Hanza format Handleiding
Tekst van het document
De Zwolse participatie aanpak Versie December 2024
De Handleiding Het verhaal van Zwolle
Zwolle leeft en is volop in ontwikkeling! Dagelijks zorgen inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers, professionals, ambtenaren, bestuurders en raadsleden ervoor dat het in Zwolle nog beter wonen, werken en recreëren is. Zwollenaren zijn graag betrokken. Als we goed samenwerken, wordt onze stad daar alleen maar beter van. Een goede samenwerking is echter nog niet altijd vanzelfsprekend. Soms botsen belangen, gewoonten of culturen. Of zijn Zwollenaren het simpelweg inhoudelijk niet met elkaar eens. Om bij ontwikkelingen in de stad toch goed met elkaar in gesprek te komen en te blijven, is door Zwollenaren een nieuwe Zwolse participatieaanpak ontwikkeld: Hanza! Deze aanpak bevat een aantal overzichtelijke ‘spelregels’ en belangrijke fasen die helpen om fijn met elkaar samen te werken. Zowel bij grote ontwikkelingen als de bouw van een nieuwbouwwijk, als bij kleinere initiatieven zoals de organisatie van een buurtevenement. Hanza! helpt initiatiefnemers om een zorgvuldig proces te organiseren en geeft deelnemers een duidelijke positie.
Van fouten leren we! Ook al is er nu een aanpak, samenwerken blijft mensenwerk. Het kost tijd en energie om samenwerkingen beter te laten verlopen. Naarmate we Hanza! vaker toepassen, zal het succes toenemen. We evalueren afgeronde processen, leggen leerpunten vast in het participatiejournaal en gebruiken ‘fouten’ om van te leren. Hanza! is kortom een lerende aanpak, die we continu verrijken op basis van praktijkervaringen.
Speciale spelregels We hanteren in Zwolle enkele overzichtelijke ‘spelregels’ om ervoor te zorgen dat samenwerkingen goed tot stand komen, voor iedereen prettig verlopen en het gewenste resultaat opleveren.
a
De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor zorgvuldige participatie •
De initiatiefnemer neemt voldoende tijd voor het
b
De initiatiefnemer zorgt ervoor dat alle Zwollenaren kunnen meedoen •
in (online en offline, tekst en beeld, etc.) en heeft extra
participatieproces en stelt tussentijds in samenspraak met
aandacht voor doelgroepen die normaal gesproken moeilijker
de deelnemers de planning bij als dat voor de zorgvuldigheid
bereikt worden (denk aan jongeren, mensen met een
van het proces nodig is; •
De initiatiefnemer gaat nog voor er een inhoudelijk plan is met Zwollenaren in gesprek. Dit gesprek gaat over de ambitie en de wijze waarop alle belanghebbenden daarover met elkaar in gesprek gaan (‘de participatie’).
De initiatiefnemer zet een mix aan communicatiemiddelen
beperking en laaggeletterden); •
Er wordt door alle betrokkenen gecommuniceerd in eenvoudige taal, met beelden en een positieve toon;
•
De initiatiefnemer maakt op de locatie waar het initiatief speelt zichtbaar dat mensen erover in gesprek kunnen tenzij dit (praktisch) onmogelijk is;
•
De initiatiefnemer communiceert open, eerlijk en actief over inhoud én proces. Daarbij maakt hij alle informatie die voor het proces relevant is op een centrale locatie openbaar toegankelijk zodat het voor iedereen goed te volgen is;
•
De initiatiefnemer streeft ernaar dat alle verschillende belangen en inhoudelijke standpunten in beeld zijn.
a
We maken gebruik van de kennis en contacten die er in Zwolle al zijn •
•
De initiatiefnemer onderzoekt samen met (eerste)
b
De initiatiefnemer zorgt ervoor dat alle Zwollenaren kunnen meedoen •
deelnemers en/of partners of er in Zwolle andere initiatieven
omdat we geloven dat dit onze plannen beter maakt, niet om
zijn waarmee het verstandig is om samen te werken;
een vinkje te kunnen zetten;
De initiatiefnemer maakt zoveel als mogelijk gebruik van de
•
We werken samen op basis van eerlijkheid en vertrouwen.
Zwolse wijkindeling met bijbehorende sociale netwerken,
Ontbreekt dat vertrouwen? Dan wordt tijd in het proces
wijkmanagers en -regisseurs, (bewoners-)organisaties,
gecreëerd om dat vertrouwen tot stand te brengen of te
etc. en zoekt aansluiting bij relevante maatschappelijke
herstellen;
organisaties en bedrijven die specifieke inzichten kunnen
•
brengen rond het betreffende thema of doelgroepen kunnen wijkverenigingen);
Het gesprek staat centraal: dat betekent dat de initiatiefnemer niet alleen zendt, maar dat alle deelnemers
aanhaken (denk aan de jongerenraad, participatieraad en •
We doen niet aan schijnparticipatie. We werken samen
actief naar elkaar luisteren en doorvragen; •
We doen niet aan ‘gelijk hebben, gelijk krijgen’, maar zijn
We maken gebruik van kennis en ervaringen die zijn
gericht op het behalen van een gemeenschappelijk doel.
opgedaan tijdens andere samenwerkingen in Zwolle en die
Daarbij hoort dat de deelnemers het aan het einde niet per
zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de participatiejournaals.
se volledig op inhoud eens hoeven te zijn, maar wel dat aan het einde iedereen vindt dat er zorgvuldig met zijn/haar inbreng is omgegaan.
Spelers en rollen De initiatiefnemer •
De initiatiefnemer is degene die een plan wil maken of uitvoeren in Zwolle. Dat kan de gemeente zijn, maar steeds vaker is dit ook een organisatie (denk aan een projectontwikkelaar, woningcorporatie of andere (maatschappelijke) organisatie) of een inwoner of groep inwoners;
•
De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie van de participatie en neemt de Zwolse participatieaanpak Hanza! als leidraad;
•
Het is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om representanten van bepaalde (maatschappelijke) organisaties, wijkplatforms of bewonerscollectieven te faciliteren (met bijv. informatie en middelen) om hun rol tijdens het proces goed in te kunnen vullen;
•
Binnen de spelregel dat de initiatiefnemer ervoor zorgt dat alle Zwollenaren kunnen meedoen, ligt er een extra zware verantwoordelijkheid om belanghebbenden te betrekken en hun inbreng serieus te nemen.
De deelnemers •
Deelnemers brengen open en eerlijk informatie in die voor het proces relevant is;
•
Deelnemers erkennen dat binnen hun groep de daadwerkelijk belanghebbenden van een initiatief een belangrijke plek innemen. Bij een initiatief met een negatieve impact op de omgeving, wordt er extra waarde aan hun inbreng gehecht. Een belanghebbende is iemand op wie het initiatief mogelijk een directe impact heeft, bijvoorbeeld
Het college
omdat een initiatief voor een Zwollenaar vanuit de eigen
•
hoorbaar, zichtbaar, voelbaar of ruikbaar is; •
Het college heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle speelt een (formele) rol;
woning (grondeigenaren, gebouweigenaren en/of huurders) •
In processen waar de gemeente initiatiefnemer is, is het college verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie
Deelnemers doen met een constructieve houding mee aan
van het participatieproces;
het proces. •
Bij processen waar het uiteindelijk aan de gemeenteraad is om een besluit te nemen, houdt het college de raad tussentijds op de hoogte van de voortgang. Op die manier kan de gemeenteraad eventuele voortschrijdende inzichten als het gaat om de kaders tijdig inbrengen in het proces;
•
In processen waarin initiatiefnemer en/of deelnemers het niet volledig met elkaar eens worden over een oplossing weegt het college aan het einde van het proces de verschillende belangen. Daarbij licht het college toe hoe zij de belangenafweging heeft gemaakt.
De gemeenteraad • •
De gemeenteraad heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle
•
besluit te nemen, geeft de raad tijdens het proces invulling
In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een
aan zijn rol als volksvertegenwoordiger door als toehoorder
besluit te nemen, stelt hij - zoveel als mogelijk - bij de start
aanwezig te zijn bij belangrijke momenten in het proces. Dit
heldere kaders voor de inhoud en het proces. Deze kaders
zorgt ervoor dat de raad aan het einde van het proces ook op
bepalen de ruimte die er in het proces is voor deelnemers om
basis van eigen waarnemingen kan beoordelen of een proces
mee te doen. Het heeft de voorkeur om de kaders pas aan het einde van fase 1 definitief vast te stellen als onderdeel •
zorgvuldig is verlopen; •
In processen waarin de gemeente initiatiefnemer is, heeft
van het plan van aanpak;
de gemeenteraad een extra belangrijke taak om de kwaliteit
In processen waarvoor de raad de kaders heeft
van het proces te bewaken. Wanneer nodig gaat de raad
gesteld, kunnen door de raad tijdens tussentijdse
tussentijds in overleg met het college over het proces als dat
voortgangsbesprekingen met het college desgewenst, tijdig
vanuit de volksvertegenwoordigende rol wenselijk is.
voortschrijdende inzichten worden meegegeven voor het proces; •
In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een
speelt een (formele) rol.
In processen waarin het aan de raad is om een besluit te nemen, toetst hij aan het einde of het resultaat van het proces past binnen de vooraf opgestelde kaders. Aan het einde van het proces worden in principe geen nieuwe inhoudelijke afwegingskaders toegevoegd;
De ambtelijke organisatie •
Een ambtenaar kan verschillende rollen hebben in een
•
om in te schatten of college en/of raad betrokken moeten
initiatiefnemer is), uitvoerder van of toetser aan beleid,
worden en om daar vervolgens ook invulling aan te
vergunningverlener, verbinder, verstrekker van (financiële)
geven. Ook in processen waar de gemeente niet zelf de
middelen, etc. Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar om bij de start van een proces vast te stellen
•
Het is aan de ambtenaar die bij een proces betrokken is
participatieproces: procesbegeleider (als de gemeente
initiatiefnemer is. •
Om de gemeenteraad in staat te stellen invulling te geven
welke rol hij/zij heeft en dit helder te communiceren met
aan zijn volksvertegenwoordigende rol, ziet de betrokken
andere deelnemers aan het proces.
ambtenaar erop toe dat raadsleden als toehoorder worden
Wanneer een ambtenaar bij de start of tijdens een proces
uitgenodigd voor belangrijke participatiemomenten. Ook in
constateert dat hij rollen vervult die niet zorgvuldig te
processen waarin de gemeente niet zelf de initiatiefnemer is.
combineren zijn, lost hij dit direct op en communiceert hij hierover helder met de andere deelnemers in het proces;
De wijkmanagers •
•
De wijkmanagers van de gemeente hebben een groot Zwols
•
De wijkmanager kan constateren dat partijen in een proces
netwerk en kunnen zowel lokaal als op stadsniveau een
er bij een Go / No Go moment niet goed met elkaar uitkomen
belangrijke verbindende rol hebben in een proces;
en kan meedenken over een oplossing of aanbieden dat de
De wijkmanager is voor veel inwoners en wijkpartijen een
gemeente een bemiddelende rol speelt.
vertrouwd gezicht en kan tijdens het proces een meer onafhankelijke positie innemen en van daaruit bijvoorbeeld de zorgvuldigheid van het proces bewaken;
•
Bij minder complexe (ruimtelijke) initiatieven kan de rol van wijkmanager ook worden ingevuld door de wijkregisseur.
Het spelverloop In elk proces zijn drie hoofdfasen te definiëren: de start, de uitwerking en het slot. Initiatiefnemers richten het proces - in samenspraak met de deelnemers - in aan de hand van deze drie globale fasen. Als hulpmiddel hiervoor bevat elke fase vragen die de initiatiefnemer zichzelf en de deelnemers kan stellen. Bij minder complexe initiatieven zal al snel blijken dat niet alle vragen beantwoordt dienen te worden, of dat het antwoord relatief eenvoudig gegeven kan worden, fases lopen dan in elkaar over. Hierdoor is de aanpak ‘vanzelf’ gemakkelijker en sneller te doorlopen. Bij meer complexe initiatieven is het mogelijk voor één of meer fasen meer tijd uit te trekken en kan de initiatiefnemer in overleg met de deelnemers bepalen om de hoofdfasen nog op te delen in deelstappen. Ook kan het bij complexe trajecten zo zijn dat de hoofdfasen meer dan eens achter elkaar worden doorlopen. De uitkomst van het ene proces (bijv. een visievorming) is dan het startkader voor het volgende proces (bijv. een uitvoeringsplan).
Alle drie de fasen eindigen met een Go/No Go moment: •
Zijn alle vragen beantwoord? Zijn de antwoorden teruggekoppeld aan de deelnemers en zijn zij tevreden met
tot nu toe zorgvuldig toegepast? •
de beantwoording? •
Zijn de deelnemers tevreden over het proces tot nu toe? Is Hanza! in de ogen van de initiatiefnemer en de deelnemers
Zijn de initiatiefnemer en de deelnemers klaar om deze fase af te sluiten en door te gaan?
•
Moet er na deze fase formeel iets worden vastgesteld en zo ja, door wie en wanneer?
Bij het Go/ No Go moment hoeven alle deelnemers het niet inhoudelijk volledig met elkaar eens te zijn. De initiatiefnemer en de deelnemers kunnen constateren dat op enkele punten een verschil van mening is/ blijft, maar wel de volgende fase starten. Eventuele inhoudelijke verschillen en daarbij gemaakte afwegingen worden transparant beschreven in het participatiejournaal.
Fase 1: Klaar voor de start Doel van deze fase: We maken in deze fase goede afspraken met elkaar. Wat is het onderwerp? En hoe gaan we daarover met elkaar in gesprek? Aan het eind van deze fase is er overeenstemming over welke vraag in dit participatieproces centraal staat, de kaders én de ruimte en de manier waarop er geparticipeerd gaat worden in fase 2.
Vragen voor de initiatiefnemer: Begin met het in kaart brengen van de nodige informatie. Doe dat samen met een projectteam. Dit zijn vaak collega’s. Gebruik de volgende hulpvragen: • •
Wat is de vraag die in dit proces centraal staat? Welke
• Hebben het college en/of de gemeenteraad een
ambitie ligt daaraan ten grondslag?
specifieke rol? Wat betekent dat voor de wijze waarop zij
Welke kaders (zowel inhoud als proces) zijn er waarbinnen
betrokken moeten worden in dit proces? Hoe kunnen zij
je moet werken (denk aan wet- en regelgeving, gemeentebeleid, financiën, etc.)? •
vooraf de kaders vaststellen? •
Wie heb je nodig in dit proces en in welke rol? Maak een eerste actoren- of omgevingsimpact-analyse:
Wie neemt aan het einde van dit proces het besluit? Wat moet daarvoor worden gemaakt?
•
Wat moet aan het einde in het participatiejournaal worden
• Wie zijn er allemaal belanghebbend? En welke andere
vastgelegd? En wat moet er tijdens het proces door wie
doelgroepen zijn belangrijk om mee in gesprek te gaan?
worden bijgehouden om tot een volledig participatiejournaal
• Wat is de rol van de gemeente?
te komen?
TIPS: Weet je niet of de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders een rol heeft? Vraag het de ambtenaar die betrokken is in dit proces. Is er nog geen betrokken ambtenaar? Neem dan contact op met de wijkmanager. Die brengt je in contact met de juiste mensen binnen de gemeente. Als je een actoren- of impactanalyse hebt gemaakt waarin je de potentiële deelnemers (incl. belanghebbenden) hebt gedefinieerd, check je deze bij de gemeente. Dit doe je bij voorkeur bij de betreffende wijkmanager: hij of zij kan je gedurende het gehele proces op weg helpen om de juiste mensen te bereiken. De toolkit bevat hulpmiddelen voor het maken van een actoren- en/of impactanalyse. Kijk in de toolbox voor een goed format voor het participatiejournaal.
In gesprek met externen: Met enkele direct belanghebbenden ga je in gesprek over het proces. Maak vooral met elkaar goede werkafspraken. Gebruik de volgende hulpvragen en bedenk hoe je onderstaande vragen het beste met deelnemers kunt bespreken. Denk aan: individuele interviews, bijeenkomst, vragenlijst, etc. Lukt dit in één ronde of zijn er meerdere rondes nodig? •
Herkent iedereen zich in de ambitie, de vraag en de kaders
•
en zijn zij bereid om op basis hiervan in gesprek te gaan? De
ontwikkelingen in Zwolle (eerdere ervaringen,
kaders staan niet ter discussie maar worden geverifieerd en eventueel aangescherpt op basis van aanvullende belangen; •
•
meekoppelkansen, mogelijkheden tot samenwerking, etc.)? •
Is alle relevante informatie voor iedereen goed toegankelijk?
Hoe gaan we met elkaar komen tot de oplossing voor
Beschikken de deelnemers over voldoende kennis/
de vraag en wat verwachten de deelnemers van de
informatie om goed mee te kunnen doen? Is er een
initiatiefnemer?
onafhankelijk expert of onderzoek nodig om aanvullende
Missen er nog Zwollenaren (of Zwolse organisaties) in de
kennis in te brengen over het onderwerp?
actoren- en/of impactanalyse? •
Wat zijn kansen en uitdagingen op basis van andere
•
Staat iedereen achter het te doorlopen proces? Wat zijn de
Hoe gaan we met elkaar in gesprek en welke participatie- en
eerste vervolgstappen? Hoe zorgen we er met elkaar voor
communicatiemiddelen zetten we in? En is er bijvoorbeeld
dat er voldoende tijd is voor het proces? Welke afspraken
een onafhankelijk procesbegeleider nodig?
maken we daarover?
Eindproduct fase 1: Concept Plan van Aanpak GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer checkt bij de deelnemers of alle input juist is verwerkt in het Plan van Aanpak en of deze fase daarna kan worden afgerond. De initiatiefnemer legt het plan van aanpak ook voor aan degene die aan het einde van het proces een besluit neemt over het resultaat. Heeft de gemeenteraad een (mogelijke) rol? Leg het plan van aanpak dan ook aan de raad voor.
Fase 2: Samenwerken aan oplossingen Doel van deze fase: Tijdens deze fase beantwoorden we de vraag die tijdens de start is geformuleerd. Hierbij houden we rekening met de kaders. In gesprek gaan we op zoek naar mogelijke oplossingen voor het vraagstuk.
Vragen voor de initiatiefnemer: Wanneer zet ik welke communicatie- en participatiemiddelen in om ervoor te zorgen dat iedereen kan meedoen? Zie de toolbox voor inspiratie; •
• •
Welke Zwolse sleutelfiguren kunnen eventueel meehelpen
Op welke momenten is het wenselijk om Zwollenaren een
om de juiste Zwollenaren te bereiken? Zie de toolbox voor
terugkoppeling te geven over het proces en/of de inhoud?
een lijst van mogelijk relevante contacten;
Via welke kanalen?
Op welke weerstand kunnen we mogelijk rekenen, wat
•
Hoe neem ik de besluitvormer mee in deze fase?
betekent dit voor het proces en hoe gaan we ermee om?
•
Is er een plek waar alle informatie over het proces ook in
Is de ontwikkeling en de mogelijkheid om erover mee te praten zichtbaar op de locatie waar deze speelt?
•
•
deze fase continu vindbaar is voor Zwollenaren? •
Wie maakt in de volgende fase uit alle mogelijkheden de
Welke mogelijke oplossingen ziet de initiatiefnemer in eerste
keuze voor een definitieve oplossing? Let op! Dit hoeft nog
instantie zelf?
niet degene te zijn die de uitkomst definitief vaststelt.
Vragen voor het gesprek met Zwollenaren •
Is voor iedereen duidelijk welke vraag centraal staat en welke procesafspraken in de startfase zijn gemaakt?
•
Zijn er (onafhankelijke) onderzoeken die moeten worden gedaan om met Zwollenaren te komen tot haalbare mogelijke oplossingen? Is er aanvullende inhoudelijke expertise nodig?
•
Hoe is de centrale vraag het beste door Zwollenaren te beantwoorden? Via een open vraag, scenario’s, gesloten vragen, etc. Welke werkvormen zijn het beste in te zetten?
•
Begin met een situatieanalyse: hoe kijken inwoners tegen de situatie aan? Wat kunnen zij zeggen over verleden, heden en toekomst ten aanzien van dit onderwerp?
•
Welke mogelijke oplossingen zijn te verzinnen om de ambitie (‘de bedoeling’) te realiseren? Wat zijn de voor- en nadelen per mogelijke oplossing? Zijn die voor- en nadelen te wegen?
•
Voldoen alle mogelijke oplossingen aan de kaders? Hoe zijn ze eventueel binnen de kaders te passen?
Eindproduct fase 2: Oplossingsrichtingen
GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer legt de deelnemers een overzicht voor met de uitgewerkte oplossingsrichtingen, incl. voor- en nadelen. De initiatiefnemer checkt of alle input juist is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond.
Fase 3: Het resultaat (incl. besluitvorming) Doel van deze fase: In deze laatste fase wordt uiteindelijk uit alle mogelijkheden een definitieve oplossing gekozen en vastgesteld. Ook wordt vooruitgekeken naar de uitvoering van de oplossing en de rol die alle betrokkenen daarin kunnen en willen spelen.
Vragen voor de initiatiefnemer: •
Hoe kan het beste uit alle oplossingsrichtingen een
•
participatiejournaal? Hoe maak ik daarin inzichtelijk
definitieve oplossing worden gekozen? Wat zijn geschikte
hoe Hanza! is gevolgd en wat is gedaan met de inbreng
werkvormen daarvoor? •
en meenemen? •
van betrokken Zwollenaren? En hoe de uiteindelijke
Zitten de juiste mensen nog aan tafel of zijn er deelnemers ongewenst afgehaakt? Hoe kun je hun mening weer ophalen Hoe zorg je ervoor dat alle belanghebbenden voor de besluitvorming op de hoogte zijn van de voorgestelde oplossing en de mogelijkheid hebben gehad om daarop te reageren?
Hoe leg ik het doorlopen proces goed vast in een
belangenafweging heeft plaatsgevonden? •
Wat moet worden georganiseerd voor de definitieve besluitvorming?
Vragen voor het gesprek met Zwollenaren: •
Wat is voor de betrokken Zwollenaren gezien alle
•
deze oplossing wordt voorgesteld? Herkennen de betrokken
mogelijkheden uiteindelijk de beste oplossing? •
Sluit de uiteindelijke oplossing naadloos aan op de vraag en kaders uit stap 1?
•
Wat zijn inhoudelijk gezien nog kanttekeningen bij de voorgestelde oplossing? Wat vraagt dat nog van de besluitvorming of de uitvoering van deze oplossing en van wie?
Kunnen de betrokken Zwollenaren goed volgen waarom Zwollenaren hun inbreng er voldoende in?
•
Welke Zwollenaren willen betrokken blijven bij een eventueel vervolg (bijv. de uitvoering)?
•
Voelen de deelnemers zich serieus genomen tijdens het proces?
•
Welke leerpunten kunnen we uit het doorlopen proces halen en vastleggen in het participatiejournaal?
GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer stelt een participatiejournaal op. Hierin legt de initiatiefnemer vast hoe de participatie is verlopen, welke deelnemers in de verschillende fasen hebben meegedaan en hoe hun inbreng is verwerkt en wat de resultaten van het proces zijn. Ook worden in het participatiejournaal de leerpunten beschreven. Het participatiejournaal is openbaar en wordt gedeeld met alle deelnemers aan het participatieproces. Dit gebeurt voor de formele besluitvorming plaatsvindt, zodat er eventueel nog een gesprek over kan plaatsvinden. De initiatiefnemer checkt of alle inbreng tijdens het proces zorgvuldig is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond.
Einde van het spel Na akkoord van de deelnemers op het participatiejournaal kan een definitief besluit
worden genomen met betrekking tot de uitkomst van het proces. Uiteraard informeert de initiatiefnemer alle deelnemers over het uiteindelijke besluit.
Uitbreiding 1: Voor ambtenaren en bestuurders De gemeente heeft bij het verbeteren van samenwerkingen in de stad met behulp van Hanza! een belangrijke rol. De gemeente ondersteunt initiatiefnemers en deelnemers bij het toepassen van de participatieaanpak. En bij ontwikkelingen waar de gemeente zelf initiatiefnemer is, heeft zij een belangrijke voorbeeldrol en een extra verantwoordelijkheid als het gaat om het zorgvuldig toepassen van Hanza! Bij de spelregels, de fasen en de rollen is al veel geschreven over de taken en verantwoordelijkheden van ambtenaren en bestuurders. In deze uitbreiding lichten we de belangrijkste punten toe.
Faciliteren is een werkwoord
Heldere invulling van rollen
De gemeente biedt steeds meer ruimte aan initiatieven van
De gemeente kan in een participatieproces verschillende rollen
inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers.
hebben. Zo kan de gemeente als belanghebbende de rol van
De initiatiefnemer is daarbij zelf verantwoordelijk voor het
deelnemer invullen, de rol van toetser van de kwaliteit van
organiseren van de participatie. Dit betekent echter niet dat
het proces, besluitvormer van de uitkomst van een proces,
de gemeente slechts kan volstaan met het achteraf toetsen of
ondersteuner van de initiatiefnemer en deelnemers in een proces
Hanza! zorgvuldig is toegepast. Het is de verantwoordelijkheid
en tenslotte ook zelf de rol van initiatiefnemer hebben. Het is
van de gemeente om vanaf de start initiatiefnemers en
belangrijk om richting alle deelnemers in een proces transparant
deelnemers te ondersteunen bij de participatie. Met bijvoorbeeld
te zijn over de rollen die de gemeente heeft. En vanwege de
een continue doorontwikkeling van de Zwolse participatieaanpak,
behoefte aan transparantie die rollen ook zoveel als mogelijk van
handige ‘tools’, het verbinden van partijen en het delen van
elkaar te scheiden.
kennis. Het is aan de gemeente om goed met initiatiefnemers en deelnemers af te stemmen aan welke ondersteuning behoefte is en hoe de gemeente die ondersteuning kan bieden.
Duidelijke positie van raad en college
Hanza! is niet vrijblijvend
Het is belangrijk dat het college van burgemeester en wethouders
De gemeenteraad en het college van burgemeester en
en/of de gemeenteraad bij de start van een proces de kaders stelt
wethouders vinden een goede samenwerking met inwoners,
voor inhoud en proces. En achteraf toetst of de uitkomst past
ondernemers en maatschappelijke organisaties van groot belang.
binnen de kaders en of het proces zorgvuldig en volgens Hanza!
De Zwolse participatieaanpak Hanza! is daarom niet vrijblijvend.
is verlopen. In processen die tot de bevoegdheid van het college
Als Hanza! tijdens een proces onvoldoende zorgvuldig wordt
behoren, kan de gemeenteraad altijd het college bevragen over
toegepast, dan zal de gemeente de initiatiefnemer vragen
de voortgang of de uitkomst van een proces als zij dat nodig
om (een deel van) het proces opnieuw uit te voeren. Van die
acht. Het is aan de ambtenaar die bij een proces betrokken is om
mogelijkheid kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt als het
ervoor te zorgen dat het college en de gemeenteraad hun rol goed
belang van de deelnemers aan een proces in het geding is. In
kunnen invullen.
processen waar de gemeente initiatiefnemer is, heeft zij een bijzonder grote verantwoordelijkheid om Hanza! zorgvuldig toe te passen en het goede voorbeeld te geven.