Raadsbrief Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

voorstel

Raadsbrief Datum

02 maart 2025

Onderwerp Versienummer

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 1

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting Als Gemeente Zwolle willen we met ons inkoopvolume (jaarlijks circa € 200 miljoen) meer impact maken. Met de ondertekening van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen laten we zien dat we willen bijdragen aan maatschappelijke opgaven. Het actieplan beschrijft, naast de inhoud die Zwolle aan de thema’s wil geven, de inrichting van onze inkoopfunctie om onze MVOI doelen te behalen.

Bijlagen - Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

Openbaarheid Openbaar Geheim

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. Het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2025

1/5

voorstel

Datum

02 maart 2025

Inleiding Overheden in Nederland kopen jaarlijks voor ruim 100 miljard in. Dit biedt grote kansen om bij te dragen aan oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Via het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) stimuleert het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat (I&W) andere overheidsorganisaties om met hun inkopen ook bij te dragen. De gemeente Zwolle heeft in 2023 dit manifest ondertekend. Daarmee zet zij zich in om op de verschillende thema’s binnen MVOI (zie kader) maatschappelijke impact te maken. Naast het ondertekenen van dit manifest maakt elke deelnemer ook een actieplan voor de eigen organisatie. Hiermee geven zij aan hoe zij in de komende jaren doelstellingen gaan behalen op het gebied van MVOI. In 2020 heeft de gemeente voor de eerste keer een actieplan MVOI opgesteld en door de Raad laten goedkeuren. Hierin is een inkoopstrategie op het gebied van MVOI opgesteld, aangevuld met aansprekende voorbeelden die de gemeente Zwolle had behaald op het gebied van duurzaam inkopen. Kader • Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Opdrachtgeven – 05 oktober 2020 • Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen – 06 februari 2023 Kernboodschap Als Gemeente Zwolle willen we met ons inkoopvolume (jaarlijks circa € 200 miljoen) meer impact maken.

Met de ondertekening van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen laten we zien dat we willen bijdragen aan maatschappelijke opgaven. Het actieplan beschrijft, naast de inhoud die Zwolle aan de thema’s geeft, de inrichting van onze inkoopfunctie om onze MVOI doelen te behalen. Het plan beschrijft een aanpak om binnen een gedecentraliseerde inkoopfunctie de organisatie te faciliteren om op lange termijn maximale impact te maken met onze inkoop. Met de inrichting van categoriemanagement zetten wij in op het structureel borgen van MVOI doelstellingen in al onze inkoopprocessen. De focus op opdrachtgeverschap zorgt ervoor dat voorafgaand aan een inkooptraject de juiste keuzes worden gemaakt. Hiermee zorgen we ervoor dat we op de lange termijn met ons inkoopvolume ook maatschappelijke impact realiseren. Vanaf 2025 zetten we op hoofdlijnen in op de volgende acties: • • •

We starten met ambitiewebsessies bij grote aanbestedingen om gerichtere keuzes te maken; Door een communicatiecampagne nemen we de hele organisatie mee in het maken van duurzame keuzes rondom inkoop; Per MVOI-thema formuleren we een overkoepelende doelstelling en deze vertalen we naar praktische gunningscriteria; 2/5

voorstel

Datum

• • •

02 maart 2025 We richten categoriemanagement in om ook structureel te werken aan het maken van impact; We verbeteren de rapportage over MVOI-resultaten; We geven invullen aan de rollen rondom opdrachtgeverschap binnen de organisatie.

Toelichting Het actieplan MVOI rust op drie pijlers: 1. Opdrachtgeverschap 2. Communicatie 3. Categoriemanagement 1. Opdrachtgeverschap De invulling van opdrachtgeverschap op de verschillende niveaus is cruciaal om onze doelen te behalen. Immers, de opdrachtgever heeft al voordat het inkoopproces in beeld komt beslissende invloed op de inhoud van een opdracht. Daarbij hoort ook het bepalen van de kansrijke maatschappelijke ambities die met de betreffende opdracht kunnen worden gerealiseerd en deze vertalen naar concrete MVOI doelstellingen bij de realisatie van inkoopbehoeften. Zij dragen er zorg voor betrokken collega’s, waaronder projectleiders, beleidsadviseurs en/of inkoopadviseurs, deze doelstellingen realiseren. 2. Communicatie MVOI vraagt iets van de hele organisatie – en daarbuiten. Bij de implementatie van het actieplan vormt communicatie daarom een rode draad. We starten met een meerjarige interne bewustwordingscampagne rondom inkoop met MVOI als speerpunt. 3. Categoriemanagement Een belangrijke wijziging ten opzichte van het vorige actieplan is de veranderde interne inkoopfunctie. Vanuit een centrale positie (Juridische Zaken/Team Inkoop) worden een aantal onderdelen van het inkoopproces ondersteund door JZ/Inkoop. Een belangrijk onderdeel hierin is de implementatie van categoriemanagement.

Categoriemanagement richt zich op het verzamelen en analyseren van inkoopdata. Samen met de verantwoordelijke vak afdelingen prioriteren we vervolgens de uitgaven: op welke onderwerpen valt de grootste MVOI impact te maken; welke onderwerpen worden als eerste aangepakt? Dit doen we op basis van de mogelijke MVOI impact, het inkoopvolume en ons handelingsperspectief. We bepalen samen per prioriteit de relevante MVOI onderwerpen, met bijbehorend ambitieniveau. Deze ambities worden vertaald naar concrete criteria bij onze inkopen. Voor de categorie Facilitair is het eerste categorieplan afgerond. • • •

We zijn begonnen met het implementeren van drie inkoopcategorieën per jaar (in totaal onderscheiden we zeven inkoopcategorieën); Op basis van de informatie uit onze categorieplannen gaan we gerichter met marktpartijen in gesprek om kennis uit te wisselen, en We verbeteren de informatievoorzieningen aan (lokale) ondernemers, onder andere door op basis van categorieplannen actief de kennis van de markt in te zetten. We betrekken marktpartijen in een vroeg stadium met gerichte informatie en vragen om kennis uit te wisselen. 3/5

voorstel

02 maart 2025

Datum

Leeswijzer actieplan -

-

Het actieplan beschrijft hoe we als organisatie de komende tijd werken aan het laden van de thema’s en het borgen van werkwijzen om maximaal impact te kunnen maken op de verschillende MVOI-thema’s. De praktijkvoorbeelden tussendoor zijn succesvolle, Zwolse inkooptrajecten waarin we mooie resultaten op het gebied van MVOI laten zien. Bijlage een beschrijft de prioriteiten zoals die door de organisatie zijn geïdentificeerd in de verschillende inkoop categorieën Bijlage twee beschrijft specifieke MVOI-acties op organisatieniveau Bijlage drie beschrijft de verschillende rollen rondom het proces van MVOI Bijlage vier bevat een rapportage met daarin een uitgebreide opsomming van de resultaten zoals die zijn behaald. Dit betreft grotendeels resultaten uit 2023. Over het jaar 2024 volgt later dit jaar een nadere rapportage.

Maatschappelijk draagvlak & participatie n.v.t. Communicatie We bereiden samen met communicatie een campagne voor om MVOI onder de aandacht te brengen. Het onderwerp circulariteit zou daarbij als voorbeeld kunnen worden gebruikt om MVOI meer concreet te maken en gelijktijdig op dat punt meer resultaten te realiseren. Financiën De inrichting van categoriemanagement en de verdere uitrol van het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen binnen de huidige ambities vinden plaats binnen de huidige formatie van JZ/Inkoop. Risico’s n.v.t. Vervolg Vanuit JZ/Inkoop wordt er jaarlijks gerapporteerd over de Maatschappelijk verantwoorde inkooptrajecten die de gemeente Zwolle heeft gevolgd. Openbaarheid Openbaar

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

4/5

voorstel

Datum

02 maart 2025

burgemeester, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

5/5