Raadsbrief Evaluatie 3FM Serious Request

voorstel

Raadsbrief Datum

9 april 2025

Onderwerp Versienummer

Evaluatie 3FM Serious Request 1

Portefeuillehouders

Peter Snijders, Anja Roelfs

Samenvatting Eind december 2024 vond het evenement 3FM Serious Request (SR) plaats in Zwolle. NPO 3FM was de organisator van het evenement, terwijl Zwolle als gaststad een faciliterende rol had. We kijken terug op een succesvolle editie met een grote positieve impact voor het goede doel Metakids, 3FM en gaststad Zwolle. Evaluaties met diverse partners en stakeholders hebben plaatsgevonden om goed zicht te krijgen op ieders beleving en om de opgedane ervaringen als aanbeveling mee te nemen voor toekomstige grootschalige evenementen. Bijlagen Social media bereik gemeente Zwolle - 3FM Serious Request.

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. De evaluatie van 3FM Serieus Request in Zwolle en wat we hieruit meenemen voor het hosten van volgende landelijke evenementen.

1/7

voorstel

Datum

9 april 2025

Inleiding Op het Rodetorenplein stond in de week voor kerst het Glazen Huis. Het evenement heeft de stad in deze periode een flinke boost gegeven; de dj’s in het huis en optredens op het podium trokken vele bezoekers naar de stad. Ook voor bewoners en bezoekers met een kleinere portemonnee was dit evenement toegankelijk. Het goede doel was dit jaar Metakids, waarvoor veel geld werd ingezameld (ruim 12 miljoen euro). Ook veel bedrijven in Zwolle en uit de regio, organisaties, scholen en individuen zetten zich in voor dit goede doel en kwamen in actie. Het evenement heeft zeer verbroederend gewerkt. Het enthousiasme van het publiek was groot. Ondanks de uitdagingen rondom veiligheid, zijn we er trots op dat we dit evenement hebben kunnen faciliteren. 3FM Serious Request (SR) was een enorm succes van en voor de stad. Het evenement heeft Zwolle landelijk op de kaart gezet. We hebben laten zien dat Zwolle een stad is waar we ook landelijke evenementen kunnen ontvangen. In de evaluatie hebben we voor onszelf een aantal succesfactoren, aandachtspunten en aanbevelingen geformuleerd voor het hosten van volgende grote evenementen. Deze interne aandachtspunten zijn niet uitputtend benoemd in deze evaluatie op hoofdlijnen. Kader Geactualiseerde beleidsregel evenementen in de openlucht 2024 Kernboodschap In december 2024 vond 3FM SR plaats in Zwolle, georganiseerd door NPO 3FM.

Het evenement had een grote positieve impact op het goede doel Metakids, 3FM en de gaststad Zwolle. Evaluaties met partners en stakeholders hebben waardevolle inzichten opgeleverd. Deze ervaringen nemen we als aanbevelingen mee richting toekomstige grootschalige evenementen. Toelichting 1.0 de evaluatie van 3FM SR in Zwolle Het evenement 3FM SR was een groot succes, met een indrukwekkende opkomst en een recordopbrengst van €12.563.709 voor Metakids. Dit recordbedrag toont de steun en betrokkenheid van zowel de inwoners uit de stad en de regio als bezoekers van buitenaf. Ondanks regenachtige momenten bleef de sfeer overwegend positief en waren er geen klachten over geluidsoverlast. De goede organisatie en voorbereiding met diverse bijeenkomsten voor betrokken medewerkers, omwonenden, ondernemers en partners droegen bij aan het succesvolle verloop van het evenement in Zwolle. De gemeente heeft Studio Ace gevraagd om de rol van 'economische mobilisatie' op zich te nemen. Studio Ace is een cultuur-maatschappelijk organisatiebureau uit Zwolle. Studio Ace heeft een cruciale rol gespeeld in het succes. Ze organiseerden presentaties en brainstormsessies om bedrijven te betrekken en activeren. Het Hart voor Elkaar Plein bood een centrale plek voor deelname en actie.

Studio Ace's inzet en gebruik van inspirerende voorbeelden motiveerden bedrijven uit Zwolle en de regio om bij te dragen, waarbij authenticiteit belangrijker was dan het bedrag. De samenwerking met verschillende partners verliep goed. Vroege betrokkenheid van partners zoals Zwolle Fonds, ZwolleMarketing en Zwolse Theaters zorgde voor een prettige en goed geïnformeerde samenwerking. De horeca was tevreden met een omzet van zeven drukke weekenddagen. Hoewel de 2/7

voorstel

Datum

9 april 2025

retail wisselend heeft gedraaid, afhankelijk van het soort winkel en de locatie, heeft het evenement een positieve impact gehad op de lokale economie. Zwolse Theaters en Hedon boden onderdak aan 3FM, wat zorgde voor een soepele organisatie en tevreden artiesten. Van 9 tot 27 december 2024 werd de crew van 3FM en Metakids gehuisvest in het Stadhuis, waar ze de faciliteiten als prettig ervoeren. De netwerksnelheid en catering werden positief beoordeeld door de gasten. 3FM sprak grote tevredenheid uit over de organisatie en faciliteiten van het Stadhuis. De samenwerking met 3FM en Metakids verliep soepel dankzij korte lijntjes en één aanspreekpunt, wat de samenwerking bevorderde. Zowel op partnerniveau als met collega's werd er goed samengewerkt, wat het evenement naar een hoger plan tilde en ook door de bestuurder van 3FM werd opgemerkt. Het vergunningverleningstraject voor het evenement verliep soepel dankzij de professionele aanpak van 3FM. Samen met 3FM kon de gemeente zich richten op risico-inschatting en scenario-uitwerking. 3FM waardeerde de samenwerking, de aandacht voor mindervaliden was goed. Een verbeterpunt is om eerder afspraken te maken met horecaondernemers. Partijen waarmee 3FM/NPO samenwerkt zijn gebonden aan de Mediawet.

Ondanks goede begeleiding vanuit 3FM/NPO werd de Mediawet als lastig ervaren door de partners en collega's van de gemeente, omdat deze wet restricties oplegt aan financiering, samenwerking en communicatie. Reclame maken is bijvoorbeeld niet toegestaan. De beoogde effecten van 3FM SR: Vooraf zijn zes beoogde effecten zijn benoemd, deze zijn alle gehaald: 1. Het Glazen Huis past uitstekend bij de kernwaarden van Zwolle en kan mooi worden aangesloten bij de campagne “Hart voor de Stad, Hart voor Elkaar”, 2. Bieden van een aantrekkelijk evenement voor de jonge doelgroep, 3. Bijdragen aan de naamsbekendheid van Zwolle, 4. Bijdragen aan de trots op Zwolle en verbondenheid in de stad, 5. Aansluiten bij de eigen Zwolse ambities, 6. Zorgen voor een grote economische spin-off. Beoogd effect 1 en 4: Het uitdragen van "Hart voor de stad, hart voor elkaar” is tot stand gebracht door het organiseren van evenementen zoals Het Hart voor Elkaar plein met de volgende events/acties: • Fiets Hart • Hart voor Elkaar markt • Sportdag Sportservices De events/acties hebben de trots op Zwolle vergroot en de verbondenheid in de stad versterkt, wat zichtbaar was in het aantal deelnemers en het enthousiasme van bezoekers. De FietsHart-actie zorgde voor constante activiteit en sfeer. Beoogd effect 2: Zwolle wilde met de komst van 3FM SR een aantrekkelijk evenement voor jongeren aanbieden.

De programmering van 3FM gericht op een jonge doelgroep heeft hieraan bijgedragen. Daarnaast waren er diverse thema-avonden en activiteiten die speciaal gericht waren op jongeren, zoals hiphopavonden en studentenavonden. 3/7

voorstel

Datum

9 april 2025

Dit resulteerde in een groei van het luisteraandeel* van NPO 3FM onder de doelgroep 18-34 jaar met 10,6%, en meer dan 1,3 miljoen luisteraars (13+) bereikten het evenement minimaal één keer. *Bron: NMO 2024. Beoogd effect 3: De naamsbekendheid van Zwolle is aanzienlijk vergroot door uitgebreide landelijke media-aandacht en een grote toestroom van bezoekers. Volgens onderzoek van Resono werden in deze week maar liefst 1.130.000 bezoeken aan de binnenstad geregistreerd, waarvan 740.000 unieke bezoekers. Dat betekent een stijging van 510.000 bezoeken (waarvan 330.000 unieke bezoekers) ten opzichte van dezelfde periode in 2023, wat de stad een aanzienlijke economische en sociale impuls gaf. Het wegvallen van het IJsbeeldenfestival in 2024 is in bezoekersaantallen voor de Binnenstad goedgemaakt door het evenement 3FM SR. Tijdens Serious Request 2024 hebben radio en televisie samen meer dan 6,4 miljoen* mensen in Nederland minimaal één keer bereikt, wat neerkomt op bijna 40% van de Nederlandse bevolking (13+). *Bron: NMO 2024 Beoogd effect 5: Het evenement sloot aan bij de ambities van Zwolle en er was een goede samenwerking tussen de gemeente, ZwolleFonds, lokale ondernemers en SR. Diverse evenementen zoals WintersZwolle en Hart voor Elkaar Plein trokken een breed publiek en zorgden voor een levendige sfeer.

Daarnaast benadrukte de inzet voor Metakids het sterke sociale profiel van Zwolle en zorgde voor verbondenheid en trots onder de inwoners. Beoogd effect 6: Voor de bezoekaantallen van 3FM SR kijken we naar de periode 18 tot en met 24 december, inclusief bezoeken en unieke bezoekers aan de binnenstad. Deze komen dus niet enkel voor SR. Er kwamen in deze periode 510.000 meer bezoekers (waarvan 330.000 unieke bezoekers) naar de binnenstad dan in 2023. Uit onderzoek* blijkt dat bezoekers in Zwolle gemiddeld € 60,- uitgeven per bezoek. Dit resulteert in een extra economische opbrengst van 510.000 x €60,- = € 30.600.000,- in Zwolle gedurende de week van 3FM SR. Aangezien jongeren oververtegenwoordigd waren bij het bezoek aan 3FM SR, is de aanname dat dit bedrag niet representatief is voor de gehele bezoekperiode . *Bron: onderzoek toeristisch bezoek aan steden van het NBTC NIPO Veiligheid in de actieweek: Tijdens de actieweek werd dagelijks een veiligheidsoverleg gehouden, waarbij de organisatie, hulpdiensten en gemeentelijke adviseurs aanwezig waren. De (loco)burgemeester werd dagelijks teruggekoppeld en goed betrokken. Dankzij voorbereide scenario's en praktische kennis konden we het evenement goed aansturen en veilig laten verlopen zonder grote incidenten. Gedurende het evenement voerden we aanpassingen door waar nodig.

De samenwerking met de organisatoren van Winters Zwolle verliep uitstekend en droeg bij aan het veilige verloop. In de draaiboeken was rekening gehouden met een grote toestroom naar het Rodetorenplein. Bij een te grote toestroom zou de entree worden afgesloten om te voorkomen dat bezoekers op het plein in de 4/7

voorstel

Datum

9 april 2025

verdrukking zouden komen. Deze maatregel bleek nodig op 19 december tijdens het optreden van Roxy Dekker. Na afloop werden in overleg met de hulpdiensten enkele aanpassingen doorgevoerd om de drukte beter te kunnen beheersen. Hekwerken werden anders gepositioneerd, tekstkarren verplaatst, aanpassingen gedaan aan de fietsenstalling, een groot lichtbeeld verwijderd, de begeleiding van student-beveiligers aangescherpt en de entree tot het terrein gewijzigd. Deze maatregelen zorgden voor een betere doorstroming en veiligheid voor de volgende dagen. Ook op 23 december was er een grote toeloop van publiek waardoor het plein omwille van de veiligheid moest worden afgesloten. Ondanks veelvuldige berichten dat het plein vol was en niet meer open zou gaan voor nieuwe bezoekers bleef een deel van de bezoekers bij de entree staan en wist door de afzetting te breken. Beveiliging en politie zijn op dat moment bewust aan de kant gestapt om zo de druk op de entree weg te halen. Vervolgens is politie te paard ingezet om de druk op de entree definitief weg te houden. Politie en beveiligers hebben hierbij geen geweld hoeven gebruiken en er hebben zich geen ernstige medische incidenten voorgedaan. Gelet op deze grote drukte is er op 24 december 's middags een extra veiligheidsoverleg ingelast waarbij ook de locoburgemeester aanwezig was.

De verwachting was dat de eindshow van Chef Special veel publiek zou trekken, waarbij er wederom grote druk op de entree kon worden verwacht. De politie sloot niet uit dat geweld gebruikt zou moeten worden om de rust te bewaren. Alles afwegende heeft 3FM daarom besloten de eindshow van Chef Special niet op het podium te organiseren. Deze beslissing is in de loop van de dag breed gecommuniceerd door 3FM waardoor overcrowding op het plein achterwege is gebleven. Dit resulteerde in een hele fijne sfeer en grote saamhorigheid op het plein. Metakids en de eindopbrengst van de actieweek kregen hierdoor alle aandacht die ze verdienden. Het evenement 3FM SR staat in het teken van verbinding en saamhorigheid. Een evenementenlocatie in de binnenstad past daarom goed bij een dergelijk verbindend evenement voor en door de stad en de regio. Vorige edities in andere gaststeden zijn ook allemaal in een binnenstad gehouden. De ervaringen van 3FM daarin zijn positief. De locatie van het Rodetorenplein is bewust gekozen, het is dé evenementenlocatie in onze binnenstad, die voldoende ruimte biedt voor bezoekers en goed bereikbaar is. De ligging en indeling maken het mogelijk om duidelijke looproutes te creëren, en met meerdere in- en uitgangen te werken, wat essentieel is voor crowdmanagement. Daarnaast zijn er voldoende voorzieningen aanwezig om de veiligheid van alle deelnemers te waarborgen.

3FM SR is succesvol verlopen, maar de ervaringen tijdens de actieweek in december 2024 en het enthousiasme van de bezoekers maken dat we kritisch blijven kijken naar crowdmanagement en veiligheid voor toekomstige evenementen op onze evenementenlocaties en specifiek het Rodetorenplein. Wat nemen we hieruit mee voor het hosten van volgende landelijke evenementen? Op basis van het succes van 3FM SR wordt nagedacht hoe we als gemeente daaraan een vervolg kunnen geven. Momenteel ontbreekt een stabiele organisatiekracht binnen de Zwolse samenleving om evenementen effectief te ondersteunen en in lijn te brengen met de gewenste uitstraling van de stad.. Om hierin verbetering aan te brengen, werken we in samenspraak met betrokken partners in de stad een aanpak uit die participatie vanuit de stad en evenementenorganisaties bij grote evenementen met een landelijke uitstraling stimuleert en Zwolle op een consistente manier neerzet als aantrekkelijke evenementenstad. De evenementenlocaties worden hierin meegenomen. In de basis zijn onze 5/7

voorstel

Datum

9 april 2025

evenementenlocaties uitgerust om evenementen veilig te laten plaatsvinden, met inachtneming van efficient crowdmanagement. Maatschappelijk draagvlak & participatie Het draagvlak en de bereidheid om in actie te komen voor het evenement 3FM Serious Request ten behoeve van het goede doel Metakids waren groot. Door heel Nederland zijn meer dan 800 gastlessen aangevraagd, waarvan maar liefst 500 in de regio Zwolle. In deze gastlessen, georganiseerd door 3FM Serious Request en Metakids, hebben jongeren kennisgemaakt met de impact van metabole ziekten en de noodzaak van onderzoek, waarna vele scholen in actie zijn gekomen. Ook zijn veel inwoners en ondernemers in Zwolle en uit de regio in actie gekomen. Ondanks het slechte weer zijn veel jongeren en gezinnen naar de stad gekomen om het Glazen Huis te bekijken, een donatie of cheque te overhandigen en te genieten van het evenementenaanbod in de stad van Winters Zwolle en 3FM. Communicatie Met deze raadsbrief informeren wij uw raad over de evaluatie van 3FM SR. Ook koppelen wij onze ervaringen en leerpunten aan de volgende gaststad voor 3FM SR. Financiën Er is vooraf een begroting opgesteld aan de hand van de ervaringscijfers van andere gemeenten. Deze is vertaald naar de Zwolse situatie. Met de kosten zijn we binnen het begrote bedrag van € 165.000,voor het evenement gebleven. De grootste kostenpost was de projectleiding (€ 96.324,-).

De gemeente heeft zelf en via Studio Ace veel ingezet op de mobilisatie en het aanjagen van de stad (kosten Studio Ace € 49.685,-). Onvoorziene kosten waren er voor De Kick off bijeenkomst voor de stad in Zwolse Theaters en de informatievoorziening voor het Hart voor Elkaar Plein (bij elkaar € 6.730,-). De kosten voor onder meer afvalverwerking, dranghekken, omleiding verkeer, bewegwijzering evenement, strooien bij ijzel en schoonmaken van het plein vallen onder de reguliere dienstverleningsovereenkomst met ROVA . Deze kosten zijn niet direct te toe te wijzen en worden daarom niet toegerekend aan het project. Risico’s Aan deze evaluatie zijn geen risico's verbonden. Vervolg De (interne) succesfactoren, aandachtspunten en aanbevelingen worden meegenomen in de voorbereiding en organisatie bij het hosten van eventueel toekomstige landelijke evenementen. Over onze vervolgstappen om de organisatiekracht in de samenleving rond evenementen te versterken komen wij op een later moment bij u terug. Openbaarheid Deze raadsbrief en bijlage zijn openbaar Burgemeester en wethouders van Zwolle,

6/7

voorstel

Datum

9 april 2025

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

7/7