De uitgewerkte Toolbox Zwolle

Toolbox (eerste versie) van de Zwolse participatieaanpak Hanza! Als onderdeel van de participatieaanpak ‘Hanza!’, komt er een toolbox met daarin hulpmiddelen. Het doel van de toolbox is om initiatiefnemers én deelnemers op een praktische manier te helpen om de Zwolse participatieaanpak zorgvuldig uit te voeren. De toolbox is toegankelijk voor iedereen, van bewoners tot ambtenaren en voor zowel grote, complexe projecten als kleinere buurtinitiatieven. Dit is een eerste versie met basismiddelen. De komende jaren wordt de toolbox – op basis van praktijkervaringen - uitgebreid met nieuwe toegankelijke hulpmiddelen en/of worden bestaande middelen verbeterd. De eerste versie van de Toolbox bestaat uit middelen die door inwoners, Zwolse partners, ambtenaren en/of bestuurders als wenselijk en/of noodzakelijk worden geacht voor de lancering van de aanpak. De middelen zijn hieronder uitgewerkt en na de vaststelling van de aanpak door de gemeenteraad worden de middelen in overeenstemming met deze beschrijving gerealiseerd. Per middel is beschreven in welke fase de tool voornamelijk gebruikt kan worden, welk doel de tool heeft en in welke vorm deze gerealiseerd wordt. Ook wordt elk middel kort beschreven en wordt waar mogelijk verwezen naar een voorbeeld. De toolbox met daarin alle hulpmiddelen komt uiteindelijk voor alle Zwollenaren beschikbaar via de gemeentelijke website.

De eerste hulpmiddelen in de toolbox Een overzicht van lopende projecten en ruimtelijke initiatieven Fase(n):

Rollen:

Fase 1 en Fase 31 en Deze tool kan worden toegepast door alle verschillende rollen Fase 3 Doel: Het delen van geleerde lessen met Hanza! voor andere initiatieven Vorm: Een online platform met daarop ervaringen van lopende en afgeronde processen Voorbeeld: Voorbeelden van dit soort online platforms zijn https://mijnwijkzwolle.nl, Open Stad en jongeren platform Blauhaus Beschrijving: In Fase 1 kunnen de initiatiefnemers op het platform kijken of er andere projecten zijn die raken aan hun ideeën en mogelijk geïnspireerd raken door anderen initiatieven. Tevens kunnen ze rekening houden met geleerde lessen van andere initiatiefnemers. In Fase 3 zetten de initiatiefnemers op basis van het ingevulde participatiejournaal het initiatief op hetzelfde platform, ter inspiratie en lering voor anderen.

Toolbox Hanza! (eerste versie)

Pagina 1

Format Plan van Aanpak (participatieplan) Fase(n):

Rollen:

Fase 1 en Fase Doel:

Initiatiefnemer (én deelnemers fase 1)

Initiatiefnemers helpen om samen met de eerste deelnemers bij de start van het proces zorgvuldig vast te leggen hoe Hanza! zal worden toegepast en hoe het participatieproces zal verlopen Vorm: Word-Sjabloon met duidelijke structuur en aanwijzingen Voorbeeld: Nog geen Beschrijving: Een format dat de initiatiefnemer helpt om samen met de deelnemers in fase 1 een goed Plan van Aanpak (participatieplan) op te stellen. In dit plan komt o.a. te staan welk vraagstuk tijdens het proces centraal staat, welke kaders er gelden, wat de ruimte is voor deelnemers en wie uiteindelijk een besluit neemt. Ook beschrijft het plan de stappen die tijdens het proces worden doorlopen, wie in welke fase (in ieder geval) betrokken wordt en welke participatie- en communicatiemiddelen worden ingezet om ervoor te zorgen dat de juiste input wordt opgehaald en dat iedereen die dat wil, daadwerkelijk kan meedoen. De initiatiefnemer stelt het Plan van Aanpak op in samenspraak met de deelnemers in fase 1 en legt het plan aan het einde van fase 1 voor aan degene die aan het einde van het proces een besluit neemt over het resultaat.

Format participatiejournaal Fase(n):

Rollen:

Alle en Fase Initiatiefnemer Doel: Het zorgvuldig en volledig beschrijven van het doorlopen participatieproces lessen delen Vorm: Word-Sjabloon met duidelijke structuur en aanwijzingen Voorbeeld: Het participatiejournaal van het project IJsselcentrale Harculo Beschrijving: Een format dat de initiatiefnemer helpt om samen met de deelnemers een goed participatiejournaal op te stellen. Het participatiejournaal moet dusdanig zorgvuldig worden opgesteld dat aan de hand van het journaal getoetst kan worden of Hanza! zorgvuldig is toegepast. Het journaal is inzichtelijk bij de besluitvorming, zodat ook op dat moment de kwaliteit van het proces meegenomen kan worden in de oordeelsvorming. In het participatiejournaal wordt o.a. beschreven hoe de spelregels zijn toegepast, hoe het proces is doorlopen, welke deelnemers hebben meegedaan in de verschillende fasen en hoe hun inbreng is verwerkt. Ook worden in het participatiejournaal de leerpunten beschreven die tijdens het proces zijn opgedaan. Deze worden na afronding van het proces ook gedeeld op het online platform dat ook onderdeel is van de toolbox.

Toolbox Hanza! (eerste versie)

Pagina 2

De hulplijn Fase(n):

Rollen:

Fase 1

Deze tool kan worden toegepast door alle verschillende rollen e

Doel: Het ondersteunen van initiatiefnemers én deelnemers Vorm: De hulplijn komt in de vorm van een webpagina Voorbeeld: Niet van toepassing Beschrijving: In de hulplijn wordt een overzicht gegeven van Zwolse organisaties en contactpersonen die ondersteuning kunnen bieden tijdens een proces. Het dient dus als ondersteuning voor de initiatiefnemer om de juiste mensen te kunnen betrekken vanaf de allereerste fase en om eventueel hulp te zoeken bij het zorgvuldig toepassen van de aanpak. De hulplijn is opgedeeld in verschillende categorieën, denk aan wijkmanagers, maatschappelijke organisaties en wijkverenigingen. Tijdens de ontwikkeling van Hanza! hebben verschillende Zwolse organisaties aangegeven straks initiatiefnemers en deelnemers te willen ondersteunen bij het toepassen van de aanpak. Al die organisaties worden opgenomen in dit overzicht. Op deze wijze maken we – conform een van de spelregels in de aanpak – zoveel als mogelijk gebruik van de kwaliteiten die er in Zwolle al zijn.

Beschrijvende voorbeelden Fase(n):

Rollen:

Fase 1

Voornamelijk gericht op initiatiefnemers

Doel: Het ondersteunen van de initiatiefnemer bij het inrichten van het proces Vorm: Online animatiefilmpjes Voorbeeld: Niet van toepassing Beschrijving: Initiatiefnemers krijgen door middel van verschillende animatiefilmpjes inzicht in hoe ze de aanpak het beste kunnen toepassen. Er komen drie filmpjes voor initiatieven met verschillende maten van complexiteit. Dit ter inspiratie of lering. De filmpjes laten de initiatiefnemer zien hoe ze de aanpak toepassen, hoe ze invullingen geven aan de spelregels en hoe ze omgaan met de drie fasen. Op deze wijze wordt duidelijk dat de aanpak toepasbaar is op kleinere en grote initiatieven en worden initiatiefnemers geholpen om de juiste keuzes te maken.

Toolbox Hanza! (eerste versie)

Pagina 3

Format actoren- en omgevingsimpact-analyse Fase(n):

Rollen:

Fase 1

Initiatiefnemer (én deelnemers in fase 1)

Doel: De initiatiefnemer helpen om in fase 1 te komen tot een goede inrichting van het proces waarin de juiste partijen betrokken worden Vorm: Webpagina Voorbeeld: Actoren en krachtenveld in kaart brengen: Hoe doe je dat? (Start voor de start) Beschrijving: Op de webpagina komen een aantal voorbeelden van goede methodes om een actoren- en/of omgevingsimpact-analyse te maken. Hiermee kunnen initiatiefnemers in kaart brengen hoe groot de impact van hun initiatief is op de omgeving en wie zij dan (in ieder geval) in het proces moeten betrekken. Dit zijn essentiële activiteiten in fase 1 van Hanza! De initiatiefnemer kan, zoals in de aanpak omschreven staat, altijd een beroep doen op de wijkmanagers. Ook staan er in het middel ‘De Hulplijn’ (zie elders in dit document) Zwolse organisaties die specifieke doelgroepen in hun netwerk hebben. Ook zij kunnen in fase 1 helpen bij het maken van een goede analyse.

Ondersteuning bij digitale toegankelijkheid van participatie- en communicatiemiddelen Fase(n):

Rollen:

Alle

Alle

Doel: Het initiatief toegankelijk maken voor alle doelgroepen Vorm: Links naar toepasselijke externe websites m Voorbeeld: https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/marketing/maak-je-website-voor-alle-bezoekers-toegankelijk/ Beschrijving: Er komt in de toolbox een overzicht met links naar externe websites die initiatiefnemers (én deelnemers) kunnen gebruiken bij het realiseren van voor heldere en toegankelijke communicatiemiddelen. Het gaat hierbij om websites met tips voor zowel de vorm als simpel en begrijpelijk taalgebruik.

Toolbox Hanza! (eerste versie)

Pagina 4

Overzicht met voorbeelden uit het land ter inspiratie Fase(n): Rollen: Alle

Alle

Doel: Initiatiefnemer en deelnemers inspireren met goede voorbeelden voor de inrichting van het proces en de inzet van goede participatie-instrumenten Vorm: Links naar toepasselijke externe websites m Voorbeeld: https://iplo.nl/participatieomgevingswet/participatie-instrumenten/participatie-instrumentenomgevingswet/ Beschrijving: Er komt in de toolbox een overzicht met links naar externe websites waarop initiatiefnemers (én deelnemers) inspiratie vinden voor o.a. de inrichting van het proces en de inzet van participatiemiddelen. Het kan hierbij gaan om websites met meer theoretische handreikingen (over bijv. de Omgevingswet) als om praktische voorbeelden van succesvolle participatieprocessen in het land. De websites worden in het overzicht goed gecategoriseerd, zodat initiatiefnemer én deelnemers snel de inspiratie vinden waar ze naar op zoek zijn.

Inspiratie online participatie Fase(n): Rollen: Alle

Alle

Doel: Stimuleren dat initiatiefnemers een brede mix aan offline én online middelen inzetten om zoveel mogelijk Zwollenaren te bereiken, Vorm: Webpagina Voorbeeld: Beschrijving: Een van de spelregels is dat de initiatiefnemer ervoor zorgt dat alle Zwollenaren kunnen meedoen. Hiervoor zet hij een brede mix aan offline én online communicatie- en participatiemiddelen in. Zeker in coronatijd is bewezen dat via online participatie nieuwe groepen Zwollenaren bereikt en betrokken kunnen worden. Om initiatiefnemers te helpen de online participatie goed te organiseren en daarbij gebruik te maken van de lessen die – o.a. in coronatijd – zijn opgedaan, wordt in de toolkit een handreiking online participatie opgenomen. Deze handreiking bevat o.a. tips en goede voorbeelden.

Toolbox Hanza! (eerste versie)

Pagina 5