Raadsbrief Archiefinspectie Gemeente Zwolle 2024

voorstel

Raadsbrief Datum

31 maart 2025

Onderwerp Versienummer

Archiefinspectie Gemeente Zwolle 2024

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting De gemeentearchivaris voert jaarlijks onderzoek uit naar de staat van de informatiehuishouding bij de Gemeente Zwolle. De resultaten van het onderzoek over 2024 zijn vrijwel gelijk aan die van 2023. Dit is niet verrassend. Enerzijds omdat op basis van het inspectierapport van 2023 is besloten de problemen niet direct aan te pakken vanwege een gebrek aan capaciteit en financiële middelen. Anderzijds omdat de eerste verbeteracties pas na de zomer van 2024 gestart zijn. Deze acties vallen buiten de onderzoeksperiode, die loopt van augustus 2023 tot en met juli 2024. Het rapport bevat diverse aanbevelingen, die als basis hebben gediend voor het verbeterplan 2025 (bijlage 3). Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief bij Bevindingenverslag 2024 2. Bevindingenverslag 2024 : Archief- en informatiebeheer Gemeente Zwolle 3. Verbeterpuntenplan 2025 Openbaarheid Openbaar Geheim Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. De bevindingen en aanbevelingen n.a.v. de archiefinspectie Gemeente Zwolle 2024. 2. De voorgestelde verbeteringen uit het verbeterpuntenplan 2025.

1/4

voorstel

Datum

31 maart 2025

Inleiding De gemeentearchivaris doet jaarlijks onderzoek naar de staat van de informatiehuishouding bij de Gemeente Zwolle. Wet- en regelgeving vereist dat bevindingenverslagen van de gemeentearchivaris aangeboden worden aan College en Raad. De resultaten van het onderzoek over 2024 zijn nagenoeg gelijk aan de resultaten over 2023. Dat is niet verrassend. Enerzijds omdat er op basis van het inspectierapport 2023 besloten is de problemen niet direct op te lossen, omdat er onvoldoende capaciteit en geld beschikbaar was. Anderzijds omdat uitvoering van de eerste verbeteracties, zoals ook aangegeven, na de zomer gestart is en deze acties niet meegenomen zijn in het onderzoek, dat gebaseerd is op de periode augustus 2023 tot en met juli 2024. Kader Archiefwet 1995. Kernboodschap De resultaten van de archiefinspectie over 2024 zijn nagenoeg gelijk aan de resultaten over 2023. Voldoende grip krijgen op onze informatiehuishouding is een langdurig proces dat naar verwachting vijf tot zes jaar in beslag zal nemen. We pakken dit stap voor stap aan, waarbij we zowel organisatorisch als inhoudelijk veranderingen doorvoeren die ons daarbij ondersteunen. Organisatorisch gezien is in 2024 al extra personeel aangetrokken en bevinden we ons momenteel midden in een nieuwe wervingsronde. Dit stelt ons in staat om grotere stappen te zetten.

Daarnaast hebben we onze werkwijze geoptimaliseerd, waardoor er meer focus is en duidelijke prioritering plaatsvindt. Inhoudelijk gezien hebben we de verbeterpunten van de gemeentearchivaris vertaald naar een verbeterplan met concrete doelen voor 2025 (zie bijlage 3). Toelichting De gemeentearchivaris doet jaarlijks onderzoek naar de staat van de informatiehuishouding bij de Gemeente Zwolle. De belangrijkste conclusies uit de inspectie van 2024 zijn: - Het informatiebeheer in M365 voldoet niet aan de eisen; - Er is geen inzicht in het informatiebeheer in decentrale procesapplicaties, netwerkschijven, mailboxen, databases, website en social media; - Ontbreken van een kwaliteitszorgsysteem; - De archiefblokken 1990-1999 + “restarchief” uit de periode 1835-1989 zijn nog niet overgebracht naar Collectie Overijssel. De resultaten van het onderzoek over 2024 zijn nagenoeg gelijk aan de resultaten over 2023. Dat is niet verrassend. Voordat we de verbeteringen konden gaan uitvoeren was het nodig om op sterkte te komen. De eerste verbeteracties zijn na de zomer 2024 gestart en deze acties zijn niet meegenomen in het onderzoek, dat gebaseerd is op de periode augustus 2023 tot en met juli 2024. De resultaten van de acties die plaatsvonden na de zomer van 2024 verwachten we terug te zien in de archiefinspectie 2025.

Onze meerjarige ambitie is het realiseren van een moderne, efficiënte en transparante informatiehuishouding die niet alleen voldoet aan wettelijke eisen maar ook de kwaliteit van dienstverlening en interne processen verbetert. Dit vraagt naast duurzame opslag van data om 2/4

voorstel

Datum

31 maart 2025

professionalisering van onze systematische kwaliteitscontroles en -evaluaties. Gezien de omvang van het informatiebeheervraagstuk is het noodzakelijk om hier stapsgewijs naar toe te werken. Het gaat hierbij echt om een langjarig proces dat naar verwachting vijf tot zes jaar in beslag zal nemen voordat we voldoende grip hebben op onze informatiehuishouding. We pakken dit stap voor stap aan, waarbij we zowel organisatorisch als inhoudelijk veranderingen doorvoeren die ons daarbij ondersteunen. Organisatorisch gezien hebben we in 2024 al extra personeel aangetrokken en bevinden we ons momenteel midden in een nieuwe wervingsronde. Dit stelt ons in staat om grotere stappen te zetten. Daarnaast hebben we onze werkwijze geoptimaliseerd, onder andere door agile werken te omarmen waardoor er meer focus is en duidelijke prioritering plaatsvindt.. Inhoudelijk gezien hebben we, voor de korte termijn, de verbeterpunten van de gemeentearchivaris vertaald naar een verbeterplan met concrete doelen voor 2025 (zie bijlage 3). Twee conclusies van de gemeentearchivaris uitgelicht: - Conclusies 1 + 2: ‘Het informatiebeheer in M365 voldoet niet aan de eisen’ + ‘Er is geen inzicht in het informatiebeheer in decentrale procesapplicaties, netwerkschijven, mailboxen, databases, website en social media’ Om uitvoering te geven aan deze twee verbeterpunten is een traject Informatiebeheerplannen gestart.

Hierbij worden procesgewijs afspraken gemaakt over informatiebeheer, inclusief risicogestuurde controles en verbeteringen. Dit traject omvat archivering van informatie in alle soorten systemen die voor het betreffende proces van toepassing zijn. De eerste resultaten van de pilot die we de afgelopen maanden gedraaid hebben, zijn veelbelovend en geven vertrouwen in de voortgang van het traject. De keuze voor deze aanpak is ook afgestemd met de gemeentearchivaris. - Conclusie 3: Kwaliteitszorgsysteem Voor Informatiebeheer sluiten we aan bij het afdelingsbrede kwaliteitssysteem. Maatschappelijk draagvlak & participatie n.v.t. Communicatie Het bevindingenverslag n.a.v. de inspectie wordt gedeeld met betrokkenen. Financiën n.v.t. Risico’s De aanpak van de verbeterpunten in de informatiehuishouding gebeurt stapsgewijs. Hoewel deze werkwijze zorgt voor een gestructureerde en beheersbare implementatie, brengt het het risico met zich mee dat urgente problemen niet snel genoeg worden opgelost. Om dit risico te beperken, wordt gewerkt volgens een agile werkwijze. Dit biedt de flexibiliteit om zeer urgente zaken tussentijds op te pakken. Er vindt een risico- en belangenafweging plaats om de volgorde te bepalen van de aan te pakken processen.

3/4

voorstel

Datum

31 maart 2025

Vervolg Bij de archiefinspectie van volgend jaar wordt gerapporteerd over de verbeterpunten van 2025. Openbaarheid Deze raadsbrief en alle bijlagen zijn openbaar.

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

4/4