Informatienota Zwolse Participatieaanpak

voorstel Informatienota voor de raad Datum

6 december 2022

Onderwerp Versienummer

Zwolse Participatieaanpak V .1

Portefeuillehouder

H.M.M. Schuttenbeld

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

H. Agterhuis/F.Wijnandts Concernstaf 038 498 2622 H.Agterhuis@zwolle.nl

Wij stellen u voor kennis te nemen van: De stand van zaken van de nieuwe participatieaanpak en het proces tot besluitvorming door de gemeenteraad in het eerste kwartaal van 2023

5

voorstel

Datum

6 december 2022

Toelichting op het voorstel Inleiding Het afgelopen jaar is er, mede op initiatief van de gemeenteraad, gewerkt aan een nieuw participatiebeleid voor de gemeente Zwolle. Deze nieuwe participatieaanpak vormt de leidraad voor hoe de gemeente, het bestuur, organisaties en bewoners met elkaar samenwerken bij belangrijke ontwikkelingen in de gemeente. Dit geldt zowel voor projecten waar de gemeente initiatiefnemer is, als voor ontwikkelingen in Zwolle waar andere organisaties en (groepen) inwoners aan de basis staan. Kernboodschap Bij de start van de ontwikkeling van de nieuwe Zwolse participatieaanpak was de ambitie om deze in december 2022 vast te laten stellen door de gemeenteraad. Omdat we hebben besloten om – mede naar aanleiding van de raadsbijeenkomst op 11 oktober jl. – nog extra uitwerkingsslagen te maken en enkele pilots te starten, is de planning gewijzigd. De huidige planning is om de Zwolse participatieaanpak eind eerste kwartaal 2023 ter besluitvorming aan te bieden aan de gemeenteraad. Omdat de invoering van de Omgevingswet is uitgesteld tot 1 juli 2023 levert dit ook wat dat betreft geen problemen op. Toelichting Samen met een DOE-tank met daarin Zwolse partners (jongerenraad, Platform Zwolse Wijken, het Concilium, participatieraad, Toegankelijk Zwolle en diverse andere partijen) is allereerst een plan van aanpak opgesteld.

Dit plan van aanpak is ook besproken in een bijpraatsessie met de gemeenteraad. Vervolgens zijn we op verschillende manieren over de nieuwe participatieaanpak in gesprek gegaan met Zwollenaren. Zo zijn er afgeronde en lopende participatieprocessen onder de loep genomen, gesprekken gevoerd met jongeren, is het burgerpanel ingezet, hebben we gesprekken gevoerd op straat en zijn we actief geweest bij de ‘Welkom in Zwolle’-dag. In die fase hebben we ook op verschillende momenten gesproken met de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. De opbrengsten van alle gesprekken hebben eind september geleid tot de eerste tussenversie van de Zwolse participatieaanpak Deze tussenversie bestond uit vijf algemene spelregels en drie generieke processtappen. Zoals eerder aangegeven wordt deze tussenversie uitgewerkt met de feedback die is opgehaald. Feedback op tussenversie Vanaf eind september hebben we feedback op de tussenversie gevraagd bij iedereen die het afgelopen jaar heeft meegedacht over de participatieaanpak. Dit heeft veel goede aanscherpingen opgeleverd. De tussenversie is op 11 oktober jl. ook besproken in de gemeenteraad. Tijdens die bespreking heeft de raad aanscherpingen voorgesteld in de aanpak en ook gevraagd om enkele onderdelen nog iets verder uit te werken.

Het ging daarbij onder andere om de rol van de overheid, de toolbox en de wijze waarop de gemeente initiatiefnemers en Zwollenaren straks gaat ondersteunen bij de toepassing van de aanpak in de praktijk en wat dit vraagt van de gemeentelijke organisatie. Tenslotte is door de gemeenteraad ook geopperd om de concept-aanpak alvast te toetsen in de praktijk middels enkele pilots. Voorlopige inhoud

2/5

5

voorstel

Datum

6 december 2022

In lijn met de feedback van Zwolse partners én de gemeenteraad wordt de participatieaanpak op dit moment verder uitgewerkt zowel qua inhoud als vorm. De aanpak zal daarbij in ieder geval bestaan uit de volgende onderdelen: • Aanleiding, doel en ambitie van de aanpak • De spelregels Enkele vaste spelregels die voor ieder proces gelden. Denk daarbij aan: o De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor zorgvuldige participatie; o De initiatiefnemer zorgt ervoor dat iedereen die dat wil, kan meedoen; o We maken gebruik van alle kennis en contacten die er al in Zwolle zijn; o We streven er met elkaar naar dat iedereen zich aan het einde van het proces serieus genomen voelt. •

•

•

•

• •

Rollen Hier worden specifieke rollen die in (vrijwel) ieder proces aanwezig zijn uitgewerkt. Denk daarbij aan de rol van de raad, de ambtenaren, de initiatiefnemer en de deelnemers. Drie fases die in ieder proces voorkomen We onderscheiden in de aanpak drie fases die in ieder proces voorkomen. Dit zijn de start, de uitvoering/het gesprek en de besluitvorming. Ieder proces kent diverse stappen, maar deze zullen altijd binnen deze drie fases vallen. Voor iedere fase worden aandachtspunten en acties voor de initiatiefnemer én de deelnemers benoemd. Evaluatie en lerende aanpak Er wordt speciale aandacht besteed aan de wijze waarop in Zwolle participatieprocessen worden geëvalueerd en hoe de geleerde lessen meegenomen worden. Rol van ambtenaren en bestuurders De implementatie binnen de organisatie verdient speciale aandacht. In dit advies komt te staan wat de verschillende rollen van de gemeente in een proces kunnen zijn en hoe raad, college en ambtelijke organisatie in goed samenspel invulling aan die rollen kunnen geven. Samenhang met de omgevingswet De Toolbox Hierin komen instrumenten die de initiatiefnemer en/of de deelnemers helpen om de Zwolse participatieaanpak zorgvuldig uit te kunnen voeren.

Digital platform/e-tool De raad heeft het gevraagd een e-tool of digitaal platform te ontwikkelen die gebruikt kan worden in participatietrajecten. Waardoor bijvoorbeeld inwoners bereikt kunnen worden die in meer traditionele participatieprocessen vaak niet deelnemen. In het project Jouw stukje Zwolle hebben we gebruik gemaakt van Open Stad voor digitale participatie. We gaan bekijken in hoeverre Open Stad tegemoet kan komen aan de wens van de raad en zullen dit meenemen bij de uitwerking van de Zwolse participatieaanpak. Consequenties In lijn met de feedback van Zwolse partners én de gemeenteraad wordt de participatieaanpak op dit moment verder uitgewerkt zowel qua inhoud als vorm. Om er een toegankelijk, inspirerend eindproduct van te maken zijn inmiddels Zwolse creatieven betrokken. Ook werken we momenteel de rol van de gemeente en de toolbox verder uit. We hebben met betrokken ambtenaren en de DOE!-tank afgesproken de definitieve versie met hen te bespreken tijdens een gezamenlijke sessie nog voor deze ter besluitvorming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Wij zullen u over de uitkomsten informeren.

3/5

5

voorstel

Datum

6 december 2022

Daarnaast hebben we er – mede op basis van de suggestie vanuit de gemeenteraad - voor gekozen om de concept-aanpak alvast in de praktijk te toetsen door hem toe te passen in enkele startende projecten. Door deze ‘botsproeven’ kunnen we de aanpak nog verder aanscherpen en praktisch toepasbaar maken. We doen de komende periode in ieder geval de volgende ‘pilots’ met de Zwolse participatieaanpak: • Project Fietsbereikbaarheid Stadshart • Project actualisatie Omgevingsvisie Bij de pilot met de Zwolse participatieaanpak rond de actualisatie van de Omgevingsvisie betrekken we in het voorjaar van 2023 ook de gemeenteraad. Dit geeft ons de gelegenheid om ook de rol van de raad als het om participatie gaat in de praktijk te toetsen. Financiën Indien de langere duur van het proces leidt tot extra kosten, zullen wij u hierover bij de eerste beleidsrapportage van 2023 informeren. Communicatie Over de ontwikkeling van de Zwolse participatieaanpak is er voortdurend afstemming met Zwolse partners. Deze partners worden geïnformeerd over de voortgang van het proces en kunnen nog feedback leveren op de definitieve versie van de participatieaanpak voor deze ter besluitvorming wordt aangeboden aan de gemeenteraad.

Vervolg De planning voor de komende maanden ziet er nu als volgt uit: DECEMBER: • Brede bijeenkomst met ambtenaren • Uitwerken rol overheid, toolbox en wijze van ondersteuning vanuit de gemeente JANUARI: • Presentatie definitieve versie • Laatste feedbackronde (incl. vormgeving) bij de DOE!-tank, deelnemers en ambtenaren. • Verwerken feedback in definitieve aanpak.

Q1: • •

Bijeenkomst college van B&W Bijeenkomst gemeenteraad over pilot ‘actualisatie Omgevingsvisie’ (botsproef)

EINDE Q1: • Aanbieding aan de Raad definitieve versie Zwolse participatieaanpak door de gemeenteraad

Openbaarheid Dit voorstel is openbaar

Burgemeester en Wethouders van Zwolle, 4/5

5

voorstel

Datum

6 december 2022

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

5/5