Informatienota Rapportage archivering

voorstel Informatienota voor de raad Datum

7 februari 2023

Onderwerp Versienummer

Rapportage archivering V0.3

Portefeuillehouder

P. Guldemond

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

MJI Willems Informatievoorziening 038 498 3090 MJI.Willems@zwolle.nl 1. Aanbiedingsbrief bevindingenverslag archiefinspectie 2022 2. Bevindingenverslag archiefinspectie 2022

Wij stellen u voor kennis te nemen van: de aanbevelingen in het bevindingenverslag van de archiefinspectie over 2022 en van de wijze waarop aan de aanbevelingen gevolg wordt gegeven.

3

voorstel

Datum

7 februari 2023

Toelichting op het voorstel Inleiding De gemeentearchivaris heeft in 2022 een archiefinspectie laten uitvoeren. Het bevindingenverslag is aangeboden aan het college en wordt nu, conform de in de archiefverordening vastgestelde procedure voorgelegd aan de Raad. Zoals gebruikelijk krijgt de Raad deze stukken vóór de jaarlijkse IBT-rapportage, waarin opgenomen het oordeel van de Provinciaal archiefinspecteur. Het oordeel van de Provinciaal archiefinspecteur is mede gebaseerd op het verslag van de gemeentearchivaris en de daaronder liggende door de afdeling Informatievoorziening aangeleverde gegevens. Kernboodschap Uit de inspectie blijkt dat we grotendeels voldoen aan de gestelde eisen. Er worden 6 aandachtspunten genoemd, dit zijn: 1. Onvoldoende zicht op informatie in decentrale (proces)applicaties. Dit moet zo snel mogelijk in beeld worden gebracht. 2. Kwaliteitszorgsysteem met kwaliteitsborging inrichten. 3. Informatiebeheer voor de (verdere) inrichting van Microsoft365 vraag meer aandacht. 4. Beschikbare middelen zijn onvoldoende om de wettelijk vereiste zorg, beheer en toezicht volledig te financieren. 5. Medewerkers zijn onvoldoende op de hoogte van interne richtlijnen om goed informatiebeheer te kunnen garanderen. 6. De archiefinspecteur controleert in 2023 informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden en in SaaS applicaties.

Toelichting Als reactie op het bevindingenverslag 2021 hebben we een plan van aanpak opgesteld om de aanbevelingen te verwerken. Als onderdeel daarvan is een rapport opgeleverd van al het werk dat voor informatiebeheer te doen is (beheer papieren archief en digitaal informatiebeheer van achterstallig, huidig en toekomstig werk). Begin 2023 wordt de conclusie uit dat rapport verwerkt tot een meerjarenplanning gebaseerd op een risico-gestuurde aanpak. Hierin worden ook de aanbevelingen uit de archiefinspectie van 2022 verwerkt. Consequenties Er moet incidenteel én structureel meer aandacht worden besteed aan systemen, inrichting, kwaliteitsbewaking en kennis in de organisatie om de informatievoorziening te verbeteren, zodat we steeds beter kunnen voldoen aan - eisen van integriteit, - eisen van bedrijfsvoering - het afleggen van verantwoording - rechtszekerheid voor burgers en bedrijven - het behoud van cultuurhistorisch belangrijke informatie.

Financiën De huidige inzet voor informatiebeheer valt binnen de bedrijfsvoering, en is niet toereikend. Om het informatiebeheer structureel en doeltreffend te verbeteren is meer nodig. De voorlopige berekening van 2/3

3

voorstel

Datum

7 februari 2023

het team informatiebeheer laat zien dat ca. 4-6 fte nodig is om de informatiehuishouding voor de in de inspectie genoemde onderdelen op orde te brengen. De aanvraag voor de benodigde uitbreiding wordt in de voorjaarsstukken (PPN) opgenomen. Communicatie Het bevindingenverslag wordt gedeeld binnen de afdeling IV en op intranet. Nadere (interne) inhoudelijke communicatie volgt op basis van de jaarplannen die opgesteld worden. Vervolg Vanuit de programma’s Duurzame Toegankelijkheid Zwolle en Digiwerkplek 2.0 en uiteraard vanuit de lijn, worden de diverse aandachtspunten uit het inspectieverslag opgepakt en uitgewerkt in een planning voor 2023 en/of in meerjarenplanningen.

Openbaarheid Openbaar

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

3/3