Bijlage 2 - Communicatieplan Broerenkwartier Oostzijde_C&A
Tekst van het document
Communicatieplan Broerenkwartier Oostzijde Achtergrond Het Broerenkwartier is in ontwikkeling. Door vastgoedeigenaren wordt in samenwerking met de gemeente Zwolle gewerkt aan de transformatie van dit noordelijk gelegen centrumgedeelte naar een mix van wonen, winkels, cultuur en maatschappelijke voorzieningen. Het Broerenkwartier is grofweg ingedeeld in een noordelijk, zuidelijke, westelijk en oostelijk gedeelte. Het noordelijk en zuidelijk gedeelte zijn plannen vergund en de uitvoering is gaande. Voor het westelijk gedeelte, waar de Hudson’s Bay was gevestigd, worden plannen voorbereid. Voorliggend communicatieplan heeft betrekking op dit oostelijk gelegen gedeelte van het Broerenkwartier, de locatie van de C&A. Er worden plannen voorbereid om boven op de bestaande winkelplint waar de C&A is gevestigd, appartementen te realiseren. Communicatieopgave In het kader van de ontwikkeling van het Broerenkwartier is een communicatieopgave geformuleerd. Deze opgave heeft ook betrekking op deelontwikkelingen binnen het Broerenkwartier, zo ook voor de ontwikkeling van de locatie van de C&A. De communicatieopgave is om de communicatie dusdanig te organiseren dat alle belanghebbenden: -
zich blijvend betrokken voelen mee willen en kunnen denken in de planvorming voldoende geïnformeerd zijn voldoende in de gelegenheid gesteld zijn te reageren op geplande werkzaamheden
Daarnaast is het belangrijk dat daar waar belanghebbenden nog wat van de plannen kunnen vinden of suggesties hebben, daar ook gelegenheid toe is. Als vanzelfsprekend binnen de financiële randvoorwaarden van het project. Bereik communicatie Het plan is van invloed op de omgeving. Het plan brengt een functieverandering met zich mee. Er wordt een woonfunctie toegevoegd. Daarnaast ontstaat door het plan een verandering van de stedenbouwkundige en architectonische situatie. De invloed hiervan is niet alleen te merken na de uitvoering van de werkzaamheden. Na de afronding van het project. Maar ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden heeft de ontwikkeling invloed op de omgeving. Daarom is het van belang om de omgeving en mensen die directe betrokkenheid hebben met het plan(gebied), te betrekken bij de planvorming- en uitvoering. In dit document wordt op hoofdlijnen beschreven op welke wijze verschillende doelgroepen tijdens verschillende fasen van de planvorming worden betrokken. Wijze van communiceren Het plangebied ligt als gezegd in het Broerenkwartier. Dit is een gebied dat gekenmerkt wordt door een mix van wonen en werken (winkels). Rondom het plangebied bevinden zich verschillende doelgroepen. De verschillende doelgroepen worden op verschillende manieren betrokken bij de planvorming. Bij de wijze van communicatie wordt onderscheid gemaakt in -
Informeren Raadplegen Adviseren
Communicatieplan ontwikkeling locatie C&A Zwolle, Oostzijde Broerenkwartier, september 2021
Als bijlage van deze memo is een matrix opgenomen waarin is opgenomen wie wanneer en met welk middel wordt geïnformeerd en met welk doel. Hieronder wordt daarop een beknopte toelichting gegeven. De matrix geeft een indicatie van het communicatietraject. Er kunnen bij dit soort ontwikkelingen omstandigheden ontstaan op basis waarvan wordt afgeweken van de matrix. Doelgroepen Bij het plan wordt grofweg onderscheid gemaakt in de directe omgeving van het plangebied en stakeholders waarmee wordt gecommuniceerd. Direct betrokkenen Onder de directe omgeving in het Broerenkwartier vallen onder andere de doelgroepen waarvoor geldt dat de plannen rechtstreeks van invloed zijn op hun woon- en werkomgeving. Hierbij gaat het om: -
Bewoners/omwonenden van het plangebied Winkeliers/ondernemers rondom het plangebied De ‘koplopersgroep’ van ondernemers
Het gaat om bewoners en ondernemers aan de Nieuwstraat, de Broerenstraat, de Drie Pistolengang en het Broerenplein. Deze partijen worden voornamelijk geïnformeerd over de plannen. Deze doelgroepen worden op de volgende momenten betrokken in het proces: Planvormingsfase VO -
schriftelijk informeren over de ontwikkelingen, via de website en inloopavonden. per geval beoordelen of een persoonlijk gesprek over het plan noodzakelijk/wenselijk is.
Planvormingsfase DO -
Uitnodigen voor algehele presentatie van de plannen, voorafgaand aan indienen aanvraag omgevingsvergunning. Schriftelijk informeren over planning en maatregelen ten aanzien van de uitvoering.
Voorafgaand aan/tijdens uitvoering -
-
Gesprekken met ondernemers en bewoners over efficiënte wijze uitvoering i.r.t. wonen/ondernemen. De uitwerking van de wijze waarop dit gebeurt moet nog verder worden uitgewerkt. Het uitgangspunt hierbij is dat hinder zoveel mogelijk wordt beperkt door gastvrije, zichtbare en tijdige communicatie op de locatie. Verstrekken planning en contactgegevens van uitvoerder voor vragen tijdens de bouw. Hiervoor wordt een omgevingsmanager aangewezen. Maken projectwebsite. Communicatie gaat in afstemming met de gemeente en afgestemd op andere ontwikkelingen in de omgeving/in het Broerenkwartier omdat sprake is van een grotere gebiedsontwikkeling.
In alle hiervoor benoemde fases wordt rekening houdt met de dan geldende maatregelen omtrent Corona. Dat kan er toe leiden dat er voor wordt gekozen om online te informeren en te betrekken. College en Raad Ook het gemeentebestuur (college) en de Raad behoren tot de direct betrokken doelgroepen. Het college en de raad worden over de plannen geïnformeerd. Zie daarvoor de communicatiematrix. College en raad zijn daarnaast ook betrokken bij de besluitvorming rondom het plan. Communicatieplan ontwikkeling locatie C&A Zwolle, Oostzijde Broerenkwartier, september 2021
Indirect betrokkenen De indirect betrokkenen bij het plan bestaat uit partijen die vanwege een overkoepelende rol betrokken zijn bij ontwikkelingen in de binnenstad. Daarbij gaat het om belangenverenigingen van ondernemers en bewoners, maar ook om belangenverenigingen die betrokken worden bij de leefbaarheid en ruimtelijke kwaliteit van de binnenstad. Hierbij gaat het om: -
Vrienden van de Stadskern BBZ (Bewonersvereniging Binnenstad Zwolle) City centrum Zwolle Fonds Zwolle Groenstad
Planvormingsfase (VO) -
schriftelijk informeren over de ontwikkelingen, via de website en inloopavonden. per geval beoordelen of een persoonlijk gesprek over het plan noodzakelijk/wenselijk is.
Planvormingsfase DO -
Uitnodigen voor algehele presentatie van de plannen, voorafgaand aan indienen aanvraag omgevingsvergunning. Schriftelijk informeren over planning en maatregelen ten aanzien van de uitvoering.
City centrum, BBZ en Zwolle Fonds worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de plannen met de mogelijkheid om contact op te nemen indien behoefte is aan een individueel gesprek. Ten aanzien van de Vrienden van de Stadskern en Zwolle Groenstad geldt dat deze partijen vanuit haar expertise rechtstreeks worden benaderd. De initiatiefnemer, architect en de gemeente geven een toelichting op de plannen. Dit overleg is enerzijds informeren, anderzijds wordt aan de Vrienden van de Stadkern en Zwolle Groenstad gevraagd om advies waar dat mogelijk is om tot een verbetering van het plan te komen. In alle hiervoor benoemde fases wordt rekening houdt met de dan geldende maatregelen omtrent Corona. Dat kan er toe leiden dat er voor wordt gekozen om online te informeren en te betrekken. Algemeen Naast het proactief benaderen van de genoemde doelgroepen wordt door de initiatiefnemer in afstemming met de gemeente op verschillende momenten via de pers over de plannen gecommuniceerd. Hiermee worden alle inwoners van Zwolle bereikt. Ook biedt dit de mogelijkheid om het gemeentebestuur ‘in positie’ te brengen over. Verder wordt door de initiatiefnemer een projectwebsite gemaakt. Dit biedt mogelijkheden om betrokkenen, belanghebbenden en geïnteresseerden in de verschillende fasen van het planproces te informeren over de plannen.
Communicatieplan ontwikkeling locatie C&A Zwolle, Oostzijde Broerenkwartier, september 2021
Bijlage. Communicatiematrix
wie
wanneer doel
middel
Bewoners/omwonenden
VO
informeren/raadplegen
DO
informeren
brief, individuele gesprekken website inloopbijeenkomst
Uitvoering
raadplegen
overleg
Ondernemers Koplopersgroep ondernemers
VO DO
informeren/raadplegen informeren
brief, individuele gesprekken inloopbijeenkomst
Zwolle Groenstad
Uitvoering
raadplegen
overleg
Vrienden van de Stadkern
VO
informeren/raadplegen
overleg
DO
informeren
inloopbijeenkomst
Uitvoering
informeren
brief over planning uitvoering
VO DO
informeren/raadplegen informeren
brief, individuele gesprekken inloopbijeenkomst
Uitvoering
informeren
brief over planning uitvoering
VO DO
informeren/raadplegen informeren
brief, individuele gesprekken inloopbijeenkomst
Uitvoering
informeren
brief over planning uitvoering
VO DO
informeren/raadplegen informeren
brief, individuele gesprekken inloopbijeenkomst
Uitvoering
informeren
brief over planning uitvoering
VO
informeren
ambtelijke toelichting
DO
informeren
ambtelijke toelichting inloopavond
Uitvoering
informeren
ambtelijke toelichting
VO
informeren
raadsmemo Broerenkwartier
DO
informeren
inloopbijeenkomst
Uitvoering
informeren
raadsmemo Broerenkwartier
DO
informeren inwoners Zwolle
artikel Stentor, Peperbus
Uitvoering
informeren inwoners Zwolle
artikel Stentor, Peperbus
zsm
Informeren
website
BBZ
City Centrum
Zwolle Fonds
College
Raad
Algemeen Pers
Projectwebsite
Communicatieplan ontwikkeling locatie C&A Zwolle, Oostzijde Broerenkwartier, september 2021