Bijlage beslisnota Memo benoemingen raad 2022.docx

informatie

Memo

Raadsgriffie Telefoon (038) 498 2181

Aan

Leden van de raad

Van

Mara Zweers

Datum Onderwerp

11 april 2022 vacaturevervulling functies raad

1

Inleiding In de nieuwe raadsperiode dient een aantal vacatures vervuld te worden door leden van de raad. Zodra de raad deze notitie ontvangen heeft zijn de vacatures opengesteld. Na bespreking in het presidium (fractievoorzitters overleg) kan door de raad tot benoeming worden over gegaan in een besluitvormingsronde van het raadsplein. Vooralsnog wordt uitgegaan van de besluitvormingsronde van 23 mei a.s. Voor alle vacature geldt dat de benoemingen geschieden voor de hele zittingsperiode van de raad. Streven is om de betreffende gremia een redelijke afspiegeling van de raad te laten zijn wat betreft de verdeling oppositie/coalitie. De vacatures Functie Vice voorzitter raad

Aantal 1

2e Vice voorzitter raad

1

Leden agendacommissie

7

Leden commissie werkgeverschap griffie Leden rekenkamercommissie

3

Leden auditcommissie

4-10

4

Toelichting De vice voorzitter is tevens voorzitter van de Agendacommissie en is aanwezig bij vergaderingen van het Presidium. De 2e vice voorzitter neemt de taken van de vice voorzitter wanneer nodig waar en is tevens lid van de agendacommissie De Agendacommissie bestaat uit minimaal 4, maar bij voorkeur 7 Raadspleinvoorzitters/leden, waaronder de vice voorzitter en 2e vice voorzitter van de raad. Fractievoorzitters kunnen geen deel uitmaken van de Agendacommissie. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden De rekenkamercommissie bestaat uit 4 raadsleden en twee externe leden, waaronder de voorzitter. De auditcommissie bestaat uit minimaal 4 en maximaal 10 leden (maximaal 1 lid per fractie).

informatie

Datum

11 april 2022

Rapporteurs regionale samenwerking

5-10

Werkgroep inwonerbetrokkenheid

3-10

Werkgroep Omgevingswet

3-10

Voor het rapporteurschap worden ten minste 5 raadsleden aangewezen. En maximaal 1 lid per fractie. Voor de werkgroepen worden ten minste 3 raads- of burgerleden aangewezen. 1 lid per fractie Voor de werkgroepen worden ten minste 3 raads- of burgerleden aangewezen. 1 lid per fractie

Voor alle vacatures is een profielschets gemaakt, zie onderaan dit memo. Burgerleden Er is aan de fracties reeds de oproep gedaan om burgerleden aan te melden en zij worden in de eerste besluitvormende vergadering van de nieuwe raad, op 19 april j.l., reeds beëdigd. Bij aanvulling of vervanging kunnen burgerleden overigens op ieder moment nog aangemeld worden. In de eerstkomende besluitvormingsronde na de aanmelding kan tot beëdiging worden overgegaan. Zoals bekend heeft elke fractie conform het reglement van orde de mogelijkheid om maximaal 4 kandidaten voor het burgerlidmaatschap voor te dragen. De leden dienen tijdens de laatste verkiezingen op de kandidatenlijst van de betrokken partij te hebben gestaan.

2

Profielschetsen Vicevoorzitter raad Het vicevoorzitterschap is een belangrijke functie binnen de raad. De vicevoorzitter neemt het voorzitterschap van het Raadsplein waar bij afwezigheid van de voorzitter van de raad en is daarnaast voorzitter van de Agendacommissie. Het uitoefenen van deze functie vraagt om de volgende kennis en vaardigheden, stijl en beschikbaarheid: Kennis en vaardigheden: - Ervaring met technisch leiden van een vergadering: politiek debat stimuleren, kunnen samenvatten en conclusies formuleren, waarbij taakinhoud en proces tot hun recht komt - Bij voorkeur een aantal jaren ervaring als raadslid - Inzicht in gemeenterechtelijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen en in staat om hierop o.a. via de agendacommissie te sturen - Kennis van het Reglement van Orde - In staat om de raad zowel extern als intern te vertegenwoordigen Stijl/eigenschappen: - Onafhankelijk en gezaghebbend - Heeft draagvlak in de raad (steun en vertrouwen)

2/8

informatie

Datum

11 april 2022

-

Staat boven de partijen en heeft oog voor verschillende posities en belangen van fracties Staat voor besluiten en adviezen die in de agendacommissie tot stand komen Is besluitvaardig en doelgericht Staat open voor feedback Heeft een visie op de functie en de rol van de agendacommissie

Taken o.a.: - Bijdragen, als voorzitter van de Agendacommissie en samen met de leden van de Agendacommissie/Raadspleinvoorzitters, aan de gewenste doorontwikkeling van het Raadsplein - Woont vergaderingen van het Presidium bij Beschikbaarheid: De vicevoorzitter investeert voldoende tijd in de functie, is flexibel in agendatechnisch opzicht en is gedurende werkdagen goed telefonisch of per mail bereikbaar. 2e Vicevoorzitter De voormalig vicevoorzitter en agendacommissie hebben vastgesteld dat het aanbeveling verdient om een plaatsvervanger van de vicevoorzitter te benoemen. Mede gezien de frequentie van het Veiligheidsberaad (rondom aanpak Coronacrisis en Oekraïne crisis), waar aanwezigheid van de voorzitter van de raad gevraagd is, heeft het vicevoorzitterschap van de raad de afgelopen periode meer tijd en beschikbaarheid gevraagd dan voorheen. De 2e vicevoorzitter kan tevens als waarnemer van de voorzitter optreden binnen de agendacommissie. Het profiel voor de 2e vicevoorzitter is in grote mate gelijk aan het profiel van de vicevoorzitter. Leden Agendacommissie De Agendacommissie heeft als belangrijkste taak het voorbereiden van de agenda’s van de raadspleinvergaderingen (behandelwijze en vorm) en het adviseren over de werkwijze van de raad. Het lidmaatschap van de agendacommissie brengt ook het voorzitten van raadspleinvergaderingen met zich mee.

Wat betreft de leden van de Agendacommissie kan men het profiel in enige mate afleiden van het profiel van de vicevoorzitter. Kennis en vaardigheden: - Enige ervaring met technisch leiden van een vergadering - Kennis van het Reglement van Orde of het vermogen zich dit snel eigen te maken - Inzicht in gemeentelijke besluitvormingsprocessen of het vermogen zich dit snel eigen te maken Stijl/eigenschappen: - Onafhankelijk en gezaghebbend - Goede sociale en contactuele vaardigheden

3/8

informatie

Datum

11 april 2022

-

Staat boven de partijen en heeft oog voor verschillende posities en belangen van fracties Draagt bij aan gewenste omgangsvormen, bejegening en orde in de raadsplein vergaderingen Staat voor besluiten en adviezen die in de agendacommissie tot stand komen Is bereid zijn/haar functioneren te ontwikkelen. Hiertoe wordt een cursus voorzitterschap aangeboden

Taken o.a.: - Bijdragen aan de gewenste doorontwikkeling van het Raadsplein (o.a. experiment werkwijze n.a.v. debat 4 april j.l.) Beschikbaarheid: - De leden van de agendacommissie zitten gemiddeld eens per 3 weken een informatie- of debatronde voor - De Agendacommissie vergadert gemiddeld eens per 3 weken, voorafgaand aan het Raadsplein van 18.00 tot 19.30 uur. - Het vaststellen van agenda’s of nemen van besluiten over agenderingen brengt met zich mee dat adequaat en regelmatig op korte termijn gereageerd dient te worden op consultaties en adviezen van de griffie. Zie voor meer informatie over de agendacommissie het bijgevoegde overdrachtsdocument. Leden commissie werkgeverschap griffie De raad is werkgever van de griffie. In de praktijk stuurt de raad via de werkgeverscommissie de griffier aan en mandateert de raad de aansturing van het griffiepersoneel aan de griffier. Om een goede werkgever te zijn is het belangrijk dat de bijzondere positie van de griffie(r) wordt herkend en erkend. Daarom is het wenselijk dat de werkgeverscommissie wordt ingericht met raadsleden die affiniteit hebben met het vakgebied, boven de partijen kunnen staan en voldoende gezag hebben binnen de raad.

Van leden wordt gevraagd dat zij: - Gevoel hebben voor modern werkgeverschap - Indien mogelijk ervaring hebben op het terrein van P&O, HRM of leiding geven - Oog hebben voor de positie van de griffie(r) - Zich inzetten voor het belang van de raad als geheel - Autoriteit hebben t.o.v. de ambtelijke organisatie en de burgemeester, zodat zij de griffier voldoende steun kunnen bieden - In staat zijn te communiceren met de raad over de gewenste koers (welke kant de raad op wil en welke ondersteuning daarvoor nodig is) - Oog hebben voor lief en leed - Voldoende tijd hebben voor periodiek overleg (gemiddeld 3 a 4 keer per jaar) Zie tevens het bijgevoegde overdrachtsdocument van de werkgeverscommissie.

Leden Rekenkamercommissie

4/8

informatie

Datum

11 april 2022

De Rekenkamercommissie (Rkc) doet onderzoek doet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid van de gemeente Zwolle. De Rekenkamercommissie bepaalt zelfstandig de onderzoekagenda en begeleidt de onderzoeken. De onderzoeken zelf worden door externe bureaus uitgevoerd. In 2021 heeft de raad besloten de Rkc door te ontwikkelen en te versterken. Onder andere door het aantal onderzoeken te verhogen van één naar twee á drie per jaar, het opstellen van beknopte ‘inspiratiebrieven’ voor raad en de raad op andere wijze ondersteunen, bijvoorbeeld met een expertsessie of rekenkamerbrief, voorafgaand aan besluitvorming over nieuw beleid. Kennis en vaardigheden: - Affiniteit met beleidsevaluatieonderzoeken - Brede algemene interesse in (en kennis van) de gemeentelijke beleidsvelden - Gevoel voor opdrachtgeverschap aan externe onderzoeksbureaus Stijl/eigenschappen: - Onafhankelijke oordeelsvorming - Posifitief-kritische blik Taken o.a.: - Het bepalen de onderzoeksonderwerpen en (mee)formuleren van de onderzoeksvragen. - Het meedenken over de te formuleren conclusies en aanbeveingen. - Tussentijds beoordelen van de conceptrapporten van de externe onderzoeksbureaus. - Het beoordelen van het jaarplan en jaarverslag van de Rkc. - Het meedenken over geschikte onderwerpen voor inspiratiebrieven, expertsessies, rekenkamerbrieven, etc. N.B.

De externe leden en de secretaris schrijven doorgaans de onderzoeksopzetten, de conclusies en aanbevelingen, jaarplannen, jaarverslagen, etc. Beschikbaarheid: - De Rekenkamercommissie vergadert eens in de zes weken (circa 8 a 9 keer per jaar). - De vergaderingen vinden in principe van plaats op de woensdagavond van 18.30 tot 19.30. - Indien het houden van interviews of groepsgesprekken onderdeel uitmaakt van een onderzoek, worden leden van de Rekenkamercommissie uitgenodigd om hier als toehoorder bij aanwezig te zijn. Nadere informatie: - Zie voor nadere informatie het jaarplan 2022 van de Rekenkamercommissie en/of raadpleeg de site: https://www.zwolle.nl/gemeenteraad/rekenkamer Op de site is onder andere het in 2021 vastgestelde ambitiedocument van de Rkc te vinden

5/8

informatie

Datum

11 april 2022

Leden auditcommissie De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid. Daarnaast heeft de commissie tot taak om de raad te ondersteunen en faciliteren in het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende rol. De auditcommissie fungeert als aanspreekpunt en opdrachtgever van de accountant (Deloitte). In die hoedanigheid spreekt de auditcommissie met de accountant over het controleplan, de interim-controle en jaarrekeningcontrole. Daarbij bepaalt de accountant ook speerpunten voor de controles door de accountant. De auditcommissie begeleidt tevens de aanbestedingsprocedure voor de accountantsdiensten. Deze aanbestedingsprocedure is in 2020 doorlopen, waarbij de accountantsdiensten voor drie jaar zijn aanbesteed (2021-2023), met tweemaal de mogelijkheid om het contract met twee jaar te verlengen. In principe hoeft er dus geen aanbestedingsprocedure doorlopen te worden in de komende raadsperiode. Naast de afstemming met de accountant, treedt de auditcommissie tijdens haar vergaderingen in overleg met de directeur financiën en de coördinator beleidscyclus over de documenten behorend tot de beleidscyclus (perspectiefnota, begroting, beleidsrapportages en jaarverslag).

Daarbij wordt zowel gekeken naar de mogelijkheden voor de raad om te sturen als naar de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten. Naar het ‘versterken van het sturend vermogen van de beleidscyclus’ heeft het college onlangs een (artikel 213a-)onderzoek laten uitvoeren. De uitkomsten hiervan vormen de bouwstenen voor doorontwikkeling van de beleidscyclus. De auditcommissie fungeert daarbij als klankbord voor de organisatie. Andere onderwerpen die in de auditcommissie (vaak ter informatie) aan bod komen zijn: beheersing op het gebied van IT, cybersecurity en informatiebeveiliging, treasury, capaciteitsplanning, (invoering) rechtmatigheidsverantwoording, frauderisico’s, etc.. Van leden van de auditcommissie wordt verwacht dat zij: - beschikken over enige affiniteit met (gemeente)financiën, planning & control en accountantscontroles; - in staat zijn boven politieke belangen te staan; - in staat zijn technische/vakinhoudelijke kennis over te brengen aan collegaraadsleden; - integriteit hoog in het vaandel hebben staan en van onbesproken gedrag zijn - voldoende tijd hebben voor periodiek overleg (er wordt circa 6 keer per jaar vergaderd). Rapporteurs regionale samenwerking Sinds de raadsperiode 2018-2022 zijn rapporteurs regionale samenwerking benoemd.

6/8

informatie

Datum

11 april 2022

De rapporteurs vervullen een agenderende en signalerende functie en zijn eerste aanspraakpunt binnen de raad op het gebied van regionale samenwerking in brede zin. De rapporteurs spelen vanuit Zwolle als centrum van de regio een belangrijke rol in regionale netwerken. Onder andere door voorzitters te leveren aan de regionale klankbordgroep van raads- en statenleden Regio Zwolle te leveren en aan de regionale klankbordgroep van volksvertegenwoordigers rondom de Regionale Energiestrategie (RES). De rapporteurs informeren het presidium over de voortgang waar nodig. Door als vooruitgeschoven post van de raad (vroegtijdig) over en met samenwerkingsverbanden in gesprek te gaan, kunnen de rapporteurs onder andere: - de raad wijzen op wat er binnen samenwerkingsverbanden speelt - in beeld brengen wat (mogelijk) op de raad afkomt - adviseren over de wijze waarop de informatievoorziening richting de raad vormgegeven kan worden Van de rapporteurs wordt verwacht dat zij: - Affiniteit hebben met regionale samenwerking en interesse in verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen - Zich onafhankelijk opstellen en a-politiek opereren: rapporteurs zijn rapporteur van de raad als geheel - Ontwikkelingen volgen op het gebied van regionale samenwerking, gemeenschappelijke regelingen en kennisnemen van de relevante beleidsstukken - Zowel een interne als een externe rol vervullen: voor het

verkrijgen van informatie hebben rapporteurs contact met zowel de portefeuillehouder binnen het college en de ambtelijke ondersteuning als met regionale samenwerkingsverbanden - Open staan voor contact met andere gemeenteraden (rapporteurs) over regionale samenwerkingsverbanden/gemeenschappelijke regelingen - Beschikbaar zijn voor periodiek overleg van de rapporteurs (gemiddeld eens per kwartaal) en daarnaast voor deelname aan regionale klankbordgroepen/werkgroepen, gesprek met samenwerkingsverbanden en het bijwonen van regionale bijeenkomsten (gemiddeld 1-2 keer per maand) Zie voor meer informatie over de raadsrapporteurs het bijvoegde opbrengst- en overdrachtsdocument. Werkgroep Inwonerbetrokkenheid De raadswerkgroep Inwonerbetrokkenheid werkt aan de vernieuwing van de lokale democratie activiteiten en communicatie die moet bijdragen aan betere participatie/betrokkenheid van inwoners bij het gemeentebestuur. In juni 2020 is de QuickScan Lokale Democratie uitgevoerd door de werkgroep welke geleid heeft tot een verbeteragenda voor raad en college. Een greep uit de onderwerpen en activiteiten die de vorige werkgroep samen met de griffie heeft georganiseerd: Ideeënmarkt, Democracityspel groepen 7-8 primair onderwijs,

7/8

informatie

Datum

11 april 2022

Klassenbezoeken voortgezet onderwijs, Cursus politiek actief en de Raadssafari reeks. Ook de afspraken over raadscommunicatie worden besproken met deze werkgroep. Het opstellen van een plan van aanpak voor een burgerberaad is één van de grote onderwerpen waar deze werkgroep samen met college (en griffie) mee aan de slag gaat. Van leden van deze werkgroep wordt verwacht dat zij: - Affiniteit hebben met participatie, lokale democratie en alles wat met inwonerbetrokkenheid te maken heeft. - Voldoende tijd hebben om een bijdrage te leveren aan de projecten van de werkgroep - De ca. 4 overleggen per jaar willen bijwonen. Werkgroep Omgevingswet De raadwerkgroep Omgevingswet bestond vorige periode uit de woordvoerders Omgevingswet/fysieke leefomgeving en houdt zich bezig met de informatiepositie en de rol van de raad. De werkgroep heeft als taak om in gesprek met het ambtelijk projectteam het proces van besluitvorming over de Omgevingswet voor te bereiden. De vraag die daarbij centraal staat: Wat heeft de gemeenteraad nodig aan informatie en bijeenkomsten om een (goed) besluit te kunnen nemen? Nadat de wet op 1-1-2023 is ingevoerd zal er een periode ontstaan waarin we met elkaar willen leren over de werking van de wet in de praktijk.

Daarom is het idee dat deze werkgroep een rol gaat hebben als gesprekspartner van de organisatie om het besluitvormingsproces en de informatievoorziening aan de raad te evalueren/verbeteren. Over deze extra rol dient het presidium nog een uitspraak te doen. Van deze werkgroep leden wordt verwacht dat zij: - Kennis (willen) hebben over de Omgevingswet. - De overige raadsleden en de raad in het algemeen van dienst willen zijn - Beschikbaar zijn voor ca 4 avonden per jaar.

8/8