Gemeente Zwolle - Participatieaanpak

HANZA! De Zwolse participatieaanpak Versie april 2023

De Handleiding Het verhaal van Zwolle Zwolle leeft en is volop in ontwikkeling! Dagelijks zorgen inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers, professionals, ambtenaren, bestuurders en raadsleden ervoor dat het in Zwolle nog beter wonen, werken en recreëren is. Zwollenaren zijn graag betrokken. Als we goed samenwerken, wordt onze stad daar alleen maar beter van. Een goede samenwerking is echter nog niet altijd vanzelfsprekend. Soms botsen belangen, gewoonten of culturen. Of zijn Zwollenaren het simpelweg inhoudelijk niet met elkaar eens. Om bij ontwikkelingen in de stad toch goed met elkaar in gesprek te komen en te blijven, is door Zwollenaren een nieuwe Zwolse participatieaanpak ontwikkeld: Hanza! Deze aanpak bevat een aantal overzichtelijke ‘spelregels’ en belangrijke fasen die helpen om fijn met elkaar samen te werken. Zowel bij grote ontwikkelingen als de bouw van een nieuwbouwwijk, als bij kleinere initiatieven zoals de organisatie van een buurtevenement. Hanza! helpt initiatiefnemers om een zorgvuldig proces te organiseren en geeft deelnemers een duidelijke positie. Er is in het nabije verleden door de gemeente en Zwollenaren al veel gezegd en geschreven over participatie. Om dit allemaal terug te brengen tot de kern, is het samengebracht in een nieuwe aanpak. Deze aanpak is niet vrijblijvend.

Het is een afspraak tussen gemeente, maatschappelijke organisaties, ondernemers en inwoners waar we elkaar op zullen aanspreken. Hanza! biedt daarbij handvatten aan initiatiefnemers en beslissers om participatieprocessen (tussentijds) in nadrukkelijke samenspraak met de deelnemers te kunnen toetsen en te beoordelen of er zorgvuldig met participatie is omgegaan. Als de Zwolse participatieaanpak onvoldoende zorgvuldig is uitgevoerd, dan wordt (een deel van) het proces opnieuw uitgevoerd. Met mogelijk vertraging tot gevolg. Laten we dat met elkaar voorkomen en de samenwerking serieus nemen. Hanza! Van fouten leren we! Ook al is er nu een aanpak, samenwerken blijft mensenwerk. Het kost tijd en energie om samenwerkingen beter te laten verlopen. Naarmate we Hanza! vaker toepassen, zal het succes toenemen. We evalueren afgeronde processen, leggen leerpunten vast in het participatiejournaal en gebruiken ‘fouten’ om van te leren. Hanza! is kortom een lerende aanpak, die we continu verrijken op basis van praktijkervaringen.

Speciale spelregels We hanteren in Zwolle enkele overzichtelijke ‘spelregels’ om ervoor te zorgen dat samenwerkingen goed tot stand komen, voor iedereen prettig verlopen en het gewenste resultaat opleveren. A. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor zorgvuldige participatie • De initiatiefnemer neemt voldoende tijd voor het participatieproces en stelt tussentijds in samenspraak met de deelnemers de planning bij als dat voor de zorgvuldigheid van het proces nodig is; • De initiatiefnemer gaat nog voor er een inhoudelijk plan is met Zwollenaren in gesprek. Dit gesprek gaat over de ambitie en de wijze waarop alle belanghebbenden daarover met elkaar in gesprek gaan (‘de participatie’). B. De initiatiefnemer zorgt ervoor dat alle Zwollenaren kunnen meedoen • De initiatiefnemer zet een mix aan communicatiemiddelen in (online en offline, tekst en beeld, etc.) en heeft extra aandacht voor doelgroepen die normaal gesproken moeilijker bereikt worden (denk aan jongeren, mensen met een beperking en laaggeletterden); • Er wordt door alle betrokkenen gecommuniceerd in eenvoudige taal, met beelden en een positieve toon; • De initiatiefnemer maakt op de locatie waar het initiatief speelt zichtbaar dat mensen erover in gesprek kunnen tenzij dit (praktisch) onmogelijk is; • De initiatiefnemer communiceert open, eerlijk en actief over inhoud én proces.

Daarbij maakt hij alle informatie die voor het proces relevant is op een centrale locatie openbaar toegankelijk zodat het voor iedereen goed te volgen is; • De initiatiefnemer streeft er naar dat alle verschillende belangen en inhoudelijke standpunten in beeld zijn. C. We maken gebruik van de kennis en contacten die er in Zwolle al zijn • De initiatiefnemer onderzoekt samen met (eerste) deelnemers en/of partners of er in Zwolle andere initiatieven zijn waarmee het verstandig is om samen te werken; • De initiatiefnemer maakt zoveel als mogelijk gebruik van de Zwolse wijkindeling met bijbehorende sociale netwerken, wijkmanagers en -regisseurs, (bewoners-)organisaties, etc. en zoekt aansluiting bij relevante maatschappelijke organisaties en bedrijven die specifieke inzichten kunnen brengen rond het betreffende thema of doelgroepen kunnen aanhaken (denk aan de jongerenraad, participatieraad en wijkverenigingen); • We maken gebruik van kennis en ervaringen die zijn opgedaan tijdens andere samenwerkingen in Zwolle en die zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de participatiejournaals. D. We streven er met elkaar naar dat iedereen zich aan het einde van het proces serieus genomen voelt • We doen niet aan schijnparticipatie. We werken samen omdat we geloven dat dit onze plannen beter maakt, niet om een vinkje te kunnen zetten; • We werken samen op basis van eerlijkheid en vertrouwen.

Ontbreekt dat vertrouwen? Dan wordt tijd in het proces gecreëerd om dat vertrouwen tot stand te brengen of te herstellen; • Het gesprek staat centraal: dat betekent dat de initiatiefnemer niet alleen zendt, maar dat alle deelnemers actief naar elkaar luisteren en doorvragen; • We doen niet aan ‘gelijk hebben, gelijk krijgen’, maar zijn gericht op het behalen van een gemeenschappelijk doel. Daarbij hoort dat de deelnemers het aan het einde niet per se

volledig op inhoud eens hoeven te zijn, maar wel dat aan het einde iedereen vindt dat er zorgvuldig met zijn/haar inbreng is omgegaan.

Spelers en rollen De initiatiefnemer •

• •

•

De initiatiefnemer is degene die een plan wil maken of uitvoeren in Zwolle. Dat kan de gemeente zijn, maar steeds vaker is dit ook een organisatie (denk aan een projectontwikkelaar, woningcorporatie of andere (maatschappelijke) organisatie) of een inwoner of groep inwoners; De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie van de participatie en neemt de Zwolse participatieaanpak Hanza! als leidraad; Het is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om representanten van bepaalde (maatschappelijke) organisaties, wijkplatforms of bewonerscollectieven te faciliteren (met bijv. informatie en middelen) om hun rol tijdens het proces goed in te kunnen vullen; Binnen de spelregel dat de initiatiefnemer ervoor zorgt dat alle Zwollenaren kunnen meedoen, ligt er een extra zware verantwoordelijkheid om belanghebbenden te betrekken en hun inbreng serieus te nemen.

De deelnemers • •

•

Deelnemers brengen open en eerlijk informatie in die voor het proces relevant is; Deelnemers erkennen dat binnen hun groep de daadwerkelijk belanghebbenden van een initiatief een belangrijke plek innemen. Bij een initiatief met een negatieve impact op de omgeving, wordt er extra waarde aan hun inbreng gehecht. Een belanghebbende is iemand op wie het initiatief mogelijk een directe impact heeft, bijvoorbeeld omdat een initiatief voor een Zwollenaar vanuit de eigen woning (grondeigenaren, gebouweigenaren en/of huurders) hoorbaar, zichtbaar, voelbaar of ruikbaar is; Deelnemers doen met een constructieve houding mee aan het proces.

Het college • • •

•

Het college heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle speelt een (formele) rol; In processen waar de gemeente initiatiefnemer is, is het college verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie van het participatieproces; Bij processen waar het uiteindelijk aan de gemeenteraad is om een besluit te nemen, houdt het college de raad tussentijds op de hoogte van de voortgang. Op die manier kan de gemeenteraad eventuele voortschrijdende inzichten als het gaat om de kaders tijdig inbrengen in het proces; In processen waarin initiatiefnemer en/of deelnemers het niet volledig met elkaar eens worden over een oplossing weegt het college aan het einde van het proces de verschillende belangen. Daarbij licht het college toe hoe zij de belangenafweging heeft gemaakt.

De gemeenteraad • •

De gemeenteraad heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle speelt een (formele) rol. In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een besluit te nemen, stelt hij - zoveel als mogelijk - bij de start heldere kaders voor de inhoud en het proces. Deze kaders bepalen de ruimte die er in het proces is voor deelnemers om mee te doen. Het heeft de voorkeur

• • •

•

om de kaders pas aan het einde van fase 1 definitief vast te stellen als onderdeel van het plan van aanpak; In processen waarvoor de raad de kaders heeft gesteld, kunnen door de raad tijdens tussentijdse voortgangsbesprekingen met het college desgewenst, tijdig voortschrijdende inzichten worden meegegeven voor het proces; In processen waarin het aan de raad is om een besluit te nemen, toetst hij aan het einde of het resultaat van het proces past binnen de vooraf opgestelde kaders. Aan het einde van het proces worden in principe geen nieuwe inhoudelijke afwegingskaders toegevoegd; In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een besluit te nemen, geeft de raad tijdens het proces invulling aan zijn rol als volksvertegenwoordiger door als toehoorder aanwezig te zijn bij belangrijke momenten in het proces. Dit zorgt ervoor dat de raad aan het einde van het proces ook op basis van eigen waarnemingen kan beoordelen of een proces zorgvuldig is verlopen; In processen waarin de gemeente initiatiefnemer is, heeft de gemeenteraad een extra belangrijke taak om de kwaliteit van het proces te bewaken. Wanneer nodig gaat de raad tussentijds in overleg met het college over het proces als dat vanuit de volksvertegenwoordigende rol wenselijk is.

De ambtelijke organisatie •

• • •

Een ambtenaar kan verschillende rollen hebben in een participatieproces: procesbegeleider (als de gemeente initiatiefnemer is), uitvoerder van of toetser aan beleid, vergunningverlener, verbinder, verstrekker van (financiële) middelen, etc. Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar om bij de start van een proces vast te stellen welke rol hij/zij heeft en dit helder te communiceren met andere deelnemers aan het proces. Wanneer een ambtenaar bij de start of tijdens een proces constateert dat hij rollen vervult die niet zorgvuldig te combineren zijn, lost hij dit direct op en communiceert hij hierover helder met de andere deelnemers in het proces; Het is aan de ambtenaar die bij een proces betrokken is om in te schatten of college en/of raad betrokken moeten worden en om daar vervolgens ook invulling aan te geven. Ook in processen waar de gemeente niet zelf de initiatiefnemer is. Om de gemeenteraad in staat te stellen invulling te geven aan zijn volksvertegenwoordigende rol, ziet de betrokken ambtenaar erop toe dat raadsleden als toehoorder worden uitgenodigd voor belangrijke participatiemomenten. Ook in processen waarin de gemeente niet zelf de initiatiefnemer is.

De wijkmanagers • •

•

De wijkmanagers van de gemeente hebben een groot Zwols netwerk en kunnen zowel lokaal als op stadsniveau een belangrijke verbindende rol hebben in een proces; De wijkmanager is voor veel inwoners en wijkpartijen een vertrouwd gezicht en kan tijdens het proces een meer onafhankelijke positie innemen en van daaruit bijvoorbeeld de zorgvuldigheid van het proces bewaken; De wijkmanager kan constateren dat partijen in een proces er bij een Go / No Go moment niet goed met elkaar uitkomen en kan meedenken over een oplossing of aanbieden dat de gemeente een bemiddelende rol speelt.

Bij minder complexe (ruimtelijke) initiatieven kan de rol van wijkmanager ook worden ingevuld door de wijkregisseur.

Het spelverloop In elk proces zijn drie hoofdfasen te definiëren: de start, de uitwerking en het slot. Initiatiefnemers richten het proces - in samenspraak met de deelnemers - in aan de hand van deze drie globale fasen. Als hulpmiddel hiervoor bevat elke fase vragen die de initiatiefnemer zichzelf en de deelnemers kan stellen. Bij minder complexe initiatieven zal al snel blijken dat niet alle vragen beantwoorden dienen te worden, of dat het antwoord relatief eenvoudig gegeven kan worden, fases lopen dan in elkaar over. Hierdoor is de aanpak ‘vanzelf’ gemakkelijker en sneller te doorlopen. Bij meer complexe initiatieven is het mogelijk voor één of meer fasen meer tijd uit te trekken en kan de initiatiefnemer in overleg met de deelnemers bepalen om de hoofdfasen nog op te delen in deelstappen. Ook kan het bij complexe trajecten zo zijn dat de hoofdfasen meer dan eens achter elkaar worden doorlopen. De uitkomst van het ene proces (bijv. een visievorming) is dan het startkader voor het volgende proces (bijv. een uitvoeringsplan). Alle drie de fasen eindigen met een Go/No Go moment: • • • •

Zijn alle vragen beantwoord? Zijn de antwoorden teruggekoppeld aan de deelnemers en zijn zij tevreden met de beantwoording? Zijn de deelnemers tevreden over het proces tot nu toe? Is Hanza! in de ogen van de initiatiefnemer en de deelnemers tot nu toe zorgvuldig toegepast? Zijn de initiatiefnemer en de deelnemers klaar om deze fase af te sluiten en door te gaan? Moet er na deze fase formeel iets worden vastgesteld en zo ja, door wie en wanneer?

Bij het Go/ No Go moment hoeven alle deelnemers het niet inhoudelijk volledig met elkaar eens te zijn. De initiatiefnemer en de deelnemers kunnen constateren dat op enkele punten een verschil van mening is/ blijft, maar wel de volgende fase starten. Eventuele inhoudelijke verschillen en daarbij gemaakte afwegingen worden transparant beschreven in het participatiejournaal.

Fase 1: Klaar voor de start Doel van deze fase: We maken in deze fase goede afspraken met elkaar. Wat is het onderwerp? En hoe gaan we daarover met elkaar in gesprek? Aan het eind van deze fase is er overeenstemming over welke vraag in dit participatieproces centraal staat, de kaders én de ruimte en de manier waarop er geparticipeerd gaat worden in fase 2. Vragen voor de initiatiefnemer: Begin met het in kaart brengen van de nodige informatie. Doe dat samen met een projectteam. Dit zijn vaak collega’s. Gebruik de volgende hulpvragen: • • •

• •

Wat is de vraag die dit proces centraal staat? Welke ambitie ligt daaraan ten grondslag? Welke kaders (zowel inhoud als proces) zijn er waarbinnen je moet werken (denk aan weten regelgeving, gemeentebeleid, financiën, etc.)? Wie heb je nodig in dit proces en in welke rol? Maak een eerste actoren- of omgevingsimpact-analyse: o Wie zijn er allemaal belanghebbend? En welke andere doelgroepen zijn belangrijk om mee in gesprek te gaan? o Wat is de rol van de gemeente? o Hebben het college en/of de gemeenteraad een specifieke rol? Wat betekent dat voor de wijze waarop zij betrokken moeten te worden in dit proces? Hoe kunnen zij vooraf de kaders vaststellen? Wie neemt aan het einde van dit proces het besluit? Wat moet daarvoor worden gemaakt? Wat moet aan het einde in het participatiejournaal worden vastgelegd? En wat moet er tijdens het proces door wie worden bijgehouden om tot een volledig participatiejournaal te komen?

TIP: Weet je niet of de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders een rol heeft? Vraag het de ambtenaar die betrokken is in dit proces. Is er nog geen betrokken ambtenaar? Neem dan contact op met de wijkmanager. Die brengt je in contact met de juiste mensen binnen de gemeente. TIP: Als je een actoren- of impactanalyse hebt gemaakt waarin je de potentiële deelnemers (incl. belanghebbenden) hebt gedefinieerd, check je deze bij de gemeente. Dit doe je bij voorkeur bij de betreffende wijkmanager: hij of zij kan je gedurende het gehele proces op weg helpen om de juiste mensen te bereiken. De toolkit bevat hulpmiddelen voor het maken van een actoren- en/of impactanalyse. TIP: Kijk in de toolbox voor een goed format voor het participatiejournaal.

In gesprek met externen: Met enkele direct belanghebbenden ga je in gesprek over het proces. Maak vooral met elkaar goede werkafspraken. Gebruik de volgende hulpvragen en bedenk hoe je onderstaande vragen het beste met deelnemers kunt bespreken. Denk aan: individuele interviews, bijeenkomst, vragenlijst, etc. Lukt dit in één ronde of zijn er meerdere rondes nodig? •

• • • • •

•

Herkent iedereen zich in de ambitie, de vraag en de kaders en zijn zij bereid om op basis hiervan in gesprek te gaan? De kaders staan niet ter discussie maar worden geverifieerd en eventueel aangescherpt op basis van aanvullende belangen; Hoe gaan we met elkaar komen tot de oplossing voor de vraag en wat verwachten de deelnemers van de initiatiefnemer? Missen er nog Zwollenaren (of Zwolse organisaties) in de actoren- en/of impactanalyse? Hoe gaan we met elkaar in gesprek en welke participatie- en communicatiemiddelen zetten we in? En is er bijvoorbeeld een onafhankelijk procesbegeleider nodig? Wat zijn kansen en uitdagingen op basis van andere ontwikkelingen in Zwolle (eerdere ervaringen, meekoppelkansen, mogelijkheden tot samenwerking, etc.)? Is alle relevante informatie voor iedereen goed toegankelijk? Beschikken de deelnemers over voldoende kennis/ informatie om goed mee te kunnen doen? Is er een onafhankelijk expert of onderzoek nodig om aanvullende kennis in te brengen over het onderwerp? Staat iedereen achter het te doorlopen proces? Wat zijn de eerste vervolgstappen? Hoe zorgen we er met elkaar voor dat er voldoende tijd is voor het proces? Welke afspraken maken we daarover?

Eindproduct fase 1: Concept Plan van Aanpak GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer checkt bij de deelnemers of alle input juist is verwerkt in het Plan van Aanpak en of deze fase daarna kan worden afgerond. De initiatiefnemer legt het plan van aanpak ook voor aan degene die aan het einde van het proces een besluit neemt over het resultaat. Heeft de gemeenteraad een (mogelijke) rol? Leg het plan van aanpak dan ook aan de raad voor.

Fase 2: Samenwerken aan oplossingen Doel van deze fase: Tijdens deze fase beantwoorden we de vraag die tijdens de start is geformuleerd. Hierbij houden we rekening met de kaders. In gesprek gaan we op zoek naar mogelijke oplossingen voor het vraagstuk. Vragen voor de initiatiefnemer: • • • • • • •

Wanneer zet ik welke communicatie- en participatiemiddelen in om ervoor te zorgen dat iedereen kan meedoen? Zie de toolbox voor inspiratie; Welke Zwolse sleutelfiguren kunnen eventueel meehelpen om de juiste Zwollenaren te bereiken? Zie de toolbox voor een lijst van mogelijk relevante contacten; Op welke weerstand kunnen we mogelijk rekenen, wat betekent dit voor het proces en hoe gaan we ermee om? Is de ontwikkeling en de mogelijkheid om erover mee te praten zichtbaar op de locatie waar deze speelt? Welke mogelijke oplossingen ziet de initiatiefnemer in eerste instantie zelf? Op welke momenten is het wenselijk om Zwollenaren een terugkoppeling te geven over het proces en/of de inhoud? Via welke kanalen? Hoe neem ik de besluitvormer mee in deze fase?

Tip: Neemt het college of de gemeenteraad uiteindelijk een besluit? Neem ze mee in het proces en geef ze tijdig een laatste mogelijkheid voor ‘voortschrijdend inzicht’. • •

Is er een plek waar alle informatie over het proces ook in deze fase continu vindbaar is voor Zwollenaren? Wie maakt in de volgende fase uit alle mogelijkheden de keuze voor een definitieve oplossing? Let op! Dit hoeft nog niet degene te zijn die de uitkomst definitief vaststelt.

Vragen voor het gesprek met Zwollenaren • • • • • •

Is voor iedereen duidelijk welke vraag centraal staat en welke procesafspraken in de startfase zijn gemaakt? Zijn er (onafhankelijke) onderzoeken die moeten worden gedaan om met Zwollenaren te komen tot haalbare mogelijke oplossingen? Is er aanvullende inhoudelijke expertise nodig? Hoe is de centrale vraag het beste door Zwollenaren te beantwoorden? Via een open vraag, scenario’s, gesloten vragen, etc. Welke werkvormen zijn het beste in te zetten? Begin met een situatieanalyse: hoe kijken inwoners tegen de situatie aan? Wat kunnen zij zeggen over verleden, heden en toekomst ten aanzien van dit onderwerp? Welke mogelijke oplossingen zijn te verzinnen om de ambitie (‘de bedoeling’) te realiseren? Wat zijn de voor- en nadelen per mogelijke oplossing? Zijn die voor- en nadelen te wegen? Voldoen alle mogelijke oplossingen aan de kaders? Hoe zijn ze eventueel binnen de kaders te passen?

Eindproduct fase 2: Oplossingsrichtingen GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer legt de deelnemers een overzicht voor met de uitgewerkte oplossingsrichtingen, incl. voor- en nadelen. De initiatiefnemer checkt of alle input juist is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond.

Fase 3: Het resultaat (incl. besluitvorming) Doel van deze fase: In deze laatste fase wordt uiteindelijk uit alle mogelijkheden een definitieve oplossing gekozen en vastgesteld. Ook wordt vooruitgekeken naar de uitvoering van de oplossing en de rol die alle betrokkenen daarin kunnen en willen spelen. Vragen voor de initiatiefnemer • • • •

•

Hoe kan het beste uit alle oplossingsrichtingen een definitieve oplossing worden gekozen? Wat zijn geschikte werkvormen daarvoor? Zitten de juiste mensen nog aan tafel of zijn er deelnemers ongewenst afgehaakt? Hoe kun je hun mening weer ophalen en meenemen? Hoe zorg je ervoor dat alle belanghebbenden voor de besluitvorming op de hoogte zijn van de voorgestelde oplossing en de mogelijkheid hebben gehad om daarop te reageren? Hoe leg ik het doorlopen proces goed vast in een participatiejournaal? Hoe maak ik daarin inzichtelijk hoe Hanza! is gevolgd en wat is gedaan met de inbreng van betrokken Zwollenaren? En hoe de uiteindelijke belangenafweging heeft plaatsgevonden? Wat moet worden georganiseerd voor de definitieve besluitvorming?

Tip: Neemt het college of de gemeenteraad uiteindelijk een besluit? Check dan ook tijdig of er nog een formele inspraak- of bezwarenprocedure is. Tip: Gebruik het format voor het participatiejournaal in de toolbox. Vragen voor het gesprek met Zwollenaren • • • • • • •

Wat is voor de betrokken Zwollenaren gezien alle mogelijkheden uiteindelijk de beste oplossing? Sluit de uiteindelijke oplossing naadloos aan op de vraag en kaders uit stap 1? Wat zijn inhoudelijk gezien nog kanttekeningen bij de voorgestelde oplossing? Wat vraagt dat nog van de besluitvorming of de uitvoering van deze oplossing en van wie? Kunnen de betrokken Zwollenaren goed volgen waarom deze oplossing wordt voorgesteld? Herkennen de betrokken Zwollenaren hun inbreng er voldoende in? Welke Zwollenaren willen betrokken blijven bij een eventueel vervolg (bijv. de uitvoering)? Voelen de deelnemers zich serieus genomen tijdens het proces? Welke leerpunten kunnen we uit het doorlopen proces halen en vastleggen in het participatiejournaal?

GO/ NO GO MOMENT: De initiatiefnemer stelt een participatiejournaal op. Hierin legt de initiatiefnemer vast hoe de participatie is verlopen, welke deelnemers in de verschillende fasen hebben meegedaan en hoe hun inbreng is verwerkt en wat de resultaten van het proces zijn. Ook worden in het participatiejournaal de leerpunten beschreven. Het participatiejournaal is openbaar en wordt gedeeld met alle deelnemers aan het participatieproces. Dit gebeurt voor de formele besluitvorming plaatsvindt, zodat er eventueel nog een gesprek over kan plaatsvinden. De initiatiefnemer checkt of alle inbreng tijdens het proces zorgvuldig is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond.

Einde van het spel Na akkoord van de deelnemers op het participatiejournaal kan een definitief besluit worden genomen met betrekking tot de uitkomst van het proces. Uiteraard informeert de initiatiefnemer alle deelnemers over het uiteindelijke besluit.

Uitbreiding 1: Voor ambtenaren en bestuurders De gemeente heeft bij het verbeteren van samenwerkingen in de stad met behulp van Hanza! een belangrijke rol. De gemeente ondersteunt initiatiefnemers en deelnemers bij het toepassen van de participatieaanpak. En bij ontwikkelingen waar de gemeente zelf initiatiefnemer is, heeft zij een belangrijke voorbeeldrol en een extra verantwoordelijkheid als het gaat om het zorgvuldig toepassen van Hanza! Bij de spelregels, de fasen en de rollen is al veel geschreven over de taken en verantwoordelijkheden van ambtenaren en bestuurders. In deze uitbreiding lichten we de belangrijkste punten toe. Faciliteren is een werkwoord De gemeente biedt steeds meer ruimte aan initiatieven van inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. De initiatiefnemer is daarbij zelf verantwoordelijk voor het organiseren van de participatie. Dit betekent echter niet dat de gemeente slechts kan volstaan met het achteraf toetsen of Hanza! zorgvuldig is toegepast. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om vanaf de start initiatiefnemers en deelnemers te ondersteunen bij de participatie. Met bijvoorbeeld een continue doorontwikkeling van de Zwolse participatieaanpak, handige ‘tools’, het verbinden van partijen en het delen van kennis.

Het is aan de gemeente om goed met initiatiefnemers en deelnemers af te stemmen aan welke ondersteuning behoefte is en hoe de gemeente die ondersteuning kan bieden. Heldere invulling van rollen De gemeente kan in een participatieproces verschillende rollen hebben. Zo kan de gemeente als belanghebbende de rol van deelnemer invullen, de rol van toetser van de kwaliteit van het proces, besluitvormer van de uitkomst van een proces, ondersteuner van de initiatiefnemer en deelnemers in een proces en tenslotte ook zelf de rol van initiatiefnemer hebben. Het is belangrijk om richting alle deelnemers in een proces transparant te zijn over de rollen die de gemeente heeft. En vanwege de behoefte aan transparantie die rollen ook zoveel als mogelijk van elkaar te scheiden. Duidelijke positie van raad en college Het is belangrijk dat het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad bij de start van een proces de kaders stelt voor inhoud en proces. En achteraf toetst of de uitkomst past binnen de kaders en of het proces zorgvuldig en volgens Hanza! is verlopen. In processen die tot de bevoegdheid van het college behoren, kan de gemeenteraad altijd het college bevragen over de voortgang of de uitkomst van een proces als zij dat nodig acht.

Het is aan de ambtenaar die bij een proces betrokken is om ervoor te zorgen dat het college en de gemeenteraad hun rol goed kunnen invullen. Hanza! is niet vrijblijvend De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders vinden een goede samenwerking met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties van groot belang. De Zwolse participatieaanpak Hanza! is daarom niet vrijblijvend. Als Hanza! tijdens een proces onvoldoende zorgvuldig wordt toegepast, dan zal de gemeente de initiatiefnemer vragen om (een deel van) het proces opnieuw uit te voeren. Van die mogelijkheid kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt als het belang van de deelnemers aan een proces in het geding is. In processen waar de gemeente initiatiefnemer is, heeft zij een bijzonder grote verantwoordelijkheid om Hanza! zorgvuldig toe te passen en het goede voorbeeld te geven.