Raadsbrief Vervanging financieel systeem

voorstel

Raadsbrief Datum

15 januari 2026

Onderwerp Versienummer

Vervanging financieel systeem 1

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting De implementatie van het nieuwe financiële systeem ERPx verloopt volgens planning. De gemeente Zwolle is per 5 januari 2026 live gegaan met het nieuwe systeem. De nazorg fase van live-gang loopt nog enkele maanden door in 2026. Bijlagen nvt

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: Stand van zaken implementatie financieel systeem

1/4

voorstel

Datum

15 januari 2026

Inleiding De gemeente Zwolle vervangt het huidige financieel systeem OneWorld door ERPx van Unit4. De leverancier Capgemini heeft een aantal jaren geleden aangegeven te stoppen met het ondersteunen van OneWorld. Daarmee werden alle gebruikers van OneWorld gedwongen een aanbesteding te doen voor een nieuw financieel systeem. Het project om tijdig een nieuw systeem te kunnen gebruiken is al in 2023 gestart.

Kader In de programmabegroting 2024 is het meerjaren budget voor de vervanging van het financieel systeem opgenomen. Kernboodschap Na de Europese aanbesteding is de implementatie van ERPx sinds november 2024 in uitvoering. De eerste fase bestond uit de afstemming en inrichting en vervolgens zijn de testfasen uitgevoerd. Na afronding van de testen zijn de gebruikers van het financieel systeem sinds eind november 2025 meegenomen in eindgebruikerstrainingen. In december 2025 heeft de datamigratie en datavalidatie plaatsgevonden en de verdere voorbereiding op de livegang. Op 5 januari 2026 is ERPx live gegaan. Toelichting Impact voor inwoners/ondernemers De financiële verantwoording van begroting, rekening en bestuursrapportages gaan plaatsvinden met ondersteuning van het nieuwe financieel systeem. Daar merken inwoners/ondernemers niets van. Omdat het systeem OneWorld ruim 30 jaar in gebruik is bij gemeente Zwolle zijn er in de implementatie de nodige verbeteringen in het rekeningschema gedaan en zijn alleen de lopende crediteuren (personen en organisaties die geld ontvangen van gemeente Zwolle) en debiteuren (personen en organisaties die geld moeten betalen aan gemeente Zwolle) meegenomen in de overgang. Alle inkopen (inkooporders) worden handmatig overgezet naar het nieuwe financieel systeem, waarbij ook opschoning plaatsvindt.

Alle crediteuren hebben een brief en een e-mail daarover gekregen dat zij in januari een nieuw inkoopordernummer krijgen die vermeld moet worden op de facturen aan de gemeente Zwolle. 2/4

voorstel

Datum

15 januari 2026

Zwolle heeft bijna 50.000 inkoopfacturen op jaarbasis. Bij gemeenten die eerder zijn overgegaan naar een nieuw financieel systeem hebben wij gezien dat er betalingsachterstanden kunnen optreden. Wij hebben de crediteuren hierover geïnformeerd, dat als er onverhoopt betalingsachterstanden optreden door de overgang naar het nieuwe systeem, dat zij daarover worden geïnformeerd en waar zij daarover terecht kunnen. Aanpassingen financiële beleidskaders Zoals aangegeven zijn er in de implementatie van ERPx ook enkele wijzigingen in de financiële beleidskaders doorgevoerd, ter verbetering van de financiële processen. Bijvoorbeeld: •

•

3-weg-matching tussen inkooporder (IO), prestatieakkoordverklaring en factuur is ingevoerd. Dit betekent dat als de prestatieakkoord verklaring (de bevestiging/bewijs is vastgelegd dat het product of de dienst is geleverd) èn de binnenkomende factuur matcht met de inkooporder, dat de factuur direct wordt verwerkt in het financieel systeem. Het bedrag waarop een inkooporder verplicht is, is van € 5000 naar beneden gebracht naar € 500. Dit vraagt om extra vastlegging bij de bestelling. Facturen boven € 500 worden zonder inkooporder namelijk niet in behandeling genomen. Dit draagt bij aan betere interne controle en rechtmatigheid van inkopen. Voor leveranciers is dit juist fijn, omdat een inkooporder minder discussie geeft over betaling en daardoor een snellere factuurverwerking. Wel vraagt dit van de leveranciers dat zij het inkoopordernummer op de factuur vermelden.

Maatschappelijk draagvlak & participatie Niet van toepassing. Communicatie Leveranciers zijn aangeschreven en gemaild over de verandering van financieel systeem en de daarmee samenhangende wijzigingen. Er wordt geprobeerd om nadelige effecten voor de leveranciers, zoals latere betaling, zoveel als mogelijk te beperken. In ieder geval wordt daarover gecommuniceerd met leveranciers als het opportuun wordt. Duurzaamheid Binnen de aanbesteding van het financieel systeem is Social Return on Investment (SROI) toegepast als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. Hiermee wordt bijgedragen aan sociale duurzaamheid. De opdrachtnemer Unit4 zet 2% van de opdrachtsom in voor SROI-activiteiten (https://wspregiozwolle.nl/expertisecentrum-social-return/) Financiën Het project blijft, zoals wij op dit moment kunnen zien, binnen de kaders van de incidentele en structurele budgetten. Voor de incidentele budgetten is in totaal € 2.950.000 opgenomen in de Programmabegroting 2024, onder programma 9, Bedrijfsvoering (over de jaren 2024, 2025 en 2026). Risico’s De overgang naar een nieuw financieel systeem gaat niet zonder de nodige risico’s. Deze zijn in het project gemonitord en er zijn risico beperkende maatregelen genomen: Na live-gang zijn er nog steeds een aantal risico’s: • De impact van de overgang naar een nieuw financieel systeem op ruim 900 gebruikers van het financieel systeem.

Dit vraagt om aanpassing en verandering van de bekende werkwijze bij 3/4

voorstel

Datum

•

•

•

15 januari 2026 medewerkers. Het risico is dat medewerkers niet meer goed hun inkopen of verantwoording kunnen doen in het financieel systeem. Door middel van een gebruikersgroep, trainingen, handleidingen en filmpjes worden medewerkers zo goed als mogelijk meegenomen in en voorbereid op de verandering. Ook kunnen medewerkers fysiek binnenlopen bij een ondersteuningsteam op stadskantoor en stadhuis. Veranderingen onder de motorkap van het financieel systeem door een vernieuwd rekeningschema in het nieuwe financieel systeem. Medewerkers moeten zich dit eigen maken en dat kan meer tijd kosten of er kan op verkeerde rekeningen worden geboekt als onvoldoende bekend is hoe het rekeningschema in elkaar steekt. Hiervoor zijn was/wordt bestanden gemaakt waar de wijziging kan worden teruggevonden. En financieel adviseurs nemen actief hun budgethouders mee in de wijzigingen voor hun budgetten. De financiële afwikkeling en verantwoording over 2025 vindt nog plaats in het financieel systeem OneWorld. Hierdoor hebben medewerkers nog even te maken met twee systemen. En pas na de accountantscontrole over 2025 kunnen sommige gegevens worden ingevoerd in het nieuwe financieel systeem ERPx. Dat kan lastig zijn voor medewerkers, waardoor werkzaamheden later worden gedaan.

Medewerkers worden door de financiele administratie e/o financieel adviseurs/experts daarop geattendeerd en waar nodig erbij geholpen. Er zijn veel koppelingen (in totaal 21) tussen andere informatiesystemen en ERPx. De meeste koppelingen hebben te maken met het maken van facturen naar inwoners en ondernemers en met het betalen van facturen door de gemeente Zwolle. De meeste koppelingen gaan conform planning vanaf 19 januari 2026 live. Het risico is dat door de overgang naar het nieuwe systeem en een nieuw rekeningschema er veel uitval is. Waardoor facturatie of betalingen later plaatsvinden. Dit is gemitigeerd door uitgebreide afstemming tussen de beheerders en gebruikers van deze systemen en een testtraject voorafgaand aan de live-gang.

Vervolg De eerste maanden van 2026 staan in het teken van nazorg richting medewerkers en optimalisatie van ERPx. In 2026 wordt verder gewerkt aan procesrapportages en managementrapportages vanuit ERPx. Daarnaast wordt in 2026 verder gewerkt aan het beschikbaar houden van de informatie in het huidige OneWorld conform de wettelijke bewaartermijnen en het nog raadpleegbaar houden van de benodigde informatie in OneWorld (voor o.a. medewerkers, de belastingdienst of controle). Openbaarheid Openbaar Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer 4/4