Informatienota Rapportage archivering 2020-2021

voorstel Informatienota voor de raad Datum

31 januari 2022

Onderwerp Versienummer

Rapportage archivering 2020-2021 V1.2

Portefeuillehouder

Michiel van Willigen

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

MJI Willems Informatievoorziening 038 498 3090 MJI.Willems@zwolle.nl 1. Aanbiedingsbrief bevindingenverslag archiefinspectie 2. Bevindingenverslag archiefinspectie

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1 de aanbevelingen in het bevindingenverslag van de archiefinspectie en van de wijze waarop aan de aanbevlingen gevolg wordt gegeven.

4

voorstel

Datum

31 januari 2022

Toelichting op het voorstel Inleiding De afgelopen jaren hebben we voor de verslaglegging van het informatiebeheer volstaan met een follow-up-rapportage op een in 2015-2016 gehouden KPI-rapportage. Dit jaar hebben we een volledig nieuwe KPI-rapportage ingevuld volgens het nieuwe, landelijke format. Gemeentelijk archiefinspecteur Jan Beens heeft op basis van de door ons verstrekte gegevens een bevindingenverslag geschreven. Het bevindingenverslag wordt hierbij aan de Raad aangeboden. Gebruikelijk is dat de Raad deze stukken krijgt vóór de jaarlijkse IBT-rapportage, waarin opgenomen het oordeel van de Provinciaal archiefinspecteur. Door omstandigheden (o.a. een wisseling van gemeentelijke archiefinspecteur), is in de rapportage van 2021 samengevoegd met de rapportage van 2020. We sluiten dit jaar weer aan op de reguliere IBT-ronde van 2022. Resultaat inspectie Kernboodschap van de inspectie: de KPI’s zijn grotendeels op orde, maar op verschillende gebieden echter schieten we (nog) tekort. Het gaat bij het Zwolse informatiebeheer om: 1. Het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking en overbrenging van fysieke archieven; achterstanden kunnen duiden op onvoldoende inzet van mensen en middelen. Op de volgende gebieden: a. Het overbrengen van de fysieke archieven over de jaren 1990-1999 naar Collectie Overijssel (v.h. HCO): planning is dat dit medio 2022 klaar is b.

De feitelijke overbrenging van de archieven van latere datums hoeft wettelijk pas later (2029) te gebeuren, maar de bewerking van die archieven fysiek en/of digitaal moet nog wel plaatsvinden om te kunnen voldoen aan de termijnen. 2. Het vaststellen en implementeren van kwaliteitsborging 3. Het verkrijgen van inzicht in informatie die niet beheerd wordt in de archiefapplicaties (netwerkschijven, e-mail en bedrijfsprocesapplicaties). Ook moeten we formele regelingen rond archivering moderniseren en formele verklaringen van migraties en vernietigingen vastleggen. Voor Collectie Overijssel (dat ook onder de zorgplicht van het college valt) gaat het om: 4. Het monitoren van het klimaatbeheersingssysteem 5. Het vaststellen van een calamiteitenplan/collectie-hulpverleningsplan De punten 1b, 2 en 3 zijn, voor zover het om digitale informatie gaat, ondergebracht in het programma Duurzame Toegankelijkheid Zwolle (DuToZwo). De invulling van dit langjarige programma (al gauw 10 jaar) is onderhanden werk.

De belangrijkste punten uit DuToZwo zijn: - Het opstellen van visies op de verschillende onderdelen van informatiebeheer - Inhoudelijke analyses van informatiebronnen en informatieprocessen, zowel op gebied van data als documenten - Verkenning van samenwerkingsmogelijkheden en aansluiting op de landelijke Common Ground-principes - Op termijn: tooling voor duurzame toegankelijkheid - Bewustwording en commitment in de organisatie en ondersteuning van medewerkers 2/4

4

voorstel

Datum

31 januari 2022

De aanbevelingen uit het bevindingenverslag om (1) zowel achterstanden weg te werken als (3) om inzicht te krijgen in het benodigde beheer van niet-archiefapplicaties vraagt veel capaciteit en vergt langdurige inzet. Dat is de reden waarom het in meerjarenprogramma’s wordt opgenomen. Binnen de afdeling IV is onder de naam Zicht op de Toekomst een ontwikkeltraject gestart Hierin worden alle taken op het gebied van informatiebeheer en archivering geanalyseerd en geprioriteerd. Doel van traject is beargumenteerde keuzes te maken om de beschikbare capaciteit en middelen zo doelmatig mogelijk in te zetten. Daarbij gaat het om: - het voldoende op orde brengen van fysieke archieven opdat tijdig en eenvoudig vernietigd kan worden - het voldoende op orde brengen van het permanent te bewaren fysieke archief opdat dit overgebracht kan worden naar Collectie Overijssel - het voldoende op orde brengen van nog niet gearchiveerde digitale informatie - het goed en duurzaam inrichten, begeleiden en beheren van het digitale informatiebeheer. Hieraan wordt gewerkt binnen de programma’s Digitale Duurzaamheid Zwolle en Digiwerkplek 2.0 (onderdeel Microsoft 365). De punten 4 en 5 zijn voor Collectie Overijssel om hier actie op te ondernemen. De overige punten vallen onder regulier informatiebeheer binnen de afdeling Informatievoorziening.

Kernboodschap Gemeente Zwolle heeft het informatiebeheer grotendeels op orde, maar op verschillende gebieden schiet het nog tekort. De archiefinspecteur heeft aanbevelingen gedaan voor verbetering. De genoemde verbeteringen zijn vnl. het op orde brengen van het fysieke archief t.b.v. de overbrenging naar Collectie Overijssel, het krijgen van inzicht in digitale informatie in brede zin en kwaliteitsborging op het informatiebeheer. Hiervoor wordt een actieplan opgesteld. Consequenties Het traject Zicht op de Toekomst heeft als doel keuzes te maken omdat de bestaande capaciteit van het team informatiebeheer ontoereikend is om alle beheeronderdelen tijdig uit te voeren. Onderdeel van het traject is een werkplan informatiebeheer dat we afstemmen met de archiefinspecteur. De aanbevelingen uit het bevindingenverslag worden in het werkplan nadrukkelijk nagevolgd. Wij informeren het college over de conclusies van het ontwikkeltraject Zicht op de Toekomt inclusief werkplan. In dat vervolg beoordelen we ook in hoeverre de bestaande capaciteit en middelen en/of programma’s toereikend zijn voor de uitvoering. Financiën Extra kosten worden gedekt uit de programmabudgetten. Regulier informatiebeheer valt binnen de normale bedrijfsvoering. Mocht het op te stellen actieplan daartoe aanleiding geven, dan wordt het actieplan voorzien van een financiële paragraaf.

Communicatie Het bevindingenverslag is de basis voor de verantwoordingsinformatie in het Interbestuurlijk Toezicht op gebied van informatiebeheer en komt als zodanig in het IBT-traject weer terug bij het college en de raad. Door het jaar heen heeft de afdeling IV over de uitvoering van het actieplan contact met de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris. 3/4

4

voorstel

Datum

31 januari 2022

Het bevindingenverslag wordt verder binnen de afdeling IV gedeeld. Vervolg Voor rapportage aan het Interbestuurlijk Toezichttraject wordt het bevindingenverslag en de daaraan ten grondslag liggende vragenlijst gebruikt, zo nodig aangevuld met recente ontwikkelingen. Er wordt een actieplan gemaakt voor het aanpakken van de aanbevelingen van de archiefinspecteur en andere onderdelen van het informatiebeheer. Hierover wordt aan het college teruggekoppeld. Openbaarheid Openbaar

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

4/4