Informatienota Oprichting Ethische commissie Digitalisering

voorstel Informatienota voor de raad Datum

23 februari 2022

Onderwerp Versienummer

Oprichting Ethische commissie Digitalisering V. 1.0

Portefeuillehouder

M. van Willigen

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

O.V. Rachtchoupkina Informatievoorziening 038 498 2486 O.Rachtchoupkina@zwolle.nl 1. Notitie ‘Ethische commissie Digitalisering in Zwolle’.

Wij stellen u voor kennis te nemen van: 1. het collegebesluit om de Ethische commissie Digitalisering op te richten.

5

voorstel

Datum

23 februari 2022

Inleiding Het gebruik van data en technologie leidt tot ethische vragen: wat is verantwoord, fatsoenlijk en moreel toelaatbaar. De gemeente Zwolle werkt steeds meer datagedreven en gebruikt steeds vaker data bij vormgeving van haar beleid en verbetering van dienstverlening. Het programma Datagedreven werken stimuleert deze transitie en zorgt voor de randvoorwaarden. De strategie is erop gericht gegevens zodanig te registreren, vast te leggen en te analyseren, dat ontwikkelingen kunnen worden verklaard en voorspeld, werkzaamheden en dienstverlening geoptimaliseerd. Hierbij is het van belang om aandacht te hebben voor ethische vraagstukken. In Zwolle onderschrijven we de noodzaak en urgentie om een proces en structuur rond ethische vraagstukken te gaan inrichten. In bijgevoegde notitie wordt een beeld geschetst van ethische dilemma’s die bij digitalisering ontstaan en hoe we binnen onze gemeente hiermee willen omgaan. De oprichting van de Ethische commissie Digitalisering draagt bij een waarden-gestuurd gesprek over digitale innovaties binnen ambtelijke organisatie, bij de bestuurders en in de raad.

Kernboodschap De Zwolse ambitie is om ethiek zodanig binnen onze werkwijze in te bedden dat we ethisch verantwoord digitaliseren en innoveren. Ethiek biedt geen harde richtlijnen voor handelen maar nodigt uit voor een gesprek over wenselijkheid van nieuwe technologie en onderliggende publieke waarden. Dit gesprek is best ingewikkeld omdat er veel belangen moeten worden afgewogen. Met de oprichting van de Ethische commissie Digitalisering beogen we input te creëren voor het gesprek over gebruik van data en nieuwe technologieën voor het College, de raad en ambtelijke organisatie. Met deze input zullen het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie transparanter en beter uitlegbaar keuzes rond digitalisering kunnen maken. Daarnaast streven we ernaar om een leercurve op gang te brengen. Toelichting 1. Meebewegen en door ontwikkelen in de tijd van digitale transformatie. De digitalisering van de samenleving verlegt de grenzen van ons kunnen en biedt allerlei mogelijkheden, maar daagt ook onze morele grenzen uit. Door de ontwikkelingen zal onze samenleving steeds verder digitaliseren. Dit roept de vraag op hoe we deze digitale samenleving op een maatschappelijk en ethisch verantwoorde manier vorm kunnen geven.

Uit de literatuurstudies en ervaringen van andere gemeenten zien we dat het belangrijk is om de ethische dilemma’s die ontstaan, te onderzoeken, omdat ze mogelijk op belangrijke waarden en normen terugvallen. Bovendien zullen we de gemaakte keuzes bij digitalisering aan de inwoners moeten kunnen uitleggen. Dit betekent dat wij – als bestuurders en organisatie - de ethische vraagstukken bespreekbaar moeten maken. 2. Uitgesproken voornemen voor de oprichting van een Ethische commissie. De kansen die we zien om met digitalisering bij te dragen aan de realisatie van de opgaven in de stad zijn in de Digitale strategie uitgewerkt (vastgesteld in juni 2021). Eén van de vier geformuleerde speerpunten is het ‘Bewust gebruik van digitale technologie’. Het maken van ethische afwegingen is onlosmakelijk hieraan verbonden. Oprichting van de Ethische commissie draagt bij aan de realisatie van dit speerpunt. Binnen de gemeentelijke begroting hebben we ook ruimte gemaakt om het ethische gesprek binnen de gemeente te borgen en de Ethische commissie te kunnen ondersteunen (aanvraag 2/5

5

voorstel

Datum

23 februari 2022

voor het instellen van een Ethisch officer). De Ethisch officer gaat o.a. de rol van secretaris van de commissie vervullen. 3. Ethisch gesprek bij digitalisering is nieuw en ingewikkeld, deskundige input is nodig. We besluiten om een Ethische commissie Digitalisering op te richten. Deze gaat het bestuur en de ambtelijke organisatie helpen om kennis en bewustwording over de ethische kant bij gebruik van data en nieuwe technologieën te vergroten. Wij maken steeds slimmer gebruik van data en nieuwe technologieën bij het werken aan de opgaven van de stad. Maar er rijst ook de vraag: willen we echt alle mogelijkheden benutten? Wat vinden wij fatsoenlijk, moreel en ethisch toelaatbaar? De discussie hierover is ingewikkeld, omdat veel belangen moeten worden afgewogen. Bovendien zijn er geen kaders voor (digitale) ethiek beschikbaar, we moeten zelf als organisatie keuzes maken. Met de oprichting van de Ethische commissie creëren we input voor het maken van goede afwegingen rond digitalisering. Op deze manier wordt de vraag hardop gesteld: “Hoe willen we als gemeente met onze burgers en partners in de stad omgaan in relatie tot data- en technologie gebruik?” Tot nu toe is er nog onvoldoende of impliciet aandacht hieraan besteed bij digitale innovaties.

De Ethische Commissie wordt een klankbord en kennisplatform voor de gemeente en gaat ook reflecteren op moreel, ethische vragen die spelen rondom digitale innovaties in Zwolle. Daarom is gekozen voor de investering in de organisatie van een ethisch gesprek binnen de ambtelijke organisatie, vóórdat de vragen worden voorgelegd aan de Ethische commissie en voor een lichte vorm – een reflectiecommissie. Een reflectiecommissie is geen advies- of besluitvormend orgaan maar fungeert als een klankbordgroep. De gemeentewet biedt het College de mogelijkheid om een commissie op grond van art.84 op te richten, waarbij in een instellingsbesluit wordt uiteengezet welke taken de commissie uitvoert. Gelet op de aard van de commissie en uitgebreide taakomschrijving van de commissie in de bijgevoegde notitie, geeft het Collegebesluit het kader weer waarbinnen de commissie gaat opereren en is dit besluit voldoende. De huidige gemeentewet biedt te beperkend kader voor de oprichting van een dergelijk klankbord. Mocht het in een later stadium blijken dat een juridisch kader nodig is om de positie van de commissie te verankeren, zal het College opnieuw hierover besluiten. Dit aspect wordt bij evaluatie van de commissie meegenomen. Een Ethische commissie is een extra gremium.

Zij vervult een rol en positie die aanvullend is ten opzichte van bestaande functies binnen (of gerelateerd aan) de gemeentelijke organisatie, zoals CIO, CISO, FG, Rekenkamercommissie. 4. Ethische commissie voor de stad Zwolle. Als gemeente werken we aan een veilige en leefbare stad. Dit doen we niet alleen. Vanaf 2018 werkt de gemeente samen met verschillende partners in de Alliantie Smart Zwolle aan digitale innovaties voor maatschappelijke vraagstukken. De alliantie is een samenwerking van publieke en private organisaties die stad en regio Zwolle beter willen laten functioneren door het slim delen en toepassen van data en technologie. Ethisch verantwoord handelen maakt er onlosmakelijk onderdeel van. Daarom is het logisch om de Ethische commissie te laten reflecteren, niet alleen op de technologische ontwikkelingen van de gemeente maar ook op die van de samenwerkende alliantiepartners. De Alliantie Smart Zwolle omarmt dit. 5. Leden Ethische commissie. Op basis van het vastgesteld profiel en contouren voor de Ethische commissie door het College, zijn de commissieleden geworven. De volgende personen worden benoemd als lid van de Ethische commissie Digitalisering: 3/5

5

voorstel

Datum

23 februari 2022

Nr.

Naam

1.

Robin Effing

2.

Saar van der Spek

3.

Robert Helder

4.

Gary Antonius

5.

Annelien Schuldink

Rol en expertise

Universitair Docent Business Information Systems bij de vakgroep High-Tech Business & Entrepreneurship/ Universiteit Twente. Voorzitter van de commissie Expertise: ethiek, filosofie/ theologie, impact van digitale ontwikkelingen op mens en maatschappij. Robin Effing | LinkedIn Trendstrateeg/ toekomstverkenner/ stadmaker. Lid van de commissie. Expertise: trendanalyse en toekomstverkenning op het snijvlak van mens - democratie - digitalisering. Saar van der Spek | LinkedIn Docent aan Universiteit Utrecht/ jurist/ doctor of Philosophy Lid van de commissie. Expertise: juridisch/ notarieel, cybercrimininaliteit, veiligheid in omgaan met data; politievrijwilliger/specialist. Robert Helder | LinkedIn Business Development Global bij Baat Medical BV Lid van de commissie. Expertise: sensoren, AI, IoT, High tech, R&D (elektronisch en mechanisch) ontwerp en productie. Gary Antonius | LinkedIn Advocaat bij Dommerholt Advocaten. Lid van de commissie. Expertise: ondernemingsrecht, privacyrecht. Annelien Schuldink | LinkedIn

Consequenties Op dit moment is er nog weinig ervaring met een gemeentelijke Ethische commissie, daarom wordt de werking ervan na anderhalf jaar geëvalueerd. De portefeuillehouder neemt hiertoe het initiatief en selecteert een evaluatiemethode. Bij de evaluatie wordt er in ieder geval gekeken naar de aard en rol van de commissie, noodzaak van een instellingsbesluit en financiële dekking. De ethisch officer vervult de rol van de secretaris van de commissie en adviseert binnen de gemeente over het voeren van een ethisch gesprek. In de reflecties van de commissie kunnen aandachtspunten naar voren komen over de gekozen werkwijze door de Ethisch officer. Als secretaris van de commissie zal de Ethisch officer inbreng van de stukken in de commissie kunnen beïnvloeden. Hiermee kan een schijn ontstaan van onvoldoende onafhankelijkheid van de commissie, wat op zijn beurt kan leiden tot negatieve publiciteit. Om de onafhankelijk van de commissie te waarborgen zijn transparantie en duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van belang. Dit bereiken we door een aantal maatregelen in de werkwijze door te voeren, zoals het uitnodigen van de informant (casusindiener) voor de nodige toelichting aan de commissie en het accorderen van de reflecties door de commissie(voorzitter). Het College blijft verantwoordelijk voor hoe met de reflecties wordt omgegaan.

4/5

5

voorstel

Datum

23 februari 2022

Financiën De kosten van de Ethische Commissie zoals de onkostenvergoeding voor de leden, kosten voor de organisatie van de bijeenkomsten van de commissie en voor deskundigheidsbevordering i.r.t. de uitvoering van de taak binnen de commissie, worden gedekt uit bedrijfsvoering. De onkostenvergoeding voor leden van de Ethische Commissie is bescheiden en wordt bepaald op basis van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Op grond van artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers worden aan de commissieleden vergoedingen toegekend. De rol van de secretaris van de Ethische commissie wordt ambtelijk vervuld binnen de bestaande functie van de Ethisch officer.

Communicatie Op de gemeentelijke website (www.zwolle.nl/bestuur/adviesraden) komt een pagina met informatie over de Ethische commissie en haar leden. Via deze pagina maken we ook alle reflecties openbaar.

Vervolg Na de besluitvorming in het College treedt de commissie in werking en kan de eerste bijeenkomst van de commissie worden gepland. We buigen ons over de uitgangspunten en een ethisch kader; hierover volgt een afzonderlijk voorstel.

Openbaarheid Openbaar.

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

5/5