Raadsbrief stand van zaken afwikkeling dubbele betaling aan leveranciers maart 2025

voorstel

Raadsbrief Datum

27 februari 2025

Onderwerp Versienummer

stand van zaken afwikkeling dubbele betaling aan leveranciers

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting Eind januari hebben wij u geïnformeerd over een dubbele betaling die is gedaan aan leveranciers van de gemeente Zwolle. Het ging hierbij in totaal om 93 leveranciers en zes particulieren met een gezamenlijk bedrag van € 809.405,00 en betrof uitbetaling van facturen voor geleverde diensten en middelen. Inmiddels is € 784.476,58 terug ontvangen (stand 5 maart 2025) en verwachten wij nog betalingen van de laatste 7 leveranciers. Uit onderzoek is geconstateerd dat de oorzaak van deze dubbele betaling van technische aard is in het financieel systeem. Deze fout is inmiddels hersteld en er loopt nog nader diepgaand onderzoek. Daarbij is ook de accountant betrokken. .

Bijlagen

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: de stand van zaken rond de dubbele betaling aan leveranciers van de gemeente Zwolle.

1/3

voorstel

27 februari 2025 Datum Inleiding Er heeft op 24 januari jl. een dubbele betaling plaatsgevonden van € 809.405,00. Inmiddels is op € 24.928.42 na dit bedrag terug ontvangen. We hebben contact met de laatste 7 leveranciers en verwachten dat het resterende bedrag spoedig aan ons teruggestort wordt. De afgelopen periode heeft ook verder onderzoek plaatsgevonden. In deze raadsbrief informeren wij u over de actuele stand van zaken. Kader Financiën en bedrijfsvoering Actieve informatieplicht van het college

Kernboodschap Het grootste deel van de teveel betaalde gelden is inmiddels terugontvangen. Ons gerichte contact heeft daarbij effect gehad. We verwachten ook het resterende deel binnenkort op onze rekening te ontvangen. De technische aanpassingen in het systeem zijn gelijk na de foutieve betaling verricht samen met de leverancier. Het onderzoek onder auspiciën van de accountant loopt nog en is gericht op het verkrijgen van inzicht in de oorzaken, ook in relatie tot de dubbele betaling uit 2024 en de soliditeit van het betalingsproces. Toelichting Van de dubbele betaling eind januari is het grootste deel van de 8 ton inmiddels weer op de rekening van de gemeente gestort. De snelle reacties van leveranciers waarderen wij zeer. De technische fout in de software is met inwinning van externe expertise opgelost. Daarna hebben we het betalingsverkeer hervat, met aanvankelijk beperkingen in omvang om de soliditeit van de systemen en de processen goed te kunnen monitoren. Er wordt gecontroleerd toegewerkt naar het volledig hervatten van het betalingsverkeer. Daarnaast hebben we ingezet op nader onderzoek naar de technische oorzaak en mogelijke effecten op ons betalingssysteem, om te voorkomen dat eenzelfde fout zich in een andere hoedanigheid opnieuw kan voordoen. Er is een uitgebreide procesaudit uitgevoerd op het betalingsproces.

Deze procesaudit heeft als doel om de beheermaatregelen in het betalingsproces te beoordelen en in beeld te brengen hoe de interne beheersing verder kan worden verbeterd. Dit is belangrijk omdat dit de tweede keer is dat een dubbele betaling heeft plaatsgevonden, hoewel de oorzaken in beide gevallen verschillend waren. We hebben de accountant onmiddellijk op de hoogte gebracht van de dubbele betaling en hij heeft ook de auditvragen geformuleerd die aan de basis lagen van het onderzoek. We verwachten de uitkomsten voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole met de accountant te kunnen bespreken. De auditcommissie wordt na afronding van het onderzoek meegenomen in het verrichte onderzoek en de uitkomsten daarvan.

Maatschappelijk draagvlak & participatie nvt Communicatie Er is gericht gecommuniceerd met de leveranciers per brief en telefonisch contact. Daarnaast is de auditcommissie specifiek betrokken. 2/3

voorstel

27 februari 2025 Datum Financiën We hebben inmiddels het allergrootste deel van de teveel gestorte middelen weer ontvangen. We verwachten binnenkort het totaalbedrag van € 809.405,00 volledig op de rekening te hebben. Juridisch gezien is er – als nodig in ultimum remedium - ook ruimte tot terugvordering via verrekening van nog te betalen facturen en subsidies. Terugvordering is mogelijk door op grond van artikel 6:203 BW een beroep te doen op onverschuldigde betaling. Bij uitblijven betaling wordt de vordering in handen gegeven van onze deurwaarder en volgt de reguliere invorderingsprocedure. Risico’s Zie ook paragraaf financien. Vervolg Waar nodig zullen we via de lijnen van de P&C cyclus en auditcommissie communiceren over de laatste punten van afwikkeling. Openbaarheid Dit voorstel is openbaar

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

3/3