Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel

voorstel

Raadsvoorstel Datum

26 mei 2026

Onderwerp Versienummer

Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 1

Portefeuillehouder

Anja Roelfs

Samenvatting Per 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. De nieuwe Archiefwet vormt voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aanleiding om zich terug te trekken als bestuurlijke partner bij regionale archiefcentra, zo ook binnen de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. De colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen en de provincie Overijssel hebben besloten tot de gemeenschappelijke regeling toe te treden. Daarbij is de zetelmethodiek aangepast. Dit betekent een wijziging van de huidige Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025. De raad wordt voorgesteld om geen zienswijze op het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling in te dienen. Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Budgetnummer

322 Cultuur aantrekkelijke stad Nee

Bijlagen Bijlage 1 – Wijzigingsbesluit gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027 Bijlage 2 – Wijzigingsbesluit gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 versus 2027

Openbaarheid Openbaar Geheim

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. Kennis te nemen van het voorstel tot wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025 zoals opgenomen in bijlage 1 (wijzigingsbesluit). 2. Geen zienswijzen in te dienen op de gewijzigde Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027 (conform art. 1, tweede en derde lid, van de Wgr).

1/6

voorstel

Datum

26 mei 2026

Inleiding Gemeente Zwolle, Deventer en Ommen hebben de wettelijke verplichte taak voor archiefbeheer bij Collectie Overijssel ondergebracht. Dit geldt ook voor de archieven van rijksinstellingen in provincie Overijssel. De gemeenten en het rijk hebben zich daartoe verenigd in een gemeenschappelijke regeling, namelijk: Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025. Er zijn een drietal ontwikkelingen waardoor de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2027 moet worden gewijzigd. De invoering van de nieuwe Archiefwet (naar verwachting per 1 januari 2027) leidt tot een herijking van de positie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Dit betekent dat de minister van OCW zich terugtrekt als bestuurlijke partner bij alle regionale archiefcentra in Nederland en zich gaat richten op zijn rol als toezichthouder en beleidsmaker. Met Collectie Overijssel worden nieuwe overeenkomsten gesloten voor het beheer van de bestaande archieven. Terugtrekking uit de GR Collectie Overijssel 2025 zal per 1 januari 2027 in werking treden. De colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen hebben besloten om per 1 januari 2027 tot de gemeenschappelijke regeling toe te treden. Provincie Overijssel zou aanvankelijk ook per 1 januari 2027 toetreden, maar heeft onlangs besloten haar toetreding uit te stellen naar 1 juli 2027.

De provincie staat wel in het voorliggende wijzigingsbesluit opgenomen en zal om die reden een zienswijze indienen. De zetelmethodiek voor het Algemeen Bestuur wordt gewijzigd. Elke GR-deelnemer krijgt minimaal één zetel in het Algemeen Bestuur, ongeacht de omvang van het archief. De gezamenlijke zetel voor alle deelnemers met minder dan 500 strekkende meter archief komt daarmee te vervallen. De zetelmethodiek van het Dagelijks Bestuur blijft ongewijzigd. Op basis van de Wgr (art. 1, tweede en derde lid) wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld om binnen acht weken zienswijzen in te dienen op het voorstel om de gemeenschappelijke regeling te wijzigen. Nadat ook de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze naar voren te brengen en binnengekomen zienswijzen verwerkt zijn in een definitief wijzigingsvoorstel, zal de gemeenteraad op basis van dat definitieve wijzigingsvoorstel afzonderlijk worden gevraagd om toestemming te verlenen voor het instemmen met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. Hiervoor volgt een afzonderlijk raadsvoorstel. Aan de raad wordt voorgesteld om op het voorstel tot wijziging van de GR geen zienswijzen in te dienen. Kader - De Wet Gemeenschappelijke Regelingen 2022.

(wetten.nl - Regeling - Wet gemeenschappelijke regelingen - BWBR0003740) Beoogd effect De gemeenschappelijke regeling te actualiseren. De uittreding van het Rijk, de toetreding van gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen en de nieuwe zetelverdeling worden met deze wijziging formeel bekrachtigd, conform de wet Gemeenschappelijke Regelingen.

2/6

voorstel

Datum

26 mei 2026

Argumenten 1.1 Collectie Overijssel sluit nieuwe overeenkomsten met het Rijk zodat uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling zorgvuldig kan worden afgewikkeld. Het uittredingsproces wordt conform de gemeenschappelijke regeling doorlopen. Hier liggen een uitreedbesluit van de minister van OCW, een delegatiebesluit, een SPUK-regeling, een bestuursconvenant en een uittreedplan aan ten grondslag. Op 6 februari 2026 heeft het dagelijks bestuur met desbetreffende uittredingsdocumenten ingestemd. Collectie Overijssel blijft het archiefbeheer op de bestaande rijksarchieven in provincie Overijssel uitvoeren. Per 1 januari 2027 komt er geen nieuw archief meer bij. Collectie Overijssel ontvangt hiervoor jaarlijks een Specifieke Uitkering (SPUK) ter hoogte van € 2.424.000, dit bedrag is gelijk aan de huidige GR-bijdrage van het Rijk. Daarnaast ontvangt Collectie Overijssel eenmalig frictiekosten en transitiemiddelen ten behoeve van de doorontwikkeling van een e-depot. 1.2 Toetreding van gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen en de provincie Overijssel tot de gemeenschappelijke regeling zal een positieve uitwerking hebben op de samenwerking op het gebied van archiefbeheer. Voor Collectie Overijssel is de beoogde toetreding van de voornoemde gemeenten een positieve en wenselijke ontwikkeling.

De Gemeenschappelijke Regeling wordt hierdoor versterkt en krijgt een bredere Overijsselse uitstraling. Door het voorgenomen vertrek van het Rijk uit de GR zou met gemeente Zwolle, Deventer en Ommen een smalle bestuurlijk basis overblijven. Toetreding van andere gemeenten tot de GR betekent ook een spreiding van de financiële risico’s. Collectie Overijssel kan met de GR-bijdrage van nieuwe deelnemers een efficiency slag maken binnen de organisatie, wat op lange termijn een daling van de GR-bijdrage kan betekenen. Daarbij dragen de toetredende gemeenten middels hun GR-bijdrage straks bij aan de investering in het nieuwe collectiecentrum in Deventer. 1.3 Een wijziging van de zetelmethodiek draagt bij aan de gelijkwaardigheid binnen de gemeenschappelijke regeling. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft geen zetelverdeling voor een Algemeen Bestuur voor, dit wordt in de regeling zelf vastgelegd. In de huidige zetelmethodiek van de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025 is bepaald dat deelnemers met <500 strekkende meter archief een gedeelde zetel in het Algemeen Bestuur moeten aanvaarden.

3/6

voorstel

26 mei 2026 Datum Gemeente Ommen heeft middels een ingezonden brief d.d. 17 september 2025 aan de leden van het Algemeen Bestuur kenbaar gemaakt het oneens te zijn met de huidige zetelverdeling. Deze methodiek zal in de nieuwe situatie, waarbij nog drie kleinere gemeenten zullen toetreden, niet meer werkbaar zijn. Indien deze groep van kleine gemeenten gezamenlijk meer dan 2.000 meter archief onderbrengt, zou het disproportioneel zijn wanneer zij slechts één gezamenlijke zetel in het Algemeen Bestuur zouden hebben. De huidige methodiek doet dan onvoldoende recht aan hun gezamenlijke belang en invloed. Hierop heeft het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur de huidige methodiek heroverwogen. Tijdens het overleg van het Dagelijks Bestuur op 6 februari jl. is door de bestuurders ingestemd met het voorstel om de zetelverdeling aan te passen. Middels deze wijziging krijgen alle GR-deelnemers minimaal één zetel in het Algemeen Bestuur en daarmee inspraak op belangrijke onderwerpen. Gemeente Zwolle en gemeente Deventer hebben beiden twee zetels binnen het Algemeen Bestuur, dit vanwege de omvang van het archief. Het is een logische verdeling, omdat een gemeenschappelijke regeling ervoor bedoeld is om gemeenschappelijke belangen en taken te behartigen.

Alle deelnemers een stem geven en actief laten participeren en bijdragen binnen de regeling, zal een positief effect hebben op de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten op het gebied van archiefbeheer. Voor besluitvorming is een meerderheid nodig (in de nieuwe situatie zijn dat vijf stemmen), de invloed van gemeente Zwolle staat met twee zetels dan nog steeds in verhouding tot het aandeel archief en de hoogte van GR-bijdrage. 2.1 De gewijzigde gemeenschappelijke regeling sluit met de voorgestelde wijzigingen aan op de actuele situatie. Een wijziging van de gemeenschappelijke regeling maakt de uittreding van het Rijk mogelijk, de toetreding van gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen en een wijziging in de zetelmethodiek. Alternatieve mogelijkheden Archiefbeheer kan ook in een andere vorm worden georganiseerd, bijvoorbeeld in eigen beheer. Gemeente Zwolle heeft ervoor gekozen om dit extern te beleggen bij een gespecialiseerde archiefinstelling in de vorm van een GR. Maatschappelijk draagvlak & participatie Niet van toepassing: het betreft hier een (wets)technische aanpassing van een bestaande gemeenschappelijke regeling. Communicatie De gewijzigde gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel wordt gepubliceerd op https://wetten.overheid.nl Duurzaamheid n.v.t.

Financiën Door toetreding van nieuwe partijen nemen de structurele baten toe; GR-deelnemers betalen een jaarlijkse GR-bijdrage. Tegelijkertijd nemen met de toetredingen de lasten toe, wat leidt tot een neutraal resultaat. Een hoger aantal GR-deelnemers maakt een efficiencyslag binnen de organisatie van Collectie Overijssel mogelijk, dit kan uiteindelijk tot een financieel voordeel leiden.

4/6

voorstel

Datum

26 mei 2026

Na het uittreden van het Rijk per 1-1-2027 vindt de rijksbekostiging plaats op basis van een SPUK. De Rijksbijdrage wordt bevroren op het niveau van de laatste lumpsum bijdrage van het Rijk als partner in de GR (€ 2.424.000). Jaarlijkse indexering van de SPUK is mogelijk, maar is geen zekerheid. Risico’s 1. De voorgenomen uittreding van het Rijk kan een financieel risico zijn, omdat niet zeker is dat de Rijksbijdrage de komende jaren wordt geïndexeerd. Kosten die buiten de bijdrage vallen zullen dan moeten worden opgevangen binnen de exploitatie. Dit kan effect hebben op de dienstverlening van Collectie Overijssel. 2. De eenmalige verhuiskosten voor de rijksarchieven worden niet (volledig) gedekt door het Rijk. Collectie Overijssel werkt aan de bouw van een nieuw collectiecentrum in Deventer. In de periode 2028-2030 staat de verhuizing van de archieven gepland. De verhuizing brengt voor alle deelnemende partijen (GR-deelnemers en DVO-partners) eenmalige verhuiskosten met zich mee. De verhuiskosten zijn niet in het uittredingsbesluit met het Rijk meegenomen. Het Rijk heeft toegezegd de verhuiskosten van de rijksarchieven zelf te zullen bekostigen. Collectie Overijssel is hier momenteel met het Rijk over in gesprek. NB: over de incidentele verhuiskosten van het archief van gemeente Zwolle wordt de raad binnenkort geïnformeerd. 3.

Een risico kan zijn dat de toetredende gemeenten of een van de andere deelnemers niet aan de financiële verplichtingen kan voldoen. Hiertoe zijn in de gemeenschappelijke regeling beschermende bepalingen opgenomen. Vervolg In de gewijzigde gemeenschappelijke regeling wordt ook Provincie Overijssel genoemd als voorgenomen toetreder. Echter, de provincie heeft besloten om niet per 1 januari 2027 toe te treden. De beoogde toetredingsdatum is 1 juli 2027. De provincie zal daarom een zienswijze indienen op de voorliggende wijziging. De gemeenschappelijke regeling wordt hier vervolgens op aangepast. De definitieve gemeenschappelijke regeling zal na het aflopen van de zienswijzeperiode met de raad worden gedeeld.

Openbaarheid Dit raadsvoorstel en alle bijlagen zijn openbaar.

5/6

voorstel

Datum

26 mei 2026

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

6/6