Raadsbrief Archiefinspecties Gemeente Zwolle + Verbonden Partijen 2023

voorstel

Raadsbrief Datum

19 maart 2024

Onderwerp Versienummer

Archiefinspecties Gemeente Zwolle + Verbonden Partijen 2023

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting In 2023 zijn er twee inspecties uitgevoerd door de gemeentearchivaris: - voor Gemeente Zwolle - voor de Verbonden Partijen. N.a.v. deze inspecties zijn er diverse aanbevelingen gedaan ter verbetering van de informatiehuishouding van zowel onze eigen organisatie als de Verbonden Partijen. We onderschrijven de noodzaak om met die aanbevelingen aan de slag te gaan. Er is hiervoor echter onvoldoende capaciteit aanwezig binnen de afdeling IV. Dit betekent dat we de expliciete keuze maken om de aanbevelingen n.a.v. de archiefinspectie van Zwolle op een later moment uit te voeren. Er worden voorstellen ingediend om opvolging van de aanbevelingen op een later moment (waarschijnlijk vanaf eind 2024) mogelijk te maken middels een projectmatige aanpak. Bijlagen 1. Bevindingenverslag 2023 : Archief- en informatiebeheer Gemeente Zwolle 2. Onderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden Gemeente Zwolle – Rapportage (geheim tot 20 april 2024) Openbaarheid Openbaar Geheim tot 20 april 2024 Wij stellen u voor kennis te nemen van: de aanbevelingen n.a.v. de archiefinspectie Gemeente Zwolle 2023 en de wijze waarop het college uitvoering gaat geven aan deze aanbevelingen.

1/5

voorstel

Datum

19 maart 2024

Inleiding In 2023 zijn er twee inspecties uitgevoerd door de gemeentearchivaris: 1. voor Gemeente Zwolle 2. voor de Verbonden Partijen. 1. Archiefinspectie Gemeente Zwolle De gemeentearchivaris doet jaarlijks onderzoek naar de staat van de informatiehuishouding bij de Gemeente Zwolle. De belangrijkste conclusies uit de inspectie van 2023 zijn: - Het informatiebeheer in M365 voldoet niet aan de eisen - Er is geen inzicht in het informatiebeheer in decentrale procesapplicaties, netwerkschijven, mailboxen, databases, website en social media - Ontbreken van een kwaliteitszorgsysteem De gemeentearchivaris is (nog) kritischer dan vorig jaar. Dit, omdat we er afgelopen jaar niet in geslaagd zijn om verbeteringen te realiseren op de (vrijwel gelijke) bevinden van de inspectie van 2022. 2. Archiefinspectie Verbonden Partijen De gemeentearchivaris heeft in 2023 voor het eerst onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van het informatiebeheer bij een aantal Verbonden Partijen van Zwolle, te weten: GGD IJsselland, Veiligheidsregio IJsselland, Omgevingsdienst IJsselland, GBLT, Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland, SSC ONS + Collectie Overijssel. Conclusie van deze eerste inspectie is, dat er grote verschillen bestaan tussen de verschillende organisaties waar het gaat om de kwaliteit van het informatiebeheer, en dat alle organisaties willen werken aan verbetering van de situatie.

In de meeste gevallen is Zwolle wel bestuurlijk verantwoordelijk, maar is er geen taak voor onze eigen ambtelijke organisatie; het is niet ons archief. SSC ONS en Omgevingsdienst IJsselland vormen hierop (deels) een uitzondering. Verbetering van het informatiebeheer van deze twee organisaties vraagt ook inzet van onze eigen ambtelijke organisatie. Wet- en regelgeving vereist dat bevindingenverslagen van de gemeentearchivaris aangeboden worden aan de Raad. Daarnaast dienen we de Provincie, als interbestuurlijk toezichthouder, inzicht te geven in de kwaliteit van onze informatiehuishouding. Dit hebben we gedaan door het verslag van de gemeentearchivaris toe te sturen, inclusief onze reactie daarop. Kader Archiefwet 1995 Kernboodschap De benodigde verbeteringen n.a.v. de archiefinspecties voeren we niet nu, maar op een later moment uit. Dit, omdat er op dit moment onvoldoende capaciteit aanwezig is binnen de afdeling IV. Er worden momenteel nieuwe collega’s geworven die, naar verwachting, vanaf de zomer van 2024 ingezet kunnen worden om alvast een deel van het capaciteitsgebrek op te vangen. Daarnaast zal de eerste helft van 2024 benut worden om de meest urgente aanbevelingen n.a.v. de archiefinspectie te vertalen naar projectvoorstellen. Vervolgens kan aan de hand van prioritering + capaciteit gepland worden wanneer uitvoering van de benodigde verbeteringen kan starten. 2/5

voorstel

Datum

19 maart 2024

Toelichting In de ‘Informatienota Rapportage archivering’ van 7 februari 2023 is al aangegeven dat de huidige formatie informatiebeheer ontoereikend is om verbeterpunten n.a.v. de archiefinspectie uit te kunnen voeren. Dit capaciteitsgebrek heeft als resultaat gehad dat we er afgelopen jaar niet in geslaagd zijn om verbeteringen te realiseren op de bevindingen van de inspectie van 2022. Dit blijkt ook uit de aanbevelingen van de huidige archiefinspectie (over 2023); die zijn grotendeels een herhaling van de aanbevelingen van het voorgaande jaar. Om te voorkomen dat we wederom toezeggingen doen die we niet waar kunnen maken, maken we de expliciete keuze om de benodigde verbeteringen op een later moment uit te voeren. Er is voor 2024 2 fte Informatiebeheer extra toegekend in de begroting en de vacatureruimte van de derde recordmanager moet nog ingevuld worden. Deze nieuwe collega’s worden momenteel geworven en kunnen naar verwachting vanaf de zomer van 2024 ingezet worden om alvast een deel van het capaciteitsgebrek op te vangen. Daarnaast zal de eerste helft van 2024 benut worden om de meest urgente aanbevelingen n.a.v. de archiefinspectie te vertalen naar projectvoorstellen: informatiebeheer M365, informatiebeheer decentrale procesapplicaties, e-mailarchivering + kwaliteitszorgsysteem.

Vervolgens kan aan de hand van prioritering + capaciteit ingepland worden wanneer uitvoering van de benodigde verbeteringen kan starten. Vanuit de tak informatievoorziening wordt er momenteel gewerkt aan een hernieuwde inrichting, waarbij er meer exclusieve aandacht is voor het onderwerp compliancy, en de onderlinge samenhang tussen de daartoe behorende disciplines informatiebeveiliging, privacy, informatiearchitectuur, ethiek en informatiebeheer. Dit past bij het groeiende belang van informatiebeheer, en de afhankelijkheid daarvan, voor een organisatie. We realiseren ons dat het op orde brengen van het informatiebeheer niet van vandaag op morgen gerealiseerd is. Daarvoor is een groeimodel nodig dat aansluit op de ambities van onze organisatie. Maatschappelijk draagvlak & participatie n.v.t. Communicatie Het bevindingenverslag van beide inspecties wordt gedeeld met betrokkenen. Financiën Er is voor 2024 2 fte Informatiebeheer extra toegekend in de begroting en de vacatureruimte van de derde recordmanager moet nog ingevuld worden. Deze nieuwe collega’s worden momenteel geworven. Om het informatiebeheer binnen Zwolle structureel en doeltreffend op orde te brengen is extra capaciteit nodig.

Vanuit de hierboven genoemde projectvoorstellen en ervaring met de recente formatieversterking, is het streven om bij de begroting een aanvullend voorstel voor te leggen over toekomstbestendig informatiebeheer, aansluitend op de ambities van onze organisatie.

3/5

voorstel

Datum

19 maart 2024

Risico’s Ook het tijdelijk niet opvolgen van de aanbevelingen van beide archiefinspecties brengt risico’s met zich mee, namelijk het niet kunnen voldoen aan: - eisen van integriteit, - eisen van bedrijfsvoering, - het afleggen van verantwoording - rechtszekerheid voor burgers en bedrijven, - transparant gebruik van informatie (opslaan, gebruik AI, gegevensgebruik, vernietigen, etc.). - het behoud van cultuurhistorisch belangrijke informatie. - efficiënte afdoening van WOO-verzoeken als gevolg van het feit dat informatie niet vindbaar is en niet (in samenhang) gearchiveerd is. - imagoverbetering betrouwbare overheid. Daarnaast is er een bestuurlijk risico aanwezig. De Provincie kan, vanuit haar taak als interbestuurlijk toezichthouder, een verplichting tot naleving opleggen als zij van mening is dat Zwolle onvoldoende inspanningen verricht om aanbevelingen van de gemeentearchivaris op te volgen. V.w.b.

beheersmaatregelen hanteren we een risicogerichte aanpak: - in de eerste helft van 2024 worden de meest urgente aanbevelingen van de gemeentearchivaris vertaald naar projectvoorstellen, die vervolgens op basis van prioritering en capaciteit worden ingepland; - er is voor 2024 2 fte Informatiebeheer extra toegekend in de begroting om een deel van het personeelstekort op te vangen; - er worden scenario’s uitgewerkt om naar de toekomst toe de informatiehuishouding op peil te brengen. Vervolg Informatie over de voortgang verloopt via de reguliere Planning & Control cyclus. Openbaarheid Deze raadsbrief en alle bijlagen zijn openbaar met uitzondering van bijlage 2, ‘Onderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden Gemeente Zwolle – rapportage’. Deze rapportage is geheim tot 20 april 2024 in verband met het zienswijzetraject in het kader van de WOO. Dit traject is gestart omdat de Verbonden Partijen van de gemeentearchivaris initieel alleen inzicht gekregen hebben in het onderdeel dat hun eigen organisatie betreft en we nu van plan zijn om alle informatie openbaar te maken.

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders 4/5

voorstel

Datum

19 maart 2024

secretaris, Dick Emmer

5/5