Dubbele betaling aan leveranciers januari 2025

voorstel

Raadsbrief Datum

28 januari 2025

Onderwerp Versienummer

Dubbele betaling aan leveranciers

Portefeuillehouder

Paul Guldemond

Samenvatting Er is een dubbele betaling gedaan aan leveranciers van de gemeente Zwolle. Het gaat hierbij in totaal om 93 leveranciers en zes particulieren met een gezamenlijk bedrag van bijna € 810.000. Het betreft uitbetaling van facturen voor geleverde diensten en middelen. De dubbele betaling vond plaats op dinsdag 21 januari en vrijdag 24 januari en is op de laatstgenoemde datum ontdekt. Uit eerste onderzoek blijkt dat de oorzaak voor deze dubbele betaling van technische aard is in het financieel systeem. Deze fout is inmiddels hersteld en er vindt de komende tijd nog nader diepgaand onderzoek plaats. Er zijn inmiddels maatregelen getroffen om betrokkenen te informeren. Daarbij hanteren we de lijn van gericht contact. Onze inzet is erop gericht om de uitbetaalde bedragen zo spoedig mogelijk terug te ontvangen. Bijlagen geen

Openbaarheid Openbaar

Wij stellen u voor kennis te nemen van: De dubbele uitbetaling aan leveranciers voor een totaalbedrag van bijna € 810.000 en de maatregelen die inmiddels getroffen zijn om de teveel betaalde gelden terug te ontvangen.

1/3

voorstel

28 januari 2025 Datum Inleiding Op vrijdag 24 januari einde van de dag is geconstateerd dat een betalingsbatch van dinsdag 21 januari op vrijdag 24 januari nogmaals is uitgevoerd. Wij betreuren het dat dit is gebeurd. Er is onmiddellijk actie ondernomen om de dubbele betaling te herstellen. Met deze raadsbrief informeren wij uw raad over de situatie en de getroffen maatregelen. Kader Financiën en bedrijfsvoering Actieve informatieplicht van het college Kernboodschap Er heeft op vrijdag 24 januari een dubbele betaling plaatsgevonden aan 93 leveranciers en 6 particulieren. De betalingsbatch was eerder op dinsdag 21 januari al uitgevoerd. Uit het eerste onderzoek blijkt dat de dubbele betaling een technische oorzaak heeft, namelijk een verkeerde instelling in het financieel systeem. Deze technische omissie is inmiddels in samenspraak met de ICTleverancier hersteld en kan niet opnieuw optreden. Er vindt nog verder onderzoek plaats. Hoewel van wezenlijk andere aard dan de dubbele betaling begin 2024 betreuren wij het uiteraard zeer dat deze situatie is ontstaan. Inmiddels zijn maatregelen getroffen om betrokkenen te informeren waarbij onze inzet enerzijds er volop op gericht is om de teveel uitbetaalde bedragen terug te ontvangen en we anderzijds nog diepgaander onderzoek zullen doen. Toelichting De gemeente heeft op vrijdag 24 januari jl.

aan het einde van de dag ontdekt dat er een dubbele betaling is uitgevoerd doordat wij werden benaderd door bedrijven die ten onrechte een tweede keer een bedrag voor dezelfde factuur op hun rekening hadden gekregen. Ook door de frequente toetsing van onze eigen data is deze fout intern vrijwel gelijktijdig ontdekt. Er is direct onderzoek gedaan naar de vraag hoe dit heeft kunnen gebeuren en conform protocol is ook de accountant spoedig geïnformeerd. Een betalingsbatch van dinsdag 21 januari bleek per abuis nogmaals te zijn uitgevoerd op vrijdag 24 januari. Het betreft een eenmalig bedrag van bijna € 810.000 met betalingen aan 93 leveranciers en zes particulieren. Het hoogst uitgekeerde bedrag is rond € 80.000, de rest betreft kleinere bedragen. Uit het eerste onderzoek blijkt dat de dubbele betaling een technische oorzaak heeft, namelijk een verkeerde instelling in het financieel systeem. Deze fout is samen met de ICT-leverancier hersteld en kan niet opnieuw voorkomen. Ten opzichte van de eerdere dubbele betaling in 2024 kunnen wij nu melden dat beide situaties los van elkaar staan. In 2024 was er sprake van een menselijke fout en ging het om een ander systeem. Voor zover nu bekend heeft deze keer de dubbele betaling een technische oorzaak en is deze het gevolg van een verkeerde instelling in het financieel systeem.

We doen de komende periode nog diepgaander onderzoek naar oorzaken en mogelijke maatregelen. Inmiddels zijn maatregelen genomen om betrokkenen te informeren waarbij onze inzet er op gericht is om de teveel uitbetaalde bedragen terug te ontvangen. Betrokken hebben inmiddels een excuusbrief ontvangen waarin wij uitleggen dat er bij vergissing een dubbele betaling heeft plaatsgevonden en geadresseerde vriendelijk wordt verzocht het teveel betaalde bedrag aan ons terug te storten. Tevens is het KCC is geïnformeerd zodat bedrijven telefonisch verder geholpen kunnen worden. De komende weken monitoren wij de terugbetalingen en zullen waar nodig vervolgacties inzetten vanuit gericht contact en nabijheid. Zoals gezegd betreft het vooral bedrijven en hebben wij er alle vertrouwen in dat de bedragen zullen worden teruggestort. Wij hebben inmiddels ook reeds € 40.000 terug ontvangen nog voordat we de communicatie met betrokkenen opgestart waren. 2/3

voorstel

28 januari 2025 Datum Wij zullen tevens de ontstane situatie evalueren om te bezien welke technische en beheersmaatregelen verder nodig zijn, ook gelet op eerder genomen maatregelen na de kwestie in maart 2024. De accountant kijkt mee in (de uitkomsten van) het onderzoek.

Maatschappelijk draagvlak & participatie Nvt Communicatie Via verscheidene communicatiekanalen informeren wij de betrokkenen en maken wij de terugbetaling mogelijk. Financiën Het betreft in totaal een bedrag van bijna € 810.000 aan 93 leveranciers van verschillende diensten en opdrachten (€ 808.900) en enkele kleinere bedragen aan zes particulieren (€ 496,00). Risico’s Er is een risico dat niet alle bedragen worden terugbetaald. We doen allereerst een moreel appel op betrokkenen om het teveel betaalde aan ons terug te storten. We zien hiervan al de eerste resultaten zoals hierboven vermeld. Daarnaast kunnen wij op grond van artikel 6:203 BW een beroep doen op onverschuldigde betaling. De gemeente heeft hiermee recht op terugvordering. Vervolg Zoals hierboven gezegd richten wij ons nu op informatievoorziening en terugbetaling. Parallel doen we diepgaand nader onderzoek om te bezien welke beheermaatregelen en mogelijke aanscherping in procedures noodzakelijk is. We zullen in de loop van het voorjaar uw raad op de hoogte brengen van de afwikkeling van de ontstane situatie.

Openbaarheid Dit voorstel is openbaar

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

burgemeester, Peter Snijders

waarnemend secretaris, Frank Wijnandts

3/3