Raadsvoorstel - Kredietaanvraag project Renovatie Raad- en TakZaal 15-9-24 V3

voorstel

Raadsvoorstel Datum

17-10-2024

Onderwerp Versienummer

Kredietaanvraag project Renovatie Raad- en TaK-Zaal 1

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting Het Stadhuis werd tussen 2015 en 2018 verbouwd, maar de Raadzaal en Thomas a Kempiszaal (TaKzaal) werden hierbij niet vernieuwd. Nu lopen we tegen problemen aan met apparatuur, meubilair en toegankelijkheid. In 2024 is er onderzoek gedaan naar de renovatie van deze zalen. Het doel is om ze geschikt te maken voor toekomstige vergaderingen die voor iedereen toegankelijk zijn, met betrouwbare apparatuur en veilig en circulair meubilair. Ook streven we ernaar de Raadzaal meer te gebruiken voor verschillende doeleinden, waarbij de primaire functie voor raadsvergaderingen voorop staat. Het project omvat de zalen zelf, de tussenliggende ruimte en de ingang vanuit het trappenhuis naar de Raadzaal. De werkzaamheden zijn gepland tijdens het zomerreces van 2025. Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Budgetnummer

911 Ambtelijke organisatie Ja Nieuw krediet

Bijlagen - Schetsontwerp 24-9-2024 - Programma van eisen 22-03-2024 Openbaarheid Openbaar Geheim

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. In te stemmen met het programma van eisen en het ontwerp voor de Renovatie Raad- en TaK-zaal. 2. Het benodigde krediet van € 1.500.000 beschikbaar te stellen voor de uitvoering van de renovatie. De kapitaallast van ongeveer € 83.300 per jaar kan door het vrijvallen van kapitaallasten in 2026 binnen de huidige begroting worden opgevangen.

1/6

voorstel

Datum

17 oktober 2024

Inleiding In het Stadhuis van de gemeente Zwolle bevinden zich de Raadzaal en de Thomas a Kempiszaal (TaK-zaal). Hier vinden onze raadvergaderingen plaats. Daarmee heeft de Raadszaal, en in het verlengde de Tak-zaal, een unieke functie binnen ons Stadhuis. In de afgelopen 20 jaar hebben er bijna geen aanpassingen plaatsgevonden aan de zalen. Ook tijdens de eerdere verbouwing op het Stadhuis zijn deze zalen niet meegenomen. Er zijn de afgelopen jaren veel problemen geweest in de Raad- en TaK-zaal. Dit is allemaal (tijdelijk) opgelost met als uitgangspunt dat deze zalen een later moment gerenoveerd zouden worden. Inmiddels wordt het ingewikkelder om met minimale ingrepen de zalen goed te blijven beheren en te gebruiken. Onderdelen van het vergader- en interruptiesysteem zijn niet meer vervangbaar, de veiligheid van de stoelen kan niet meer gegarandeerd worden door de leverancier en we kunnen niet voldoende zorgen voor goede toegankelijkheid. Door deze redenen ontstaat nu een natuurlijk moment om deze beide zalen integraal toegankelijk, toekomstbestendig en, waar mogelijk, meer multifunctioneel te maken. In overleg met het presidium is het project gestart en staan de werkzaamheden gepland voor het zomerreces van 2025.

Beoogd effect Het beoogde effect is om de Raadzaal en de TaK-zaal te renoveren zodat ze functioneel en esthetisch voldoen aan de huidige normen en er geen grote investeringen meer nodig zullen zijn voor de aankomende jaren. Met deze renovatie zorgen we ervoor dat de Raadzaal en TaK-zaal de raadsvergaderingen goed ondersteunen. Zowel fysiek als digitaal, zodat iedereen kan deelnemen en onderdeel kan zijn van de vergaderingen. Belangrijk vanuit democratisch oogpunt. Hiervoor verbeteren we de fysieke toegankelijkheid en zorgen we voor een goed werkend vergader- en interruptiesysteem. In de inrichting willen we de stad duidelijk kunnen terugzien zodat de identiteit van Zwolle zichtbaar is. Daarnaast gebruiken we circulair meubilair. Met deze renovatie is het mogelijk dat we het gebruik van de zalen gaan verhogen. De inrichting moet eraan bijdragen dat de zalen door meer groepen en voor verschillende doeleinden wordt gebruikt. Denk hierbij aan ambtelijke vergaderingen, verwelkomen van nieuwe inwoners, feestelijke openingen en ceremoniële gebeurtenissen voor de stad Zwolle. Dit alles zonder de functie voor raadsvergaderingen te beïnvloeden. We maken de zalen toekomstbestendig en makkelijk te onderhouden, zodat we ze duurzaam kunnen blijven inzetten. Zo creëren we een multifunctionele en flexibele omgeving die breed inzetbaar is en kan functioneren voor de komende twintig jaar.

Hierdoor hoeven we voor dit soort bijeenkomsten minder extern uit te wijken. Instemming met het programma van eisen en het schetsontwerp stelt ons in staat om de Raadzaal en de TaK-zaal op een toekomstbestendige manier te renoveren. Dit betekent dat we verder gaan dan alleen een eenvoudige één-op-één vervanging. Toekomstbestendig renoveren biedt de kans om niet alleen de huidige behoeften te vervullen maar ook in te spelen op toekomstige ontwikkelingen. Bij het ontwerp en de uitvoering van het project worden daar waar mogelijke lokale ondernemers en onderwijsinstellingen betrokken. Lokale ondernemers en onze huidige leveranciers worden betrokken bij de uitvoering van maatwerk en de onderwijsinstellingen worden gebruikt bij het ontwerp van een decoratief meubilair. Het spreekt voor zich dat bij de renovatie circulariteit, energiezuinigheid en klimaatadaptatie worden meegenomen. 2/6

voorstel

Datum

17 oktober 2024

Argumenten Vervanging van het vergader- en interruptiesysteem zorgt voor werkende en toegankelijke systemen. Het vergader- en interruptiesysteem moet worden vervangen omdat het huidige systeem niet meer te onderhouden is. Door het systeem te vervangen, zorgen we dat de vergaderingen zonder technische problemen verlopen en het debat goed gevoerd kan worden. Zo kan iedereen meekijken en meedoen, ook op afstand. Ook kunnen onderdelen in de toekomst eenvoudig vervangen worden, wat zorgt voor een duurzame en betrouwbare werking. Vervanging van vergaderstoelen geeft veiligheid en comfort De huidige vergaderstoelen hebben hun levensduur bereikt en de leverancier kan de veiligheid niet meer garanderen. Het is nodig om de stoelen nu te vervangen om het gemak, maar vooral om de veiligheid van alle gebruikers te verzekeren. Nieuwe stoelen zorgen ervoor dat iedereen in een veilige en comfortabele omgeving kan vergaderen en meedoen. Circulaire inrichting past bij duurzaamheidsambities Momenteel worden beide zalen buiten de raadsvergaderingen weinig gebruikt. Door de zalen te renoveren, willen we niet alleen het gebruik intensiveren, maar ook onze duurzaamheidsambities versterken. Dit bereiken we door te kiezen voor een circulaire inrichting, waarbij we gebruikmaken van circulaire en refurbished materialen.

Daarnaast richten we de zalen multifunctioneel in en verbeteren we de integrale toegankelijkheid. Met deze aanpak dragen we actief bij aan een duurzame toekomst en benutten we de ruimtes op een verantwoorde en efficiënte manier. Renovatie draagt bij aan betere toegankelijkheid Het integraal toegankelijk zijn van de Raad- en TaK-zaal is essentieel voor democratie, wij willen dat iedereen kan meedoen en raadsvergaderingen kan bezoeken. Daarnaast kunnendoor deze manier van renoveren de ruimtes vaker en voor meer verschillende doeleinden gebruikt worden zonder daarmee de functie van raadsvergaderingen te verstoren. Hiermee creëren we een toekomstbestendige en breed inzetbare ruimte. Betrokkenheid van Zwollenaren geeft kleur aan de identiteit van de zalen Voor de stad, door de stad. We voegen kunst van Zwolse kunstenaars toe aan het ontwerp en werken samen met lokale ondernemers en studenten. Studenten vragen we voor een ontwerpopdracht voor een decoratief meubilairstuk. Dit verhoogt de betrokkenheid van de gemeenschap bij de renovatie en zorgt voor herkenbaarheid en draagvlak. Vanuit de informatie sessie gehouden op 23-09-2024 voor de raad is ook naar voren gekomen dat de behoefte aan kunst aanwezig.

De beschikbare financiële middelen worden efficiënt benut Door noodzakelijke aanpassingen te combineren met toekomstbestendige verbeteringen, gaan we efficiënt om met de beschikbare financiële middelen. Dit voorkomt dat er op korte termijn een tweede investering nodig is. Een deel van de benodigde investering wordt gedekt uit de Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP) en het overige deel door vrijgevallen kapitaallasten in 2026.

3/6

voorstel

Datum

17 oktober 2024

Alternatieve mogelijkheden Bij de opstart van het project zijn verschillende scenario’s onderzocht en overwogen. Het meest wenselijke scenario ligt ter besluitvorming voor. Enkel nu inzetten op minimale ingrepen Een alternatief is om nu enkel de onderdelen te vervangen waarvan op dit moment de levensduur is verlopen. Wanneer voor deze optie wordt gekozen worden enkel de stoelen en het vergader- en interruptiesysteem aangepast. De investeringen voor dit scenario worden geraamd op circa € 600.000,Ondanks de beperkte financiële kosten heeft de keuze voor dit scenario als nadeel dat de zalen niet integraal toegankelijk worden gemaakt. Daarnaast moeten er op relatief korte termijn (+/- 5 jaar) alsnog de aanpassingen worden gedaan vanwege einde levensduur van het interieur. Dit scenario verlaagt op dit moment de benodigde investering, maar is op termijn duurder vanwege dubbele proceskosten in voorbereiding en uitvoering. Ongelijke renovatie Een andere mogelijkheid is om alleen de Raadzaal te renoveren en de TaK-zaal en tussenruimtes niet aan te pakken. Dit scenario heeft echter nadelen. De TaK-zaal en tussenruimtes blijven dan sterk achter in techniek, interieur en toegankelijkheid. Hierdoor ontstaat een ongelijk niveau van voorzieningen, wat inefficiënt is en de algehele functionaliteit en uitstraling van het stadhuis negatief beïnvloedt.

Daarbij komt, zoals in bovenstaande alternatief ook is benoemd, dat dit op relatief korte termijn (+/- 5 jaar) alsnog aanpassingen en dus aanvullende investeringen en proceskosten vraagt. Maatschappelijk draagvlak & participatie Dit project wordt intern uitgevoerd binnen de gemeente Zwolle, waarbij de raad van Zwolle actief betrokken is bij de scope en de projectkaders. Andere stakeholders zijn vertegenwoordigd in de huidige overlegstructuur, zodat hun input en feedback worden meegenomen. Op een afgebakende manier is de stad betrokken, dit wordt gedaan door middel van een kunst uitvraag en het zoeken van de samenwerking met het onderwijs en, waar mogelijk, lokale ondernemers.

Communicatie Ondanks dat het project een interne verbouwing betreft, is er een communicatieplan opgesteld. De belangrijkste doelgroepen zijn de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. Het communicatieplan zorgt ervoor dat het college, de raad en de ambtelijke organisatie op de hoogte blijven van de geplande activiteiten. Hierdoor wordt informatie correct en consistent doorgegeven. De projectorganisatie is op basis van dit plan vormgegeven. Na het raadsbesluit zal de verdere ambtelijke organisatie volgens het communicatieplan worden geïnformeerd.

Financiën Voor de verbouwing van de Raad- en TaK-zaal is € 1.500.000 nodig. Vanuit het bestaande Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP) is een bedrag van ongeveer € 250.000 beschikbaar. Voor het restant van € 1.250.000 zijn jaarlijkse kapitaallasten ongeveer € 83.300 euro per jaar en beginnen in 2026. In dat jaar is een aantal oude kredieten afgeschreven en kunnen de kapitaallasten binnen de huidige begroting opgevangen worden.

4/6

voorstel

Datum

17 oktober 2024

Risico’s Niet vervangen van audiovisuele middelen en vergadersysteem Als audiovisuele middelen in de zaal niet worden vervangen, wordt het risico op storingen tijdens (raads)vergaderingen groter. Deze storingen kunnen ertoe leiden dat het publiek en belanghebbenden de vergaderingen niet kunnen volgen, wat de transparantie en betrokkenheid schaadt. Bovendien is het niet vervangen van het vergadersysteem een risico omdat de onderdelen niet meer leverbaar zijn. Dit betekent dat bij een defect het systeem niet gerepareerd kan worden, waardoor vergaderingen stil kunnen komen te liggen. Het is daarom cruciaal om deze systemen te vernieuwen om de risico's te minimaliseren en ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot belangrijke gemeentelijke besluitvorming. Veiligheidsrisico bij niet vervangen vergaderstoelen in de Raadzaal De huidige vergaderstoelen hebben hun levensduur bereikt en voldoen niet meer aan de veiligheidsnormen, waardoor er een risico op breuk en ongelukken ontstaat. Vervanging is daarom noodzakelijk om de veiligheid en het comfort van de gebruikers te waarborgen en incidenten te voorkomen. Niet tijdig afronden van het project Als het project door onvoorziene omstandigheden niet tijdig afgerond kan worden kant dit betekenen dat de raadsvergaderingen niet direct na het zomerreces in de vernieuwde Raadzaal in het stadhuis van Zwolle kunnen plaatsvinden.

In dit geval dient naar een andere locatie te worden uitgeweken. Bijvoorbeeld de statenzaal in het Provinciehuis. Om dit risico te beheersen worden de uitvoerende partijen zo snel als mogelijk in het proces betrokken om de werkzaamheden tijdig in te plannen. We maken we een goed doordachte planning en houden ons daar strikt aan. Als deze afstemming aanleiding geeft tot verhoging van de kans op dit risico worden in overleg met de stuurgroep de afstemming met Provincie Overijssel opgestart. Met als doel om tijdelijke de raadsvergaderingen op deze locatie onder te brengen. Kostenoverschrijdingen Kostenoverschrijdingen tijdens het project kunnen de oorspronkelijke begroting overstijgen. Om dit risico te beheersen, stellen we in elke fase gedetailleerde kostenramingen op en bouwen we zorgvuldig berekende financiële buffers in om onverwachte kosten op te vangen. Regelmatige rapportages en updates aan de projectleiding zorgen ervoor dat we kostenoverschrijdingen tijdig signaleren en, indien nodig, het proces kunnen bijsturen.

Vervolg Na het zomerreces van 2025 zal de uitvoering van het project worden geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie zullen we de voortgang, de behaalde resultaten en eventuele knelpunten bespreken om ervoor te zorgen dat het project naar tevredenheid is afgerond. De renovatie is een afgebakend project, daarom zullen er geen verdere nota’s of aanvullende documenten worden opgesteld. De evaluatie zal dienen als het sluitstuk van dit project, waarna de focus kan worden verlegd naar nieuwe initiatieven en werkzaamheden. Met deze aanpak zorgen we ervoor dat het project op een transparante en gestructureerde manier wordt afgesloten. 5/6

voorstel

Datum

17 oktober 2024

Openbaarheid Dit raadsvoorstel en de bijlagen zijn openbaar.

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

Burgemeester, Peter Snijders Secretaris etc.

6/6