Evaluatieverslag uitvoering beleid Wijkverenigingen 2025

Evaluatieverslag uitvoering beleid Zwolse Wijkverenigingen – 2025

Gemeente Zwolle Uitgevoerd door: Jenine Hartman & Fabian Schrijver Periode: oktober 2024 t/m juli 2025

1. Inleiding Zwolle is een stad waar mensen naar elkaar omkijken. Vooral in de wijken gebeurt veel. Wijkverenigingen spelen daarin al jaren een belangrijke rol. Ze organiseren activiteiten en brengen inwoners samen. De gemeente Zwolle vindt dit belangrijk en helpt de wijkverenigingen om deze rol goed te kunnen blijven vervullen. In 2024 heeft de gemeenteraad het nieuwe beleid ‘Zwolse Wijkverenigingen’ vastgesteld. Het doel van dit nieuwe beleid is wijkverenigingen te positioneren als sterke schakels in de sociale basis van onze stad. Wijkverenigingen dragen bij aan ontmoeting tussen bewoners, initiatieven ontplooien en samenwerken aan een leefbare, verbonden wijk. Er zijn vijf doelen vastgesteld: 1. Met de wijkverenigingen als centraal aanspreekpunt in de wijk, kunnen bewoners ideeën samenbrengen. 2. In elke wijk is een wijkvereniging, passend bij de wijk. 3. Wijkverenigingen hebben zelf zeggenschap over het budget. 4. De administratieve last wordt verminderd. 5. De besturen van wijkverenigingen worden ondersteund. Bij het vaststellen van het beleid heeft wethouder Van Willigen toegezegd om de voortgang van de uitvoering van het beleid in 2025 te evalueren, waarbij ook gekeken wordt naar het verminderen van de administratieve lasten. Nu willen we de raad hierover informeren.

Hoe het gaat met de uitvoering van het beleid, wat de eerste ervaringen zijn en waar aandacht voor nodig is. Hiervoor hebben we met alle wijkverenigingen gesproken. De ervaringen en ideeën die we hebben opgehaald, vormen de basis voor deze evaluatie en de basis voor de verdere ontwikkeling van de uitvoering van het beleid. Begrippenlijst Wijkvereniging: een vrijwillige organisatie in de wijk die voor 2025 een subsidieaanvraag Wijkverenigingen Zwolle heeft ontvangen. Buurtvereniging: een actieve groep bewoners in de wijk die zich richt op een buurt in de wijk. Bewonersgroep: een groep bewoners die zich inzet voor een (deel van een buurt/straat) of op specifieke thema’s zoals groen, duurzaamheid etc.

2. Aanleiding nieuw beleid & evaluatie Aanleiding nieuw beleid • De wens om de rol van wijkverenigingen te versterken als centrale plek voor bewonersinitiatieven. • Het rechtmatig verstrekken van subsidies (voorheen was de systematiek juridisch kwetsbaar). • Het verminderen van administratieve lasten voor vrijwilligers. De raad verzocht bij vaststelling om een evaluatie in 2025, waarbij er aandacht is voor de vermindering van administratieve lasten. Deze evaluatie (2025) onderzoekt • Hoe de veranderingen in de praktijk doorwerken. • Welke kansen en aandachtspunten er zijn voor de komende jaren.

Methode • 15 gesprekken met wijkverenigingen (april–mei 2025). • Gezamenlijke (thema)bijeenkomst (juni 2025) • Monitoring van aantal aanvragen, activiteiten en gemeentelijke ondersteuning. • Digitale mogelijkheid voor inbreng afwezigen • Analyse per beleidsdoel • Positie van wijkverenigingen in de ontwikkeling van de sociale basis

3. Samenvatting De evaluatie bevestigt dat de ingezette lijn doorgezet kan worden en kansen biedt voor verdere versterking. De positie van wijkverenigingen als aanspreekpunt in de wijk is met de invoer van het beleid versterkt en de uitwerking is volop in ontwikkeling. Het beleid geeft meer autonomie in de besteding van middelen en, waar nodig, zijn de lijnen met de gemeente korter geworden. Ondanks deze verbeteringen zien we dat het soms tijd en organisatiekracht kost om de veranderende rol eigen te maken en te integreren in de wijkverenigingen. Dit vereist maatwerk. Het is daarom van belang dat gemeente en wijkverenigingen gezamenlijk blijven optrekken in de doorontwikkeling van de wijkverenigingen binnen de sociale basis. Hier volgen de kernbevindingen die zijn opgehaald: • Aansluiting op de sociale basis: wijkverenigingen voelen zich meer erkend en gezien als partner van gemeente Zwolle door de ondersteuning die hen geboden wordt. • Verschillen in uitvoering: de invulling van de nieuwe rol verschilt sterk per wijkvereniging. Het verschil tussen de huidige rol en de gewenste rol vraagt van sommige wijkverenigingen een grotere verandering in werkwijze dan bij wijkverenigingen die al georganiseerd zijn passend bij de rol. • Keuzebeperking: binnen het huidige budget hebben wijkverenigingen moeite om keuzes te maken.

Het budget is beperkt en wordt vaak al ingezet voor bestaande activiteiten. Invloeden als kostenstijging en wettelijke financiële verplichtingen wegen hierin mee. • Behoefte aan professionalisering: de besturen hebben behoefte aan een stedelijk netwerk en professionalisering. Onderlinge kennisdeling, ondersteuning bij procedures en inhoudelijk kennisaanbod zijn gewenst. De gemeente kan mogelijk bijdragen door, waar mogelijk, werkwijzen te herzien of eenvoudiger te maken voor vrijwilligers in de sociale basis. De inhoudelijke uitwerking is per doel omschreven in het volgende hoofdstuk. "We willen meer betekenen voor bewoners, maar steeds meer tijd en geld gaan naar regels en verplichtingen."

4. Bevindingen per doel en conclusies Doel 1 – Wijkverenigingen als centrale plek voor bewonersinitiatieven Bevindingen • Met de komst van het beleid hebben wijkverenigingen een structurele positie in de stad gekregen en sluit de rol aan op de visie sociale basis. • Wijkverenigingen zijn bekend geraakt met de visie van gemeente Zwolle en werken actief mee aan de veranderde situatie op lange termijn. De ingezette lijn kan doorgezet worden. • De organisatiestructuur en werkwijze verschilt per wijkvereniging. Een aantal wijkverenigingen werkt al volgens de visie en nieuwe rol. Bij anderen heerst er nog onduidelijkheid over de invulling van de nieuwe rol.

• •

•

Grote wijken vrezen overbelasting van vrijwilligers. Het beleid hanteert de gemeentelijke wijkindeling. Deze is niet eenduidig en zorgt voor verwarring. Nu wijkverenigingen als centraal orgaan binnen deze wijkgrenzen opereren, blijkt dit in sommige wijken tot discussie te leiden. Ze zouden de grenzen groter, kleiner of anders willen zien. Hierover blijven we met de betreffende verenigingen en afdeling in gesprek. Gemeente en partners in de wijk hebben een belangrijke rol om verbinding en het delen van signalen te stroomlijnen.

Conclusie De ingezette lijn van de nieuwe visie wordt door de meeste wijkverenigingen gedragen en kan doorgezet worden, maar de rol is nog niet overal even stevig ingevuld. De organisatiestructuur en werkwijze van de wijkverenigingen verschillen vanuit historie. De ene organisatiestructuur sluit makkelijker aan bij de nieuwe ontwikkelingen dan de andere. Dit betekent voor sommige wijken met de komst van het nieuwe beleid dat een andere rol wordt verwacht dan ze gewend zijn en vraagt een andere aanpak en proces. Een deel van de wijkverenigingen is daarom nog kritisch op de rol als budgetbeheerder en hebben extra ondersteuning en/of tijd nodig om de organisatie in te richten voor deze taken. Hiermee is de rol als centraal aanspreekpunt voor bewoners met een mogelijk nieuw initiatief nog niet voor elke wijkvereniging vanzelfsprekend. Anderen hebben hier al wel een oplossing voor gevonden. Hierin kunnen wijkverenigingen van elkaar leren. Er zijn nog geen signalen van overbelasting van vrijwilligers. Acties en ondersteuning Uit de gesprekken kwam naar voren dat de gemeente een belangrijke rol heeft in de ondersteuning. Er zijn waardevolle signalen gedeeld, specifiek over het beleid, maar ook aandachtspunten buiten de scope van het onderzoek. Hier volgt een overzicht van de opbrengsten: - Het structureel inrichten van de themabijeenkomsten t.b.v.

verbinding, korte lijnen en leren van elkaar. - Ondersteuning op maat voor specifieke vraagstukken zoals het inrichten van samenwerkingen in de wijk, meedenken over een passende organisatiestructuur voor grotere wijken. - Het ondersteunen van wijkverenigingen met een gericht aanbod van workshops en trainingen om kennis te vergroten en te professionaliseren (Zwolle Doet). - Het opzetten van een digitaal platform voor kennisdeling tussen wijkverenigingen, directe vragen te stellen en gebruik te maken van elkaars kennis en materialen.

Doel 2 – In elke wijk een passende wijkvereniging Bevindingen • Er is zichtbaar vooruitgang richting één wijkvereniging per wijk als subsidiepartner. • In sommige wijken zijn meerdere wijkverenigingen, buurtverenigingen en bewonersgroepen actief. De gemeente kent één subsidiepartner per wijk en ondersteunt bij de afstemming in de wijk. • In sommige wijken worden al samenwerkingen met buurtverenigingen, die zich inzetten voor een bepaalde buurt in de wijk, en bewonersgroepen, die zich veelal inzetten voor een specifiek thema, georganiseerd. De samenwerking draagt bij aan de missie en het bereik van de wijkvereniging. • De wijkindeling is soms onlogisch. Gemeente hanteert geen eenduidige wijkindeling. Dit wordt intern onderzocht.

•

Van twee wijken is er een aanvraag uitgebleven. Dit zijn de wijken Hanzeland en Kamperpoort.

Conclusie Het streven levert meer overzicht en aanspreekbaarheid op voor inwoners en partners, maar vraagt ook maatwerkoplossingen. In sommige wijken zijn er meerdere buurtverenigingen en andere bewonersgroepen actief. De visie van gemeente Zwolle stimuleert de verschillende initiatieven tot verbinding en contact en heeft al geleid tot samenwerking en inhoudelijke afstemming over de activiteiten. Hierbij blijkt de ondersteunende rol als bemiddelaar van de gemeente nuttig. Er zijn twee wijken waaruit een subsidieaanvraag uitbleef. Hanzeland kent nog geen georganiseerde rechtspersoon. In deze wijk wordt door het wijknetwerk bekendheid gegeven aan het beleid. Kamperpoort kent twee actieve wijkverenigingen. Hierover is contact geweest en wegens privéomstandigheden is er besloten voor 2025 geen aanvraag te doen. Momenteel voeren we het gesprek over de mogelijkheden voor de toekomst. Acties en ondersteuning Uit de gesprekken kwam naar voren dat de gemeente een belangrijke rol heeft in de ondersteuning. Er zijn waardevolle signalen gedeeld, specifiek over het beleid, maar ook aandachtspunten buiten de scope van het onderzoek. Hier volgt een overzicht van de opbrengsten: - Maatwerkondersteuning in de wijk bij het inrichten van samenwerkingen. - Het inrichten van één wijkindeling die gehanteerd en gecommuniceerd wordt.

- Ondersteuning bij zichtbaarheid van het beleid in (nieuwe) wijken. - Inrichten van ondersteuning bij subsidieaanvragen om aanvragers meer bedreven te maken in het schrijven.

Doel 3 – Wijkverenigingen hebben zelf zeggenschap over het budget. Bevindingen • Wijkverenigingen hebben meer vrijheid in besteding en de mogelijkheid om reserves op te bouwen voor (grote) activiteiten op langere termijn wordt gewaardeerd. • Door de centrale rol komen er meer bewonersinitiatieven samen en worden wijkverenigingen uitgedaagd hier keuzes in te maken. Soms vinden ze het moeilijk om keuzes te maken tussen bestaande (waardevolle) activiteiten en nieuwe bewonersinitiatieven. Tegelijkertijd benutten wijkverenigingen wel meerdere (gemeentelijke) budgetten en subsidies om extra initiatieven mogelijk te maken. Hierbij valt op dat niet alle keuzes voor bewonersinitiatieven door wijkverenigingen worden gemaakt of dat er afstemming plaatsvindt. Soms loopt de keuze voor het financieren van een bewonersinitiatief nog via andere partners in het wijknetwerk. Dit zorgt voor onduidelijkheid. Er leven verschillende ideeën over hoe dat in de toekomst beter zou kunnen. • De gestegen kosten, hoge leges en geen budgetgroei beperken de ruimte voor nieuwe initiatieven. Dit remt energie om inwoners te actief te benaderen voor nieuwe ideeën. Het schept verwachtingen waar uiteindelijk niet aan kan worden voldaan. • De hoogte van de subsidie wordt bepaald door het aantal inwoners in een wijk. Het aantal inwoners wordt op 1 januari van het voorgaande jaar vastgesteld.

Dit benadeelt wijken waar nieuwbouw gerealiseerd wordt en biedt de wijkverenigingen geen mogelijkheid om de nieuwe inwoners te betrekken. • De meeste wijkverenigingen zijn blij met de zeggenschap en kunnen hiermee bestaande en nieuwe bewonersinitiatieven die bij hen binnenkomen mogelijk maken. Sommige besturen

•

worstelen met de vraag of zij proactief alle inwoners benaderen om behoeftes te peilen. Niet alle bewonersinitiatieven kunnen worden gehonoreerd. Zij vrezen imagoschade van de wijkvereniging en teleurstelling bij de inwoners. Een enkele wijkvereniging wilde deze zeggenschap liever niet. Een gevolg van het beleid en de subsidieregeling is dat er in ieder geval één wijk minder budget beschikbaar is voor initiatieven. Doordat de gemeente volgens het beleid één wijkvereniging ondersteunt, is het startbedrag vervallen voor andere buurt-/wijkverenigingen.

Conclusie De wijkverenigingen ervaren meer zeggenschap in het budget en waarderen dit. Het biedt ruimte om vooruit te plannen en te experimenteren. Tegelijkertijd hebben wijkverenigingen moeite met keuzes maken binnen het huidige budget. Het budget is beperkt en wordt vaak al ingezet voor bestaande activiteiten. Daarnaast stijgen de organisatiekosten en moeten wijkverenigingen voldoen aan wettelijke kosten zoals verzekeringen en leges. Wijkverenigingen ervaren daarom weinig (financiële) ruimte om nieuwe initiatieven te organiseren of te ondersteunen. Dit drukt op de ambitie van wijkverenigingen. De wens is dat wijkverenigingen actief inwoners betrekken en uitvragen naar ideeën, maar wijkverenigingen gaan bewoners niet actief benaderen als ze weten dat ze het idee zeer waarschijnlijk niet kunnen ondersteunen. Acties en ondersteuning Uit de gesprekken kwam naar voren dat de gemeente een belangrijke rol heeft in de ondersteuning. Er zijn waardevolle signalen gedeeld, specifiek over het beleid, maar ook aandachtspunten buiten de scope van het onderzoek. Hier volgt een overzicht van de opbrengsten: - Onderzoeken of budgetgroei mogelijk is. - Onderzoek naar mogelijkheden rondom het herzien van de peildatum bij nieuwbouwprojecten in wijken. - Het organiseren van themabijeenkomsten aansluitend op de behoefte (inspiratie en kennisdeling).

- Ondersteunen bij het organiseren van specifieke kansen en mogelijkheden, zoals winst door samenwerking (bijv. inkoop, trainingen (AED, EHBO, verzekeringen).

Doel 4 – Verminderen administratieve lasten Bevindingen • Uit de gesprekken blijkt dat de administratieve lasten, voortkomend uit het beleid, beperkt zijn. Dit betreft het vervallen van het activiteitenplan. Hierdoor is het aanvragen en het verzoek tot vaststelling vereenvoudigd. Dit werd als positief ervaren. • Wijkverenigingen geven signalen af over ingewikkelde administratieve lasten vanuit andere gemeentelijke zaken waar wijkverenigingen mee te maken hebben, zoals over vergunningaanvragen, verzekeringszaken en fondsenwerving voor aanvullende middelen. Dit blijken grote tijd- en kostenposten. Sommige administratieve lasten zijn onvermijdelijk vanwege wettelijke eisen. Conclusie Vrijwilligers zijn inwoners die zich in hun vrije tijd inzetten om de wijk mooier, leuker, socialer of groener te maken. Het vervallen van het activiteitenplan wordt als positief ervaren, maar er zijn meerdere zaken die voor druk zorgen bij de wijkverenigingen. Grote tijdrovers zijn vergunningsaanvragen, het bijhouden en organiseren van wijzigingen in wet- en regelgeving,

verzekeringszaken. Ook de versnippering binnen de gemeente is benoemd, naast het organiseren van aanvullende middelen door de stijgende kosten. Verdere versoepeling en vereenvoudiging van processen kan de toegankelijkheid voor nieuwe initiatieven vergroten. Acties en ondersteuning Uit de gesprekken kwam naar voren dat de gemeente een belangrijke rol heeft in de ondersteuning. Er zijn waardevolle signalen gedeeld, specifiek over het beleid, maar ook aandachtspunten buiten de scope van het onderzoek. Hier volgt een overzicht van de opbrengsten: - Het bieden van ondersteuning bij het schrijven van subsidieaanvragen (Het Werkt Sociaal) - Onderzoek tot legesverlagingen voor wijkverenigingen. - Onderzoek naar versimpelen verzekeringen - Inventarisatie budgetvergroting - Onderzoek naar het versimpelen van het vergunningsproces voor wijkverenigingen bij jaarlijks terugkerende activiteiten (bijvoorbeeld alleen een meldplicht).

Doel 5 – Ondersteuning van besturen Bevindingen • Wijkverenigingen voelen zich erkend door de ondersteuning van de gemeente. • Wijkverenigingen hebben behoefte aan een stedelijk netwerk en professionalisering. • Wijkverenigingen hebben de behoefte om gemeentelijke werkwijze meer aan te laten sluiten op de leefwereld. Conclusie De wijkverenigingen spreken positief over de ondersteuning die de gemeente biedt bij deze doorontwikkeling. Waar voorheen het gevoel heerste dat wijkverenigingen aan hun lot werden overgelaten, ervaren veel van de wijkverenigingen meer waardering en erkenning als partner. De samenwerking is versterkt en de behoeftes van de wijkverenigingen zijn in kaart gebracht. De drang naar professionalisering en verbinding is groot en biedt veel kansen. Door onder andere informatie te bundelen (kennisbank), een stedelijk netwerk te organiseren (themabijeenkomsten) en te onderzoeken waar de gemeentelijke werkwijze beter kan aansluiten op de leefwereld van de vrijwilligers, maakt de gemeente het makkelijker voor de wijkverenigingen.

Een online platform voor directe verbinding en het aanbieden van gerichte workshops en trainingen zorgt voor groei in kennis en kwaliteit, zodat wijkverenigingen zich nog meer kunnen inzetten voor datgene waar ze het voor doen; namelijk inwoners verbinden met waardevolle activiteiten en de wijk een stukje leuker, socialer, mooier of groener maken. Acties en ondersteuning Uit de gesprekken kwam naar voren dat de gemeente een belangrijke rol heeft in de ondersteuning. Er zijn waardevolle signalen gedeeld, specifiek over het beleid, maar ook aandachtspunten buiten de scope van het onderzoek. Hier volgt een overzicht van de opbrengsten: - Het opzetten en inrichten van een kennisbank voor vrijwilligers - Ondersteuning bieden bij de realisatie van een digitaal platform - Mogelijkheden onderzoeken rondom de mogelijkheden tot legesverlaging en budgetgroei - Kennisvergroting d.m.v. trainingen & workshops - Onderzoek doen naar de mogelijkheden en kansen in het gezamenlijk organiseren van verzekeringen (themabijeenkomst 2026)

- Onderzoek doen naar de mogelijkheden voor budgetgroei - Helderheid scheppen over de budgetten voor bewonersinitiatieven vanuit afdeling fysiek

5. Conclusie evaluatie De evaluatie heeft zich op twee hoofdvragen gericht; • •

Werken de veranderingen in de praktijk per beleidsdoel door? Welke kansen en aandachtspunten er zijn voor de komende jaren?

Met de resultaten van deze evaluatie kunnen we de onderzoeksvragen beantwoorden. Het antwoord op vraag 1 is dat de veranderingen van het vastgestelde beleid in de praktijk positief ervaren worden. Wijkverenigingen krijgen steeds meer een centrale rol in de wijk. Er is zichtbare verbetering richting één wijkvereniging per wijk. In één wijk zorgt de gemeentelijke wijkindeling nog voor onduidelijkheid. Dit signaal is intern opgepakt. Ook zien we verbinding groeien en afstemming ontstaan binnen het wijknetwerk, maar ook bij wijkverenigingen onderling. In een aantal wijken vindt er meer afstemming plaats tussen wijk-, buurtverenigingen en bewonersgroepen. Dit zorgt voor meer overzicht. De rol van de gemeente als bemiddelaar en ondersteuner is daarbij belangrijk. De wijkverenigingen ervaren meer zeggenschap over het budget en waarderen dit. Door de stijgende kosten wordt het wel steeds moeilijker om binnen het budget keuzes te maken. Alhoewel wijkverenigingen nog steeds administratieve lasten ervaren in al hun werk, heeft er rond het aanvragen van de subsidie zeker een vermindering van de lasten wijkverenigingen plaatsgevonden. De wijkverenigingen zijn daarnaast positief over de ondersteuning die de gemeente biedt en er zijn goede afspraken gemaakt om de aandachtspunten voor de gemeente te verbeteren en de ondersteuning voort te zetten in de komende jaren.

De evaluatie bevestigt dat de ingezette lijn doorgezet kan worden en kansen biedt voor verdere versterking.

6. Vervolg Vervolgacties 2026 Inmiddels zijn er 17 subsidieaanvragen voor 2026 ontvangen. Deze worden eind dit jaar beoordeeld. Als ze aan de voorwaarden voldoen, zal elke wijk een centrale wijkvereniging hebben. De gemeente blijft wijkverenigingen ondersteunen. De ondersteuning richt zich op verbinding, delen van kennis en verbeteren van de interne organisatie van wijkverenigingen. Het evaluatieproces gaf inzicht in de werkwijze van de gemeente en de samenwerking met wijkverenigingen. De komende periode zal de gemeente zich inzetten om kennis te bundelen, (interne) communicatie en processen te versoepelen en te stroomlijnen rond bewonersinitiatieven in de wijk. Toekomstige ontwikkelingen bewonersinitiatieven gemeente Zwolle Het evaluatieverslag laat zien dat wijkverenigingen volop in beweging zijn. Vanuit afdeling fysiek wordt er gewerkt aan een pilot ‘platform bewonersinitiatieven’. Wijkverenigingen worden hierbij betrokken.

7. Overige aandachtspunten

• • •

Financieel: kostenstijgingen, leges, ongelijke verdeling bij groeiende wijken, beperkte middelen voor groei. Administratief: Vergunningen, leges en verzekeringen worden als belemmerend ervaren. Organisatorisch: Het gebruik van diverse wijkindelingen vraagt aandacht.

8. Kansen & vervolgacties Korte termijn (binnen 1 jaar) • Verdere harmonisering rol- en taakopvatting • Ontwikkeling kennisbank vrijwilligers (Zwolle Doet) • Inventarisatie legesverlaging en gezamenlijke verzekeringen. • Ondersteuning bij aanvragen (opbouwwerkers Het Werkt Sociaal). • Bekendheid aan beleid geven in overige twee wijken. • Organisatie themabijeenkomsten. • Onderzoek mogelijkheid budgetgroei • Reguliere accountgesprekken door beleidsadviseur wijkverenigingen. Middellange termijn (1 tot 2 jaar) • Realisatie kennisbank vrijwilligers (Zwolle Doet!) • Gericht aanbod organiseren van workshops en trainingen voor professionalisering • Realisatie digitaal platform voor netwerk, kennis en direct contact • Aandacht voor versoepeling voor vergunningstrajecten. • Aandacht voor mogelijkheden herziening peildatum bij wijkuitbreiding • Stroomlijnen interne communicatie • Jaarlijks 3 themabijeenkomsten op basis van behoeftepeiling Lange termijn (2 tot 5 jaar) • Structurele rol- en taakafbakening tussen gemeente en wijkverenigingen • Pilot inrichting budgetten afdeling fysiek • Duurzame samenwerking in wijken met meerdere actieve bewonersgroepen