Brief Auditcommissie over accountantsverslag 2023

bericht

Auditcommissie

Telefoon (038) 498 2216 E.Bagerman@zwolle.nl

Aan de leden van de gemeenteraad

Onderwerp:

Accountantsverslag over de jaarstukken 2023

Datum:

20 juni 2024

Geachte raadsleden, Als auditcommissie onderhouden wij als vooruitgeschoven post van de gemeenteraad het contact met de accountant. In dit kader spraken wij op dinsdag 18 juni jl. met onze accountant Deloitte over het accountantsverslag bij de jaarstukken 2023. Bij dit gesprek was ook een vertegenwoordiging vanuit de ambtelijke organisatie (de directeur financiën en de adviseur concern control) aanwezig om vanuit organisatieperspectief te reflecteren op de bevindingen van de accountant. In deze brief gaan wij in op de belangrijkste punten uit het gesprek. Goedkeurende verklaring Net als in voorgaande jaren heeft Deloitte een goedkeurende verklaring afgegeven over de jaarstukken. De gemeente Zwolle heeft de interne financiële beheersing goed op orde en op veel onderdelen is de interne audit verbeterd. Dit is het resultaat van grote betrokkenheid vanuit de betrokken afdelingen en commitment aan de planning. Daardoor was er sprake van een soepel controleproces, met goede werkafspraken die van beide kanten zijn nagekomen. Deloitte merkt – gelet op ervaringen bij andere gemeenten – op dat dit geen vanzelfsprekendheid is en spreekt daarom complimenten uit richting de ambtelijke organisatie. Deze complimenten richting de ambtelijke organisatie nemen wij als auditcommissie graag over.

Realisatiekracht Wij hebben met de accountant met name stilgestaan bij de belangrijkste bevindingen, zoals opgenomen op pagina 7 t/m 10 van het accountantsverslag. Grotendeels zijn dit dezelfde aandachtspunten als een jaar eerder. De realisatiekracht van de organisatie én de stad in relatie tot de ambities van het bestuur wordt in het bijzonder er uitgelicht in het accountantsverslag. Bij dit aandachtspunt hebben we in ons gesprek dan ook het langst stilgestaan. Zwolle is met dit aandachtspunt overigens niet uniek ten opzichte van andere 100.000plus-gemeenten. Voor Zwolle is dit echter extra het geval als gevolg van de snelle groei in de afgelopen jaren en het succes dat Zwolle heeft gehad bij het binnenhalen van rijkssubsidies (specifieke uitkeringen) van het Rijk. Hierbij valt te denken aan de Regiodeal- en Woondealgelden en de verschillende Woningbouwimpuls-subsidies voor specifieke projecten.

1/3

Datum

20 juni 2024 De ambtelijke organisatie heeft niet in hetzelfde tempo kunnen meegroeien. Een gevolg hiervan is dat de realisatie achterblijft bij de ambities. Daardoor is er al vele jaren sprake van hoge positieve jaarrekeningresultaten en verloopt de investeringsrealisatie in de grote projecten (Spoorzone, Stadshart, mobiliteit, Zwartewaterallee) minder snel dan voorgenomen. Ook voor de komende jaren spreekt Deloitte de zorg uit dat de ambtelijke organisatie en de stad de voorgenomen ambities niet krijgen ‘weggezet’ in de stad. Deloitte merkt hierbij wel op dat de organisatie zich hierin ontwikkelt en professioneler en realistischer wordt. Er wordt steeds beter nagedacht over de uitvoeringstoets aan de voorkant. Deloitte ziet de strategische investeringsagenda (SIA) als belangrijk instrument bij het in kaart brengen van de ambities versus de benodigde capaciteit, om zo college en gemeenteraad in staat te stellen de noodzakelijke keuzes te maken. Bewustwording bij college en raad rondom het belang van keuzes en het prioriteren hierin, is van groot belang om de ambities meer in lijn te kunnen brengen met de realisatiekracht. In deze brief volstaan wij met de herhaling van deze constatering; in eerdere brieven zijn wij hier al nadrukkelijker op ingegaan. Overige onderwerpen Tijdens de vergadering hebben we het langst stilgestaan bij voorgenoemd aandachtspunt.

Andere onderwerpen die aan bod zijn gekomen en het vermelden waard zijn, zijn de volgende: -

Bij de jaarstukken 2023 heeft het college voor het eerst zelf verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de uitgaven. In de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag heeft het college een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring opgenomen. Deloitte heeft deze verklaring als ‘getrouw’ beoordeeld. Tijdens ons gesprek heeft Deloitte aangegeven dat Zwolle bovengemiddeld goed was voorbereid en dat dit heeft geleid tot een goede en volledige verklaring van het college.

-

Een ontwikkeling waar de gemeente slechts beperkt invloed op heeft, betreffen de landelijke macro-economische ontwikkelingen binnen het zorgdomein (WMO en Jeugd). Gemeenten worden geconfronteerd met een toenemende zorgvraag, met aanzienlijke financiële consequenties. Daarbij is er sprake van toenemende schaarste in beschikbaarheid van zorgpersoneel. Zorgvraag en zorgaanbod zijn daardoor niet meer in balans. Dat zal er in toenemende mate toe leiden dat het zorgaanbod (de beschikbaarheid van zorgpersoneel) bepalend zullen zijn in de omvang van de zorguitgaven. Gemeenten hebben slechts zeer beperkt mogelijkheden om hierop te sturen en om hierin keuzes te maken.

-

Aan eerdere aanbevelingen op het gebied van IT is nog geen/onvoldoende opvolging gegeven. Dit is voor een belangrijk deel het gevolg van tragische persoonlijke omstandigheden binnen de betreffende afdeling, waardoor een groot gat gevallen is. Daardoor is het zo dat de organisatie en de accountant nog niet kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De directeur Financiën heeft aangegeven dat de verwachting is dat er het komende jaar stappen in de goede richting gezet kunnen worden. Als Auditcommissie zullen wij dit uiteraard met belangstelling blijven volgen.

-

De informatiewaarde van de jaarstukken en de kwaliteit van de verslaggeving laat naar mening van Deloitte nog steeds te wensen over. Als auditcommissie onderschrijven wij deze constatering. Het blijft een zoektocht om vast te stellen 2/3

Datum

20 juni 2024 welke taken wel/niet zijn uitgevoerd en welke doelen en ambities wel/niet zijn gerealiseerd. Het jaarverslag mist hierin scherpte. De basis hiervoor ligt in de begroting, aangezien het jaarverslag 2023 een ‘spiegeling’ is van de begroting 2023. In het kader van de doorontwikkeling van de P&C-cyclus worden hierin stappen gezet. Zo heeft in de begroting 2024 al een aanscherping plaatsgevonden in de programma’s over het sociaal domein. Volgende stappen zijn nodig om de informatiewaarde van de begroting en jaarstukken te vergroten. Deloitte wees in dit verband op enkele goede voorbeelden bij andere gemeenten: Gouda (kort en bondig, heldere doelenboom en activiteitenstructuur), Haarlem (met kengetallen die goed geduid worden), Utrecht (alleen opgaven die de inwoners raken) en Eindhoven (concreet en volledig). -

Als auditcommissie hebben wij op diverse onderdelen (kritisch) doorgevraagd, bijvoorbeeld op het gebied van frauderisico. Onze vragen hierover konden door zowel de accountant als de directeur financiën goed en helder worden beantwoord. Dit versterkt ons vertrouwen in de interne beheersing van de organisatie.

Tot slot De in deze brief benoemde onderwerpen zijn slechts een kleine greep van de onderwerpen die in het accountantsverslag aan bod komen. Wij raden u aan om kennis te nemen van het volledige en overzichtelijke accountantsverslag van Deloitte. Deloitte zal voorafgaand aan het raadsdebat op 24 juni a.s. nog een korte toelichting geven op het accountantsverslag1. Op basis van het gestelde in deze brief adviseren wij u om in te stemmen met de jaarstukken 2023. Wij kijken uit naar de behandeling van de jaarstukken in het raadsdebat.

Met vriendelijke groet, De Auditcommissie,

Jolien Elshof (voorzitter) Mark Oldengarm Joey Boon Monique Bakker Maxim van der Veen

1

Vanessa Jongbloed en Len Brandts van Deloitte zullen digitaal (hybride) aanwezig zijn bij deze vergadering. 3/3