellen. • Ongevraagd signaleren.
De commissie kan een vraag stellen of een thema inbrengen rond onderwerpen waar zij risico’s ziet voor de samenleving of een blinde vlek constateert. Op dit moment is er nog weinig ervaring met een gemeentelijke Ethische commissie. Daarom wordt de werking ervan na anderhalf jaar geëvalueerd. Bij de evaluatie wordt er in ieder geval gekeken naar de aard en rol van de commissie, noodzaak van een instellingsbesluit en financiële dekking.
3/15
Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
2
Aanpak en methode
2.1
Doelgroepen
Datum
• • • •
Collegeleden Raadsleden Medewerkers en managers die in aanraking zijn geweest met de Ethische commissie; Commissieleden.
De medewerkers van gemeente Zwolle (algemeen) laten we in deze evaluatie nog buiten beschouwing, omdat de Ethische Commissie na anderhalf jaar nog niet volledig geland/bekend is binnen het ambtelijk apparaat. 2.1.1
Vragenlijsten In november 2023 zijn er twee vragenlijsten uitgezet om de ervaringen met de Ethische Commissie te achterhalen. Er is een vragenlijst ontwikkeld voor college- en raadsleden en een vragenlijst voor de ambtenaren binnen de gemeente Zwolle die wel eens in aanraking zijn geweest met de Ethische Commissie.
2.1.2
Groepsgesprek Om de ervaringen van de commissieleden te onderzoeken, heeft er op 20 november een groepsgesprek plaatsgevonden waarbij alle commissieleden aanwezig waren, de ethisch officer (Olga Rachtchoupkina) en de strategisch adviseur Kennis en Innovatie Zwolle (Henk Vonk). Het gesprek werd geleid door een onderzoeker van de afdeling Informatievoorziening.
2.2
Respons De vragenlijst voor college- en raadsleden is naar 48 personen verstuurd en door 12 personen volledig ingevuld (respons van 25%). Daarnaast was er nog één incomplete vragenlijst. De vragenlijst voor ambtenaren is naar 59 personen rechtstreeks verstuurd en door 10 personen compleet ingevuld. Ook hebben twee ambtenaren de vragenlijst ingevuld via een link die gedeeld is op de Sharepoint pagina van de gemeente Zwolle. De respons komt daarmee uit op ongeveer 20%. Er was ook één persoon die de vragenlijst wel is begonnen, maar niet heeft afgerond.
4/15
Datum Ons kenmerk
3
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
Uitkomsten vragenlijstonderzoek naar ervaringen met Ethische Commissie Hieronder zijn de resultaten van dit vragenlijstonderzoek uiteengezet.
3.1
College- en raadsleden Allereerst is er aan de college- en raadsleden gevraagd of ze wel eens in aanraking zijn geweest met de Ethische commissie. Bijvoorbeeld door contact te hebben gehad met de commissie of gehoord te hebben over het werk dat zij verrichten. Van de dertien respondenten gaven er zes aan dat ze inderdaad wel eens in aanraking waren geweest met de Ethische Commissie. De helft daarvan had wel eens van de commissie gehoord, terwijl de anderen aangaven daadwerkelijk een advies van de Ethische Commissie te hebben gelezen.
3.1.1
Rol Ethische Commissie Vervolgens is aan deze zes personen gevraagd welke rol de Ethische Commissie volgens hun heeft. Daar kwamen de volgende antwoorden op: • Adviserende en reflecterende rol • De objectieve adviseur op het gebied van ethische vraagstukken die de toenemende digitalisering met zich meebrengt • Onderzoeker en grensbewaker • Onafhankelijke toetsing en advies mbt digitale ethiek • Toezien op ethiek bij de inzet van digitalisering • Adviseren over ethische vraagstukken bij digitalisering
3.1.2
Beroep doen op Ethische Commissie Drie van de zes respondenten die in aanraking waren geweest met de Ethische Commissie, gaven aan dat ze wisten hoe ze een beroep konden doen op de Ethische Commissie of een vraag aan hun kon voorleggen. Hierbij werd twee keer ‘een e-mail sturen’ als optie genoemd en één keer ‘via de griffier’ genoemd. Dit betekent ook dat de helft van de respondenten aangaf niet op de hoogte te zijn van hoe er contact gelegd kan worden met de Ethische Commissie.
3.1.3
Stellingen over kennis van ethische aspecten Vervolgens zijn er een tweetal stellingen voorgelegd aan de respondenten (ook aan diegenen die eerder aan hadden gegeven niet in aanraking te zijn geweest met de commissie). Iets meer dan de helft van de respondenten is het oneens met de stelling dat ze in een nieuw voorstel of besluit over digitale innovaties voldoende geïnformeerd worden over ethische afwegingen die gemaakt zijn (zie Figuur 1). Ongeveer de helft van de respondenten geeft aan het eens te zijn met de stelling over dat zij voldoende kennis hebben om de ethische aspecten bij een ingebracht voorstel over digitale innovaties af te wegen, terwijl de andere helft het hier juist oneens mee is. 5/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
Figuur 1. Stellingen over kennis van ethische aspecten
In een nieuw voorstel of besluit over digitale innovaties word ik voldoende geïnformeerd 0 over de ethische afwegingen die zijn gemaakt
Ik heb voldoende kennis om de ethische aspecten af te wegen bij een ingebracht voorstel/ besluit over digitale innovaties
Helemaal oneens
3.1.4
Oneens
4
2
1
4
Neutraal
Eens
1
3
1
2
6
Helemaal eens
0
Weet ik niet
Reflectie Ethische Commissie Er is gevraagd aan de college- en raadsleden of zij wel eens een reflectie van de Ethische Commissie hadden gelezen. Zeven van de twaalf zeggen dit inderdaad gedaan te hebben. Aan deze personen zijn een aantal stellingen voorgelegd over de reflectie. Hieruit blijkt dat de reflectie de respondenten aan het denken zet, maar niet per se leidt tot andere keuzes/besluiten. De meningen verschillen met betrekking tot de leesbaarheid van de reflectie. De meesten zijn het oneens met de stelling over dat ze na het lezen van de reflectie een goed beeld hebben van wat er moet gebeuren om ethisch te handelen (zie Figuur 2). Figuur 2. Stellingen over de reflectie van de Ethische Commissie Na het lezen van de reflectie heb ik een goed beeld van wat er moet gebeuren om ethisch 0 verantwoord te handelen Ik vond de reflectie die de Ethische commissie 0 heeft opgeleverd goed leesbaar
2
1
Door de reflectie van de Ethische commissie, heb ik een andere keuze/ besluit gemaakt
De reflectie die de Ethische commissie oplevert, 0 heeft mij aan het denken gezet
Helemaal oneens
Oneens
3
1
Neutraal
2
2
2
1
4
Eens
1 0
3
3
Helemaal eens
0
1
1 0
1 0
Weet ik niet
De volgende antwoorden zijn gegeven op de vraag waarom men niet de reflectie van de Ethische Commissie had gelezen: • Niet aan toe gekomen 6/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie • •
3.1.5
Waarschijnlijk geen tijd of aandacht aan besteed, maar eerlijk gezegd heb ik ook geen idee of deze zijn overlegd aan de raad Ik ben sinds kort raadslid. Ben in mijn inwerkperiode/in het onboarding proces bij de gemeente Zwolle niet geïnformeerd over het bestaan van de ethische commissie
Onderwerpen voor de Ethische Commissie De respondenten is gevraagd of er het afgelopen jaar een onderwerp voorbij is gekomen die zij achteraf gezien graag aan de Ethische Commissie hadden willen voorleggen. Iedereen heeft aangegeven dat dit niet het geval is geweest. Ook werd er gevraagd of er voor komend jaar eventueel relevante onderwerpen voor de Ethische Commissie op de planning staan. Hier kwamen de volgende antwoorden op: • Dashboard in sociaal domein • In hoeverre en tot welk niveau we de staat van de stad irt verduurzamen (labels van woningen) obv meerdere datasets inzichtelijk kunnen krijgen en in hoeverre we dit wel of niet kunnen en daarmee willen delen via een website of digital twin. Eea is noodzakelijk om te bepalen waar we projectmatige accenten moeten leggen. Kan dit tot 5 cijferige postcode of zelfs tot 6 (straat) of 7 (huis) en wat is daarvoor nodig? • Digitale toegang tot armoede regelingen
3.1.6
Verbeterpunten Tot slot zijn de college- en raadsleden gevraagd of zij verbeterpunten konden benoemen voor de werkwijze van de Ethische Commissie. De volgende punten zijn hierbij benoemd: • Toegevoegde waarde laten zien. Ik kan mij een advies over camera’s herinneren dat nuttig was, maar het is mij onduidelijk wat de commissie verder doet. Ik moet zeggen dat ik ook geen behoefte heb aan 30 pagina’s aan advies als alles bijna perfect loopt • Geen, mooie start • Zichtbaarheid • Instellen inwerkperiode voor nieuwe raadsleden of raadsleden die tijdens een raadsperiode aantreden en daar Ethische commissie in meenemen. Ook gaven een aantal personen aan dat ze te weinig kennis hadden om een verbeterpunt te benoemen.
3.2
Ambtenaren
3.2.1
Ervaringen met de Ethische Commissie Allereerst is de respondenten gevraagd op welke manier ze wel eens in aanraking zijn geweest met de Ethische commissie. Bijvoorbeeld door contact te hebben gehad met
7/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie de commissie of gehoord te hebben over het werk dat zij verrichten. Hier werd als volgt op geantwoord: • • • •
• • • • • • • • • •
Op verschillende manieren, dichtbij en op afstand Tijdens de introductie en bij de beëdiging Niet in contact geweest Ik heb op 11 december jl een eerste gesprek gevoerd over ethiek en beheer in de openbare ruimte. En daarnaast is er aandacht in het MT Fysiek. Maar dus niet rechtstreeks met de commissie zelf. Geen directe betrokkenheid. Wel gelezen op intranet. Ik ben hier mee bekend via de ethisch officer en de presentatie in het MT Ik heb een ethisch vraagstuk laten voorleggen, maar die had geen betrekking op data en is daarom niet in behandeling genomen, wat ik jammer vind Door het project Grip op Zorg Gehoord van hun werk en van de reflecties ook gelezen, die over dashboards Aanschaf en ingebruikname van bodycams voor het team Toezicht openbare ruimte. Heb persoonlijk niet direct te maken gehad commissie, maar dit onderwerp is daar wel behandeld. Een project waarbij ik betrokken was is als casus gebruikt over gebruik sensoren/beeldinwinning in de stad Op diverse manieren zowel persoonlijk, via mail als in documenten en bij een online bijeenkomst met raadsleden. Ik heb van de Ethische commissie gehoord, ik weet dus van hun bestaan af.
Vervolgens is er aan deze personen gevraagd wat hun ervaring was met de Ethische Commissie. Daar kwamen veelal positieve reacties op: • Positief, leden hebben kennis van zaken • Helder verhaal. • Jammer dat zij zich alleen beperken tot data ethiek. we hebben geen verwijzing gekregen waar we dan wel dit ethische dilemma konden voorleggen • Constructief en meedenkend. • De vragen en opmerkingen waren lastig te beantwoorden want het waren vragen in de tegenwoordige en toekomstige tijd terwijl het project al was afgelopen • OK Ook gaven een aantal personen aan niet direct in contact te zijn geweest met de Ethische Commissie dus geen antwoord te kunnen geven op deze vraag. 3.2.2
Rol Ethische Commissie Vervolgens is de respondenten gevraagd welke rol de Ethische Commissie volgens hun heeft. Daar kwamen de volgende antwoorden op: • Reflecteren op activiteiten waar een ethische kant aan zit of kan zitten • Opstellen en borgen ethische kwesties binnen de gemeente Zwolle. • Te beginnen het vergroten van de bewustwording van morele verantwoordelijkheid, maar ook met elkaar voortdurend het gesprek voeren omdat dit laatste geen statisch begrip is. Dus zorgen voor laagdrempeligheid 8/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
• • • • • • • • • •
dat we vanuit verschillende invalshoeken kijken naar wat juist (in de zin van rechtvaardigheid, niet schadelijk e.d. voor anderen en/of in de samenleving) is, mogelijk is, doel is, belang is, maar ook het gesprek over de (eventuele) neveneffecten van wat wij doen dan van de middelen die wij benutten t.b.v. ons werk in het licht van onder meer de samenleving. Volgens mij adviseren over ethische vraagstukken bij automatiseringsopdrachten. Onafhankelijk oordelen en adviseren over ethische dilemma's ethische waakhond waar het gaat om data verzameling en gebruik Onafhankelijk bewaken van ethisch handelen door gemeente (gevraagd en ongevraagd) ons scherp houden op het verantwoord gebruik van data Beoordelen van digitaliseringsvraagstukken of -ontwikkelingen en daarop adviseren. Signaleren van risico's én kansen. Een kritisch spiegelende en adviserende rol Zorgen voor bewustwording, kennisbevordering, opstellen kaders, beoordelen relevante plannen/toepassingen, vraagbaak. Onafhankelijke kijk op zaken die spelen bij ethische kwesties. De slager kan eigenlijk niet zijn eigen vlees keuren. Gevraagd reflecteren op mogelijke ethische kwesties rondom digitaliseringsopgaven.
3.2.3
Beroep doen op Ethische Commissie Tien van de dertien respondenten gaven aan dat gaven aan dat ze wisten hoe ze een beroep konden doen op de Ethische Commissie of een vraag aan hun kon voorleggen. Hierbij werd veelal ‘via de ethisch officer’ als antwoord gegeven.
3.2.4
Stellingen over kennis van ethische aspecten Vervolgens zijn er drie stellingen voorgelegd aan de respondenten. Bijna iedereen gaf aan de meerwaarde te zien in de reflectie van de Ethische Commissie. Ook gaf bijna iedereen aan dat ze in staat waren om ethische dilemma’s te herkennen en deze af te kunnen wegen binnen een project of werkzaamheid. Niet iedereen weet echter hoe ze een verslag van de gemaakte overwegingen moeten maken (zie Figuur 3).
9/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie Figuur 3. Stellingen over kennis van ethische aspecten
Ik zie meerwaarde in de reflectie van de 0 Ethische commissie
5
7
Ik ben in staat om een verslag van de gemaakte ethische overwegingen te 0 1 maken
6
3.2.5
Oneens
Neutraal
1 1
4
Ik ben in staat om ethische dilemma’s te herkennen en deze af te wegen binnen 0 1 mijn projecten en werkzaamheden
Helemaal oneens
1
2 0
10
Eens
Helemaal eens
Weet ik niet
Reflectie Ethische Commissie Vervolgens is er via stellingen onderzocht wat de ambtenaren vonden van de reflectie van de Ethische Commissie. Uit de antwoorden blijkt dat niet iedereen wat hij of zij kan verwachten als men een stuk indient bij de Ethische Commissie. De meesten vonden dat de reflectie een goed beeld gaf van wat er moet gebeuren om ethisch verantwoord te handelen en vonden dat de reflectie goed leesbaar was. Er worden geen andere keuzes gemaakt op basis van de reflectie van de Ethische Commissie, maar de reflectie zet de ambtenaren wel aan het denken (zie Figuur 4). Figuur 4. Stellingen over de reflectie van de Ethische Commissie
Ik weet wat ik kan verwachten als ik een vraag of 0 1 stuk indien bij de Ethische commissie Na het lezen van de reflectie heb ik een goed beeld van wat er moet gebeuren om ethisch 0 1 verantwoord te handelen Ik vond de reflectie die de Ethische commissie 0 heeft opgeleverd goed leesbaar Door de reflectie van de Ethische commissie, heb ik een andere keuze/ besluit gemaakt
Helemaal oneens
Oneens
Neutraal
3
4
Eens
3
5
2
3
1
De reflectie die de Ethische commissie oplevert, 0 heeft mij aan het denken gezet
1
4
2
3
1
4
4
5
4
0
5
4
0
5
Helemaal eens
Weet ik niet
10/15
Datum Ons kenmerk
3.2.6
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie Onderwerpen voor de Ethische Commissie De respondenten is gevraagd of er het afgelopen jaar een onderwerp voorbij is gekomen die zij achteraf gezien graag aan de Ethische Commissie hadden willen voorleggen. Iedereen heeft aangegeven dat dit niet het geval is geweest. Ook werd er gevraagd of er binnenkort eventueel relevante onderwerpen voor de Ethische Commissie op de planning staan. Hier kwamen het volgende antwoord op: • De wet Open Overheid
3.2.7
Verbeterpunten Tot slot zijn de ambtenaren gevraagd of zij verbeterpunten konden benoemen voor de werkwijze van de Ethische Commissie. De volgende punten zijn hierbij benoemd: • Persoonlijk vind ik dat de Ethische commissie een sterkere positie mag krijgen binnen Zwolle. Alleen reflecteren is te vrijblijvend, ik denk meer richting een bindend advies dat opgevolgd dient te worden. • Format of kader waarin de projecteigenaar de reflectie ontvangt dit voorafgaand al delen • Betere aansluiting bij de diverse werkvelden en hun dagelijkse praktijk. En daardoor ontstaat er betere bekendheid. We gaan daar binnenkort in het nieuwe jaar mee aan de slag. • Ik zou het verbreden en niet beperken tot gebruik van data.
11/15
Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
4
Uitkomsten groepsgesprek Ethische Commissie leden
Datum
Op basis van een aantal onderwerpen, zijn de leden van de Ethische Commissie met elkaar in gesprek gegaan. Hieronder is van dit gesprek een verslag gemaakt. A. Ervaringen in de commissie en impact Sfeer in de groep ▪ De groepssamenstelling en dynamiek binnen de vergaderingen wordt als prettig, veilig en begripvol ervaren. Er is geen spanning in het gesprek aanwezig. Als er spanning is, is die op inhoud, niet op persoon. ▪ Als positief is ervaren dat er veel aandacht is geweest voor groepsvorming direct na de instelling van de commissie. ▪ Leden geven aan uit te kijken naar de commissievergaderingen. ▪ Binnen de vergaderingen is er veel aandacht voor het persoonlijke aspect. ▪ De omgeving wordt als veilig en inspirerend ervaren. Gesprek tijdens vergaderingen ▪ Inspirerende ervaring om van gedachten te wisselen. Leden scherpen de gedachten aan in gesprek met elkaar. Het is inspirerend om met verschillende mensen die verschillende achtergronden hebben te praten. ▪ Vaak heb je met specialisten op één gebied te maken. Normaal gesproken spreek je weinig juristen en toekomstverkenners, ambtenaren. Het is verrijkend om met mensen van verschillende achtergronden van gedachten te wisselen, eigen mening verandert ook. We geven elkaar de ruimte om gedachten uit te spreken. Feedback vanuit de gemeente ▪ Als minpunt wordt aangegeven dat de feedback van de gemeente nog achterblijft.
Wat wordt er met de reflectie gedaan b.v. door de wethouder of het college of binnen het ambtelijk apparaat? Wij (de commissie) zenden en het wordt ontvangen maar weinig reactie over hoe ermee wordt omgegaan. ▪ Meer feedback vanuit de organisatie willen horen. Nu is het een ‘zwart gat’ voor de commissieleden. Impact van de commissie ▪ Bij ‘succes’ is het best lastig om impact van de commissie te benoemen, alles gaat goed. In Deventer, bijvoorbeeld, waar drones voor Handhaving op bestemmingsplannen worden ingezet, zal de impact van het commissiewerk veel zichtbaarder kunnen zijn. ▪ Ethiek zegt voor een heel grote groep mensen eigenlijk heel weinig. B. Vergaderfrequentie Frequentie is afhankelijk van het aantal vraagstukken. Voor nu wordt het als voldoende ervaren. C. Samenstelling van de commissie ▪ In hoeverre is er nog meer behoefte aan verdieping in tech-filosofie? Dat is interessant; goed om kritisch te kijk naar hoeveel “extra” tijd dit gaan kosten. 12/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie ▪ ▪ ▪
▪
▪
▪ ▪ ▪
Op dit moment vinden leden de samenstelling afdoende en werkbaar. Het voorstel is om per onderwerp te kijken of er verdieping nodig is. Het moet geen wisselende samenstelling worden, dan verandert de dynamiek, de veiligheid komt onder druk te staan. In theorie mis je in de samenstelling van de commissie de stem van de gemeente. Er zijn echter 2 secretarissen vanuit de gemeente aanwezig, waarmee dit voldoende wordt ondervangen. Er is daarmee nu een goede balans om toelichtende inbreng vanuit de ambtelijke/bestuurlijke organisatie te hebben tijdens de vergaderingen. Het is belangrijk om de rollen zuiver te houden, zodat ambtenaren de commissie niet in een bepaalde richting sturen. De voorzitter bewaakt deze rollen. Gesproken over expertise over AI. De voorzitter beschikt over voldoende kennis op dit gebied (geeft er les in) en weet verdiepende expertise aan te boren als het nodig is. Zit de commissie in eigen bubbel: leeftijd, vrouw/ man/ opleidingsniveau enz.? Het is goed om bewust te blijven of er nog perspectieven buiten de commissieleden zijn. Wat is representativiteit? Dit punt is belangrijk bij inwonerstoetsing en minder relevant in de samenstelling van de commissie. Vanuit sociaal-constructivistische benadering: de werkelijkheid is afhankelijk van hoe je er na kijkt. Bijvoorbeeld: is het goed of fout, of kijk je na gedragscodes.
Het zal commissie helpen om onszelf te trainen in diverse ethische begrippen, zoals, bijvoorbeeld, ethiek en moraliteit.
D. Hoe kijk je aan tegen de opbrengst van de commissie ▪ De opbrengst vanuit de commissie vinden de leden goed. Echter hebben wij weinig zicht op hoe dat verder binnen de organisatie wordt opgepakt. ▪ De opbrengt van de commissie vinden de leden vrij praktisch van aard. Bij beeldherkenning heeft de commissie, bijvoorbeeld, de grens opgezocht: wat vinden Zwollenaren acceptabel bij inzet van technologie. Dit is concreet. ▪ Er kan bijvoorbeeld naar show-cases gezocht worden waarbij concrete ethische overwegingen benoemen worden; zo maak je opbrengst nog praktischer. ▪ Belangrijk is dat de reflectie een spiegeling is, waardoor de commissie misschien opener, toegankelijker en benaderbaar is. ▪ De doelgroep voor de commissie is het bestuur, strategen en beleid. De gebruikte taal (formulering) in de reflectie sluit daarop aan. Als er behoefte is binnen de ambtelijke organisatie, zal de reflectie naar praktische handelingen vertaald moeten worden. Wellicht is er ook een rol voor de communicatieafdeling hierin. Nadere toelichting (‘vertaling) van de reflectie zal de transparantie en toegankelijkheid voor een breder publiek vergroten. Dit vraag echter om inzet vanuit de gemeente. ▪ Bij ‘versimpeling’ van de reflectie wordt deze ook minder nauwkeurig. ▪ Het is begrijpelijk dat veel lezers vaak naar een direct toepasbaar antwoord zoeken.
Een groep lezers zal zeggen: wat is de uitkomst en hoe voer ik het uit. Een andere groep zal meer behoefte hebben aan uitleg waarom we dit moeten doen, die mogen ook twijfelen over het antwoord. 13/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie
E. Het proces en methodiek ▪ Bij de start van elk thema zijn er elke keer projectleiders aangeschoven om hun casus in de commissie toe te lichten. De commissieleden vinden dit zeer waardevol en spreken opnieuw hun dank uit voor de genomen tijd en moeite. ▪ De toelichting door projectleiders en mogelijkheid om vragen te stellen, hebben enorm geholpen om een beter beeld te krijgen over het vraagstuk. ▪ Commissieleden geven aan goed voorzien te zijn van informatie om over na te denken, met name ook over de projecten. ▪ Het is prettig om de tijd te hebben voor het nadenken en de beeldvorming. Zo kunnen we de beperkte tijd in de commissie benutten om ‘to the point’ te komen. ▪ De voorzitter stuurt fijn en zacht daar waar het nodig is. ▪ De verslaggeving is herkenbaar en fijn. ▪ Het wordt als positief ervaren dat de commissieleden een open blik hebben zonder vaste verwachting van de uitkomst. Hierdoor gaat het gesprek alle kanten op en zijn de uitkomsten ook verrassend. ▪ Open vizier is belangrijk voor de commissie. Dit past goed bij onze rol. ▪ Verslag mag directer met iedereen worden gedeeld, zonder eerst afstemming met de voorzitter. Het mag zelfs een ruwe versie zijn waar nog aan geschaafd wordt. Zo is het gesprek nog vers in het geheugen en worden alle leden er eerder in meegenomen. ▪ ▪
▪
▪
De werkwijze is goed en is helpend tot de conclusie te komen en deze goed te beargumenteren. De vergadering is goed gestructureerd: agendavoering, je weet waar je het over gaat hebben, er is een logisch stappenplan. Er is ruimte om ideeën uit te wisselen en alsnog tot de conclusie te komen. Wordt opgemerkt dat er een belangrijke toevoeging aan de werkwijze aan het begin was gedaan, namelijk dat we de waarde expliciet benoemen. Deze exercitie moet geen invullijstje worden en is bedoeld om vanuit verschillende waarden te kijken, en dan de stap te maken naar de scheuring, conflict ertussen. Sturende principes (worden nu in Zwolle uitgewerkt) is een mooie managementsystematiek en is handig voor sturing. Het ontslaat de commissie niet van de verplichting om over andere (belangrijke) waarden na te denken. De commissie kijkt veel breder naar impact.
F. Inwonersparticipatie ▪ De commissie heeft dit breed aangevlogen, ook de stakeholders participatie. ▪ Het is wel ingewikkeld om elke keer een andere methodiek te gebruiken. Is goed om na te denken of de commissie tot een vaste aanpak kan komen. Het toevoegen van één inwoner aan de commissie zal niets oplossen. Ten slotte zijn vier commissieleden inwoners van Zwolle. ▪ Het wordt als sterk en positief ervaren dat de commissie goede input heeft gekregen van de inwoners en van de stakeholders. Het is wenselijk een herhaalbaar model te ontwikkelen. ▪ Een idee is om een soort vast panel te hebben. 14/15
Datum Ons kenmerk
Januari 2024 Evaluatie Ethische Commissie ▪
▪
Geïnspireerd door het voorstel van Fontys, benadrukt de commissie de link naar inwoner en journalistiek nog beter te benutten en nog beter te benoemen in de reflecties. Samenvattend: we hebben inwonersparticipatie voortdurend op het netvlies maar zoeken nog naar een passende methodiek.
G. Agendasetting ▪ In Eindhoven (o.l.v. Ben Kokkeler) krijgt de commissie alle vraagstukken te zien en daaruit kan de commissie zelf kiezen. ▪ Hoe weten we binnen de commissie dat we over de juiste onderwerpen hebben? Nu leunen de agendaonderwerpen sterk op de voorzitter en secretaris. Moeten we dit op een andere manier organiseren? ▪ Bijvoorbeeld 1k/ 2 maanden de lijst met alles wat er speelt aan de commissie voorleggen, zodat de commissie op basis daarvan de agenda bepaalt. ▪ Binnen de gemeente worden de data-teams en een expert-team gevormd. Via deze teams heb je een mooie dekking binnen de organisatie, maar dit zal nog niet volledig zijn. Sommige dingen kunnen ook buiten deze teams geregeld zijn. Bovendien kunnen ethische dilemma’s bij meer dan alleen de data-vraagstuk spelen. ▪ Belangrijk om te kijken hoe je de onderwerpen in beeld brengt en daaruit een keuze maakt. ▪ Wat er te verwachten is geeft al een goed inzicht. ▪ ULMC gebruikt hun data voor de voorspellingen. Interessante vraag voor de gemeente kan zijn: hoe deel je data zodat je de ethische grenzen niet overschrijdt.
15/15