Raadsbrief Verlenging aanstelling leden Ethische commissie Digitalisering

voorstel

Raadsbrief Datum

4 maart 2024

Onderwerp Versienummer

Verlenging aanstelling leden Ethische commissie Digitalisering 1.0

Portefeuillehouder

Arjan Spaans

Samenvatting Bij de oprichting van de Ethische commissie Digitalisering (op 8 maart 2022) zijn de commissieleden voor 2 jaar benoemd. Hun aanstelling verloopt binnenkort. In deze brief informeren we de raad over het besluit van het college om de aanstelling van de commissieleden met twee jaar te verlengen. Bijlagen - Rapport evaluatie Ethische commissie.

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. De evaluatie van de Ethische commissie. 2. Het vertrek van één commissielid. 3. Het besluit om de aanstelling van de vier commissieleden met 2 jaar te verlengen.

1/5

voorstel

4 maart 2024 Datum Inleiding Sinds maart 2022 heeft de gemeente Zwolle een Ethische commissie Digitalisering die bijdraagt aan een waarden-gestuurd gesprek over en verantwoorde inzet van digitale innovaties. De Ethische commissie is hiermee één van de instrumenten die bijdragen aan de uitvoering van de gemeentelijke ambities, namelijk innovatief zijn en digitale technologieën verantwoord inzetten. De aanstelling van de leden van de Ethische commissie loopt in maart 2024 af. In deze brief leest u over het collegebesluit om de aanstelling van de huidige commissieleden te verlengen. Kader Het College heeft de Ethische commissie Digitalisering opgericht en de leden benoemd in haar besluit van 8 maart 2022. Het kader waarbinnen de commissie functioneert is in onderliggende nota bij dat besluit verwoord. Kernboodschap Bij de oprichting van de Ethische commissie hebben we onderstaande effecten benoemd: ▪ input te creëren voor het gesprek over gebruik van data en nieuwe technologieën voor het college, de raad en de ambtelijke organisatie. Met deze input zullen het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie transparanter en beter uitlegbare keuzes rond digitalisering kunnen maken. ▪ een leercurve op gang te brengen. We bevinden ons midden in de digitale transitie.

Een steeds groeiende impact van data en technologieën bij de uitvoering van de gemeentelijke taken en bij de besluitvorming leidt tot een grotere behoefte aan een ethisch gesprek en overwegingen. Het is een continue proces. Input vanuit de Ethische commissie blijft hierbij essentieel. We hebben de eerste stappen gezet in bewustwording van ethische aspecten bij de digitale transformatie en moeten nog verder leren. Input vanuit de Ethische commissie is waardevol, ook voor dit doel. Om het voortbestaan van de commissie te continueren verlengen we de aanstelling voor vier huidige commissieleden. Vanwege het vertrek van één van de commissieleden wordt er een nieuw lid geworven. Uit de eerste ervaringen met de Ethische commissie zien we dat de bekendheid van de commissie en haar meerwaarde nog meer uitgevent mag worden. Dit geldt zowel richting het bestuur als richting beleid en uitvoering. Hier gaan we de komende tijd op inzetten. Toelichting 1. Eén commissielid stopt. De Ethische commissie bestaat uit vijf leden. Eén van de commissieleden – Garry Antonius, heeft aangegeven dat het niet meer mogelijk is om de taken van de commissie te combineren met zijn nieuwe betaalde baan. We spreken grote dank uit aan dhr. Antonius voor zijn inzet en zijn inhoudelijke bijdrage in de commissie.

Zoals bij de oprichting van de commissie afgesproken, heeft de voorzitter van de commissie deze mededeling ontvangen en zal maatregelen treffen om in de vacature te voorzien. Het college ontvangt een afzonderlijk voorstel voor het instellen van een nieuw commissielid.

2/5

voorstel

4 maart 2024 Datum 2. Uitkomsten van de evaluatie Ethische commissie geven geen aanleiding tot wijzigingen in aard, vorm en samenstelling van de commissie. Anderhalf jaar na de instelling van de Ethische commissie hebben we de eerste ervaringen met de commissie opgehaald bij de raad, het college en de ambtelijke organisatie via vragenlijsten. Daarnaast heeft een evaluatiegesprek met de leden van de Ethische commissie plaatsgevonden. Een van de achterliggende behoeftes was om te kijken of er aanknopingspunten zijn om wijzigingen in de aard, vorm of de samenstelling van de commissie door te voeren. Vanwege een relatief kleine onderzoekspopulatie en uiteenlopende meningen kunnen we niet over trends praten. De uitkomsten van de evaluatie geven wel een beeld en richting voor vervolgstappen. De uitkomsten geven geen aanleiding tot wijzigingen. Uit de evaluatie is gebleken dat bekendheid van de commissie nog aandacht vereist. Dit gaat verder dan weten dat de commissie bestaat en wat zij doet. De meerwaarde van de commissie en de bestaande mogelijkheden/ instrumenten voor diverse betrokkenen mogen nog duidelijker gemaakt worden met behulp van voorbeelden en ‘best practices’. Dit zal het ethisch gesprek over digitale innovaties verder stimuleren. Op basis van de uitkomsten van de evaluatie gaan we de hieronder genoemde activiteiten ondernemen; deze zijn per doelgroep gerangschikt.

Activiteiten gericht op raad en college - Organiseren van een (korte) themabespreking in het college, o.a. over rol en betekenis van de commissie, voorbeelden aandragen, handvatten voor vragen bieden en ingebrachte suggesties voor toekomstige onderwerpen voor de commissie bespreken. - Aanbieden van een themabespreking in de raad. Activiteiten gericht op medewerkers van de gemeente - Het publiceren van casussen/ voorbeelden op Intranet. - Aandacht voor Ethische Commissie blijven vragen in afdelingsoverleggen. - Ethische gesprekken blijven stimuleren. - Verkennen geschiktheid van het aangedragen onderwerp voor de ethische commissie. Activiteiten gericht op de Ethische commissie - Huidige werkwijze van de commissie handhaven. - We hebben de toezegging gedaan om feedback op de reflecties met de commissie te delen en te verkennen of intensivering van het contact tussen de commissie en de wethouder wenselijk is. - Het onderwerp over inwonersparticipatie in een van de komende commissievergaderingen te agenderen met als doel toewerken naar een herhaalbare methodiek. - Voor een betere agendasetting zijn intern stappen ondernomen om te komen tot een gedragen input vanuit de gemeente over de technologische ontwikkelingen; dit met als doel deze inzichten periodiek te kunnen delen met de commissie. 3. We maken gebruik van verlenging binnen het vastgesteld kader voor de Ethische commissie.

Bij de oprichting van de Ethische commissie is bepaald dat leden voor twee jaar lid zijn, met de mogelijkheid om daarna de termijn met nogmaals twee jaar te verlengen. In maart 2024 verloopt de aanstelling en zal de commissie opnieuw bemenst moeten worden.

3/5

voorstel

4 maart 2024 Vanwege de tevredenheid over de resultaten en praktische overwegingen, kiezen we voor de verlenging van de huidige commissieleden. Met het vertrek van 1 commissielid, kunnen we de aanstelling van vier overige leden verlengen, het gaat om volgende personen:

Datum

Nr.

Naam

1.

Robin Effing

2.

Saar van der Spek

3.

Robert Helder

4.

Annelien Schuldink

Rol en expertise

Universitair Docent Business Information Systems bij de vakgroep High-Tech Business & Entrepreneurship/ Universiteit Twente. Voorzitter van de commissie. Expertise: ethiek, filosofie/ theologie, impact van digitale ontwikkelingen op mens en maatschappij, AI. Robin Effing | LinkedIn Trendstrateeg/ toekomstverkenner/ stadmaker. Lid van de commissie. Expertise: trendanalyse en toekomstverkenning op het snijvlak van mens - democratie - digitalisering. Saar van der Spek | LinkedIn Docent aan Universiteit Utrecht/ jurist/ doctor of Philosophy Lid van de commissie. Expertise: juridisch/ notarieel, cyber criminaliteit, veiligheid in omgaan met data; politievrijwilliger/specialist. Robert Helder | LinkedIn Advocaat bij Dommerholt Advocaten. Lid van de commissie. Expertise: ondernemingsrecht, privacyrecht. Annelien Schuldink | LinkedIn

4. Nadere invulling van ‘vergadering’. Naast de reguliere commissiebijeenkomsten, hebben we aanvullende bijeenkomsten georganiseerd om het inwonersperspectief in reflecties te borgen. Bij deze bijeenkomsten is er voor een afvaardiging vanuit de commissie gekozen (de voorzitter en één commissielid). In de afgelopen twee jaar ging het om de voorbereiding van het onderzoek naar de impact van digitale technologieën (uitgevoerd in het najaar 2022) en een focusgroep gesprek met stakeholders (voorjaar 2023). Deze werkzaamheden van de commissieleden zijn niet gedeclareerd, hoewel ze ook onder het begrip ‘vergadering’ te scharen zijn en onderdeel uitmaken van de totstandkoming van de reflectie. Om recht te doen aan de werkzaamheden van de commissieleden en waardering voor hun bijdrage te tonen, willen we de commissieleden de mogelijkheid bieden om deze aanvullende bijeenkomsten ook te declareren. In de Rechtspositieregeling – waarop de vergoeding gebaseerd is - wordt gesproken over “vergadering van de commissie” en wordt verder geen definitie van de term ‘vergadering’ aangegeven. We kunnen deze ruimte gebruiken om een vergadering in een kleinere samenstelling ook als een vergadering van de commissie aan te merken. Een ‘vergadering van de commissie’ is een vergadering georganiseerd t.b.v. de uitvoering van de taken van de commissie zoals verwoord in de notitie.

De vergadering wordt belegd met de voltallige 4/5

voorstel

4 maart 2024 Datum commissie maar kan ook naar behoefte met één of meerdere leden plaats vinden. Bij twijfel over de vergadering beslist de secretaris van de commissie. Maatschappelijk draagvlak & participatie Met een steeds groter inzet van digitale technologieën door overheden is er veel aandacht voor inclusiviteit, non-discriminatie en privacy aspecten van de technologieën. De Ethische commissie helpt ons deze vraagstukken onder aandacht te brengen en te adresseren. Participatie is verankerd binnen de werkwijze van de commissie. Communicatie De samenstelling van de commissie wordt geactualiseerd op de gemeentelijke website (www.zwolle.nl/bestuur/adviesraden) en er komt een persbericht. We informeren de raad over de instelling van de Ethische commissie Digitalisering. Financiën De kosten van de Ethische Commissie zoals de onkostenvergoeding voor de leden, kosten voor de organisatie van de bijeenkomsten van de commissie en voor deskundigheidsbevordering i.r.t. de uitvoering van de taak binnen de commissie, worden gedekt uit bedrijfsvoering. De onkostenvergoeding voor leden van de Ethische Commissie is bescheiden en wordt bepaald op basis van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Op grond van artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers worden aan de commissieleden vergoedingen toegekend.

De rol van de secretaris van de Ethische commissie wordt ambtelijk vervuld binnen de bestaande functie van de Ethisch officer. Risico’s Aan dit voorstel zijn geen risico’s verbonden. Vervolg De commissie kan haar werkzaamheden in 2024 voortzetten. Zodra de werving succesvol is afgerond, kan het college het vijfde commissielid benoemen; hierover volgt een afzonderlijk besluit. Openbaarheid Dit voorstel is openbaar. Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

5/5