Informatienota raad update Zwols burgerberaad (conceptversie)

voorstel Informatienota voor de raad Datum

19 september 2023

Onderwerp Versienummer

Update Zwols Burgerberaad 1.

Portefeuillehouder

Raadswerkgroep Inwonerbetrokkenheid

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

Marijn Seuters Raadsgriffie 038 498 2319 M.Seuters@zwolle.nl 1: Ontwerp burgerberaad (vastgesteld 13 maart 2023)

Wij stellen u voor kennis te nemen van: De update over het eerste Zwolse burgerberaad.

6

voorstel

Datum

19 september 2023

Toelichting op het voorstel Inleiding De gemeenteraad van Zwolle heeft op 7 maart 2022 besloten in 2023 een burgerberaad in Zwolle te organiseren. Op 6 december 2022 heeft de raad het debat gevoerd over de voorwaarden en uitgangspunten voor een burgerberaad. Deze input is door de raadswerkgroep Inwonerbetrokkenheid verwerkt tot een voorstel waarin het beraad gevraagd wordt een reactie te geven op de vraag: ‘Hoe wordt Zwolle op een eerlijke manier klimaatneutraal voor 2040?’. De raad heeft vervolgens op maandag 13 maart 2023 ingestemd met het onderwerp klimaat, de vraagstelling en het projectkrediet. Ondertussen staan we aan de vooravond van het Zwolse beraad en informeren we raad en college graag over de laatste stand van zaken.

Kernboodschap Met deze nota wordt uw raad geïnformeerd over de belangrijkste acties die komende weken gaan plaatsvinden ter voorbereiding op het burgerberaad: de start van de communicatiecampagne in september, werving en loting van deelnemers in oktober en start van de bijeenkomsten van het burgerberaad per november. Toelichting Voor de begeleiding en organisatie van het beraad is de opdracht eind april gegund aan een alliantie van drie adviesbureaus te weten: ANNE (gevestigd in Zwolle), EMMA en Moventem. Deze alliantie is een ervaren partij waar het gaat om ontwikkelen, organiseren en begeleiden van burgerberaden en levert de expertise die nodig is om het beraad tot een succes te maken. Hoewel er nog veel meer over het beraad te vertellen is, gaat deze informatienota in op de belangrijkste gebeurtenissen komende periode. Tijdens het Zwolse Burgerberaad zullen ca. 120 willekeurig gekozen inwoners van Zwolle in staat gesteld worden om via dialoog (deliberatie) tot gedeelde adviezen en conclusies aan het gemeentebestuur te komen over het onderwerp klimaat. Een beraad geeft inwoners de gelegenheid om politici te helpen beslissingen te nemen over complexe - vaak polariserende - onderwerpen. Een groep gelote burgers doet, op basis van uitgebreide informatie en overleg, aanbevelingen over beleid waar de gemeente Zwolle vervolgens mee aan de slag gaat.

De (gelote) deelnemers aan het burgerberaad vormen een zo goed mogelijke afspiegeling van de samenleving. De groep wordt samengesteld o.b.v. de criteria die in het ontwerp zijn bepaald: we kiezen voor 120 deelnemers in de startgroep omdat we verwachten dat ca 20. deelnemers zich voorafgaand aan of gedurende het beraad terugtrekken. Het streven is te eindigen met een groep van ca 100 deelnemers.

2/6

6

voorstel

Datum

19 september 2023

Loting en een goede afspiegeling van de samenleving Om een zo goed mogelijke afspiegeling van de samenleving te werven, voert de gemeente de eerste loting uit. Door middel van een brief worden 10.000 inwoners uitgenodigd zich aan te melden voor het burgerberaad. Op basis van wijk- en buurtanalyses worden er meer inwoners aangeschreven in wijken waarin de respons doorgaans lager is. Om deze reden zullen er ook meer jongeren tijdens de eerste loting worden aangeschreven. De loting heeft een ondergrens van 16 jaar en kent geen bovengrens. De uitnodigingsbrief wordt verstuurd in de week van 2 t/m 6 oktober. De aanmeldingen die hieruit voortkomen zijn de belangrijkste bron voor de tweede gewogen loting van deelnemers. Om deelnemers alvast kennis te laten maken met het onderwerp krijgen zij de mogelijkheid om een vragenlijst in te vullen. De vragenlijst wordt ook uitgezet bij ca. 2500 leden van het Zwolse Inwonerpanel. De uitkomsten van de vragenlijst en de straatinterviews worden gepresenteerd bij de eerste bijeenkomst, om inzichtelijk te maken hoe een (gedeelte van) de Zwolse inwoners over het onderwerp denkt. Op basis van de ervaring van de alliantie ANNE/EMMA en Moventem (hierna: de alliantie) voegen we hier nog twee bronnen aan toe zodat we onze kansen vergroten om de doorgaans moeilijk te bereiken doelgroepen toch in het beraad krijgen.

Ten eerste wordt de mogelijkheid tot een open inschrijving toegevoegd, waarvoor we met de communicatiecampagne (zie communicatie) met name aanmeldingen onder jongeren, vanaf 16 jaar, proberen te werven. We weten namelijk vanuit andere lokale beraden in Nederland dat jongeren minder reageren op een uitnodigingsbrief. Ten tweede gaan we middels straatgesprekken en straatinterviews op straat werven. Dit om met name laaggeletterden en mensen die minder digitaal vaardig zijn te bereiken. Op basis van wijk-/ buurtanalyses bepalen we waar deze werving het meest effectief is. We registreren wie zich via welk kanaal heeft aangemeld. Daaruit trekken we een gestratificeerde steekproef zoals in het ontwerp (zie bijlage) gespecificeerd is. Het vertrekpunt hierbij is de groep aanmeldingen via de lotingsbrief, die is leidend. Als er groepen ondervertegenwoordigd zijn (bijvoorbeeld jongeren), dan gebruiken we de aanmeldingen via het Inwonerpanel, de open link en de straatinterviews om deze groepen voor deze tweede gewogen loting voor het burgerberaad aan te vullen. Ervaringen van andere beraden in Nederland leren dat het inzetten van een inwonerspanel voorafgaand aan het burgerberaad eveneens van toegevoegde waarde is.

Er wordt daarom begin oktober een vragenlijst uitgezet onder zo’n 2500 leden van het inwonerpanel om te definiëren wat zij belangrijk vinden wanneer het gaat om de begrippen ‘eerlijk’ en ‘klimaatneutraal’. De opbrengsten hiervan kunnen bij aanvang van het beraad gebruikt worden als startpunt voor het gesprek. Leden die de vragenlijst hebben ingevuld krijgen daar ook de mogelijkheid zich aan te melden voor het beraad. Uit ervaring blijkt ook dat het inzetten van het inwonerspanel/online onderzoek helpt om meer en gevarieerde aanmeldingen te krijgen voor het burgerberaad. Ook hier geldt weer voor dat de groep aanmeldingen via de lotingsbrief leidend is. Als er groepen ondervertegenwoordigd zijn, gebruiken we de aanmeldingen via deze open link om deze groepen voor deze tweede gewogen loting voor het burgerberaad aan te vullen. Opzet bijeenkomsten De eerste vier bijeenkomsten duren in principe van 9:30 tot 16:00 uur en vinden plaats bij Lumen. De vijfde bijeenkomst zal waarschijnlijk plaatsvinden in de Raadzaal. Deelnemers krijgen een (vrijwilligers)vergoeding van €50 euro per bijgewoonde sessie en kunnen reiskosten en oppas of kinderopvang vergoed krijgen. Deze vergoeding heeft geen gevolgen voor een eventuele uitkering die deelnemers ontvangen.

Bijeenkomst 1: 25 november te Lumen – kennismaken met elkaar en met het vraagstuk De eerste bijeenkomst staat in het teken van het kennismaken met elkaar en het vraagstuk. Belangrijk is om in deze bijeenkomst procesafspraken te maken met deelnemers. Denk aan hoe we omgaan met elkaar, de pers, socialmediagebruik, beeldmateriaal en de stemprocedure. Verder moet na de eerste bijeenkomst duidelijk zijn wat het inhoudelijke vraagstuk is dat voorligt en wat er van deelnemers verwacht wordt in de volgende bijeenkomsten. Het vraagstuk ‘Hoe wordt Zwolle op een eerlijke manier klimaatneutraal in 2040?’ is breed. We zullen het onderwerp in de breedte introduceren met behulp van ambtelijk deskundigen. Vervolgens bepalen de deelnemers tijdens de eerste bijeenkomst de thema’s 3/6

6

voorstel

Datum

19 september 2023

van het klimaatvraagstuk in Zwolle waarover ze het tijdens het burgerberaad willen hebben. Ook worden tijdens deze bijeenkomst de deskundigen voor de volgende bijeenkomsten gekozen.

Bijeenkomst 2: 20 januari te Lumen - informeren en verdiepen In deze bijeenkomst verdiepen de deelnemers zich in het onderwerp. We werken toe naar eenzelfde basiskennisniveau over het vraagstuk. We verkennen de verschillende perspectieven op het vraagstuk, de onderliggende waarden en belangen en waar deze botsen. Een groot deel van de bijeenkomst bestaat (dan ook) uit bijdragen van deskundigen. In de tweede bijeenkomst worden na elke spreker en gesprek met deskundigen de eerste ideeën en idealen over het onderwerp geformuleerd. Aan het eind van de tweede bijeenkomst wordt naast alle ideeën en idealen geformuleerd welke belangen er botsen en welke dilemma’s er in beeld zijn gekomen. Bijeenkomst 3: 2 maart te Lumen - eerste aanzet adviezen De brainstormfase is nu voorbij. De deelnemers hebben idealen en dilemma’s in beeld. Als eerste wordt bepaald voor welke dilemma’s er een advies wordt opgesteld. Voordat er wordt begonnen met het opstellen van adviezen is het handig als deelnemers weten hoe een goed advies is opgebouwd. We reiken een sjabloon aan dat deelnemers kunnen gebruiken. Dat draagt er ook aan bij dat de adviezen enigszins vergelijkbaar zijn. Deelnemers verdelen zich over de verschillende thema’s. Per thema zijn er gespreksbegeleiders die de deelnemers ondersteunen.

Aan de hand van het sjabloon gaan deelnemers aan de slag met het omvormen van de ideeën/idealen tot adviezen voor de gekozen dilemma’s. Dit gebeurt in kleinere groepjes en in meerdere rondes. Aan het einde van deze rondes is er per thema een aantal adviezen geformuleerd. Deze maken we voor iedereen zichtbaar. Na deze rondes loopt iedereen door de ruimte om tips/aanvullingen geven op de adviezen, door hier post-its op te plakken. Vervolgens gaan de ‘eigenaren’ van de adviezen weer terug naar hun advies en verwerken de aanvullingen die ze van de groep hebben gekregen. Bijeenkomst 4: 13 april te Lumen – adviezen definitief maken De vierde bijeenkomst begint met de beoordeling van de conceptadviezen: in welke mate dragen ze bij aan het klimaatneutraal maken van Zwolle? En hoe eerlijk zijn ze? Deze vragen kunnen aan het begin van de vierde bijeenkomst, of tussen de derde en de vierde bijeenkomst in, aan de deelnemers worden voorgelegd. De uitkomst van deze analyse en beoordeling geeft richting aan het compleet maken van de adviezen. Waar moet het klimaateffect groter, waar kan het eerlijker? Aan het einde van de bijeenkomst worden alle adviezen door de deelnemers gepresenteerd. Andere deelnemers kunnen vervolgens vragen stellen en suggesties doen (al dan niet met digitale hulpmiddelen). Het belangrijkste doel is om tot een, voor de groep, compleet pakket van adviezen te komen.

Bijeenkomst 5: 25 mei te Raadzaal – reflecteren op en stemmen over de adviezen In deze laatste bijeenkomst hebben de deelnemers alle adviezen op een rij en nemen we de tijd om met elkaar te reflecteren op de opbrengst. Samen kijken we of er nog overlap zit tussen de adviezen bijvoorbeeld, of er nog deelonderwerpen missen en of sommige adviezen moeten worden samengevoegd. Dan wordt vervolgens de laatste hand gelegd aan de adviezen en worden ze in stemming gebracht. Vervolgens is het streven om begin juli 2024 een rondetafelgesprek te agenderen tussen college, raad en een vertegenwoordiging van het beraad om de adviezen aan te bieden aan het gemeentebestuur en eerste gesprek te voeren over de wijze waarop de adviezen opgevolgd gaan worden. Ambtelijke betrokkenheid tijdens het beraad De vraag hoe Zwolle op een eerlijke manier in 2040 klimaatneutraal kan worden, is een vraag waarover binnen de ambtelijke organisatie al veel (lokale) kennis beschikbaar is. Zo zijn veel dilemma’s in beeld. Deze kennis over het vraagstuk en de dilemma’s die hierbij een rol spelen, zijn voor het burgerberaad van grote waarde. Hoe sneller en beter deelnemers zich kennis eigen maken en dilemma’s kunnen doorgronden, hoe beter hun advies en hoe groter de kans dat dit wordt overgenomen.

Deze kennis op een goede manier ontsluiten is van belang: enkele ambtelijke deskundigen schetsen de achtergronden en mogelijke overwegingen. Als het aankomt op het maken van keuzes, dan is het burgerberaad weer aan zet. Dat doen we op een manier die recht doet aan de 4/6

6

voorstel

Datum

19 september 2023

principes van het burgerberaad en waarbij de ambtelijke collega’s zich comfortabel voelen. Ter voorbereiding hierop hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden met programmamanagers en beleidsadviseurs. Na afloop van het beraad zal er een ambtelijke reactie op de adviezen van het beraad gemaakt moeten worden die ingaat op de adviezen. Ook is er in de organisatie en in ons netwerk een uitvraag gedaan om als gespreksfacilitator deel te nemen aan het beraad. Deze facilitators dienen ervaring te hebben in het begeleiden van een bijeenkomst en/of groepsgesprek, ervaring met of kennis over de vraagstukken is niet nodig. De gespreksfacilitators worden voorbereid door de alliantie. Griffiemedewerkers zijn tijdens de sessies als floormanagers aanwezig. Gespreksleiders ontvangen een vergoeding van € 750,- voor hun inzet. Informeren raad, college en organisatie tijdens het beraad Voorafgaand, gedurende en na afloop van het beraad zal er contact zijn tussen opdrachtgever (gemeente Zwolle) en opdrachtnemers (de alliantie) over organisatorische kwesties. Er is een klankbordgroep uit de raad in het leven geroepen waarin vooralsnog leden van de werkgroep Inwonerbetrokkenheid en griffiemedewerkers in gesprek kunnen met de opdrachtnemer. Ook de fracties die nu niet vertegenwoordigd zijn in deze klankbordgroep nodigen we uit om een lid te laten deel te nemen en dit kenbaar te maken bij de griffie.

Belangstellende ambtenaren en/of collegeleden zijn van harte welkom om deel te nemen aan de gesprekken. We blikken in de klankbordgroep terug op bijeenkomsten, beslissen samen over eventuele aanpassingen in de uitvoering t.o.v. het vastgesteld ontwerp en denken waar gewenst door de alliantie mee over het programma voor de volgende bijeenkomst. Van elke bijeenkomst wordt een verslag gemaakt voor de raad en het college om zo geïnformeerd en betrokken te blijven bij het burgerberaad. Indien wenselijk kunnen ook de raad en/of college tussentijds een keer bijgepraat worden over het verloop. Financiën Uw raad heeft een projectkrediet beschikbaar gesteld van €158.720,- voor de organisatie van het burgerberaad. Communicatie Voor inwoners van Zwolle moet het duidelijk zijn dat er een burgerberaad komt, waar het over gaat en hoe ze daaraan mee kunnen doen. We gebruiken hiervoor de kanalen van de gemeente. Reguliere media zoals posters zetten we in op diverse locaties door de stad waar veel inwoners (samen)komen. Denk aan consultatiebureaus, kinderopvangcentra en scholen. Op de poster staat een QR-code die inwoners naar de website van het burgerberaad leidt, waar ze kunnen aangeven kans te willen maken om deel te nemen. De postercampagne start in de week van 25 september.

Dit geeft inwoners de kans om alvast kennis te nemen van het burgerberaad, voordat zij eventueel een uitnodigingsbrief ontvangen. De brief wordt in de eerste week van oktober op de mat bezorgd. Daarnaast zorgen we voor persberichten die aan de media wordt gestuurd. Socialmediakanaal Instagram gebruiken we voor een online campagne om jongeren te werven voor het burgerberaad. Op Facebook willen we oudere inwoners bereiken die geen uitnodigingsbrief hebben gehad, maar zich aan kunnen melden via een open inschrijving. Jongerenplatform Blauwhaus gaat aandacht besteden aan het beraad. Op www.zwolle.nl/burgerberaad plaatsen we alle praktische informatie en updates over het proces en de uitkomsten van het burgerberaad. Deze pagina is voor iedereen toegankelijk. We hebben een apart e-mailadres en 06-nummer (met whatsapp) waar inwoners terechtkunnen met vragen over het burgerberaad. Om de bekendheid binnen de organisatie met het burgerberaad te versterken vindt op donderdag 28 september een lunchlezing plaats (met o.a. Eva Rovers als spreker).

5/6

6

voorstel

Datum

19 september 2023

Vervolg Hieronder volgt een opsomming van de planning voor de komende maanden: 20 september: Communicatiecampagne van start 2 t/m 6 oktober: bezorging uitnodigingsbrieven aan gelote inwoners 2 t/m 13 oktober: vragenlijst inwonerpanel + werving inwonerpanelleden 10 t/m 13 oktober: Straatgesprekken voeren gericht op werven 9 t/m 13 oktober: Straatinterviews voeren 16 t/m 20 oktober: Loting onder aanmeldingen 23 t/ 27 oktober: Deelnemersgroep bekend. De deelnemers worden allemaal nagebeld. 8 november: Deelnemersbrief en afwijzingsbrieven versturen. Openbaarheid Dit voorstel is openbaar.

6/6