Raadsvoorstel Veiligheidsregio IJsselland Jaarstukken 2023 - kadernota 2025 - programmabegroting 2025

voorstel

Raadsvoorstel Datum

22 april 2024

Onderwerp Versienummer

Veiligheidsregio IJsselland: Jaarstukken 2023 - kadernota 2025 programmabegroting 2025 1

Portefeuillehouder

Peter Snijders

Samenvatting Conform de Wet Gemeenschappelijke Regeling biedt de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ) de volgende stukken aan; de Jaarstukken 2023 ter kennisname, de Kadernota 2025 ter kennisname, de concept Programmabegroting 2025. Op het laatste stuk is een zienswijze mogelijk.

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Budgetnummer

722 Fysieke veiligheid Ja

Bijlagen 1. Jaarstukken 2023 2. Kadernota 2025 3. Concept programmabegroting 2025 4. Zienswijze programmabegroting 2025

Openbaarheid Openbaar Geheim

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 Kennis te nemen van de Jaarstukken 2023; 2 Kennis te nemen van de uitgangspunten uit de Kadernota 2025; 3 In te stemmen met de concept Programmabegroting 2025 en hierover de bijgevoegde zienswijze in te dienen.

1/7

voorstel

22 april 2024 Datum Inleiding Conform de Wet Gemeenschappelijke Regeling biedt de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ) de volgende stukken aan: 1. de Jaarstukken 2023 ter kennisname. Hierop is geen zienswijze mogelijk. 2. de Kadernota 2025 ter kennisname (dit zijn de beleidsmatige en financiële kaders voor het programma en de begroting 2025). Hierop is geen zienswijze mogelijk. 3. de Concept Programmabegroting 2025. Hierop is zienswijze mogelijk. Aankomend jaar zal er anders uit gaan zien dan de vorige jaren van de VRIJ. Waarbij men voorheen de lijn hanteerde om de gemeentelijk bijdragen met uitzondering van autonome kostenstijgingen, niet te laten stijgen, gaat dat aankomend jaar niet lukken. Er zijn noodzakelijke investeringen nodig om de brandweerzorg te kunnen waarborgen op dit niveau. Een aantal ontwikkelingen, denk aan informatieveiligheid en de invoering van de omgevingswet, leidt mogelijk tot meerkosten die niet structureel uit de begroting gefinancierd kunnen worden. Dit geldt ook voor de opgave om een toekomstbestendige uitrukorganisatie voor de brandweer te creëren, binnen de kaders die door Europese regelgeving gesteld worden. Dergelijke ontwikkelingen leiden tot nieuw beleid, zonder dat bestaand beleid kan worden afgebouwd.

Kader - Wet gemeenschappelijke regeling - Wet Veiligheidsregio Beoogd effect De raad informeren over de realisatie van de financiële en beleidsmatige doelen van Veiligheidsregio IJsselland binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders. Wij stellen voor een zienswijze in te dienen conform bijlage. Argumenten 1. Kennis nemen van de resultaten van de VRIJ in de Jaarstukken 2023. Jaarrekening 2023 De jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio IJsselland sluit af met een positief saldo van 652.000 euro. Hiervan betreft 490.000 euro niet benutte BDUR-gelden. Deze in 2023 ontvangen rijksgelden, in totaal bijna 1,3 miljoen euro, zijn bedoeld voor het versterken van de crisisbeheersing, de informatiepositie en de informatie-uitwisseling. In 2023 konden deze nog niet volledig worden aangewend voor de projecten die hiertoe gestart zijn. Het resultaat over 2023 bedraagt 651.904 euro. Voorgesteld wordt om het resultaat voor de volgende onderdelen aan te wenden: • Implementatie MS365 (490.000 euro). Ten behoeve van de implementatie van Microsoft 365 in de loop van 2024 wordt voorgesteld om een bedrag van 490.000 euro te reserveren uit het overschot van de ontvangen BDuR-gelden vanuit het Rijk. Voor het kunnen creëren van een integraal platform voor versterking van crisisbeheersing ontstaat een noodzaak om beter (digitaal) te kunnen samenwerken.

Met de transitie naar MS365 komen we tot een toekomstbestendige digitale werkplek die past in deze ontwikkeling. De huidige Microsoftomgeving is aan een grondige upgrade toe en wordt binnen afzienbare tijd niet meer ondersteund. Hierdoor ontstaat instabiliteit in de werkomgeving en zijn we niet in staat de 2/7

voorstel

Datum

•

•

•

22 april 2024 informatieveiligheid conform de BIO te waarborgen. Het beoogd effect is dat de organisatie in staat is de komende jaren op een betrouwbare, integere en dus veilige manier taken als het verkrijgen van informatie, delen van kennis, communiceren met collega’s/ketenpartners, verwerken van data en het plannen en organiseren van activiteiten uit te voeren. Dotatie egalisatiereserve opleiden en ontwikkelen (100.000 euro). Door de hoge uitstroom van vrijwilligers en beroepspersoneel binnen de afdeling Brandweerzorg en het op peil houden van het korps, zijn er in 2023 extra klassen gestart voor (aspirant) manschappen. Mede voor het dekken van de hoge kosten is in de loop van 2023 besloten om de egalisatiereserve voor opleiden en ontwikkelen af te romen met een bedrag van 100.000 euro. Met het oog op de hoge kosten die er in 2024 ook nog zullen zijn, wordt voorgesteld om de egalisatiereserve voor opleiden en ontwikkelen aan te vullen met een bedrag van 100.000 euro. Hierdoor wordt de mogelijkheid gecreëerd voor eenmalige dekking van de hogere kosten voor opleiden en ontwikkelen voor 2024. Vanaf de begroting van 2025, onder voorbehoud van vaststelling van de begroting 2025 in juli, zullen de hogere kosten voor opleiden en ontwikkelen worden gedekt vanuit een aanvullende, structurele bijdrage vanuit de deelnemende gemeentes.

Dotatie Algemene Reserve- Negatief resultaat 2022 (33.939 euro). Voorgesteld wordt om de algemene reserve aan te vullen met het negatieve resultaat van 2022 ad 33.939 euro. Dit om te voldoen aan het besluit van het algemeen bestuur dat de Algemene Reserve tenminste 1.000.000 euro groot is. Dotatie Algemene Reserve- Weerstandsvermogen (27.965 euro). Het overige deel van het jaarrekeningresultaat over 2023 ad 27.965 euro wordt voorgesteld toe te voegen aan de Algemene Reserve ten behoeve van het weerstandvermogen van de veiligheidsregio. Het algemeen bestuur heeft besloten dat wanneer het jaarrekeningresultaat het toelaat te overwegen de algemene reserve aan te vullen (binnen het streven om een algemene reserve aan te houden tussen de 1,0 – 1,5 miljoen euro ten behoeve van het weerstandsvermogen). Daarmee bedraagt de reserve 1.027.965 euro.

Accountant bevindingen Tegen de verwachtingen in heeft de accountant geconstateerd dat de rechtmatigheidsgrens van 3% toegestane foutmarge is overschreden. Voor de Veiligheidsregio geldt op basis van de begroting een 3%-tolerantiegrens van € 1,6 mln. De accountant concludeert dat met een totaal aan rechtmatigheidsfouten van € 1,73 mln deze tolerantiegrens met een ton is overschreden. Deze rechtmatigheidsfouten hebben allen betrekking op het niet juist cq tijdig aanbesteden. Onderstaand zijn de bevindingen en de opvolging daarvan nader beschreven: •

•

In 2023 is een overbruggingsovereenkomst afgesloten van 6 maanden na afloop van de raamovereenkomst voor inhuur van personeel tot schaal 9. De argumentatie voor het afsluiten van de overbruggingsovereenkomst blijkt onvoldoende juridische grondslag te hebben waardoor de periode van overbrugging tot de nieuwe gunning (cf aanbestedingsprocedure na overbrugging gegund) als financieel onrechtmatig betiteld is. Ter voorkoming van deze onrechtmatigheid naar de toekomst zal bij de planning in de aanbestedingskalender extra aandacht besteed gaan worden aan de doorlooptijden en eventuele risico’s van vertraging. In de loop van 2023 is geconstateerd dat licenties voor de (digitale) werkplekomgeving ten onrecht niet tijdig zijn aanbesteed. Hierop zijn maatregelen getroffen om te komen tot aanbesteding van de nieuwe werkplekomgeving in 2024/2025. Dit heeft als gevolg dat de kosten over heel 2023 en deels 2024 financieel onrechtmatig zijn tot aan de overgang naar de 3/7

voorstel

Datum

•

22 april 2024 nieuwe werkplekomgeving. Ter voorkoming van deze onrechtmatigheid naar de toekomst zal, net als het voorgaande punt, bij de planning in de aanbestedingskalender extra aandacht besteed worden aan de doorlooptijden en eventuele risico’s van vertraging. Op 31 mrt. 2023 heeft de VR samen met de GGD een aanbestedingstraject gestart op inhuur van Flexibele Arbeid, waaronder een apart perceel voor personeel vanaf schaal 10. Op dit specifiek perceel (Perceel 4: Detachering voor functies in schaal 10 en hoger) heeft de aanbesteding niet tot inschrijvingen geleidt. De VR is daarna volgens interne procedures en de aanbestedingsregels per opdracht tot overeenstemming met leveranciers gekomen. Achteraf blijken niet de juiste stappen te zijn doorlopen na een niet succesvolle aanbesteding waardoor de verschillende opdrachten als onrechtmatig beschouwd worden. De VR gaat onderzoeken welke contractvorm het beste past bij de verschillende vragen voor de inhuur van personeel vanaf schaal 10 en de veranderende arbeidsmarktomstandigheden. De uitkomst bepaalt welke (aanbestedings)procedure naar de toekomst gevolgd wordt.

Bovenstaande heeft tot gevolg dat het DB de rechtmatigheidsbevindingen met terugwerkende kracht moet verantwoorden om een goedkeurende verklaring voor getrouwheid te krijgen van de accountant. Dit proces is inmiddels in gang gezet. Jaarverslag 2023 In 2023 waren de volgende zaken eveneens opvallend: a. Alle activiteiten die door de covid-19 crisis of de vluchtelingencrisis tot stilstand gekomen waren, of beperkt waren uitgevoerd, zijn weer als vanouds opgepakt. Hierbij gaat het op opleiden, trainen en oefenactiviteiten voor de crisis/brandweerorganisatie en activiteiten op het gebied van Veilig leven. b. Er is samengewerkt met de gemeenten om de opvang van zowel de Oekraïners als de asielvluchtelingen te organiseren. De veiligheidsregio heeft primair de coördinatie gehad. Vanaf 2024 is dit belegd bij de gemeente Deventer. c. Er hebben zich 6 GRIP incidenten voorgedaan en bij 7 dreigende situaties heeft het ROT opgeschaald, voorbereidingen en gemonitord. d. De brandweer is ongeveer 3000 keer gealarmeerd en dat is een lichte daling vergeleken het jaar daarvoor. Van de meldingen was de brandweer bij 95.8% aanwezig binnen de gestelde opkomstnormen. e. De natte zomer heeft geleid tot minder natuur- en bermbranden. Wel is er een significante(50%) stijging van het aantal branden waarbij voertuigen betrokken zijn. f. Het aantal woningbranden stijgt.

Dat is in IJsselland ook het geval met circa 3%. g. Er is in 2023 gewerkt aan een breed gedragen maatregelenpakket om de CO2 uitstoot van de organisatie in 2025 met 50% te reduceren. De veiligheidsregio IJsselland van om die reden in 2023, als eerste veiligheidsregio, gecertificeerd op niveau 3 van de co2prestatieladder. h. Eind maart 2023 ging de nieuwe meldkamer Oost-Nederland (MKON) in Apeldoorn van start. De rechtspersoon gemeenschappelijke regeling MON is per 1 juli 2023 opgeheven en de financiële/materiële afwikkeling zijn geregeld. 2. Kennis nemen van de uitgangspunten van de Kadernota 2024 De beleidsmatige kaders staan beschreven in de strategische beleidsagenda 2023-2026. De hoofdlijnen uit de beleidsagenda van de veiligheidsregio IJsselland zijn:

4/7

voorstel

22 april 2024 Datum “Het vanuit de wettelijke basis toewerken naar een breder IJssellands fundament. Dat fundament bestaat uit vijf onderdelen: 1. Samenwerken met onze partners, collega veiligheidsregio’s, collega’s in het aangrenzend deel van Duitsland, organisaties en inwoners. Én deze samenwerking waar nodig versterken. 2. Helpen: daar waar we gevraagd worden en we waarde kunnen toevoegen. 3. Flexibel en adaptief opereren en blijven leren en ontwikkelen, zowel in de operatie als in de bedrijfsvoering. 4. Transparant en voorspelbaar zijn in brede zin, van de aanpak van crises tot de financiële verantwoording. 5. Informatie gestuurd werken: proactief informatie verzamelen, verrijken en delen” Financiële kaders De budgettaire kaders zijn overeenkomstig de geldende afspraken. Ten tijde van het schrijven van de Kadernota waren enkele voorstellen met financiële consequenties nog onderwerp van gesprek in het bestuurlijke besluitvormingsproces. Dit zijn: - Het op peil houden van de kwaliteit en capaciteit van de brandweermedewerkers door verhoging van het opleidingsbudget. Hiervoor is een structurele verhoging van het opleidingsbudget nodig van 250.000 euro. - Maatregelen in Kampen om de 24/7 brandweerdekking veilig te stellen. De kosten van de meest sobere variant om dit probleem op te lossen, zijn 360.000 euro structureel.

Daarnaast is er een aanpassing aan de kazerne nodig, die jaarlijks 20.000 euro kost. - Harmonisatie van de beroepsdiensten in Deventer en Zwolle. Hiervoor komt de veiligheidsregio een bedrag van 305.000 euro structureel tekort. - Ter verbetering van de kwaliteit van de huisvesting wordt een meerjarenplan uitgewerkt. Afzonderlijke (ver)bouwplannen worden met kostenverantwoording ter besluitvorming aan het algemeen bestuur voorgelegd. De investeringskosten worden in de vorm van huurverhogingen door de gemeenten, na oplevering, aan de veiligheidsregio doorbelast. Budgetverhoging van de huisvesting binnen de begroting van de veiligheidsregio zal hierdoor stapsgewijs plaatsvinden. Indexatie • De volgende percentages voor stijging van de prijzen en de lonen worden opgenomen: a. prijsindexering: 8,70% (4,7% obv nacalculatie en 4% obv verwachte stijging) b. loonindexering: 5,30% 3.

In te stemmen met de concept programmabegroting 2025 maar hierover wel een zienswijze in te dienen. Het advies is om wel een zienswijze te geven op de concept programmabegroting 2025 omdat het negatieve financiële meerjarenperspectief aanleiding geeft om een voorwaarschuwing af te geven naar de veiligheidsregio. Daarbij ook in ogenschouw nemend dat er een voorgenomen besluit ligt om de begroting structureel op te hogen. De zienswijze kan ingediend worden tot 20 juni. Het algemeen bestuur bespreekt dit op 10 juli. Opzet programmabegroting De begroting kent vanaf het jaar 2025 een andere opzet. Voorheen was deze ingedeeld in een deel ‘voorkomen’ en een deel ‘bestrijden en beheersen’. Vanaf nu volgt de begroting de indeling die past bij de organisatiestructuur, die sinds januari 2024 geldt. Door de indeling in twee afzonderlijke 5/7

voorstel

22 april 2024 Datum uitvoeringsprogramma’s worden prestatiebeoordeling en resultaatsevaluatie eenvoudiger. Met de nieuwe indeling kan het gesprek beter worden gevoerd, omdat de allocatie van middelen rechtstreeks kan worden gekoppeld aan de specifieke uitvoeringsprogramma’s. Dit leidt tot meer transparantie en duidelijkheid. De nieuwe indeling betekent dat er een deel Risico- en crisisbeheersing (€ 6,8 miljoen) en een deel Brandweerzorg (€ 34,4 miljoen) is. Daarnaast is er geld voor ondersteuning gereserveerd (€ 4,9 miljoen) en € 5,8 miljoen voor bedrijfsvoering. Verhoogde kosten brandweerzorg Voor het eerst in haar bestaan doet de veiligheidsregio een beroep op de gemeenten om de financiële bijdrage structureel te verhogen. In de afgelopen jaren zijn op diverse locaties en in diverse gemeenten investeringen gedaan, die door het collectief, weliswaar binnen de begroting, zijn gefinancierd. De begroting bood daar afdoende ruimte voor. Ook is geregeld het overschot op de jaarrekening teruggestort naar de gemeenten. Daarnaast zijn afgelopen jaren diverse taakstellingen in de begroting verwerkt, waaronder recent in 2021 een bedrag van structureel 525.000 euro.

De begroting en de jaarrekening van Veiligheidsregio IJsselland zijn hiermee de afgelopen jaren steeds dichter naar elkaar toegegroeid, waardoor nu een punt wordt bereikt waarbij extra investeringen niet meer binnen de begroting opgelost kunnen warden. De komende jaren zijn investeringen ter grootte van 1,3 miljoen euro noodzakelijk om de brandweer toekomstbestendig te maken en te houden. Dit betreft de brandweeropleidingen, de uitrukorganisatie van Kampen, de 24-uursdienst van Zwolle en de brandweerkazernes. De meerkosten voor de aanschaf van nieuwe tankautospuiten (€ 60.000) en een deel van de kosten voor de bezetting van beroepsposten Deventer/ Zwolle waren uit de begroting van de veiligheidsregio bekostigd. Het resterende bedrag van € 935.000 kunnen ze structureel niet oplossen in de begroting. De bekostiging van extra investeringen door een ophoging van de gemeentelijke bijdragen, conform de geldende verdeelsleutel, is akkoord bevonden door het algemeen bestuur op 27 maart 2024. Financiën De bijdrage 2025 aan de VRIJ zullen verwerkt worden in de primitieve begroting 2025 van de gemeenten Zwolle. In de tabel staat per gemeente vermeld welke extra bijdrage voor bovenstaande ontwikkeling(verhoogde kosten brandweerzorg) wordt gevraagd. Dit legt een extra beslag op de

algemene middelen van de gemeente. De gemeentelijke bijdrage in 2025 staat in onderstaande tabel.

6/7

voorstel

Datum

22 april 2024

Risico’s Er is een risicoprofiel opgesteld om de risico’s van de organisatie Veiligheidsregio IJsselland in kaart te brengen. De tien risico’s met de meeste invloed op de hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit zijn: Grootschalige/langdurige inzet, stijgende rentepercentages, fiscale controles, stijgende pensioenpremies, datalek, besluiten van het Veiligheidsberaad met financiële of personele gevolgen, marktontwikkelingen oefentrajecten, wijzigingen in beleid of financiering van de Rijksoverheid en complexiteit Europese aanbestedingen. Daarnaast loopt momenteel nog steeds een onderzoek naar de rechtspositie van brandweervrijwilligers in relatie tot Europese- en internationale regelgeving. Dit kan financiële gevolgen hebben. Tevens is er rapport opgeleverd m.b.t. de evaluatie en actualisatie van het vastgoedbeleid van veiligheidsregio. Hieruit kunnen ook financiële consequenties volgen. Vervolg Op de concept programmabegroting is een zienswijze van de gemeenteraad mogelijk. Deze dient voor 20 juni kenbaar gemaakt te worden indien de raad gebruik wil maken van dit recht. Het algemeen bestuur bespreekt dit onderwerp op 10 juli 2024. De vastgestelde begroting is vanaf 17 juli vinden op de website van de veiligheidsregio; www.vrijsselland.nl

Openbaarheid

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

7/7