Informatienota beantwoording artikel 45 vragen Groen Links over Huttendorp Aalanden
Tekst van het document
voorstel Informatienota voor de raad Datum
22 november 2022
Onderwerp Versienummer
beantwoording artikel 45 vragen Groen Links over Huttendorp Aalanden V.
Portefeuillehouder
H.M.M. Schuttenbeld
Informant Afdeling Telefoon Email Bijlagen
I. Tuqan en A. Liefers Ruimte en Economie 038 498 2016/2172 I.Tuqan@zwolle.nl vragen Groen Links
Wij stellen u voor kennis te nemen van: kennis te nemen van de beantwoording van de vragen van Groen Links over Huttendorp Aalanden.
3
voorstel
Datum
22 november 2022
Inleiding Groen Links heeft vragen gesteld over het Huttendorp in de Aalanden. Hieronder treft u de beantwoording van deze vragen aan. Beantwoording vragen Kent het college uitdagingen waarmee een (jonge) vrijwilligersorganisatie zoals die van Huttendorp tegenaan kan lopen qua bemensing en/of andere zaken bij de organisatie van activiteiten? Op welke manier(en) wordt ondersteuning hierin door gemeente aangeboden? Ja, het college is op de hoogte van de aspecten waarmee een (vrijwilligers)organisatie te maken heeft. Een organisatie dat een bepaald evenement wil organiseren, zal zelf moeten zorgdragen voor voldoende bemensing en financiële mogelijkheden. De gemeente faciliteert waar mogelijk (denk aan afvalbakken/ bebording/ hekwerk) en denkt actief mee in mogelijkheden en oplossingen. Wat is de reden/zijn de redenen voor (extra) controle aan Huttendorp Aalanden in 2022? Bij grote evenementen vindt altijd controle plaats, maar de kleinere evenementen zoals Huttendorp worden niet standaard bezocht, maar wel met enige regelmaat. Er was dus geen sprake van een extra controle. Het is wel zo dat we met name bij jaarlijks terugkerende evenementen (zoals Huttendorp) ervoor willen zorgen dat we attent blijven op de vereisten en voorwaarden voor de vergunning. Bij de Huttendorpen wordt gebruik gemaakt van veel brandbaar materiaal (hout) en de doelgroep bestaat uit kinderen.
Redenen om het evenement vooraf te controleren om de veiligheid van de kinderen te waarborgen. Klopt het dat het indienen van een bouwtekening een vereiste is die aan vrijwilligers gesteld kan worden? Zo ja, stel dat ze dit niet zouden kunnen doen, wat is dan het gevolg hiervan voor een evenement, in dit geval Huttendorp? De organisatie dient een complete aanvraag in te dienen. De plattegrond (bouwtekening) is een belangrijk onderdeel van de aanvraag omdat dit een goed beeld geeft van de indeling van het evenemententerrein. Denk hierbij aan vluchtwegen, obstakels en brandbeveiligingsvoorzieningen. De ingediende plattegrond bij deze aanvraag was al goed, maar omdat nog niet alles beoordeeld kon worden is er om aanvulling gevraagd. Hoe wordt over het algemeen omgegaan met de samenwerking tussen gemeente en een vrijwilligersorganisatie zoals bij Huttendorp? Waarom is het gevoel bij de organisatie dat dit jaar strengere controle en niet erg tegemoetkomend werd meegewerkt? Het is gebruikelijk dat evenementen worden bezocht door een adviseur brandveiligheid. Dit kan met alle huttendorpen gebeuren. Er is dit jaar niet strenger gecontroleerd. Wanneer geconstateerd wordt dat nog niet aan alle voorschriften wordt voldaan, dient de organisatie er alsnog voor te zorgen dat dit in orde wordt gemaakt. Bij dit specifieke huttendorp was dit niet aan de orde.
De organisatie had het prima voor elkaar. Het contact met de organisatie ter plaatse was erg plezierig, reden waarom we het gevoel niet herkennen. We zijn ons er wel van bewust dat een vrijwilligersorganisatie aan veel zaken moet voldoen om een veilig evenement te kunnen organiseren. Wellicht dat dit op de achtergrond meespeelt.
2/3
3
voorstel
Datum
22 november 2022
Deelt u de mening dat deze vrijwilligersorganisatie die soortgelijke zoveel als mogelijk dient te worden geholpen en ondersteund om de juiste papieren/vergunningen/bouwtekeningen ruim op tijd rond te krijgen? Zo nee, waarom niet? Zo ja, op welke manier wordt deze informatie gecommuniceerd naar de organisatoren? Vanuit de gemeente is het zeker belangrijk dat er ondersteuning geboden wordt. Dat doen we ook door mee te denken en te adviseren. Maar de organisatie is en blijft verantwoordelijk voor de aanlevering van de juiste stukken. Wij sturen daarom ook op het tijdig indienen van de aanvraag zodat er voldoende tijd is om goed naar de inhoud te kunnen kijken en waar nodig in overleg met de organisator de plannen aan te vullen. Daarover wordt contact opgenomen met de organisatie. Bij deze aanvraag is aanvulling gevraagd op de eerste ingediende plattegrond. Dit is heel gebruikelijk bij aanvragen voor evenementen. Met name voor kleinere evenementen die georganiseerd worden door verenigingen/vrijwilligers vragen wij aanvullingen om een en ander goed te kunnen beoordelen.
Welke rol(len) ziet de gemeente mogelijk om de Huttendorp-organisatie in de toekomst tijdig te helpen met alle benodigde vereisten voor een gezamenlijke juiste voorbereiding t/m succesvolle afsluiting van dit fantastisch kinderfestijn? Het is goed om te vermelden dat de organisatie van Huttendorp Aalanden een goede en tijdige aanvraag heeft gedaan waarop alleen een aanvulling is gevraagd. In zijn algemeenheid geldt dat organisatoren altijd contact kunnen opnemen met ons. Dan kijken we gezamenlijk naar de vraag. De vergunningverleners kunnen helpen met het indienen van de aanvraag en eventueel vragen/opmerkingen voorleggen aan de verschillende adviseurs. De gemeentelijke evenementencoördinator is beschikbaar voor de praktische zaken. Wel is de organisatie zelf verantwoordelijk om tijdig de juiste stappen te nemen. Zijn uw antwoorden op bovenstaande 6-vragen ook van toepassing voor andere vrijwillige organisaties die soortgelijke kinderactiviteit in andere wijken in de zomer organiseren? Zo nee, waarom niet? Ja. Openbaarheid Ja.
Burgemeester en Wethouders van Zwolle,
voorzitter, Peter Snijders
secretaris, Dick Emmer
3/3