Programma van eisen 22-03-2024

PROGRAMMA VAN EISEN Upgrade Raad- en TaK-zaal

Versie l 0.01 (definitief) Datum l 22 maart 2024

Vastgesteld door: Opdrachtgever Simone Bouwer

Datum

Handtekening

Projectleiders Mieke Wagenvoort Rick van Essen

1

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Inleiding Doel Programma van Eisen Leeswijzer

4 4 5

2 2.1 2.2 2.3

Visie en werkwijze Visie op de upgrade Visie organisatie op werkplekken (in ontwikkeling) Werkwijze

5 5 6 7

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Algemene uitgangspunten Wettelijke eisen Overige eisen en richtlijnen Lokale en maatschappelijke betrokkenheid Vergunning Overlast

7 7 7 8 8 8

4

Scope van het project

8

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Gebruikers Gemeenteraad Griffie College van burgemeester en wethouders Ambtelijke organisatie Afdeling Top-Services Bezoekers Evenementen

9 9 9 10 10 10 10 10

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4

Functionele en technische eisen Raadzaal Raadsopstelling Werkplekken griffier Publiekstribune Cateringcorner Lichtwering Extra schermen Looproute door de raadzaal Thomas-a-Kempis Zaal Vergaderopstelling Cateringcorner Publiekstribune Verwijderen kast Verbindende verkeersruimte Duurzaamheid en circulariteit

11 11 11 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 2

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

6.4.1 6.5 6.6 6.7 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.7.4 6.7.5 6.7.6 6.7.7 6.8 6.9 6.9.1 6.9.2 6.10 6.11 6.12

Specifieke eisen aan de vloerbedekking en wandafwerking Klimaat Verlichting Toegankelijkheid Raadzaal middenring Raadzaal tafels en spreekgestoelte TaK-zaal Vloerbedekking Bediening deuren Voorziening slechthorenden Overige Losse inrichting, styling en groenvoorziening Audiovisuele middelen AV-middelen Raadzaal AV-middelen TaK-zaal Kunst Bewegwijzering Veiligheid, RI&E en bedrijfshulpverlening

Bijlagen 1. Rapport waarde stelling stadhuis 2. Fotobladen huidige situatie 3. Bevindingen onderzoek lift i.v.m. toegankelijkheid 4. Risico-inventarisatie & evaluatie 5. Tekeningen 2e verdieping stadhuis

3

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

15 15 15 15 16 16 16 16 16 17 17 17 18 18 19 20 20 20

1

Inleiding In het Stadhuis van de gemeente Zwolle bevinden zich de Raadzaal en de Thomas a Kempiszaal (TaK-zaal). Primair worden deze ruimten gebruikt door het gemeentebestuur, maar buiten bestuurlijke momenten worden de zalen ook gebruikt voor allerlei bijeenkomsten en overleggen vanuit de organisatie en daarbuiten. De huidige verschijningsvorm van de Raadzaal is ruim 20 jaar oud. Tijdens de verbouwing van het stadhuis in 2018 is voornamelijk gefocust op de kantooromgeving en niet op de Raad- en TaK-zaal. De gemeenteraad van Zwolle heeft op dit moment 39 raadsleden. De opstelling in de Raadzaal bestaat uit een dubbele ring met 36 plekken, welke later is uitgebreid met 4 extra plekken. De TaK-zaal heeft eveneens een vaste opstelling. De directe aanleiding om aan de slag te gaan met beide zalen is het einde van de levensduur van de vergaderstoelen en het vergader-/interruptiesysteem. Het vergader-/interruptiesysteem kan niet meer worden onderhouden en voor wat betreft de stoelen wordt door de leverancier de veiligheid niet meer gegarandeerd. Daarnaast zijn vanuit het bestuur en de gebruikers aanvullende wensen. Vanuit de MeerJarenOnderhoudsPrognose (MJOP) zijn middelen gereserveerd. Dit maakt dat er gestart is met een onderzoek naar een functionele en esthetische upgrade van de Raadzaal, TaK-zaal en de tussenliggende verkeersruimte.

In dit programma van eisen zijn de eisen en wensen geformuleerd waaraan de ruimten na de upgrade dienen te voldoen.

1.1

Doel Programma van Eisen Doel van dit Programma van Eisen (PvE) is het vastleggen van de ontwerp- en uitwerkingskaders voor het project: Upgrade Raad- en TaKzaal van de gemeente Zwolle. Het PvE definieert alle kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten voor de upgrade van de ruimten die vallen binnen de scope van het project. De eisen die worden genoemd zijn op basis van het ontwerp objectief meetbaar, of - als zij niet objectief meetbaar zijn - wel te beoordelen. Veelal wordt een niveau of een prestatie omschreven die minimaal of maximaal dient te worden behaald. Het Programma van Eisen dient vier doelen: 1. Vastleggen van de kwalitatieve en kwantitatieve eisen; 2. Definiëren van de prestaties en scope; 3. Vastleggen van de werkwijze waarop de informatie ten behoeve van het PvE is verzameld; 4. Vastleggen hoe het document aan de hand van die informatie tot stand is gekomen.

4

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Bij het opstellen van het Programma van Eisen zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Het PvE dient als aanvulling op de wettelijke eisen en richtlijnen. • Bij tegenstrijdigheden tussen de eisen zoals verwoord in het Programma van Eisen prevaleert de zwaarste eis.

1.2

Leeswijzer In het programma van eisen wordt in hoofdstuk 2 stilgestaan bij de visie op het project en hoe het programma van eisen tot stand is gekomen. In hoofdstuk 3 zijn de uitgangspunten voor het project weergegeven. Na de behandeling van de visie en kaders wordt de projectscope toegelicht in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 zijn de gebruikers en het gebruik toegelicht en in hoofdstuk 6 zijn de eisen omschreven. Het eindproduct dient aan deze eisen te voldoen.

2

Visie en werkwijze

2.1

Visie op de upgrade Zwolle is een stad die groeit en ambitie heeft. Gemeente Zwolle werkt aan een sociale, duurzame en inclusieve samenleving voor al haar 130.000 inwoners. Dit zijn aspecten die we graag terugzien in deze twee belangrijke vergaderzalen. Beide zalen hebben naast de functionele functie ook een symbolische functie voor de stad, voor de gemeente en het stadhuis. Deze ruimten dienen dan ook over een representatieve en activerende uitstraling te beschikken, waarmee ze één van de visitekaartjes van de stad worden. Een plek waar iedereen zich welkom voelt. Dit kan worden bereikt door een uitnodigende en plezierige beleving van de ruimte. Beide zalen zijn (indien mogelijk) toegankelijk voor iedereen. Er moeten zo weinig mogelijk fysieke drempels zijn. Conform het VN-verdrag moeten rolstoelgebruikers, blinden, slechtzienden en mensen met andere fysieke beperkingen toegang en doorgang hebben en een zitplaats kunnen innemen. Beide zalen dienen een frisse, eigentijdse en uitnodigende uitstraling te hebben en toekomstbestendig te zijn. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de monumentale waarde van de TaK-zaal en de waardevolle elementen van beide zalen. Het heeft de voorkeur dat de ruimten zo optimaal en multifunctioneel mogelijk kunnen worden gebruikt zonder dat daarvoor concessies gedaan moeten worden aan de hoofdfunctie van beide zalen.

Bij de keuze voor materialen en inrichting dienen de aspecten, circulariteit, de milieu impact, gebruiksvriendelijkheid en onderhoudsvriendelijkheid meegenomen te worden. Het spreekt voor zich dat het ontwerp van het Stadhuis van de architect J.J. Konijnenbrug moet worden gerespecteerd.

5

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

2.2

Visie organisatie op werkplekken (in ontwikkeling) “Wij creëren thuis en op kantoor een werkomgeving die ons maximaal ondersteunt om te presteren en te ontwikkelen. Samen te werken aan de opgaven in de stad Zwolle met aandacht voor de vitaliteit van onze medewerkers.” Samen voor een waardevolle toekomst, zo doen wij dat in Zwolle. Een waardevolle toekomst ondersteunt door een fijne werk- en overlegomgeving, passend bij het hybride werken. Een werkomgeving die op een locatie van de gemeente Zwolle, thuis of elders kan zijn. Een werkomgeving die aansluit bij de werkzaamheden die daar uitgevoerd dienen te worden en hiermee meerwaarde creëert voor onze medewerkers. Hybride werken sluit aan bij de wens om een flexibele en toekomstgerichte organisatie te zijn die integraal werkt aan de opgaven van de stad. Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt. In hybride werkculturen is voor de werklocatiekeuze niet het beschikbare gebouw leidend, maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en inwoners. Flexibiliteit die door autonomie van onze medewerkers gegeven en genomen kan worden. De stap naar hybride werken proberen we te zetten door innovatieve werkwijzen, methodes en technologieën te gebruiken.

In de werkomgeving kijken we naar nieuwe mogelijkheden om te ontmoeten en samen te werken door middel van locaties en de inrichting hiervan. Innovatie en duurzaamheid staan hierbij centraal en gaan hand in hand. Hergebruik waar het kan, nieuw waar het moet. Een toekomstbestendige werkomgeving met het milieu, de omgeving en de leefwereld van de toekomst in ons achterhoofd. Hiermee ondersteunen we de duurzaamheidsambities van de gemeente Zwolle en dragen we bij aan de lokale circulaire economie. Om de werkomgeving zo efficiënt en succesvol mogelijk te kunnen gebruiken, werken we creatief samen. We richten een werkomgeving in die aansluit bij de diversiteit aan behoeften en wensen van onze medewerkers. En we verwachten van onze medewerkers dat zij deze werkomgeving op de juiste manier gebruiken, zonder een ander tot last te zijn. Regels en routines laten we los, richtlijnen worden bewaakt. We zijn een vitale en inspirerende werkgever die goed is voor het welzijn van de medewerkers. Duurzame inzetbaarheid wordt bevorderd en talent gemotiveerd om zo het beste uit de werknemers te halen. Dit alles moet ondersteund worden door de identiteit vanuit de stad. Het is Zwols, men voelt zich onderdeel van de gemeente Zwolle en het voelt als “thuis”. We zijn gastvrij en we maken het mogelijk. We willen herkenbaarheid creëren voor medewerkers en inwoners.

We moeten goed vindbaar zijn en mensen moeten zich welkom voelen. Dit wordt gecreëerd door de Zwolse identiteit terug te laten komen in de werkomgeving en de inwoners en medewerkers kans te geven hieraan mee te werken door middel van co-creatie.

6

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

2.3

Werkwijze Voor het opstellen van het programma van eisen hebben er gesprekken met diverse stakeholders plaatsgevonden. Dit is een-op-een gebeurd, maar ook tijdens vergaderingen/bijeenkomsten. Gevraagd is naar wat er wordt gemist en naar de bevindingen tijdens het gebruik. Daarnaast is ook de positieve kant belicht; wat werkt goed en is fijn en moet daarom behouden blijven. Het programma van eisen is besproken en afgestemd met de stuur- en projectgroep en toegankelijk Zwolle. De projectgroep bestaat uit de ambtelijke leden en komt een keer in de twee weken bij elkaar vanaf januari 2024.

3

Algemene uitgangspunten Bij het ontwerp en de uitvoering van de upgrade van de Raad- en TAKzaal moet rekening worden gehouden met wettelijke eisen, maar ook met specifieke eisen en richtlijnen vanuit de gemeente Zwolle.

3.1

Wettelijke eisen Ten behoeve van de inrichting van de Raadzaal dient rekening te worden gehouden met alle van toepassing zijnde wettelijke eisen en richtlijnen. Dit betreft in ieder geval: • Bouwbesluit • Gemeentelijke regelgeving; zoals verordeningen en de vergunning voor brandveilig gebruik. • Eisen gesteld vanuit de Veiligheidsregio. • De Arbowet, het Arbobesluit, de Arboregeling, de Arbo beleidsregels en de Arbo informatiebladen en publicatiebladen voor zover deze op het gebouw en het toekomstige gebruik ervan betrekking hebben. De aanpassingen moeten zo worden ontworpen dat alle noodzakelijke vergunningen kunnen worden verkregen. Ook mogen er geen wettelijke belemmeringen zijn om het gebouw gedurende de werkzaamheden te gebruiken voor het primaire werkproces en na oplevering te kunnen gebruiken voor de beoogde functie.

3.2

Overige eisen en richtlijnen Naast de genoemde wettelijke richtlijnen zijn er aanvullende eisen van de gemeente waaraan de Raadzaal moet voldoen: • Het ‘Verdrag inzake de rechten van mensen met een handicap’ van de Verenigde Naties. • Handboek voor Toegankelijkheid (7e herziene druk) en NEN 1814. • Er dient rekening gehouden te worden met de (rijks)Monumentale status van beide zalen en daarmee de richtlijnen vanuit Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed. • Waardestelling Stadhuis Zwolle (bijlage). • Lokale Inclusie Agenda (LIA). • Factsheet toegankelijke ontwerpen van gebouwen Factsheet Toegankelijke ontwerpen van gebouwen | Gemeente Zwolle. • De bevindingen vanuit de uitgevoerde de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). 7

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

• •

3.3

De beleidsdoelstellingen op het gebied van circulariteit. NEN-norm 1824 – werk- en beweeg oppervlakte ruimte.

Lokale en maatschappelijke betrokkenheid De gemeente Zwolle vindt het belangrijk sprake is van lokale betrokkenheid. Bij het ontwerpproces dienen studenten (bijvoorbeeld Cibap, Artez) betrokken te worden. Ook dit de betrokkenheid van studenten en of lokale maatschappelijke organisatie in de realisatiefase onderzocht te worden.

3.4

Vergunning Op dit moment is het uitgangspunt dat er geen vergunning nodig is Als er echter sprake is van aanpassingen van de muren, het plafond en de korbeelstellen van de ruimte dan is er een vergunning nodig. Dit kan eventueel het gevolg zijn van de toegankelijkheid van de TaK-zaal.

3.5

Overlast Tijdens de werkzaamheden dient het stadhuis ongewijzigd gebruikt te kunnen worden. Om de overlast te beperken dienen de werkzaamheden in het zomerreces van 2025 uitgevoerd te worden. Samen met de betrokken partijen dient een goed plan van aanpak te worden opgesteld om de overlast tot een minimum te beperken. Hierbij dient gedacht te worden aan het voorkomen van schade en geluid-/stofoverlast en het waarborgen van de veiligheid.

4

Scope van het project In overleg met de stuurgroep is de scope van het project vastgesteld. De upgrade betreft enkel de Raadzaal, de TaKzaal en de tussenliggende verkeersruimten. Deze ruimten zijn op de tweede verdieping van het Stadhuis aan het Grote Kerkplein 15 te Zwolle. De TaK-zaal is gelegen in het oude voormalige Stadhuis, wat aangemerkt is als een Rijksmonument. In de afbeelding is de scope gearceerd.

Buiten de scope van het project vallen: • Aanpassingen aan de klimaatinstallatie en/of gevel. • Aanpassingen aan de functionele verlichting, met uitzondering van enkele optimalisaties wenselijk vanuit het gebruik. • Aanpassingen aan brandveiligheidsinstallaties, noodverlichting en de posities van brandscheidingen. Bij aanpassingen van sparingen en of andere voorzieningen dient dit specifiek aangegeven te worden en conform de huidige eisen te worden hersteld. 8

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

• •

5

Aanpassingen aan de geluidsinstallatie en het camerasysteem. Aanpassingen aan het ICT-systeem, met uitzondering van eventuele raakvlakken gerelateerd aan de vervanging van de AV-middelen.

Gebruikers In deze paragrafen wordt per gebruiker omschreven wat haar rol en/of taak is tijdens de raadsvergaderingen en het gebruik van de Raadzaal.

5.1

Gemeenteraad De gemeente Zwolle is de belangrijkste gebruiker. De Raad heeft op dit moment 39 raadsleden. Vanuit het project hoeft geen een rekening gehouden te worden met daadwerkelijke uitbreiding van het aantal raadsleden, gezien het toekomstige inwonersaantal. In het kader van toekomstbestendigheid wordt wel gevraagd om uitbreidingsmogelijkheden mee te nemen in het ontwerp. Dit met als reden dat als wel een uitbreiding nodig is, dit op een eenvoudige wijze ingepast kan worden. De raads- en de commissievergaderingen vinden plaats in de Raadzaal en de TaKzaal. De gemeenteraad vergadert iedere maandagavond. De manier waarop de gemeenteraad vergadert heet in Zwolle het Raadsplein. Het Raadsplein bestaat uit verschillende vergadervormen: het rondetafelgesprek, debatten op het Raadsplein en de besluitvormingsronde. • Het doel van een rondetafelgesprek is vooral dat de gemeenteraad wordt geïnformeerd. De gemeenteraad gaat in gesprek met de stad en met experts over een specifiek onderwerp. • Het Raadsplein kent raadsdebatten en themadebatten. Tijdens een raadsdebat gaat de gemeenteraad in debat over een voorstel waarover de gemeenteraad moet beslissen. Bij een themadebat worden verschillende informatieve nota’s binnen hetzelfde thema besproken. • Tijdens een besluitvormingsronde neemt de gemeenteraad beslissingen over voorstellen.

Voor de gemeenteraad is het ideaalbeeld van een Raadsplein een levendige politieke avond waar van alles gebeurt, waar veel ideeën voorbijkomen, discussies plaatsvinden én waar de inwoner gehoord wordt.

5.2

Griffie De griffie, ook wel de Raadsgriffie genoemd, is het servicepunt voor de gemeenteraad en haar inwoners. De Raadsgriffie werkt voor alle raadsleden en is dus politiek neutraal. De Raadsgriffie ondersteunt de gemeenteraad en maakt daarom evenveel gebruik van beide zalen als de gemeenteraad. De Taken van de Raadsgriffie bestaan onder andere uit: • De raadsvergaderingen organiseren en voorbereiden; • Raadsinformatie (agenda's, stukken en live-uitzendingen) beschikbaar maken voor raadsleden en inwoners;

9

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

• •

5.3

De gemeenteraad en inwoners adviseren over procedures, werkwijzen en de vergaderstructuur. Raadsleden helpen en adviseren.

College van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks bestuur van de stad Zwolle. Het college bestaat uit 8 personen. Het college van B&W bereidt de informatie en beslisdocumenten voor, legt deze voor aan de gemeenteraad en geeft uitvoering aan deze besluiten. In de wekelijkse collegevergadering komen de actuele onderwerpen aan de orde.

5.4

Ambtelijke organisatie De gemeentesecretaris heeft de leiding over de ambtenaren en vormt de verbinding tussen het college van en de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de ambtelijke organisatie, is aanwezig bij de vergaderingen van het college en maakt onderdeel uit van het Managementteam Zwolle (MTZ). De ambtelijke organisatie ondersteunt het bestuur van de stad Zwolle vanuit haar visie en deskundigheid. De organisatie telt 26 afdelingen en een MT Zwolle. De ambtelijke organisatie gebuikt beide zalen voor vergaderingen met veel leden en grote bijeenkomsten, zoals lunchlezingen of afdelingsbijeenkomsten.

5.5

Afdeling Top-Services Top-Services(TS) is de (facilitaire) dienstverlener binnen de organisatie. De afdeling bestaat uit de volgende twee teams: • Top. Dit team bestaat uit managementassistenten voor leidinggevenden, directie, burgemeester en wethouders. • Services. Dit team bestaat uit: De medewerkers van de facilitaire servicedesk. Hier kunnen de medewerkers terecht voor facilitaire vragen, zoals het reserveren van vergaderzalen, een NSbusiness kaart, catering en meubilair, et cetera. De facilitair adviseurs. Zij voeren regie over alle facilitaire leveranciers zoals beveiliging, catering, huisvesting en auto’s. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen en repro. Met name de catering en de beveiliging zijn betrokken bij het gebruik van beide raadzalen vanuit hun rol en verantwoordelijkheden.

5.6

Bezoekers Het Raadsplein is open voor publiek. Bezoekers kunnen vergaderingen bijwonen en indien gewenst inspreken op onderwerpen.

5.7

Evenementen De zalen, en dan met name de Raadzaal, wordt ook gebruikt bij evenementen, zoals de sleuteloverdracht aan de stadsprins van het carnaval of bezoek van leerlingen.

10

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

6

Functionele en technische eisen Het functionele en esthetische ontwerp zorgt voor eenheid en verbinding van deze drie ruimten. Ook is het belangrijk dat in het esthetische ontwerp rekening wordt gehouden met de monumentale elementen en het interieur van de rest van het stadhuis. Als bijlage aan dit PvE is de waardestelling Stadhuis Zwolle toegevoegd. De upgrade heeft enerzijds als doel het vervangen van de noodzakelijke onderdelen, zoals het vergadersysteem en de vergaderstoelen en anderzijds een verbetering van de esthetische vormgeving. Dit kan worden bereikt door het vervangen van de vloerbedekking, wandafwerkingen en het vaste en losse meubilair. De verlichting in de ruimten is functioneel op orde, maar een aanvulling vanuit esthetisch oogpunt is mogelijk. Ook kan de toevoeging van kunst bijdragen aan een passend en eigentijds karakter van de zalen. De akoestiek in beide ruimten is goed op orde en wordt als plezierig ervaren. Bij de keuze van materialen, met name de vloerbedekking, moet dit aspect in acht worden genomen. Aanpassingen mogen niet tot een verslechtering van de akoestiek leiden.

6.1

Raadzaal

6.1.1

Raadsopstelling De indeling van de Raadzaal functioneert op hoofdlijnen goed, maar enkele aanpassingen zijn wenselijk. Het uitgangspunt is dat de maatwerk meubels blijven gehandhaafd of worden hergebruikt. In verband met de esthetische upgrade is het mogelijk om het maatwerk meubilair een ander uiterlijk te geven. • Het maatwerk meubilair is bruikbaar voor mensen in een rolstoel, maar niet voor mensen in een scootmobiel. Voorgesteld wordt om twee tafels aan te passen, zodat deze in hoogte verstelbaar zijn. Andere mogelijkheden, zoals een multifunctioneel verrijdbare tafel, zijn ook mogelijk. • Het spreekgestoelte is te hoog voor mensen in een rolstoel of een scootmobiel. Voorgesteld wordt om het speekgestoelte aan te passen, zodat deze op een goede wijze in hoogte verstelbaar is. • Het spreekgestoelte dient aangepast te worden met een beeldscherm, zodat de spreektijd en de presentaties ook zichtbaar zijn voor de spreker. • Voorgesteld wordt om de opstelling aan te passen, zodat op drie plekken een interruptiemicrofoon geplaatst kan worden. Dit met als doel dat de zichtbaarheid van de sprekers beter wordt, wat de discussies ten goede kan komen. • Elke vergaderplek dient te zijn voorzien van een wandcontactdoos en/of usbaansluiting. Dit met als doel dat aanwezigen een laptop, tablet of telefoon en/of andere apparaten kunnen opladen.

Ook op de publiekstribune moet rekening worden gehouden met deze voorzieningen. • In het ontwerp dient de mogelijkheid tot uitbreiding van het aantal plekken voor de raadsleden naar een totaal van 45 meegenomen te worden. Ook dient rekening gehouden te worden met twee extra plekken voor de wethouders. De extra plekken worden niet gerealiseerd. 11

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

6.1.2

Werkplekken griffie De huidige werkplekken van de Raadsgriffie worden als niet plezierig ervaren. De positie is achter de katheder en voor het scherm. Gedurende de gehele vergadering zit de raadsgriffier onnodig in beeld. Bij de upgrade dient dit te worden aangepast. Wel dient de raadsgriffier overzicht te hebben over de gehele zaal en gebruik te kunnen maken van de bedieningspanelen.

6.1.3

Publiekstribune De publiekstribune bestaat uit ongeveer 60 zitplekken. Het aantal plekken dient nagenoeg gelijk te blijven. Wel dient te worden uitgegaan van een nieuwe voorziening. De nieuwe publiekstribune dient naast zitplekken ook over tafels/werkbladen te beschikken voor neerzetten van koffie en thee. De bediening van aanwezige bezoekers moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn.

6.1.4

Cateringcorner De uitgifte van koffie, thee en lunch wordt nu gedaan vanaf tafels. Vanuit Top-Services is er de wens om beide zalen te voorzien van een cateringcorner. De voormalige bode/beveiligersplek komt hiermee te vervallen. Dit meubel kan mogelijk worden getransformeerd tot cateringcorner. Deze maatwerkcorner is bedoeld voor het presenteren in buffetvorm van de koffie/thee en/of lunch. De corner in de Raadzaal dient tevens te zijn voorzien van een koelkast voor frisdranken en er dient een opslagruimte aanwezig te zijn voor bijvoorbeeld het servies. Tijdens de raadsvergaderingen worden de aanwezigen bediend.

6.1.5

Lichtwering In de Raadzaal dient nieuwe lichtwering te komen. Belangrijkste functie van de lichtwering is het voorkomen van hinderlijke zoninstraling. De lichtwering dient gebruiksvriendelijk en duurzaam en onderhoudsvrij in gebruik te zijn.

6.1.6

Extra schermen In de Raadzaal is op dit moment één groot scherm aanwezig. Voor beter functioneren zijn extra schermopstellingen wenselijk. Hierbij kan worden gedacht aan extra schermen aan de wanden of in het middengebied (verrijdbaar). Het uitgangspunt is dat alle aanwezigen goed zicht hebben op de schermen en dat de bediening eenvoudig is.

6.1.7

Looproute door de raadzaal In het gebruikt wordt de raadzaal ook gebruikt als looproute om van het oude stadshuis naar het nieuwere gedeelte te lopen. Dit zorgt voor onrust tijdens bijeenkomsten. Zeker bij aanwezig publiek tijdens de raadzaal wordt deze looproute als zeer onplezierig ervaren. Bij de upgrade is de wens om de looproute zodanig te vorm te geven dat overlast tot een minimum wordt beperkt en niet voor het publiek langs loopt.

6.1.8

Voorruimte Raadzaal Met de trap en de liftinstallatie komen bezoekers op de tweede verdieping. Voor de ingang naar de raadszaal is hier een verkeersruimte. Deze ruimte wordt gezien als de entree naar de Raad- en TaKzaal. Deze voorruimte maakt onderdeel uit van de scope. 12

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Deze ruimte moet esthetische en wat betreft de inrichting aan te sluiten het ontwerp van de raadszaal en het overige deel van het stadhuis. De functionaliteiten van deze ruimten, zoals de gaderobe dient binnen de scope van het project opgelost te worden.

6.2

Thomas-a-Kempis Zaal De TaK-zaal is het verlengstuk van de raadzaal. Ondanks de kleinere omvang dienen dezelfde functionaliteiten die gelden voor de Raadzaal ook terug te komen in deze zaal. Deze vergaderruimte is gelegen in het voormalige Stadhuis, wat een rijks monumentale status heeft. Bij de aanpassingen dient hier rekening mee gehouden te worden. De huidige vergader opstelling in deze zaal kan worden geoptimaliseerd. In lijn met de Raadzaal is ook hier de wens voor een upgrade. Een aanpassing van de opstelling als gevolg van de aanvullende wensen maakt onderdeel uit van de scope.

6.2.1

Vergaderopstelling Zoals aangegeven functioneert de opstelling naar tevredenheid. Wel worden vanuit het gebruik de volgende optimalisaties als zeer wenselijk ervaren. • De huidige vergaderopstelling dient geoptimaliseerd te worden, zodat aanwezigen elkaar beter kunnen zien. Mogelijk dat een ovale vorm hieraan bij kan dragen. Daarnaast dient rekening gehouden te worden met 3 plekken voor de wethouders. • Deze ruimte beschikt niet over een spreekgestoelte en of een interpretatie microfoon. Een toevoeging van deze voorzieningen maakt deze ruimte meer geschikt om debatten te voeren. Net zoals een beeldscherm waarop de spreektijd wordt aangegeven, zowel bij de voorzitter als bij het spreekgestoelte. • Het heeft vanuit een multifunctioneel gebruik dat het spreekgestoelte en/of de interruptiemicrofoon flexibel zijn, zodat deze ook als zitplekken gebruikt kunnen worden bij standaardvergaderingen en rondetafelgesprekken. • Door de gesloten opstelling is het voor Top Services niet mogelijk om uit te serveren aan de voorzijde van de aanwezigen. Dit heeft wel de voorkeur. • Elke vergaderplek dient te zijn voorzien van een wandcontactdoos en/of usbaansluiting. Dit met als doel dat aanwezigen een laptop, tablet of telefoon en/of andere apparaten kunnen opladen. Ook op de publiekstribune moet rekening worden gehouden met deze voorzieningen.

6.2.2

Cateringcorner De catering in de ruimte wordt nu gedaan op tafels. Vanuit Top-Services bestaat de wens om beide zalen te voorzien van een cateringcorner. De voormalige bode/beveiligersplek uit de Raadzaal komt hiermee te vervallen. Dit meubel kan mogelijk worden getransformeerd tot de cateringcorner in beide of een van de zalen. Deze maatwerkcorner is bedoeld voor het presenteren in buffetvorm van koffie/thee en/of lunch. Tijdens de raadsvergaderingen worden de aanwezigen bediend.

6.2.3

Publiekstribune De publiekstribune bestaat uit ongeveer 32 zitplekken. Het aantal plekken dient nagenoeg gelijk te blijven. Wel dient te worden uitgegaan van een nieuwe voorziening. De nieuwe publiekstribune dient naast zitplekken ook over afzetplekken te beschikken 13

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

voor koffie en thee. De bediening van de aanwezige bezoekers moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn. 6.2.4

Verwijderen kast De installatie van de av-middelen zit nu in de grote kastenwand onder het scherm. Een meer compacte oplossing heeft de voorkeur, aangezien de kast naast deze functie geen andere functie heeft.

6.3

Verbindende verkeersruimte De verbindende verkeersruimte tussen de Raadzaal en TaK-zaal is nu een ondergeschikte ruimte. De wens is om hier een aangename ontmoetingsruimte te realiseren, waar men koffie en thee kan halen en even ontspannen kan staan en/of zitten. Deze ruimte moet de Raadzaal en de TaK-zaal verbinden en aansluiten bij de uitstraling van de twee vergaderruimten en de nadere aansluitende ruimten. De nieuwe toe te voegen koffiecorner dient plaats te bieden aan twee koffiemachines. Daarnaast dient hier een opslagmogelijkheid te zijn en een plek om een gebakje, koekje of hapje te serveren. Ook dient er een koelkast en een kraantje met spoelbak aanwezig te zijn. Daarnaast afvalbakken waarin het afval gescheiden kan worden. De al aanwezige koffiecorners in het stadhuis kunnen als referentie worden gezien op het gebied van functionaliteit. De toiletten voor de gebruikers van beide zalen zijn gesitueerd op de 1e verdieping. Vanuit de gemeente Zwolle is de wens om te kijken of het haalbaar is om in de huidige caterings keuken enkele toiletten te realiseren. Een esthetische aanpassing van het plafond is in deze ruimte naar verwachting wel wenselijk.

6.4

Duurzaamheid en circulariteit Het ontwerp, de architectuur, de detaillering en materiaalgebruiken laten duidelijk zien dat er op een innovatieve doelgerichte wijze is omgegaan met de beschikbare materialen. Alle materialen dienen geschikt te zijn voor intensief gebruik en vandaalbestendig te zijn. Bij het ontwerp en de realisatie dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van materialen met een lage milieubelasting. Het circulair hergebruiken van producten wordt als waardevol bestempeld. Het principe van de circulariteitsladder is het uitgangspunt. Van alle te vervangen en toe te passen onderdelen dient te worden onderzocht en onderbouwd of de circulariteitsladder daarop van toepassing is. Het heeft de voorkeur, daar waar mogelijk met lokale vrijkomende materialen te werken. Er dient te worden gedacht aan de volgende aspecten: • Zichtbaarheid duurzaamheid. De gemeente vindt duurzaamheid een belangrijk aspect. Door dit ook zichtbaar te maken heeft het een voorbeeldfunctie en geeft het inspiratie. 14

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

•

• • • 6.4.1

Stimuleren van gedrag. Duurzaamheid gaat niet alleen over fysieke aspecten, maar heeft ook te maken met gedrag. De gemeente wil dit stimuleren, zodat er bij de gebruikers en bezoekers bewustwording kan worden gecreëerd. De materialen voor de afwerking en het interieur worden zodanig gekozen dat deze geen negatieve invloed hebben op eventuele allergieën. Aandacht voor toevoeging van groen en beplanting in beide zalen. Gebruik maken van lokale initiatieven voor werkgelegenheid.

Specifieke eisen aan de vloerbedekking en wandafwerking In verband met de akoestiek in de ruimten heeft een zachte vloerbedekking de voorkeur. Wel is het denkbaar dat ter plekke van de corners wordt gekozen voor een andere vloerbedekking. De gemeente Zwolle stelt hoge eisen aan de vloerbedekking. Zo moet deze uiterst slijtvast zijn om een onaantrekkelijk routepatroon of beschadigingen te voorkomen. Daarnaast dient de vloerbedekking gemakkelijk qua onderhoud en reiniging te zijn en het moet een bijdrage leveren aan een gezonde luchtkwaliteit en niet leiden tot allergieën. De wandafwerking dient de hoogste klasse op het gebied van reinigbaarheid te hebben.

6.5

Klimaat De klimaatinstallaties worden ongewijzigd gehandhaafd. Beide zalen zijn voorzien van een gebalanceerd ventilatiesysteem met (top)koeling. Vanuit de gebruikers is aangegeven dat de beheersing van het klimaat niet altijd plezierig is. Voorgesteld wordt om gedurende het project de klimaatinstallaties en de prestaties in de ruimte te monitoren. Daar waar mogelijk kunnen de installaties anders worden ingeregeld. In overleg met de beheerorganisatie is geconcludeerd dat de aanpassingen aan de gevel, bijvoorbeeld het vervangen van de beglazing en/of toepassing van zonwering niet eenvoudig te realiseren is. Dit wordt dus niet als onderdeel van de scope meegenomen.

6.6

Verlichting De functionele verlichting functioneert op hoofdlijnen naar tevredenheid. Wel worden de volgende optimalisaties gezien. • Een aantal armaturen in de raadzaal knipperen. Ook is aangegeven dat de tijdens de live uitzendingen de schaduwwerking niet altijd plezierig is. • De verlichting in de TaK-zaal is verbeterd maar kan nog geoptimaliseerd worden.

6.7

Toegankelijkheid De Raad- en TaKzaal moeten integraal toegankelijk zijn. Op het gebied van toegankelijkheid heeft de gemeente Zwolle doelen geformuleerd. Deze zijn ook van toepassing op dit project en zijn als volgt: 1. We behandelen iedereen gelijkwaardig. 2. Iedereen heeft zo zelfstandig mogelijk toegang tot de maatschappij. 3. We hebben aandacht voor en accepteren elkaars verschillen.

15

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Vanuit het interne project Toegankelijkheid Zwolle is een inventarisatie gedaan naar de toegankelijkheid van het stadhuis. Hieruit zijn met betrekking tot de scope van het project de volgende aandachtspunten geformuleerd. 6.7.1

Raadzaal middenring De binnenste ring in de Raadzaal is niet toegankelijk voor mensen in een rolstoel of scootmobiel. Voor slechtzienden is de afstap niet of slecht herkenbaar. Om deze reden is een tweede interruptiemicrofoon op de bovenste ring geplaatst. Oplossing Lange termijn: Toegankelijkheid meenemen als uitgangspunt voor verbouwing Raadzaal.

6.7.2

Raadzaal tafels en spreekgestoelte De tafels in de Raadzaal zijn bruikbaar voor mensen in een rolstoel. Echter niet voor mensen in een scootmobiel. Het spreekgestoelte is te hoog voor mensen in een rolstoel of scootmobiel. Oplossing Lange termijn: bij vervanging van meubilair kiezen voor in hoogte verstelbaar. Er dienen hiervoor twee plekken beschikbaar te zijn.

6.7.3

TaK-zaal De TaK-zaal is niet toegankelijk voor mensen met een rolstoel/scootmobiel/rollator. Oplossing Lange Termijn: Aanleggen van een traplift NB: In een eerdere fase is dit onderzocht. Op basis van beschikbare mogelijkheden is gekozen voor een traplift. Nagegaan dient te worden of nu wel mogelijkheden worden gezien. De onderzoeksbevindingen zijn als bijlage toegevoegd.

6.7.4

Vloerbedekking Voor mensen met een handbewogen rolstoel heeft een harde vloerbedekking de voorkeur (minste weerstand). Wanneer toch voor tapijt wordt gekozen (bijvoorbeeld vanwege geluid), dan is de uitvoering van het tapijt belangrijk. Kies dan het liefst voor kortpolig tapijt en niet voor tapijt dat in één richting geknoopt is.

6.7.5

Bediening deuren (Schuif)deuren in het stadhuis zijn veelal beveiligd met een paslezer. De paslezer zit daarbij over het algemeen te hoog en te ver weg. De gewone deuren zijn voor mensen in een rolstoel niet zelf open te maken. Dit is te zwaar en men kan niet manoeuvreren. Binnen de scope van het project wordt dit enkel beperkt tot de toegangsdeuren die grenzen aan beide zalen. Oplossing

16

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Lange termijn: Verplaatsen van de paslezers. Deuren uitvoeren met een automatische deurdranger. 6.7.6

Voorziening slechthorenden De aanwezige ringleiding werkt niet meer naar behoren. Besloten is dat er geen nieuwe ringleiding aangelegd. Gekozen wordt voor een mobiele voorziening (AV) voor slechthorende, zodat deze breed inzetbaar is voor beide vergaderruimte.

6.7.7

Overige Inrichtingselementen en installaties dienen zo te worden gepositioneerd en gedetailleerd dat ze geen verwondingen kunnen veroorzaken. Met name zijn van belang: kapstokhaken, tafels en eventuele andere obstakels.

6.8

Losse inrichting, styling en groenvoorziening De inrichting dient bij te dragen aan de visie voor de upgrade. Daarnaast kan hiermee de sfeer verder worden vergroot. Om deze reden worden naast aandacht voor het meubilair ook aandacht gevraagd voor de styling en de beplanting in deze ruimte. Met deze toevoegingen dient het verblijf in de ruimten aangenamer te worden gemaakt. De gemeente Zwolle heeft een raamcontract met KVS voor het meubilair. Het meubilair dient dan ook in samenspraak met KVS te worden bepaald. Van het toe te passen meubilair dient per element het meubel, het merk, het type, referentie, aantallen en ramingen te worden aangeleverd. Inrichting Raadzaal De vergaderstoelen in de Raadzaal dienen te worden vervangen door kwalitatief hoogwaardige en comfortabele stoelen, waarop vanwege de lange vergaderingen lang gezeten kan worden. De stoelen dienen draaibaar en in hoogte verstelbaar te zijn. De stoelen dienen een minimale en gegarandeerde levensduur te hebben van 15 jaar. Gedurende deze periode moeten de stoelen ook goed te onderhouden zijn. Aanvullend dient (vast) meubilair voor de publiekstribune te worden vernieuwd. Belangrijk is om de gebruikers bij de definitieve keuze te betrekken, waarbij de stoelen vooraf uitgebreid zijn getest en beoordeeld.

Rekening gehouden dient te worden met de standaard voorziening voor afvalscheiding, zoals in de gemeentelijke huisvesting wordt toegepast. Dit per voorkeur gecombineerd met de cateringcorner. In de ruimte dient de actuele tijd te worden weergegeven en deze dient zichtbaar te zijn voor alle aanwezigen. Inrichting TaKzaal De vergaderstoelen in de Raadzaal dienen te worden vervangen door kwalitatief hoogwaardige en comfortabele stoelen, waarop vanwege de lange vergaderingen lang gezeten kan worden. 17

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

De stoelen dienen draaibaar en in hoogte verstelbaar te zijn. De stoelen dienen een minimale en gegarandeerde levensduur te hebben van 15 jaar. Gedurende deze perioden moeten de stoelen ook goed te onderhouden zijn. Aanvullend dient (vast) meubilair voor de publiekstribune te worden vernieuwd. Rekening gehouden dient te worden met de standaard voorziening voor afvalscheiding, zoals in de gemeentelijke huisvesting wordt toegepast. Dit per voorkeur gecombineerd met de cateringcorner. In de ruimte dient de actuele tijd te worden weergegeven en deze dient zichtbaar te zijn voor alle aanwezigen. Inrichting verbindende verkeersruimte In deze ruimte dienen enkele zit- en/of sta meubels te worden gesitueerd, die bijdragen aan de ontmoeting en het verblijf in deze ruimte. De verblijfsduur in deze ruimte is vaak kort.

6.9

Audiovisuele middelen De aansluitingen voor de AV-middelen zijn in beide de ruimten aanwezig. De AVinstallatie betreft alle AV-middelen, zoals de AV-kast, geluidboxen, microfoons, beeldschermen en bedieningspanelen. In beide vergaderruimten is een kast aanwezig waarin de voorzieningen zijn opgenomen. In de raadzaal zit de centrale AV-kast nabij de huidige plek van de Raadsgriffie. Het heeft de voorkeur deze kast hier weg te halen en verder naar achteren te plaatsen. In TaK-zaal is de wens om de centrale AV-kast te verplaatsen in minder prominente plek zoals nu in het midden van de kastenwand. Een nieuwe centrale AV-kast voor de TaK-zaal is 60 cm diep, 80 cm breed en 2 meter hoog. Als de bestaande opstelling nagenoeg wordt gehandhaafd zijn aanpassingen niet of nauwelijks nodig. Indien de opstelling wijzigt dient wel rekening te worden gehouden met aanpassingen voor de aansluitingen. De uitwerking en levering van de AV-middelen wordt opgepakt door de leverancier van de gemeente Zwolle, DB Audiovisueel. De integratie in de vaste inrichting dient door de architect opgepakt te worden met de leverancier. Beide zalen dienen in de toekomst hybride vergaderingen/lezingen (ook in combinatie met live-uitzendingen) goed te faciliteren.

6.9.1

AV-middelen Raadzaal Voor de vervanging van de AV-middelen dient te worden uitgegaan van de onderstaande uitgangspunten. De zalen dienen breed inzetbaar en functioneel te zijn. De AV-middelen dragen hieraan bij.

18

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

•

•

•

•

•

•

•

6.9.2

Bedieningssysteem De hardware is vervangen en wordt ongewijzigd gehandhaafd. Wel dient de programmering aangepast te worden. Presentatie systeem Het grote scherm in de raadzaal (136 inch ledwall, diagonaal circa 344cm) is recent vervangen en wordt ongewijzigd gehandhaafd. Vanuit de gebruikers is wel de wens om de zichtbaarheid van de schermen te vergroten. Bijvoorbeeld door schermen voor het publiek of in het midden van ringopstelling. Vergadersysteem Het vergadersysteem wordt volledig vervangen, het oude Televic systeem is niet meer leverbaar. De basis van een vergadersysteem bestaat uit een vergadercentrale met voorzittersmicrofoon en het gewenste aantal deelnemersposten. Vergadermanagement Huidige systeem is sterk verouderd en wordt volledig vervangen. Dit betreft de software van het vergadersysteem, te denken valt inzicht spreektijd, werken met pasjessysteem. De software moet toekomstbestendig zijn, zodat toevoegingen of uitbreiding mogelijk te zijn. Bij het nieuwe systeem moet de mogelijkheid er zijn om live uitzendingen en hybride bijeenkomsten te faciliteren. Optioneel kan meer apparatuur gekoppeld worden aan de centrale, zoals verlichting, projectiemiddelen en camera’s en de mogelijkheid voor digitale stemming. Ook is de wens om gedeelten van de livestreams te downloaden. Geluidsinstallatie Bestaand systeem blijft gehandhaafd wel is dit afhankelijk van de opstelling.

De DSP-versterkers in de raadzaal dienen wel te worden vervangen, Camerasysteem De Twee camerasystemen dienen te worden vervangen voor de Raadzaal. Nu is er een systeem voor de beveiliging en een voor het vergaderen. De griffie bestuurt net als vergadermanagement dit systeem. In overleg worden verdere wensen besproken Videoconference systeem Dit systeem is in 2022 vervangen en wordt ongewijzigd gehandhaafd.

AV-middelen TaK-zaal Voor de vervanging van de AV-middelen dient te worden uitgegaan van de volgende uitgangspunten: • Bedieningssysteem De hardware is vervangen en wordt ongewijzigd gehandhaafd. Wel dient de programmering aangepast te worden. • Presentatie systeem Alle presentatie schermen worden vervangen. Dit betreft zowel de 2 kleine schermen (65 inch) en het grote video wall scherm (4x 55 inch). • Vergadersysteem Het vergadersysteem volledig vervangen, het oude Televic systeem is niet meer leverbaar. De basis van een vergadersysteem bestaat uit een vergadercentrale met voorzittersmicrofoon en het gewenste aantal deelnemersposten. 19

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

•

•

•

•

6.10

Vergadermanagement Huidige systeem is sterk verouderd en wordt volledig vervangen. Dit betreft de software van het vergadersysteem, te denken valt inzicht spreektijd, werken met pasjessysteem. De software moet toekomstbestendig zijn, zodat toevoegingen of uitbreiding mogelijk te zijn. Bij het nieuwe systeem moet de mogelijkheid er zijn om live uitzendingen en hybride bijeenkomsten te faciliteren. Optioneel kan meer apparatuur gekoppeld worden aan de centrale, zoals verlichting, projectiemiddelen en camera’s en de mogelijkheid voor digitale stemming. Ook is de wens voor extra beeldschermen waarop de spreektijd wordt aangegeven, zowel bij de voorzitter als bij het spreekgestoelte. Geluidsinstallatie De geluidinstallatie (als onderdeel van het videoconference systeem) dient te worden vervangen. Camerasysteem Het camerasysteem dient te worden vervangen. De griffie bestuurt net als vergadermanagement dit systeem. In overleg worden verdere wensen besproken Videoconference systeem Dit systeem is in 2022 vervangen en wordt ongewijzigd gehandhaafd.

Kunst Als onderdeel van de esthetische upgrade kan kunst in de brede context worden ingezet. Kunst ook kan ook bijdragen leveren om de betrokkenheid vanuit de stad te vergroten en de ambities van Zwolle zichtbaar te maken. Vanuit de gemeenteraad is de wens om te onderzoeken of door middel van een prijsvraag de kunstenaars uit de stad betrokken kunnen worden. In de raadzaal hangen de portretten van de voormalige burgemeesters van de gemeente Zwolle. De gemeente Zwolle wil deze portretten terugzien in de Raadzaal. Dit mag op een andere wijze, passend bij de nieuwe beoogde uitstraling. Ook dient een portret van Koning Willem-Alexander aanwezig te zijn.

6.11

Bewegwijzering In het oude stadshuis zijn geen toiletten aanwezig. Bezoekers dienen gebruikt te maken van de toiletten op de 1e verdieping. Voor bezoekers die niet bekend zijn in het gebouw zijn de toiletten lastig te vinden. Dit heeft geleid tot de wens voor aanvullende toiletten zoals omschreven in 6.3. Indien dit niet haalbaar is dient de vindbaarheid van de toiletten te worden vergroot, bijvoorbeeld door middel van bewegwijzering.

6.12

Veiligheid, RI&E en bedrijfshulpverlening Huidige situatie Voor de projectscope wordt ervan uitgegaan dat beide zalen en de tussenliggende ruimten volledig voldoen aan alle gestelde voorschriften. Op dit moment wordt er geen (nieuwe) risico-inventarisatie en evaluatie uitgevoerd. Bedrijfshulpverlening onderzoekt wel of het risicoprofiel voor de activiteiten in beide zalen onlangs is gewijzigd of mogelijk op korte termijn gaat wijzigen. 20

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal

Tijdelijke situatie Tijdens de uitvoering ontstaat er een tijdelijke situatie waarin de beide zalen en de tussenliggende ruimten worden afgesloten voor normaal gebruik. Dit met als doel een duidelijke werkplek begrenzing aan te geven, waarmee de veiligheid kan worden gewaarborgd. Dit heeft mogelijk gevolgen voor de vluchtroutes in het gebouw. Ook dienen er mogelijk tijdelijke maatregelen te worden getroffen (bijvoorbeeld tijdelijke rookmelders) om te zorgen dat er sprake is van een gelijkwaardig veiligheidsniveau. Het opstellen van een V&G-plan in de ontwerp- en uitvoeringsfase maakt onderdeel uit van de opdracht. Dit geldt tevens voor de Bereikbaarheid, Veiligheid, Leefbaarheid en Communicatie-plan (BLVC-plan). Van de uitvoerende partij(en) wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van het BHV-plan en hier hun eigen BHV, en Veiligheids- en gezondheidsplan op afstemmen. Om de overlast te beheersen wordt geadviseerd te werken met een overlastindicator. Nieuwe situatie Gezien de scope van het project niet of nauwelijks leidt tot een fysieke aanpassing van de ruimtelijke indeling is de nieuwe situatie nagenoeg gelijk aan de huidige situatie. Aanpassingen op het gebied van veiligheid, RI&E en bedrijfshulpverlening worden enkel meegenomen als dit het directe gevolg is van werkzaamheden binnen de projectscope. . Na afronding van de werkzaamheden wordt een nieuwe RI&E opgesteld.

Vooruitlopend hierop wordt gekeken, op welke punten de RI&E van toepassing is en welke punten (eenvoudig) meegenomen kunnen worden in het proces. Interne veiligheid De veiligheid in de raads- en TaK-zaal wordt geborgd door middel van videoverbinding naar de ontvangstbalie op de begane grond. In beide zalen is geen noodknop aanwezig. Vanuit de services wordt geadviseerd om beide ruimten te voorzien van een alarmknop (gelijk aan de balie in het stadhuis).

21

Programma van Eisen – Upgrade raad- en TaK-zaal