Bijlage 8. Convenant Regionaal Expertteam Overijssel

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Regio Twente en IJsselland Versie: Definitief Coördinerende gemeente: Enschede

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL INLEIDING De jeugdhulpaanbieders die onderdeel uitmaken van het Regionaal Expertteam (RET) en de belangrijkste jeugdhulpaanbieders per Sector, de gemeenten van de jeugdhulpregio’s IJsselland en Twente en de Gecertificeerde Instellingen willen met elkaar komen tot een werkwijze om voor Jeugdigen met meervoudige en complexe problemen1, waarbij sprake is van een (dreigende) vastgelopen situatie, te zoeken naar een passende en tijdige oplossing. Dit doen we met elkaar door het inrichten van een RET. DOEL VAN DIT CONVENANT In dit convenant zijn de uitgangspunten voor de werkwijze van het RET, inhoud van de samenwerking, de financiering van de oplossing en gegevensuitwisseling onderling vastgelegd. Het maken van gezamenlijke basisafspraken over de bespreking van de aanmelding in het RET moet ertoe leiden dat er een passende en tijdige oplossing gerealiseerd wordt voor Jeugdigen met meervoudige en complexe problemen, waarbij de situatie dreigt vast te lopen of al vastgelopen is. VASTSTELLING CONVENANT Met de ondertekening van dit convenant conformeren de Partijen zich aan de genoemde uitgangspunten en afspraken. De ondergetekenden: a.

Vertegenwoordigers van een Sector binnen de jeugdhulp die onderdeel uitmaken van het RET: IJsselland Trias – vertegenwoordiger voor de Sector Jeugd en Opvoedhulp Pactum – vertegenwoordiger voor de Sector JeugdzorgPlus Triade Vitree – vertegenwoordiger voor de Sector Licht Verstandelijke Beperking Karakter – vertegenwoordiger voor de Sector Geestelijke Gezondheidszorg

Twente Jarabee - vertegenwoordiger voor de Sector Jeugd en Opvoedhulp Pluryn – vertegenwoordiger voor de Sector JeugdzorgPlus Ambiq – vertegenwoordiger voor de Sector Licht Verstandelijke Beperking Accare – vertegenwoordiger voor de Sector Geestelijke Gezondheidszorg

b. De belangrijkste jeugdhulpaanbieders per Sector (de flexibele schil), naast de vertegenwoordigers in het RET, die voor het realiseren van tijdige en passende hulp in Overijssel van belang zijn:

De problemen spelen op meerdere domeinen en vaak zijn er al meerdere mislukte hulppogingen. De problemen zijn sterk verweven met die in het gezin/netwerk. 1

2

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Jeugd en Opvoedhulp

(Licht) Verstandelijke Beperking Aveleijn

Geestelijke Gezondheidszorg Dimence/ jeugd GGZ

Twentse Zorgcentra

Mediant

’s Heerenloo

Tactus

c. De Gecertificeerde Instellingen • Jeugdbescherming Overijssel • William Schrikker Jeugdbescherming & Jeugdreclassering • Leger des Heils Jeugdbescherming & Reclassering d. De gemeenten van de jeugdhulpregio’s IJsselland en Twente Gemeenten regio IJsselland Dalfsen Deventer Hardenberg Kampen Olst-Wijhe Ommen Raalte Staphorst Steenwijkerland Zwartewaterland Zwolle

Gemeenten regio Twente Almelo Borne Dinkelland Enschede Hof van Twente Haaksbergen Hellendoorn Hengelo Losser Oldenzaal Rijssen-Holten Tubbergen Twenterand Wierden

Hierna te afzonderlijk te noemen Partij en gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende dat: a. Gemeenten sinds de invoering van de Jeugdwet verantwoordelijk zijn om Jeugdigen, gedefinieerd in artikel 1.3 van dit convenant, die dit nodig hebben passende hulp te bieden; b. Het ministerie van VWS gemeenten de opdracht heeft gegeven om per januari 2018 regionale Expertteams jeugd in te richten; c. Sommige hulp voor Jeugdigen over domeinen heen en complex is en dat Partijen een gedeelde verantwoordelijkheid hebben om deze hulp te organiseren;

3

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL d. Het voor de aanpak rondom meervoudige en complexe hulpvragen van Jeugdigen noodzakelijk is dat de Partijen intensief samenwerken; e. Onderlinge afstemming tussen de Partijen noodzakelijk is en vraagt om een regionaal afgestemde aanpak; f. Het RET een samenwerking is welke in ontwikkeling is; g. Het RET geen juridische entiteit is; h. Het RET een onafhankelijk overleg is; i. Het uitgangspunt is dat er geen Jeugdigen meer geplaatst worden buiten de regio, behalve wanneer het specifieke of passend hulpaanbod regionaal niet voorhanden is, bijvoorbeeld bij landelijk ingekochte hulp en gesloten plaatsingen; j. Het streven is om geen Jeugdige meer te plaatsen bij een niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieder; k. Het RET een stabiel team is waar vaste deelnemers in vertegenwoordigd zijn welke de regio kennen; l. In het RET minimaal de Experts vanuit GGZ, J&O, JeugdzorgPlus en LVB deelnemen; m. In het RET een GGZ, J&O, JeugdzorgPlus en LVB-vertegenwoordiger namens hun Sector zit en mag spreken; n. Het RET zich houdt aan artikel 2.3 lid 4 van de Jeugdwet, wat betekent dat het RET rekening houdt met behoeften en persoonskenmerken, de godsdienstige gezindheid, de levensovertuiging en de culturele achtergrond van de Jeugdige en ouder(s); o.

Hierbij wordt gewerkt vanuit de transformatiegedachte, waarbij de leefwereld van de Jeugdige centraal staan; p. Door het delen van de inzichten die ontstaan in het RET Partijen kunnen blijven leren en ontwikkelen. q. De individuele instellingsbesturen ten alle tijden autonoom verantwoordelijk blijven voor hun eigen organisatie, maar medeverantwoordelijk ten aanzien van casuïstiek Spreken af een samenwerking aan te gaan in het RET onder de navolgende voorwaarden en bepalingen: ARTIKEL 1 DEFINITIES EN ROLLEN 1.1 Aanmelder Degene die de situatie van een Jeugdige aanmeldt bij het RET, zoals de professional van een jeugdhulpaanbieder, de lokale toegang, de gecertificeerde instelling, de Jeugdige zelf of ouder(s). De Aanmelder behoudt zijn eigen verantwoordelijkheid. 1.2 Expert Professional in dienst bij jeugdhulpaanbieder en een vertegenwoordiger van een Sector, die een vaste deelnemer is van het RET. 1.3 Jeugdige Jeugdige tot en met 21 jaar2 met meervoudige en complexe problemen, waarbij sprake 2

Voor de leeftijdsgrens wordt de definitie van de Expertisenetwerken aangehouden: Meervoudige en complexe problematiek stopt niet bij 18 jaar. Daarom is de leeftijdsgrens voor de doelgroep van de Expertisecentra op het moment van aanmelding van de jongere tot en met 21 jaar. Betrokkenheid bij de casus kan duren tot maximaal 23 jaar, zodat de overgang naar de volwassenenzorg goed gerealiseerd kan worden.

4

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL is van een (dreigende) vastgelopen situatie in de hulp en/of bij ouder(s). Daar waar Jeugdige wordt gebruikt, wordt voor zover van toepassing ook bedoeld Jeugdige en/of zijn/haar gezin. 1.4 Ouder(s) Gezaghebbende ouder, adoptiefouder, stiefouder of een ander die een jeugdige als behorend tot zijn gezin verzorgt en opvoedt, niet zijnde een pleegouder3 1.5 Partij De jeugdhulpaanbieder die een Expert afvaardigt bij het RET of belangrijk is voor het realiseren van tijdige en passende hulp in Overijssel; één van de gemeenten in de provincie Overijssel; één van de Gecertificeerde Instellingen in de provincie Overijssel. 1.6 Regionaal Expertteam (RET) Overlegstructuur voor Jeugdigen en hun ouder(s) en professionals in de jeugdhulp, waarin met Jeugdigen, Experts en andere betrokkenen gekomen wordt tot een tijdige en passende oplossing voor de Jeugdigen. Het belang van de Jeugdigen staat centraal tijdens het overleg. 1.7 Secretaris De Secretaris van het RET en ondersteunend aan de Voorzitter. 1.8 Sector Binnen dit convenant wordt er gewerkt met vertegenwoordigers van de vier Sectoren binnen de jeugdhulp, namelijk de Sector Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ), Sector Jeugd en Opvoedhulp (J&O), de Sector JeugdzorgPlus (JZ+) en de Sector (Licht) Verstandelijke Beperking ((L)VB).

1.9 Verwijzer Degene die volgens de Jeugdwet kan toe leiden naar jeugdhulp. 1.10 Voorzitter De onafhankelijke Voorzitter van het RET. De Voorzitter ondersteunt de Aanmelder van aanmelding tot realisatie van de passende en tijdige oplossing en kan als wenselijk interventies plegen. De Voorzitter laat niet los tot de oplossing is gerealiseerd. De Voorzitter neemt geen verantwoordelijkheid over. ARTIKEL 2 DOELGROEP De doelgroep bestaat uit Jeugdigen van 0 tot 21 jaar met meervoudige en complexe problemen, waarbij de situatie dreigt vast te lopen of al vastgelopen is. ARTIKEL 3 DOELEN REGIONAAL EXPERTTEAM Dit RET moet ertoe leiden dat: 3.1 Er een gezamenlijk advies komt, dat toekomstgericht is en waarbij alle leefgebieden zijn meegenomen en het gewone leven van de Jeugdige het vertrekpunt is. Het is een zwaarwegend en niet vrijblijvend advies, waaraan alle Partijen zich committeren. Ook de Partijen waarvan er geen medewerker tijdens het overleg aanwezig is. 3.2 Er een tijdige en passende oplossing gerealiseerd wordt voor Jeugdigen. De oplossing sluit aan bij het perspectief van de Jeugdige. 3

Artikel 1.1 van de Jeugdwet

5

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL 3.3 Er een bijdrage geleverd wordt aan de transformatie van de jeugdzorg door te leren van de casuïstiek die voorbij is gekomen in het RET met als doel verbetering en vernieuwing van de kwaliteit van hulp voor Jeugdigen. Door casuïstiek op deze manier te blijven monitoren en evalueren, kunnen er opgaven gesignaleerd en geagendeerd worden. Deze opgaven kunnen vervolgens weer een plek krijgen binnen het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel. ARTIKEL 4 FUNCTIES REGIONAAL EXPERTTEAM Het RET heeft de volgende vier functies: 1. Consultatie en advies Ouder(s), Jeugdigen, toegangsmedewerkers of andere professionals kunnen, bij voorkeur in een vroeg stadium van complexiteit, contact opnemen met het RET om advies in te winnen over een hulpvraag. Het liefst dus zo vroeg mogelijk om te voorkomen dat er een complexe situatie ontstaat. Het RET heeft ook als taak om verbinding te leggen met de Experts met hoog-specialistische kennis vanuit de samenwerking binnen het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel en kan ondersteunen bij het maken van een verklarende analyse. 2. Procesregie De Voorzitter zorgt ervoor dat de verschillende Partijen aan tafel komen om samen een toekomstgericht advies op te stellen, te komen tot een passende en tijdige oplossing en te monitoren op de voortgang in de uitvoering. De Voorzitter laat niet los tot de oplossing is gerealiseerd.

De Voorzitter neemt geen verantwoordelijkheid over. 3. Signaleren en adviseren Het RET maakt periodiek een analyse van de aangemelde en opgepakte complexe hulpvragen. Deze rapportage gaat in op gesignaleerde ontwikkelingen en knelpunten. De ontwikkelingen en knelpunten worden voorzien van een advies. Deze rapportage wordt onder de aandacht gebracht bij de Partijen en de lokale teams, waar nodig, de bestuurders en wethouder(s). De rapportage is ook de input voor de bovenregionale Expertisenetwerken. De aanmeldingen worden vastgelegd in de landelijke monitor Regionale Expertteams. Deze monitor maakt zowel de regionale als de landelijke gegevens visueel en kan bijdragen aan de periodieke analyse. 4. Leren van meervoudige en complexe hulpvragen Leren vindt op meerdere niveaus plaats: o Op casusniveau o Op procesniveau o Op bestuurlijk niveau Twee keer per jaar wordt de casuïstiek geëvalueerd in hoeverre de oplossing ook een langdurig effect heeft. Door monitoren en evalueren worden opgaven gesignaleerd en structurele knelpunten, rondom samenwerking en hiaten in de hulp, inzichtelijk gemaakt en besproken met de Partijen. Daarnaast worden rode draden gedeeld met een afvaardiging van bestuurders van de Partijen in de stuurgroep van het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel, zodat er in gezamenlijkheid gekomen kan worden tot structurele oplossingen.

6

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL

ARTIKEL 5 AANMELDEN RET Het betreft een aanmelding voor het RET, zowel binnen het vrijwillig als gedwongen kader, als er lokaal geen oplossing gevonden is en: • • • •

Er is sprake van contra-indicaties, waardoor de Aanmelder al weet dat de Jeugdige afgewezen wordt door jeugdhulpaanbieders; Wanneer domein overstijgend denken nodig is (18-/18+, verschillende Expertise); Wanneer hoog specialistische kennis nodig is (Expertise vanuit bovenregionale Expertisenetwerk jeugd Overijssel); De inschatting is dat er meerdere jeugdhulpaanbieders nodig zijn voor de hulpvraag van de Jeugdige.

ARTIKEL 6 SAMENSTELLING EXPERTTEAM In het RET zijn een aantal vaste deelnemers aanwezig tijdens het overleg: 6.1 De Voorzitter, werkzaam voor de jeugdhulpregio’s maar juridisch in dienst van de gemeente Enschede 6.2 De Secretaris, werkzaam voor de jeugdhulpregio’s maar juridisch in dienst van de gemeente Enschede; 6.3 Experts van de (jeugdhulp)aanbieders. Naast de vaste samenstelling sluiten ook de volgende personen/ Partijen aan. Dit zijn wisselende deelnemers: 6.4 De Jeugdige en/ of ouder(s); 6.5 De Aanmelder; 6.6 Een medewerker van de lokale toegang van de verantwoordelijke gemeente, als deze niet de Aanmelder is; 6.7 Huidige betrokken jeugdhulpaanbieder(s): 6.8 Eventueel lokale Partijen die een mogelijke rol kunnen hebben in het realiseren van de tijdige en passende oplossing; 6.9 School van herkomst of leerplichtambtenaar als het een vrijstelling van onderwijs betreft. ARTIKEL 7 ZWAARWEGEND ADVIES Het RET geeft een zwaarwegend en niet vrijblijvend advies. Dit gezamenlijk advies brengt mee dat de Jeugdige en alle Partijen zich committeren aan het advies dat wordt gegeven door het RET. Dit advies wordt uitgevoerd door één of meerderde Partijen. De jeugdhulpaanbieders zorgen voor de tijdige en passende oplossing en de verantwoordelijke gemeente zorgt voor de daarbij behorende financiering. Er wordt gestreefd naar consensus.

Mocht er (bij uitzondering) geen consensus mogelijk zijn dan volgt er een vervolggesprek, zodat er uiteindelijk toch consensus ontstaat tussen de Jeugdige en Partijen. In het zwaarwegend en niet vrijblijvend advies wordt ingegaan op de volgende elementen: • Samenvatting van het gesprek; 7

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL • Het advies; • Randvoorwaarden; • Gemaakte afspraken met concrete doelen en termijnen. Als het advies niet binnen 2 weken is opgevolgd, kan de Voorzitter gebruik maken van het escalatiemodel, artikel 13. ARTIKEL 8 WERKWIJZE Aanmelding 8.1 Verwijzers vanuit de gemeentelijke toegang en de gecertificeerde instellingen (in overleg met de gemeentelijke toegang) kunnen een verzoek ter bespreking indienen. Andere professionals kunnen contact opnemen met de lokale toegang als er een situatie is die dreigt vast te lopen of is vastgelopen. Ook Jeugdigen en/ of ouder(s) kunnen zelf een verzoek tot bespreking in het RET doen, in dat geval samen met de gemeentelijke toegang. 8.2 Wanneer een Aanmelder overweegt de situatie in te brengen in het RET bespreekt de Aanmelder dat voorafgaand aan de aanmelding met de Jeugdige en/ of de ouder(s). 8.3 De Aanmelder dient een aanvraag in via het aanmeldformulier (zie bijlage 1) bij de Secretaris van het RET. Deze controleert het aanmeldformulier op volledigheid. Bij onvolledigheid wordt er contact opgenomen met de Aanmelder. 8.4 Wanneer het een situatie voor het RET betreft, zoals beschreven in artikel 5 van dit convenant, wordt deze door de Secretaris uiterlijk 10 werkdagen na binnenkomst geagendeerd.

8.5 De Secretaris nodigt de deelnemers van het RET uit en deelt het aanmeldformulier met de Experts een week voorafgaand aan het overleg. Vooroverleg 8.6 De Voorzitter en de Aanmelder houden met de Jeugdige, als deze 12 jaar4 of ouder is en ouder(s) een kort voorgesprek, met als doel: • De Jeugdige en/ of ouder(s) wordt voorbereid op het gesprek; • De Jeugdige en/ of ouder(s) voelt zich gehoord en kan duidelijk maken wat hij of zij hoopt dat er gaat gebeuren; 8.7 Wanneer de Jeugdige en/ of ouder(s) niet aan tafel wil, mag deze op een andere manier contact opnemen met de Voorzitter, bijvoorbeeld via een app, brief of telefonisch. De bespreking 8.8 Altijd aan tafel zitten de Jeugdige boven de 12 jaar (tenzij er gegronde redenen zijn om het niet te doen) en de ouder(s), de Voorzitter en de Secretaris, de Aanmelder, de Experts, de medewerker van de lokale toegang van de gemeente die regie voert over de casus en de school van herkomst of de leerplichtambtenaar.

4

De belangen van Jeugdigen jonger dan 12 jaar worden behartigd door hun ouder(s) of voogd. In de leeftijdscategorie 12 tot 16 jaar is er sprake van zogenaamde ‘dubbele toestemming. Zowel ouder(s)/voogd als Jeugdigen moeten instemmen met de behandeling. Voor Jeugdigen ouder dan 16 jaar geldt dat zij toestemming moeten verlenen aan hun ouder(s) voor bijvoorbeeld dossierinzage. Over behandelingen mogen zij dan zelf beslissingen nemen.

8

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL 8.9 Bij afwezigheid van de Jeugdige én de ouder(s) én de Aanmelder gaat de bespreking niet door. Er wordt niet geadviseerd over gezinnen als niemand het gezin kent. Het gesprek gaat wel door als de ouder(s) aangegeven hebben niet te komen. 8.10 De Jeugdige staat centraal tijdens de bespreking. 8.11 De situatie van de Jeugdige wordt besproken in maximaal 60 minuten. 8.12 Tijdens de bespreking in het RET wordt gezamenlijk gewerkt aan advies. Er wordt gestreefd naar consensus. Mocht er (bij uitzondering) geen consensus mogelijk zijn dan beslist de Voorzitter over het advies. 8.13 Om de uitvoering van het advies mogelijk te maken, beslist de aanwezige medewerker van de toegang over de uitvoering en financiering van het advies met uitzondering op niet ingekocht aanbod of financiering van een maatwerkoplossing. Dan geldt artikel 16. 8.14 Om de uitvoering van het advies mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de Experts mandaat hebben van de betreffende Sector om de taken voortvloeiende uit het convenant uit te voeren. 8.15 Als de Expert niet zelf de oplossing gaat bieden, maar de flexibele schil is nodig, dan overlegt de Expert binnen een week met de flexibele schil.

De Expert en de aanbieders in de flexibel schil staan per Sector garant voor de oplossing of zorgen voor overbruggingshulp als de geadviseerde hulp nog niet ingezet kan worden in verband met wachttijden. De Experts in het RET kunnen geen uitspraak doen over plaatsing bij aanbieders in de flexibele schil. 8.16 Het advies wordt binnen 5 werkdagen na de bespreking door de Secretaris opgesteld en naar betrokkenen verzonden. 8.17 Binnen 10 werkdagen vindt er een terugkoppeling plaats van de gemaakte afspraken. Opvolging 8.18 Opvolging vindt plaats om te kijken in hoeverre de oplossing een langdurig effect heeft en of er verbetering is in de situatie van de Jeugdige. Dit gebeurt na zes weken en vervolgens weer na zes maanden. De Voorzitter neemt contact op met de Aanmelder en de Jeugdige en/ of ouder(s) en vraagt naar de ervaring met het RET, het advies en de mate van passend en tijdigheid van de oplossing. Daarna wordt de aanmelding afgesloten. 8.19 Wanneer een advies niet toereikend blijkt te zijn, kan de Aanmelder zich opnieuw wenden tot het RET. Monitoren, Leren en signaleren 8.20 Het monitoren vindt plaats op regionaal en landelijk niveau op basis van de landelijke monitor Regionale Expertteams (zie bijlage 4).

8.21 Elk half jaar is er een stuurgroep van het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel met een afvaardiging van bestuurders van de betrokken Partijen5 waarin de rode draden vanuit de casuïstiek worden besproken en er in gezamenlijkheid gekomen kan worden tot structurele oplossingen.

5

De stuurgroep bestaat uit de bestuurders van de aanbieders die Experts leveren, JBOV, onderwijs, clientvertegenwoordiging, een wethouder vanuit IJsselland en de wethouder van Enschede, als coördinerende gemeente.

9

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL ARTIKEL 9 UITWISSELEN VAN INFORMATIE6 Uitgangspunt is het vragen van expliciete toestemming van de Jeugdige en/ of ouder(s) voor het uitwisselen van informatie. 9.1 Voorafgaand aan de aanmelding spant de Aanmelder zich tot het uiterste in om toestemming voor de melding te verkrijgen van de Jeugdige. De Aanmelder legt uit waarom de aanmelding wenselijk is. De Aanmelder maakt gebruik van het transparantiebeginsel7. 9.2 De Aanmelder registreert met welk doel de informatie wordt gedeeld en met welke functionarissen. 9.3 Als er geen toestemming wordt verleend en Jeugdige zit niet aan tafel, dan kan de aanmelding alleen anoniem besproken worden. 9.4 Het aanmeldformulier (zie bijlage 1) en eventuele bijlagen worden beveiligd verstuurd. 9.5 Aan het einde van de bespreking wordt aan Jeugdige/ ouder(s) gevraagd of het verslag gedeeld mag worden met de aanwezigen8. 9.6 Partijen voorzien elkaar van alle noodzakelijke informatie voor het behalen van de doelstellingen van het RET zoals beschreven in artikel 3 en het uitvoeren van de werkwijze zoals beschreven in artikel 8, voor zover wettelijk mogelijk. Verder gebruik van die informatie geschiedt onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen, slechts voor zover volgens geldende wet- en regelgeving is geoorloofd en met inachtneming van artikel 11, lid 2.

ARTIKEL 10 COMMUNICATIE 10.1 Partijen communiceren niet afzonderlijk naar derden over de versterkte informatie in het RET, zonder voorafgaande instemming van Jeugdige en ouder(s). 10.2 De Voorzitter ziet toe op het coördineren van communicatie naar derden en treedt op als woordvoerder voor het RET. ARTIKEL 11 GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING 11.1 Partijen nemen conform de toepasselijke wettelijke bepalingen en ongeacht de duur van dit Convenant strikte geheimhouding in acht over elkaars organisatie, over informatie die ten behoeve van de uitvoering van dit Convenant bij en/of tussen Partijen bekend wordt en vertrouwelijk is, dan wel waarvan mag worden aangenomen dat deze vertrouwelijk is, dan wel persoonsgegevens die worden uitgewisseld, alsmede over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere 6

Iedere verwerker moet een grondslag hebben om gegevens te mogen verwerken. Dat geldt zowel voor de verwerkingsverantwoordelijke die gegevens verzamelt (en verder verwerkt) als voor de Regionale Expertteams die gegevens verstrekken. De grondslag voor de landelijke monitor is neergelegd in de Regeling specifieke uitkering opzet expertisecentra jeugdhulp 2020 genoemd in artikel 6 Verplichtingen. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in de landelijke monitor is de Regeling Jeugdwet in combinatie met de wettelijke Regeling specifieke uitkering opzet expertisecentra jeugdhulp 2020. 7 Transparantiebeginsel: Uitgangspunt is dat er mét de Jeugdige en/ of ouder(s) wordt gesproken en niet over hen en zonder hen. Ook moeten zij er over worden geïnformeerd dát er gegevens over hen worden verwerkt en welke dit zijn. Dit moet vooraf plaatsvinden, voordat gegevens verstuurd en verwerkt gaan worden. 8

Duidelijk uitleggen met wie het verslag gedeeld gaat worden en waarom. Als Jeugdige het met een bepaalde partij niet eens is,

kan die partij weggelaten worden bij verzending.

10

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Partijen, het privacybelang van de betreffende Jeugdige of het algemene maatschappelijk belang zou schaden, voor zover deze informatie niet al openbare informatie betreft als gevolg van openbaarmaking door één of meer der Partijen, dan wel anderszins bekend is geworden bij het publiek. 11.2 Partijen dragen er zorg voor dat iedere medewerker die in de uitvoering van het convenant in aanraking komt met persoonsgegevens geheimhouding van die gegevens waarborgt. 11.3 Alle Experts van het RET beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), die maximaal 3 jaar oud mag zijn. 11.4 Partijen nemen ieder voor zich adequate technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder ten minste het bewaren, verstrekken, verzenden en archiveren van informatie. 11.5 Voor informatiebeveiliging in het RET wordt zorggedragen door de gemeente Enschede. Gegevens worden bewaard op een beveiligde schijf van Enschede, waar alleen de Voorzitter en de Secretaris bij kunnen. 11.6 Partijen, en iedere partij op zich, dienen als verwerker of eindverantwoordelijke de persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit om de privacy van mensen te beschermen en te waarborgen.

Het door een partij niet in acht nemen van de AVG kan niet aan een andere partij worden aangerekend.”

ARTIKEL 12 BEWAREN EN VERNIETIGEN 12.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel zoals geformuleerd onder artikel 3. 12.2 Na één jaar kunnen gegevens, niet zijnde persoonsgegevens, enkel worden bewaard voor de rode dradenanalyse. 12.3 De Voorzitter van het RET is eindverantwoordelijk voor het bewaken van de vastgestelde termijnen en afspraken met betrekking tot gegevensvernietiging en – opslag. ARTIKEL 13 ESCALATIEMODEL 13.1 Het uitgangspunt is dat er altijd gekomen wordt tot een passende en tijdige oplossing tijdens het overleg. Alle aanwezigen hebben mandaat om dat te bewerkstelligen. 13.2 Als het niet lukt om tot een passende en tijdige oplossing te komen tijdens het overleg dan wordt er opgeschaald naar de programmamanager van het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel. 13.3 Programmamanager neemt contact op met de bestuurders van de deelnemende Partijen om te komen tot een passende en tijdige oplossing. ARTIKEL 14 KLACHTENPROCEDURE Als een Aanmelder of Jeugdige een klacht heeft over de werkwijze van het RET of van oordeel is dat de bepalingen uit dit convenant bij de verwerking van zijn persoonsgegevens niet worden nageleefd, kan hij zijn beklag doen bij de klachtencommissaris van de gemeente Enschede (zie 11

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL bijlage 2). De klachtencommissie fungeert als ingang voor de klachten. Als het een klacht betreft over: • De werkwijze van het RET, dan pakt de klachtencommissie van de gemeente Enschede de klacht op. Dit is een nieuwe taak voor de gemeente Enschede en wordt toegevoegd aan de verordening klachtenbehandeling. • De verwerking van persoonsgegevens, dan pakt de klachtencommissie van de gemeente Enschede de klacht op. • De voorzitter of de secretaris van het RET dan behandelt de klachtencommissie van de gemeente Enschede de klacht. • De medewerker van een gemeente, dan wordt de klacht doorgezet naar de klachtencommissie van de betreffende gemeente. • Een Expert of andere betrokkenen van één van de deelnemende Partijen, dan wordt de klacht doorgezet naar de klachtencommissie van de betreffende Partij. ARTIKEL 15 EVALUATIE 15.1 Jaarlijks wordt de werkwijze van het RET geëvalueerd door de Voorzitter. De evaluatie zal in elk geval de volgende onderdelen beslaan: • Aantal keer dat gebruik is gemaakt van het RET; • Of de werkwijze zoals in dit convenant is beschreven werkt; • Knelpunten en aanbevelingen; • Ervaringen van deelnemende Partijen met betrekking tot het RET; • Ervaringen van de gemeenten met betrekking tot het RET. 15.2 Elk van de Partijen kan vragen om een evaluatie van dit convenant.

Als een Partij daarom verzoekt, zal het convenant zo spoedig mogelijk geëvalueerd worden door de Voorzitter van het RET, samen met de Partij die om de evaluatie verzoekt, een ambtelijk vertegenwoordiger van één van de vijfentwintig gemeenten en met andere betrokkenen bij het RET. ARTIKEL 16 FINANCIËN • Onkostenvergoeding Experts RET Aan de Experts van het RET wordt een urenvergoeding toegekend van 4 uur per 2 weken, die bij de gemeente Enschede gefactureerd kan worden. Het uitgangspunt is dat de hulp die geadviseerd wordt, past binnen de contractuele afspraken van de jeugdhulpregio. Echter soms zijn er uitzonderingen: • Niet gecontracteerde Partij Als er hulp verleend gaat worden door een niet gecontracteerde Partij, moet er een betaalovereenkomst opgesteld worden. Dit gebeurt door de desbetreffende gemeente in overleg met contractmanagement. • Meerwerk Meerwerk heeft betrekking op de hulp, waarbij sprake is van stapeling van producten (bv. 5 uur ambulante hulp naast verblijf). Als tijdens de bespreking voor meerwerk wordt gekozen, krijgt de medewerker van de lokale toegang 5 werkdagen de tijd om dit intern af te 12

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL

•

stemmen. De medewerker van de lokale toegang informeert zo nodig de GI over de af te geven bepaling. De uitkomst wordt binnen 5 werkdagen teruggekoppeld aan de Voorzitter van het RET. Maatwerkbudget Expertisenetwerk Jeugd Overijssel Het RET heeft toegang tot het aanvragen van budget voor maatwerkoplossingen bij het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel. Als de wenselijke oplossing niet op grond van een wettelijke regeling gefinancierd kan worden, dan kan er een beroep worden gedaan op gelden vanuit het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel. De Partijen onder wiens verantwoordelijkheid de Jeugdige valt en die de kosten van de maatwerkoplossing draagt, kan financiering ontvangen. Deze financiering wordt afgestemd met de programmamanager van het Expertisenetwerk Jeugd Overijssel. Als de maatwerkoplossing langdurig wordt ingezet en het maatwerkbudget van het RET overschrijdt, worden er afspraken gemaakt tussen de Partijen over een langdurige financiering van de maatwerkoplossing.

ARTIKEL 17 RANDVOORWAARDEN • Goede informatievoorziening over de aanmelding; • Experts hebben de tijd om deel te nemen aan het RET; • Goede voorbereiding door de Experts; • Mocht de uitvoering van dit convenant daar aanleiding toegeven, worden er binnen de kaders van dit convenant nadere afspraken gemaakt. ARTIKEL 18 LOOPTIJD, WIJZIGINGEN EN NALEVING 18.1 Dit convenant treedt in werking de dag dat de laatste Partij dit Convenant heeft ondertekend en geldt voor onbepaalde tijd; 18.2 Partijen onderschrijven de doelstelling van dit convenant, streven ernaar zich de in dit convenant vastgelegde afspraken na te komen en richten hun organisatie hierop in; 18.3 Wijzigingen en aanvullingen van dit convenant behoeven instemming van alle Partijen en worden schriftelijk vastgelegd; 18.4 Partijen kunnen hun deelname aan het Convenant uiterlijk een half jaar voorafgaand aan een nieuw kalenderjaar opzeggen. ARTIKEL 19 SLOTBEPALINGEN 19.1 Dit convenant ontslaat Partijen niet van hun eigen verantwoordelijkheden die voortvloeien uit wet- en regelgeving of uit de opdracht waarmee de organisatie belast is.

19.2 De volgende bijlagen is bij dit samenwerkingsconvenant gevoegd en wordt geacht daar integraal deel van te maken: Bijlage 1: Aanmeldformulier Regionaal Expertteam Overijssel Bijlage 2: Klachtenprocedure Enschede Bijlage 3: De privacy spelregels van de landelijke monitor op een rij Bijlage 4: Privacyverklaring Monitor Regionale Expertteams

13

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL BIJLAGE 1 AANMELDFORMULIER REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL De bespreking in het RET moet ertoe leiden dat er een passende en tijdige oplossing gerealiseerd wordt voor jeugdigen met meervoudige en complexe problemen, waarbij de situatie dreigt vast te lopen of al vastgelopen is. Op basis van de vraag, vindt er afstemming plaats wie er naast de jeugdige en ouder(s)/ verzorger(s) bij de bespreking zullen worden uitgenodigd. De informatie wordt met instemming van de jeugdige en ouder(s)/ verzorger(s) uiterlijk 1 week voorafgaand aan de bijeenkomst gedeeld ter voorbereiding. Het aanmeldformulier wordt door de aanmelder ingevuld en voorafgaand besproken met jeugdige en ouder(s)/verzorger(s). Mail het volledig ingevulde aanmeldformulier beveiligd (inclusief eventuele bijlagen) naar: ret@expertisenetwerkjeugdoverijssel.nl Aanmelddatum Naam aanmelder Functie Organisatie E-mailadres Telefoonnummer Betrokken aanbieder(s) naam organisatie, naam hulpverlener, telefoonnummer en emailadres Is er een verklarende analyse (verklaring voor huidige situatie/gedrag) gemaakt? Indien de vorige vraag met Ja is beantwoord, beschrijf de verklarende analyse (verklaring voor huidige situatie/gedrag) GEGEVENS Naam (alleen initialen is voldoende) Geboortejaar Geslacht Woonplek

Ja / nee

Bij ouder(s) / Gezinshuis / Pleegouder(s) / Open verblijf / Jeugdzorg Plus / Anders, namelijk

Gemeente van herkomst (woonplaatsbeginsel) Huidige verblijfplaats Gezinssituatie 14

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Kader hulpverlening Doorstrepen wat niet van toepassing is Is er sprake van een gesloten machtiging? Doorstrepen wat niet van toepassing is School jeugdige Doorstrepen wat niet van toepassing is

Geen gedwongen kader/ (voorlopige) OTS/ (voorlopige, tijdelijke) Voogdij/ JR / maatregel WVGGZ Nee / Voorwaardelijke machtiging / Onvoorwaardelijke machtiging

School: Regulier onderwijs / Speciaal onderwijs / Vrijstelling van onderwijs / Geen / Onbekend

Is er sprake van bijzondere omstandigheden of ingrijpende levensgebeurtenissen? Denk bijvoorbeeld aan scheiding, verhuizing, de geboorte van broertjes of zusjes, overlijden van dierbaren, ontslag van ouder(s), etc. Is er diagnostiek verricht? Zo ja, wat zijn de bevindingen op het gebied van diagnostiek en intelligentieniveau?

VRAAGSTELLING AAN HET REGIONAAL EXPERTTEAM 1. Wat is de vraag van de jeugdige en/ of gezin, wat moet opgelost worden? 2. Wat is er al geprobeerd om de vraag zelf op te lossen? 3. Waarom lukt het tot op heden niet om het probleem op te lossen? 4. Wat zijn de gevolgen hiervan (bv. in het gezin, huidige woonplek, school, de buurt etc.) 5. Wat zijn elementen die helpend zijn voor de jeugdige en het gezin? 6. Wanneer is het opgelost, hoe ziet het leven van de jeugdige, het gezin en de omgeving er dan uit? 7. Wie moet er bij het RET worden uitgenodigd? En welke personen mogen niet ontbreken vanuit het perspectief van de jeugdige/ouder(s)/begeleiders? 15

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Naam

Telefoonnummer

E-mailadres

Organisatie (indien van toepassing)

1. 2. 3. 4.

HULPVERLENINGSGESCHIEDENIS EN RESULTATEN Startdatum/ Zorgaanbieder einddatum

Welke vorm van hulpverlening

Resultaat

1. 2. 3. 4.

SAMENVATTING VAN HET GESPREK, HET ADVIES EN DE GEMAAKTE AFSPRAKEN Onderstaande gedeelte in te vullen door het Regionaal Expertteam

Samenvatting van het gesprek Advies vanuit het RET Gemaakte afspraken

GEEL GEARCEERD STAAN DE ONDERDELEN DIE OPGENOMEN WORDEN IN DE LANDELIJKE MONITOR. Er is toestemming van de jeugdige (als de jeugdige ouder is dan 12 jaar) en/ of wettelijk vertegenwoordiger(s) voor:

16

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL ☐ het verstrekken van dit aanmeldformulier aan de deelnemers van het RET en ☐ gegevensuitwisseling in de landelijke monitor. Stuur het compleet ingevulde aanmeldformulier + belangrijke bijlagen naar ret@expertisenetwerkjeugdoverijssel.nl LET OP: De antwoorden die u typt in open tekstvakken mogen geen persoonsgegevens bevatten. Beantwoord deze vragen zo kort mogelijk en heb aandacht voor de inhoud van uw antwoord.

17

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL BIJLAGE 2

VERORDENING KLACHTENBEHANDELING GEMEENTE ENSCHEDE

Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. Wet: de Algemene wet bestuursrecht; b. bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouder(s) en de burgemeester van de gemeente Enschede; c. college: het college van burgemeester en wethouder(s) van de gemeente Enschede; d. medewerker: persoon, in dienst van of werkend onder verantwoordelijkheid en gezag van het college en door het college - op voordracht van de klachtencommissaris aangewezen ter ondersteuning van de klachtencommissaris en in die hoedanigheid werkzaam onder diens verantwoordelijkheid; e. klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Wet; f. klachtencommissaris: de persoon als bedoeld in artikel 9:14 van de Wet, belast met de behandeling van en advisering over een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Wet; g. afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling van een organisatieonderdeel van de gemeente. h. gemeente: gemeente Enschede; i. klachtencommissariaat: het bureau van de klachtencommissaris en de daar eveneens werkzame medewerker(s) als bedoeld onder d.; j.

professioneel statuut: de regeling die de verhouding regelt tussen de gemeente Enschede als werkgever en het college enerzijds en de klachtencommissaris en de medewerker(s) anderzijds ter waarborging van de onafhankelijke positie ten aanzien van het uitvoeren van hun taak als klachtenbehandelaar in de zin van de Wet. Artikel 2. De klachtencommissaris. a. Er is een klachtencommissaris, belast met de behandeling van en de advisering over een klacht tegen een gedraging als bedoeld in artikel 9:1 van de Wet. b. De klachtencommissaris wordt aangesteld, benoemd, geschorst en ontslagen door het college. c. Het in lid 2 genoemde vindt niet eerder plaats dan voorafgaande afstemming met de raad. d. De klachtencommissaris is bevoegd één of meer medewerkers te machtigen om hem bij verhindering of ontstentenis te vervangen en in zijn naam de in lid 1 genoemde bevoegdheid uit te oefenen. e. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 9:13 van de Wet is, in aanvulling op de bepalingen in afdeling 9.2 van de Wet, afdeling 9.1.3 van de Wet van toepassing op de behandeling van klachten. f. Alvorens de functie te aanvaarden, legt degene die is benoemd als klachtencommissaris en de plaatsvervangend klachtencommissaris in handen van de burgemeester de eed of belofte af naar de wijze als vermeld in artikel 81s van de Gemeentewet.9

9. Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot (plaatsvervangend) klachtencommissaris benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk,

onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als (plaatsvervangend) klachtencommissaris naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God almachtig!» («Dat verklaar en beloof ik!»).

18

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL

Artikel 3 Onafhankelijke positie De onafhankelijke positie van de klachtencommissaris, alsmede van de medewerkers van het bureau van de klachtencommissaris ten opzichte van hun werkgever dan wel de gemeentelijke bestuursorganen is voor wat betreft hun taakuitoefening gewaarborgd op grond van een daartoe vastgesteld professioneel statuut, overeenkomstig een daartoe vastgesteld model dat als bijlage bij deze verordening is gevoegd. Artikel 4. Algemene bepalingen a. Klachten worden behandeld overeenkomstig Titel 9.1 van de Wet. b. Klachten kunnen schriftelijk, langs elektronische weg of mondeling worden ingediend. c. Klachten worden geregistreerd. d. De klachtencommissaris rapporteert ten minste éénmaal per kwartaal per kalenderjaar aan burgemeester over de geregistreerde klachten. e. Jaarlijks brengt de klachtencommissaris schriftelijk verslag uit van de verrichte werkzaamheden aan: a. het bestuursorgaan; b. gremia binnen de gemeentelijke organisatie, die acteren in relatie tot de burger en met name aan de Rekenkamercommissie, de adviescommissies behandeling bezwaar, de vertrouwenspersoon en de contactpersoon Huis van Klokkenluiders. f. Het verslag als bedoeld in lid 5 wordt tevens algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 5 Bureau klachtencommissaris a. Er is een bureau van de klachtencommissaris, genaamd klachtencommissariaat. b.

De klachtencommissaris stelt de werkwijze en de inrichting van het bureau vast. c. Het college verschaft de klachtencommissaris de middelen die nodig zijn voor een goede uitoefening van de functie. d. Het college stelt, na overleg met de klachtencommissaris, het aantal medewerkers van het bureau alsmede hun functieniveau vast. e. Op de klachtencommissaris en de medewerkers van het bureau zijn de rechtspositieregelingen, die voor ambtenaren in dienst van de gemeente Enschede gelden, van toepassing. f. Voor de toepassing van de rechtspositieregelingen treedt de klachtencommissaris jegens zijn medewerkers van het klachtencommissariaat op als leidinggevende. g. Het college maakt van zijn bevoegdheid tot aanstelling, bestraffing, schorsing en ontslag ten aanzien van de medewerkers van het bureau geen gebruik dan na een daartoe strekkend voorstel van de klachtencommissaris. Artikel 6. Bijstand en werkzaamheden medewerkers a. De klachtencommissaris wordt bijgestaan door één of meer medewerkers uit de organisatie van de gemeente Enschede. b. De in het eerste lid genoemde medewerker(s) is (zijn) voor de ondersteunende werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de klachtencommissaris. c. Ingediende klachten met de daarop betrekkende stukken worden na ontvangst door het betreffende bestuursorgaan onverwijld ter hand gesteld van de in het eerste lid genoemde medewerker.

19

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL d. De ontvangst van de klacht wordt door de medewerker - namens de klachtencommissaris – schriftelijk bevestigd. e. Alvorens de klacht door te zenden naar de klachtencommissaris tracht de medewerker de klacht, in overleg met de klager, beklaagde, en – voor zover van toepassing – het betreffende afdelingshoofd, minnelijk te regelen. Zodra naar tevredenheid van klager aan diens klacht tegemoet is gekomen en beklaagde zich hiermee kan verenigen, vervalt de verplichting tot het verder behandelen van de klacht. De klager ontvangt hiervan een bevestiging. f. Indien geen minnelijke oplossing mogelijk is, wordt de klacht ter advisering voorgelegd aan de klachtencommissaris. Artikel 7 Taak klachtencommissaris a. De klachtencommissaris onderzoekt ingediende klachten over gedragingen als bedoeld in artikel 9:1 van de Wet. b. De klachtencommissaris kan gedurende een onderzoek de klager en het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 9:1 van de Wet voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen. c. De klachtencommissaris vergewist zich ervan of de klager het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 9:1 van de Wet waar de klacht betrekking op heeft, in kennis heeft gesteld van de klacht en de gelegenheid heeft gegeven daarop te reageren. d.

De klachtencommissaris geeft zijn bevinding(en) of de gedraging, als geheel of gedeeltelijk, wel of niet behoorlijk was. Indien het onderzoek naar aanleiding van zijn bevinding(en) onvoldoende zekerheid is verschaft over de feitelijke toedracht van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, wordt geen conclusie uitgesproken. e. De klachtencommissaris kan aan een bestuursorgaan, voor zover dit bevoegd is daaraan te voldoen, aanbevelingen doen maatregelen te nemen. f. Het betreffende bestuursorgaan deelt aan de klachtencommissaris mede of en op welke wijze aan een aanbeveling gevolg is gegeven. Afwijking van een aanbeveling wordt door het bestuursorgaan gemotiveerd. Artikel 8 Inwerkingtreding en aanhaling a. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die waarop deze is bekend gemaakt. De bij besluit van 8 december 2014 vastgestelde “Klachtenverordening gemeente Enschede” wordt daarbij ingetrokken. b. Deze verordening kan worden aangehaald als "Klachtenverordening gemeente Enschede". Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Enschede in zijn vergadering van 10 april 2017 Griffier,

Voorzitter,

R.M. Jongedijk

Dr. G.O. van Veldhuizen.

20

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL BIJLAGE 3

DE PRIVACY SPELREGELS VAN DE LANDELIJKE MONITOR OP EEN RIJ10

Gezien het enorme belang om de privacy van onze kwetsbare Jeugdigen en hun gezinnen optimaal te beschermen, zetten we in dit document alle afspraken zoals ook genoemd in het “Instructiedocument Monitor Regionale Expertteams” nog eenmaal op een rij: 1. Jeugdigen en hun ouder(s)/verzorgers worden bij aanvang door het regionaal Expertteam geïnformeerd over de monitor. 2. De monitor is gekoppeld aan één of meerdere persoonlijke werk-emailaccounts van leden in het regionaal Expertteam. De monitor wordt beschermd met een wachtwoord en twee-factor-authenticatie. 3. De persoonlijke inloggegevens van de monitor mogen niet gedeeld worden anderen, ook niet binnen het regionaal Expertteam. 4. Regionale indicatoren die u als regionaal Expertteam zelf toevoegt aan de landelijke basis set van indicatoren mogen niet vragen naar gegevens die herleidbaar zijn naar personen zoals BSN, achternaam, geboortedatum etc. 5. Het cliëntnummer in de monitor welke wordt gekoppeld aan de client mag geen persoonsgegevens bevatten als BSN en geboortedatum waardoor deze terug te herleiden is naar personen. 6. De antwoorden die u typt in open tekstvakken mogen geen persoonsgegevens bevatten. Beantwoord deze vragen daarom zo kort mogelijk en heb aandacht voor de inhoud van uw antwoord. 7.

Het CSV-document waarin de data van uw regionaal Expertteam wordt geëxporteerd mag NOOIT buiten het regionaal Expertteam worden gebracht. 8. Het CSV-document moet zo snel mogelijk weer verwijderd worden en wordt tussentijds beveiligd opgeslagen.

10

https://vng.nl/artikelen/wat-doen-de-bovenregionale-Expertisenetwerken-jeugd

21

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL BIJLAGE 4

PRIVACYVERKLARING MONITOR REGIONALE EXPERTTEAMS11

In deze privacyverklaring willen wij u uitleggen hoe de Monitor Regionale Expertteams omgaat met uw persoonsgegevens en privacy. We vinden het belangrijk dat er vertrouwelijk wordt omgegaan met uw persoonlijke gegevens. Daarom hebben we afspraken gemaakt over hoe we uw gegevens verwerken (bijvoorbeeld verzamelen, gebruiken en bewaren). Deze afspraken lichten we toe in dit privacy statement. In dit privacy statement leest u ook welke rechten u hebt en hoe u daarvan gebruik kan maken. Daarnaast leest u meer over hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en beveiligen. WIE ZIJN WIJ? De monitor Regionale Expertteams is in opdracht van de acht bovenregionale expertisenetwerken ontwikkeld en wordt belegd bij de 42 Regionale Expertteams. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? Wij verwerken persoonsgegevens om onze taak als Regionaal Expertteam, namelijk het tijdig organiseren van passende hulp voor jeugdigen en hun gezinnen, uit te kunnen voeren en hiervan te leren. De monitor heeft de volgende doeleinden van verwerking: - Leren van complexe casuïstiek. De landelijke monitor helpt bij het in kaart brengen van een lerend jeugdstelsel, waar verdere ontwikkeling nodig is en wat de hiaten zijn in de jeugdhulp.

Waar lopen zorgvragen vast? En waar komt dat door? En waar kan je op inzetten om te verbeteren? - Een eenduidige landelijke werkwijze op het gebied van monitoring van complexe zorgvragen. Momenteel hanteren jeugdhulpregio’s een eigen gegevensset en monitoring. Deze gegevens worden niet digitaal uitgewisseld of bij elkaar gebracht. Hierdoor is er voor het landelijke expert team geen (landelijk en uniform) transparant bestand van monitoring van complexe zorgvragen. De landelijke werkwijze zorgt voor inzicht in het jeugdstelsel op landelijke schaal waardoor er tot betere inzichten kan worden gekomen. - Betere analyse door meer data. Als er meer data beschikbaar is, is het mogelijk om een betere analyse te maken. Waar zitten de knelpunten binnen de jeugdzorg? Wat zie je in de regio? Een landelijke monitor kan ook gebiedsfactoren in kaart brengen. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN GEBRUIKEN WE? Wij verwerken persoonsgegevens van de Jeugdige en de ouder(s)/verzorgers van de Jeugdige. Gegevens in de landelijke monitor De landelijke monitor maakt gebruik van een standaard gegevens set met indicatoren. De indicatoren worden ingevuld door het Regionaal Expertteam. De gegevens worden verzameld door het Regionaal Expertteam bij aanmelding, fase van ondersteuning en afsluiting van de zorgvraag.

11

https://vng.nl/artikelen/wat-doen-de-bovenregionale-Expertisenetwerken-jeugd

22

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Persoonsgegevens Jeugdige Van de jeugdige worden de volgende gegevens verwerkt: a) Persoonlijke gegevens: cliëntnummer, geslacht, geboortejaar, verantwoordelijke gemeente b) Persoonlijke gegevens die iets zeggen over de jeugdige: indicatoren problematiek van de jeugdige Daarbij kunnen de volgende bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt: a) Persoonlijke gegevens over gezondheid: indicator problematiek van de jeugdige b) Persoonlijke gegevens over financiën: indicator probleem in leefgebieden c) Persoonlijke gegevens over strafrechtelijke gegevens: indicator probleem in leefgebieden Persoonsgegevens Ouders In de monitor worden eveneens gegevens opgenomen van de ouders van de jeugdige. De reden is dat de ouders niet los staan van de problematiek van de jeugdige. Van de ouders worden de volgende gegevens verwerkt: a) Persoonlijke gegevens die iets zeggen over de ouders: indicatoren problematiek van de ouders Daarbij kunnen de volgende bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt: a) Persoonlijke gegevens over financiën: indicator probleem in leefgebieden b) Persoonlijke gegevens over strafrechtelijke gegevens: indicator probleem in leefgebieden Procesgegevens Daarnaast worden er procesgegevens opgeslagen, zoals wat heeft het regionaal expertteam gedaan en wat was het belangrijkste knelpunt.

Deze gegevens kunnen indirect wel iets over de jeugdige en zijn ouders zeggen, bijvoorbeeld de trajecten die de jeugdige al heeft doorlopen en de hulpverlening die de jeugdige al heeft gehad. Hoe komen we aan uw persoonsgegevens? Uw persoonsgegevens worden door de Regionale Expertteams ingevoerd in de landelijke online monitor. We zorgen er bij elke verwerking van persoonsgegevens voor dat alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. MOGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN? Iedere verwerkingsverantwoordelijke moet een grondslag hebben om gegevens te mogen verwerken. Dat geldt zowel voor de verwerkingsverantwoordelijke die gegevens verzamelt (en verder verwerkt) als voor de Regionale Expertteams die gegevens verstrekken. De gemeente (het College) verwerkt persoonsgegevens bij de uitvoering van haar taken van de Jeugdwet. Bij uitvoering van de taken van de Jeugdwet is de grondslag: noodzakelijk voor de 23

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL vervulling van een wettelijke verplichting taak in het kader van de uitoefening van het algemeen belang (artikel 6 lid 1 onderdeel e AVG). Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden o.g.v. artikel 9 lid 1 AVG en artikel 22 lid 1 UAVG tenzij een van de wettelijke uitzonderingen van toepassing is, zie artikel 9 lid 2 AVG en paragraaf 3.1 UAVG en artikel 7.4.4 Jw. Is er een wettelijke uitzondering dan is daadwerkelijk verwerken van de bijzondere persoonsgegevens mogelijk indien die verwerking met oog op het te bereiken doel noodzakelijk, proportioneel en subsidiair is in de specifieke casus. Zo niet, dan is er geen grondslag voor de verwerking. IS HET DOEL OOK ZONDER DE VERWERKING TE BEREIKEN? De landelijke monitor zorgt voor een integraal beeld van de jeugdzorg over regio- en organisatiegrenzen heen door het mogelijk te maken data te bundelen vanuit de regio’s en het bevorderen van het gebruik daarvan door de regionale expertisecentra. Zonder de landelijke monitor is dit niet mogelijk. Er ontbreekt dan een gezamenlijke – gestandaardiseerde – basisset, waardoor monitoren op landelijke schaal niet mogelijk is. WIE IS ER VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS? De verwerking van de gegevens vindt plaats bij de regionale expertteams in opdracht van de bovenregionale expertisenetwerken.

Zowel de expertteams als de bovenregionale expertisenetwerken hebben geen eigen juridische entiteit, maar zijn een samenwerkingsverband van gemeenten. Deze gemeenten zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking in de landelijke monitor. HOE BEVEILIGEN WE UW GEGEVENS? Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Een voorbeeld van een technische maatregel is dat uw gegevens opgeslagen worden in een beveiligde omgeving. Een voorbeeld van een organisatorische maatregel is dat alleen daartoe bevoegde medewerkers van de Regionale Expertteams uw gegevens mogen inzien. • Alle persoonlijke gegevens zijn beveiligd opgeslagen.

Deze systemen zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de Regionale Expertteams, voor zover dat uit hoofde van hun functie noodzakelijk is; • Het treffen van de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn; • Al onze medewerkers en dienstverleners die uw persoonsgegevens in kunnen zien zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan; • We hanteren een combinatie van wachtwoord en 2-factor authenticatie op onze systemen, en testen deze systemen regelmatig op robuustheid; • Daar waar mogelijk anonimiseren of pseudonimiseren wij persoonsgegevens om uw privacy maximaal te kunnen borgen in het geval van mogelijke calamiteiten.

24

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL We spannen ons verder in om naar redelijkheid onze systemen te beveiligen tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik en legt hiervoor passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer, waarbij onder meer rekening wordt gehouden met de stand van de techniek. HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS? Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Omdat wij langdurende trends en effecten van ontwikkelingen op langere termijn in kaart willen brengen, is de bewaartermijn van de gegevens 10 jaar. Uw persoonsgegevens zullen na 10 jaar automatisch worden verwijderd uit de database. DELEN WIJ UW GEGEVENS MET DERDEN? De monitor Regionale Expertteams verstrekt uw gegevens niet aan derden. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. IS ER SPRAKE VAN PROFILERING OF BIG DATAVERWERKING? Er is geen sprake van profilering of big dataverwerkingen.

De AVG definieert profilering als “elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.” De landelijke monitor evalueert, analyseert, noch voorspelt persoonlijke aspecten. In de landelijke monitor vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. WAT ZIJN UW RECHTEN? U heeft een aantal privacy rechten. U kunt het Regionaal Expertteam bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. En als de gegevens niet kloppen, die laten verbeteren. Ook kunt u ons in sommige gevallen vragen om uw gegevens te wissen of de verwerking van uw gegevens te beperken. Tot slot kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. En bent u het niet eens met hoe wij uw gegevens verwerken? Dan kunt u dit melden bij het Regionaal Expertteam. CONTACTGEGEVENS FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING (FG) De FG is iemand die vanuit een onafhankelijke positie toe ziet op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Neem contact op met de FG van het Regionaal Expertteam (de FG werkzaam bij de gemeente waar de RET is ondergebracht) bij vragen over de gegevensverwerking. PRIVACYKLACHT MELDEN? Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met uw Regionaal Expertteam. Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op

25

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

26

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Datum: 12 oktober 2022 Aldus akkoord en ondertekend,

27

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Aldus akkoord en ondertekend,

28

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Aldus akkoord en ondertekend,

29

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Aldus akkoord en ondertekend,

30

CONVENANT REGIONAAL EXPERTTEAM OVERIJSSEL Aldus akkoord en ondertekend, Namens: Gemeente Dalfsen, Gemeente Deventer, Gemeente Hardenberg, Gemeente Kampen, Gemeente Olst-Wijhe, Gemeente Ommen, Gemeente Raalte, Gemeente Staphorst, Gemeente Steenwijkerland, Gemeente Zwartewaterland, Gemeente Zwolle

In dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

31