Raadsbrief Detailontwerp organisatieontwikkeling Port of Zwolle

voorstel

Raadsbrief Datum

14 november 2025

Onderwerp Versienummer

Detailontwerp organisatieontwikkeling Port of Zwolle 1

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting Het havenbedrijf Port of Zwolle werkt met succes aan de ontwikkeling van de havens van Zwolle, Meppel en Kampen. In lijn met het Ambitiedocument "Sturen op de Toekomst" uit 2022 is nodig om de organisatie te professionaliseren en mee te laten groeien met de ontwikkeling. Met het detailontwerp voor de organisatie dat nu voorligt worden taken en verantwoordelijkheden overgedragen van de drie gemeentes naar Port of Zwolle, waardoor een robuuste organisatie kan worden opgebouwd.

Bijlagen 1. Samen van Wal - Besluitvorming detailontwerp

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. Het besluitvormingsdocument “Samen van Wal” zoals opgesteld door Berenschot 2. De overheveling van taken van de gemeente Zwolle naar Port of Zwolle op het gebied van organisatie en strategie, haventaken en commercie met een totale omvang van 1,3 fte; 3. overheveling van het bijbehorende resterende budget van €102.592,- waarvoor in de bestuursrapportage 2026 een dekkingsvoorstel zal worden gedaan.

1/4

voorstel

Datum

14 november 2025

Inleiding De gemeenten Meppel, Zwolle en Kampen werken samen binnen Port of Zwolle aan een toekomstbestendig, duurzaam en economisch sterk havenbedrijf. De afgelopen jaren heeft Port of Zwolle laten zien van groeiende betekenis te zijn. Gezamenlijk havenbeheer, marketing en acquisitie van havenactiviteiten en het leggen van verbindingen tussen ondernemers, stakeholders en andere belanghebbenden hebben tot merkbare resultaten geleid. Na deze periode van groei en ontwikkeling wordt voorgesteld de organisatie van Port of Zwolle een volgende stap in de organisatie te laten maken. Het bijgevoegde besluitvormingsdocument vormt de afronding van de detailfase, waarin de uitwerking van de organisatie-inrichting, formatie en bijbehorende financiële consequenties zijn uitgewerkt.

Kader - Samenwerkingsovereenkomst Port of Zwolle met gemeentes Zwolle, Meppel, Kampen (2015) https://zwolle.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/69087505-7710-46b5-af99343ec59ab0c4?documentId=d2f85613-4e95-44ea-b1bb-c6a7201c5c1f&agendaItemId=4e33fd63-dfb245a9-9645-5fbb07056fa6 - Ambitiedocument "Sturen op de Toekomst" - informatienota 7 november 2022 https://zwolle.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/791b0c37-adaa-4475-b8d02755383c6025?documentId=fa7ed918-cc5f-4978-8f9c-b1fdae4c9283&agendaItemId=5d364d25-b2e84de6-aecd-0b9a34b8d337 Kernboodschap Met deze stap wordt de slagkracht van Port of Zwolle vergroot, zodat de havenregio zich verder kan ontwikkelen tot een duurzame, efficiënte en innovatieve logistieke hub. Door het bundelen van kennis en uitvoering bij de Port of Zwolle wordt de dienstverlening professioneler, efficiënter en beter afgestemd op regionale en landelijke opgaven. Hiermee zet de “Port of Zwolle” een functionele stap naar verdere zelfstandigheid. Kaderstellende en beleidsvormende taken blijven bij de gemeenten. De verantwoordings- en rapportagestructuur wordt geprofessionaliseerd. Toelichting De gemeenten Meppel, Zwolle en Kampen werken samen binnen Port of Zwolle aan een toekomstbestendig, duurzaam en economisch sterk havenbedrijf. De afgelopen jaren heeft Port of Zwolle laten zien van groeiende betekenis te zijn.

Gezamenlijk havenbeheer, marketing en acquisitie van havenactiviteiten en het leggen van verbindingen tussen ondernemers, stakeholders en andere belanghebbenden hebben tot merkbare resultaten geleid. Na deze periode van groei en ontwikkeling wordt voorgesteld de organisatie van Port of Zwolle een volgende stap in de organisatie te laten maken. Dit om voldoende daad- en uitvoeringskracht te genereren. Daarom wordt sinds 2023 gewerkt aan concrete organisatievoorstellen. In de strategie- (2024) en hoofdontwerp-fase (maart 2025) zijn de richtinggevende principes vastgesteld voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. De ALV van Port of Zwolle heeft aan het einde van elke fase richtinggevende uitspraken gedaan. Het bijgevoegde besluitvormingsdocument vormt de afronding van de detailfase, waarin de uitwerking van de organisatie-inrichting, formatie en bijbehorende financiële consequenties zijn uitgewerkt.

2/4

voorstel

Datum

14 november 2025

Aan het detailontwerp is gewerkt door een team inhoudelijke, financiële en hr-medewerkers vanuit alle drie de gemeenten. Zij zijn daarbij ondersteund door Berenschot. Ook op management-niveau (stuurgroep) en in de ALV is meerdere malen overleg gevoerd. Dit detailontwerp schetst de toekomstige inrichting van Port of Zwolle ten aanzien van: 1. Taken Port of Zwolle neemt (een deel van de) taken over die nu bij de ge-meenten belegd zijn. Het betreft havenoperatie (toezicht, klantcontact, nauti-sche tajen), externe betrekkingen (aantrekken subsidies, public affairs, relatie-beheer) en beleid en strategie (duurzaamheid, economische ontwikkeling, ondermijning). 2. Ontwerp organisatiestructuur Port of Zwolle krijgt een compacte, professione-le structuur met drie lijnteams (Havenoperatie, Externe Betrekkingen, Beleid & Strategie), aangestuurd door een managementteam. De gemeenten Meppel, Zwolle en Kampen blijven verantwoordelijk voor ruimtelijke ordening, milieu, veiligheid en economie. De organisatie zal in de basis bestaan uit 7,8 fte. Daarvan komt 1,6 fte uit Kampen over, 1,25 fte uit Meppel en 1,3 fte uit Zwolle. 3. Managementstructuur De directeur is eindverantwoordelijk, ondersteund door de directiesecretaris en twee coördinatoren (een voor team Havenoperatie en een voor team Externe Betrekkingen).

De directiesecretaris vervult ook de rol van plaatsvervangend directeur en coördinator Beleid & Strategie. 4. Coördinatie- en verantwoordingsmechanismen De overlegstructuur is ingericht en deels operationeel: er is een ALV, een stuurgroep, een accountgroep en er zijn taakveldoverleggen per team. Governance en besluitvorming zijn geborgd. Een budgettair neutrale overdracht van taken is mogelijk. Dit vergt ook een strikte toepassing van het principe “mens volgt werk”. De financiële effecten verschillen per gemeente. Voor Zwolle betreft het een overheveling van circa € 142.000 voor de corresponderende taken en de daarmee gemoeide piofach-kosten (ondersteunende organisatietaken, zoals personeelszaken, administratie en ICT). Dit naast de al vastgestelde jaarlijkse bijdrage van €203.000. De daadwerkelijke personele overgang vindt plaats volgens het principe “mens volgt werk” en wordt zorgvuldig voorbereid in overleg met betrokken medewerkers en de OR. De OR heeft inmiddels positief geadviseerd over deze stap. De beoogde kostenneutrale overgang betekent ook dat er voor de ontwikkeling van met name de commerciële activiteiten wordt uitgegaan van een groeimodel. De mate waarin dit groeipad wordt doorlopen is afhankelijk van de mate waarin PoZ succesvol is in het binnenhalen van subsidies en incidentele middelen.

Maatschappelijk draagvlak & participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden

3/4

voorstel

Datum

14 november 2025

Communicatie Na besluitvorming in de ALV van Port of Zwolle wordt via een gezamenlijke communicatie-uiting van de Port of Zwolle en de deelnemende gemeenten bekendgemaakt dat de volgende stap in de organisatieontwikkeling wordt gezet. Financiën De bijdrage van Zwolle aan Port of Zwolle bedraagt momenteel €203.000 per jaar. Deze bestaat uit een structurele bijdrage van €85.000 en een meerjarig incidentele bijdrage van €118.000 tot en met 2027. De aanvullende bijdrage als gevolg van de overdracht van taken en budgetten bedraagt €113.687 per jaar (prijspeil 2025), en een bijdrage voor de PIOFACH-kosten van €34.450. In het bedrag taken en budgetten zitten ook de kosten voor de havenmeesters. Zij worden gedetacheerd gelijk aan de kosten voor een bedrag van €45.545. Voor het resterende bedrag ( €113.687 + €34.450€ 45.545 = €102.592) zal in de bestuursrapportage 2026 een dekkingsvoorstel worden gedaan. Omdat de Port of Zwolle meer commerciële taken erbij krijgt, verwachten we dat de inkomsten (waaronder ook subsidies voor projecten) zullen toenemen. We streven ernaar om de gemeentelijke bedrage op termijn terug te brengen naar het niveau van voor dit besluit en daarmee dus een besparing van de gemeenten te realiseren. De lasten gaan in dit geval voor de baten uit. We sturen via de ALV op deze lijn van besparingen om zo adequaat de realisatie vorm te geven.

Mocht dit onvoldoende blijken, dat wordt de (nieuwe) raad betrokken bij een voorstel hoe dit op te lossen. Hierbij volgt dan ook een voorstel voor de huidige incidentele dekking van €118.000,-. Risico’s Een risico is dat Port of Zwolle de taken niet naar wens uitvoert. In dat geval kan worden bijgestuurd via de ALV. Vervolg De overgang van taken en mensen en het inrichten van de nieuwe organisatie wordt momenteel voorbereid en krijgt zijn beslag gedurende het eerste kwartaal van 2026. Uiterlijk 1 april 2026 moet de nieuwe organisatie formeel van start gaan. 3 jaar na de implementatie van deze organisatie-stap zal een evaluatie worden uitgevoerd. Openbaarheid Het besluit is openbaar.

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer 4/4