Informatienota Aan de slag met de leesbaarheid van de stukken voor het bestuur

voorstel Informatienota voor de raad Datum

13 juni 2022

Onderwerp Versienummer

Aan de slag met de leesbaarheid van de stukken voor het bestuur V1.1

Portefeuillehouder

Peter Snijders

Informant Afdeling Telefoon Email Bijlage

John de Meijer / Gerda van de Bunt Inwonerszaken 038 498 2731 JH.Meijer@zwolle.nl 1. Plan van aanpak Verbeterslag kwaliteit van de stukken voor het bestuur (2022-2025) 2. Definitief rapport nulmeting leesbaarheid bestuurlijke stukken (2022)

Wij stellen u voor kennis te nemen van: Het plan van aanpak Verbeterslag kwaliteit van de stukken voor het bestuur (2022-2025) Toelichting op het voorstel

Inleiding Sinds 2017 is het Versimpelteam actief. De gemeenteraad heeft hier via een motie zelf om gevraagd. Het team heeft de afgelopen jaren gewerkt aan vooral brieven, beschikkingen en webpagina’s. Inmiddels zijn meer dan duizend (standaard)brieven en webpagina’s versimpeld tot B1-leesniveau. Kernboodschap De afgelopen tijd heeft de raad meerdere malen opmerkingen gemaakt over de leesbaarheid van de stukken die ze krijgt voorgelegd. Directie en college herkennen dit en willen graag dat hier werk van gemaakt wordt. In het bijgevoegde plan staat wat we gaan doen. We gaan naast leesbaarheid ook aan de slag met de vormgeving van de stukken (denk aan heldere indeling). Dit past bij de moderne overheidsorganisatie die we willen zijn. Daarnaast sluit dit aan bij het coalitieakkoord 2022-2026 waarin staat dat de gemeente zo simpel mogelijk communiceert. Consequenties Mogelijk komen we in 2022/23 nog met een uitwerkingsplan voor de taal- en schrijftrainingen. De inventarisatie hiervoor loopt vanaf 2022. Financiën Dit plan vraagt 3 jaar lang € 100.000. Dat geld wordt benut in 4 begrotingsjaren: 2022 tot en met 2025. Middels de eerste BERAP van 2022 is voor dit jaar een bedrag van € 60.000 toegekend. Daarmee gaan we medio dit jaar iemand werven voor de periode van één jaar.

Bij het najaarsmoment 2022 zullen we een voorstel indienen voor de financiering die nog nodig is voor de jaren 2023 tot en met 2025:

2

voorstel

Datum

• • •

13 juni 2022

2023: € 100.000,2024: € 100.000,2025: € 40.000,-

Communicatie Op intranet en in Blauwdruk kondigen we dit plan aan en laten we de voortgang zien. Vervolg We doen in 2022 een telling van de college-stukken. Dit dient ook als een soort nulmeting. We betrekken griffie / raad bij het vervolg. Één actie uit het plan is al uitgevoerd en dat betreft de enquête naar wat raadsleden, bestuur en ambtenaren vinden van de kwaliteit van de stukken. Bijgevoegd de rapportage van die enquête, die begin 2022 is uitgevoerd. De respondenten geven de stukken het cijfer 6,1. De raadsleden geven een 5,9. De respondenten zien veel ruimte voor verbetering. De uitkomsten nemen we mee in onze vervolgacties vanaf 2022. Openbaarheid Openbaar

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

2/2