Informatienota Naar een nieuwe huisvesting voor Collectie Overijssel

voorstel Informatienota voor de raad Datum

19 oktober 2023

Onderwerp Versienummer

Naar een nieuwe huisvesting voor Collectie Overijssel V1.

Portefeuillehouder

H.M.M. Schuttenbeld

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen

W. Heersink Ruimte en Economie 038 498 2419 W.Heersink@zwolle.nl 1: Presentatie Collectiecentrum 12 oktober 2023

Wij stellen u voor kennis te nemen van: -

Het actuele, knellende huisvestingsvraagstuk van Collectie Overijssel; De visie die Collectie Overijssel heeft ontwikkeld om een antwoord te bieden op deze knellende huisvestingsvraag; De stappen die Collectie Overijssel voorstelt om te komen tot verbetering van de huisvestingssituatie.

4

voorstel

Datum

19 oktober 2023

Toelichting op het voorstel Inleiding Collectie Overijssel is een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeenten Zwolle en Deventer en het Rijk hun wettelijk verplichte archieftaak hebben ondergebracht. Daarnaast heeft Collectie Overijssel dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met de Provincie Overijssel, enkele gemeenten en het waterschap Drents Overijsselse Delta. Collectie Overijssel heeft vestigingen in Deventer en Zwolle. Primaire doelstelling van Collectie Overijssel is het beheer, behoud, toegankelijk maken en ter beschikking stellen van de door haar beheerde archieven en collecties. In totaal wordt ongeveer 26 kilometer aan archiefmateriaal beheerd. Eigendom van dit materiaal blijft bij de aangesloten overheden. De directeur is tevens de wettelijk bevoegd gemeentearchivaris van Zwolle en Deventer en Rijksarchivaris in de Provincie.

Kernboodschap Collectie Overijssel wordt geconfronteerd met een actueel, knellend huisvestingsvraagstuk. Om antwoord te bieden op deze knellende ruimtevragen heeft Collectie Overijssel een visie ontwikkeld op de toekomst van haar huisvesting. De visie gaat uit van nieuw centraal collectiecentrum waar de archieven en collecties duurzaam worden beheerd en aan inwoners en onderzoekers ter beschikking worden gesteld. Gewerkt wordt aan een businesscase waarin de technische en financiële vereisten in kaart worden gebracht. In 2024 zal aan de beide gemeenteraden van Zwolle en Deventer op basis van de businesscase worden gevraagd een besluit te nemen over de nieuwe huisvesting van Collectie Overijssel. Toelichting - De depotruimten in Zwolle en Deventer zijn vrijwel vol en bieden geen ruimte meer voor de ca. 5 km. wettelijke archieven die de huidige aangesloten overheden de komende periode nog gaan overdragen; - De klimaatinstallaties op alle locaties moeten op afzienbare termijn worden vervangen om de wettelijk verplichte bewaaromstandigheden te kunnen blijven garanderen.

Verwachting is dat dit hoge investeringen met zich meebrengt, voor depots die op termijn bovendien te klein zijn; - Het pand Eikenstraat Zwolle dient per 2028 gerenoveerd te worden (inschatting kosten: 10 miljoen euro; Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar maar Collectie Overijssel is verantwoordelijk voor het beheer) en de panden Klooster 3 en 12 Deventer staan op de gemeentelijke lijst voor verduurzaming; - De huidige energiekosten zijn hoog (zo’n 500.000 euro per jaar) en de verwachting is dat deze alleen maar gaan stijgen; - De publieksruimten op locatie Eikenstraat Zwolle en Klooster Deventer niet zijn toegesneden op de veranderde gebruikersbehoefte: door de digitalisering is het fysieke bezoek sterk afgenomen (nu nog 350-400 bezoekers per jaar) terwijl digitaal gebruik een enorme vlucht heeft genomen (150.000 – 200.000 bezoekers per jaar). Er is een overschot aan m2 publieksruimte die moeilijk te vullen valt; - De panden Eikenstraat Zwolle en Klooster Deventer beschikken niet over alle gewenste functieruimten voor professioneel behoud van collecties (quarantaineruimten en restauratieatelier); - Voor een compacte organisatie als Collectie Overijssel (55 medewerkers) is de spreiding over verschillende publieks- en depotlocaties niet efficiënt en in de praktijk lastig te organiseren.

Om antwoord te bieden op deze knellende ruimtevragen heeft Collectie Overijssel een visie ontwikkeld op de toekomst van haar huisvesting. De visie gaat uit van nieuw centraal collectiecentrum waar de 2/4

4

voorstel

Datum

19 oktober 2023

archieven en collecties duurzaam worden beheerd en aan inwoners en onderzoekers ter beschikking worden gesteld. Dit betekent op termijn afstand van alle huidige locaties. De mogelijkheid van hergebruik of uitbreiding van de huidige locaties is onderzocht, maar stuit op inhoudelijke en financiële bezwaren. De mogelijkheden om aldaar meer depotruimte te creëren zijn beperkt. Het aanbrengen van voorzieningen voor kwalitatief volwaardig collectiebeheer is vrijwel niet mogelijk. Verduurzamen van deze locaties brengt hoge kosten met zich mee. Tenslotte, het realiseren van lokale voorzieningen in beide steden biedt geen voordelen van synergie. Specifiek voor Zwolle geldt nog dat het perceel Eikenstraat/Van Wevelinkhovenstraat een beoogde locatie is voor woningbouw in de gebiedsontwikkeling van het Noorderkwartier. Een nieuwe centrale locatie biedt de volgende voordelen: -

De archieven en collecties van de aangesloten overheden worden onder de juiste omstandigheden bewaard. Naar verwachting heeft het nieuwe gebouw een levensduur van minimaal 50 jaar; Er is voldoende depotruimte voor de toekomstige instroom van collecties; Een nieuw gebouw biedt de mogelijkheid om een grote kwalitatieve verbetering te maken in de toegankelijkheid van en serviceverlening aan huidige en toekomstige gebruikers Er kan duurzaam, installatie-arm gebouwd en ingericht worden, resulterend in lage exploitatielasten en een beperkte ecologische voetafdruk; Eén centrale locatie is efficiënt te beheren met een compacte organisatie. Er kan een professionele en prettige werkomgeving voor (toekomstige) collega’s worden geboden; Wij bieden de fysieke mogelijkheid aan andere overheden en erfgoedorganisaties om ook deel te nemen, waardoor de kosten over meer deelnemers kunnen worden gedeeld.

Financiën De financiering van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel vindt plaats op basis van een lumpsum-bijdrage door de GR-partners en de DVO-inkomsten. Voor de financieringsbehoefte van een nieuwe centrale huisvestingslocatie wordt op dit moment een businesscase opgesteld (gereed begin 2024). Vooralsnog is het uitgangspunt dat het nieuwe depot kostenneutraal kan worden gerealiseerd binnen de huidige GR-bijdrage. Uit de businesscase moet blijken of dit haalbaar is, mede gelet op de stijgende bouwkosten van grondstoffen en materialen. Communicatie Het bestuur van Collectie Overijssel, waarin de portefeuille-houdend wethouders van Zwolle en Deventer zitting hebben, hecht grote waarde aan een vroegtijdig participatietraject om de meningen, zorgen en suggesties van stakeholders en betrokkenen te horen. Op 20 september 2023 is een bijeenkomst georganiseerd voor de woordvoerders cultuur van de raadsfracties van Zwolle en Deventer. Op 12 oktober vond een bijeenkomst plaats voor historisch betrokkenen uit beide steden. Beide bijeenkomsten verliepen constructief waarbij de deelnemers de urgentie van het huisvestingsvraagstuk onderkenden. Van beide bijeenkomsten is een verslag gemaakt, waarin meningen, zorgen en vragen zijn weergegeven (verkrijgbaar bij Collectiecentrum Overijssel). In het verslag wordt tevens antwoord gegeven op de vragen die zijn gesteld.

Het verdere communicatietraject wordt met het Collectiecentrum Overijssel en de gemeente Deventer afgestemd.

3/4

4

voorstel

Datum

19 oktober 2023

Vervolg Het bestuur van Collectie Overijssel heeft in afstemming op de besluitvormingsprocessen van beide gemeenten de volgende planning gemaakt: Najaar 2023: - Het opstellen van een businesscase op basis van de huisvesting op één centrale, nog niet nader bepaalde, locatie; - Het opstellen van een Programma van Eisen op hoofdlijnen, op basis van de input uit de participatietrajecten; Januari/februari 2024: - agendering van het Programma van Eisen op hoofdlijnen en de businesscase in de beide gemeenteraden: ter vaststelling; Maart 2024: - besluitvorming door het Algemeen Bestuur van Collectie Overijssel over de toekomstige huisvesting op één centrale locatie (nog niet specifiek geografisch bepaald);

Openbaarheid Deze informatienota is openbaar.

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

4/4