Bijlage 2, Actieplan MVI-O

bericht

ACTIEPLAN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN en opdrachtgeven Niets doen is geen optie

Opdrachtgever Opdrachtnemer Versie Datum

Definitief, 11 februari 2020 vastgesteld in B&W College 1 november 2019

Datum

1 november 2019

Titel

Inhoud 1

Inleiding

3

2

Samenvatting MVO-I inkoopstrategie Zwolle

4

3

Aanleiding actieplan MVI-O

5

4

Maatschappelijk verantwoord inkopen

5

4.1

Dutch Wheels Zwolle

6

4.2

De organisatie (Organogram)

7

4.3

Borging

8

5

Aanpak MVI-O

9

5.1

Actieplan inkoopdoelen vanaf 2020

11

5.2

Monitoren en rapporteren

13

͐

BIJLAGE A Relatie inkoop categorieën, inkoopdoelstellingen en ambities

14

͐

BIJLAGE B Voorbeeld overzicht ingeplande inkooptrajecten 2020

17

͐

BIJLAGE C Voorbeelden gerealiseerde maatschappelijke inkoop

19

2/20

Datum

1 november 2019

Titel

1

Inleiding Klimaatadaptatie, energietransitie en circulaire economie zijn de grote vraagstukken van deze tijd. Ten behoeve van klimaatadaptatie willen de overheden uiterlijk in 2020 de belangrijkste in beeld hebben gebracht. De energietransitie is er op gericht dat Zwolle uiterlijk in 2050 volledig energieneutraal is en alle energie duurzaam is opgewekt. In 2025 moet de uitstoot van CO2 25% minder zijn dan in 1990 en 25 % van alle energie op duurzame wijze is opgewekt. De doelstelling is om in 2050 een 100% circulaire economie te realiseren. De tussentijdse doelstellingen zijn: in 2030 50% minder primaire grondstoffen gebruiken en in 2023 100% van de bouw circulair aanbesteden. Zwolle neemt haar verantwoordelijkheid om deze doelen te realiseren door zelf het goede voorbeeld te geven. Dit bereiken we door onze inkoopstrategie meer expliciet te koppelen aan onze duurzaamheidambities. De gemeente Zwolle is een 100.000+ gemeente die op jaarbasis voor een bedrag van gemiddeld € 140 miljoen inkoopt. Deze positie maakt het mogelijk om samen met de ondernemers ambities op het gebied van duurzaam inkopen en ondernemen mogelijk te maken. In het coalitieakkoord staat duurzame groei en ontwikkeling van de stad centraal. Duurzaamheid is een uitgangspunt bij al ons handelen. Daarom worden de Global Goals for Sustainable Development onderschreven die door de Verenigde Naties zijn vastgesteld.

De Rijksoverheid zet zwaar in op het realiseren van de duurzaamheidsdoelstellingen op de korte en lange termijn. Daartoe is het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020 (Manifest MVI 2016 - 2020) opgesteld dat op hoofdlijn aangeeft wat de gedeelde ambities van Nederlandse overheden zijn met betrekking tot MVI. Met de ondertekening van het Manifest MVI hebben de overheden zich verplicht om voor hun organisatie een Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen op te stellen. Bij een eerste landelijke evaluatie van het MVI is gebleken dat ook juist het interne opdrachtgeverschap belangrijk is. De naam Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Opdrachtgeven (MVI-O) is daarom passender. Daarom wordt deze afkorting waar mogelijk in de rest van dit document gebruikt. Het actieplan MVI-O is geen doel, maar een middel om de inkoopkracht te koppelen aan onze duurzaamheidsambities. Essentieel is daarbij dat onze ambities bij de inkoopprocessen worden afgestemd op wat voor het bedrijfsleven haalbaar is. Daarmee wordt de impact van onze inkoop op de duurzaamheidsambities voor het zelfde bedrag vergroot. Zowel intern als richting bedrijven en instanties communiceren over het MVI-O op basis van aansprekende voorbeelden, loopt als een rode draad door de implementatie van dit actieplan.

3/20

Datum

1 november 2019

Titel

2

Samenvatting MVO-I inkoopstrategie Zwolle We zien dat bij inkoopprocessen vanzelfsprekend rekening wordt gehouden met duurzaamheidsaspecten. Daardoor worden uiteenlopende aansprekende projecten gerealiseerd. Actueel zijn: - De verbouw van het Stadhuis met zoveel mogelijk herbruik van materialen - De nieuwe energieneutrale en klimaatbestendige WRZV sporthallen - De aanbesteding van gemeentelijk afval op basis van Rapid Impact Contracting In Bijlage C zijn voorbeelden van gerealiseerde maatschappelijke inkoop opgenomen. Het kiezen voor duurzaamheidsaspecten gebeurt nu echter ongestructureerd. We weten daardoor niet zeker of duurzaamheid bij alle inkoopprocessen voldoende aandacht krijgt. Er is ook geen zicht op of altijd de juiste keuzes worden gemaakt. Leerpunten uit nieuwe vormen van inkoop worden maar beperkt gedeeld. Tot slot is over de duurzame inkoop nu geen volledige informatie beschikbaar voor interne rapportages en rapportages richting het Rijk. Het MVI-O actieplan leidt tot een inkoopstrategie die er op is gericht de impact van de gemeentelijke inkoop ten aanzien van duurzaamheidsambities te vergroten. Daartoe moet de aanpak zo veel mogelijk in bestaande processen en structuren worden ingebed. Op grond van een eerste landelijke evaluatie van het MVI is gebleken dat de aandacht van het bestuur en het management daarbij in belangrijke mate bepalend is voor het succes.

Ook is gebleken dat de rol van de interne opdrachtgever en/of budgethouder belangrijk is. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen: • Jaarlijks per inkoopcategorie de nieuwe inkoopprocessen inventariseren en bepalen welke kansen deze bieden. • Advies en ondersteuning aan opdrachtgevers van inkoopprocessen bij het maken van de strategische keuzes ten aanzien van duurzaamheidskansen. • Zorgen voor een inhoudelijke update van het InkoopStartFormulier (ISF) en een meer structureel gebruik voor rapportages en monitoring. (N.B. De informatie in het ISF wordt ook al jaren gebruikt voor het toetsen van de rechtmatigheid van de inkoop.) • De implementatie van MVI-O door inhoudelijk advies, kennisdeling en communicatie van aansprekende resultaten binnen de organisatie en met het bedrijfsleven en instellingen. • Inkoopprocessen zodanig inrichten dat in overleg met de markt het optimum tussen ambities en realiseerbaarheid wordt bepaald. • De effectiviteit van de aanpak monitoren om tot een lerend proces te komen voor zowel de eigen organisatie als de markt. Vanaf 2020 richten we ons op de volgende acties: • Er wordt bij een inkooptraject met Rapid Impact Contracting ervaring opgedaan waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de kennis bij marktpartijen. • De inzet is om op basis van de MVI-zelfevaluatietool (MVIZET) voor één of meer projecten ambitieniveau 3 (ambitieus) te halen.

• Voor alle inkoopcategorieën is MVIZET niveau 1 (regulier/ basis) uitgangspunt, waarbij per inkoopproces, bij voorkeur samen met de marktpartijen wordt bepaald, welke aanvullende ambities haalbaar zijn. • De MVIZET wordt jaarlijks gevuld met informatie uit de inkoopprocessen. • Vanaf 2020 de MVI-O resultaten jaarlijks evalueren en in de Berap opnemen. 4/20

Datum

1 november 2019

Titel

3

Aanleiding actieplan MVI-O Maatschappelijk Verantwoord Inkopen betekent dat er bij de inkoop van diensten en goederen (inclusief werken) in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020 (Manifest MVI 2016 - 2020)1 geeft in hoofdlijnen aan wat de gedeelde ambities van Nederlandse overheden zijn met betrekking tot MVI. Het Manifest MVI is op 8 december 2016 door Zwolle ondertekend omdat we als gemeente het goede voorbeeld willen geven. Daarom is MVI in 2017 in het inkoopbeleid opgenomen. Begin dit jaar (16 januari 2019) heeft de Staatssecretaris van MIW alle overheden nog eens opgeroepen de circulaire economie krachtig te stimuleren. Met de ondertekening van het Manifest MVI hebben we ons als gemeente Zwolle eveneens verplicht om dit Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (Actieplan MVI) op te stellen. Ook de Raad vraagt regelmatig om aandacht voor duurzaamheid gerelateerde onderwerpen. In de afgelopen jaren zijn herhaaldelijk moties ingediend om de gemeentelijke duurzaamheid ambities bij inkooptrajecten te bespreken (Afvalbeleid, energiecontract e.d.). Dit Actieplan MVI-O helpt ons om meer gericht en meer gestructureerd beslissingen te nemen teneinde onze duurzaamheidsdoelen door middel van de inkoopprocessen te verwezenlijken.

De actieplannen worden gepubliceerd op de website van PIANOo (Actieplannen MVI) en de uitvoering wordt gemonitord. Een aantal grote gemeenten streven er naar koploper te zijn. Met dit Actieplan MVI-O wil Zwolle in ieder geval boven in de middenmoot komen.

4

Maatschappelijk verantwoord inkopen De NEN-ISO 20400 is wereldwijd vastgesteld en dé richtlijn die structuur brengt in Sustainable Procurement. In het Nederlands vertaald als Duurzaam Inkopen. In aansluiting daarop is in overheidsdocumenten de naam gewijzigd in: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). De richtlijn sluit aan bij de Nederlandse inkooppraktijk en geeft structuur, houvast en informatie over een veelheid aan onderwerpen. De bouwstenen van dit actieplan zijn hierop gebaseerd. De richtlijn NEN-ISO 20400 is gericht op het continu verbeteren van de organisatie op het gebied van duurzaamheid. Door de inkoopvereniging NEVI en het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) is een webtool ontwikkeld die handvatten biedt om de richtlijn NEN-ISO 20400 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen' te implementeren. Aan de hand van de principes van de Dutch Wheels wordt dit inzichtelijk gemaakt.

1 Hyperlink naar website

5/20

Datum

1 november 2019

Titel

4.1 Dutch Wheels Zwolle Aan de hand van de Dutch Wheels volgt hieronder een toelichting op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het Zwolse inkoopbeleid. (Video Implementatie MVI)

Maatschappelijk Verantwoord Wie is verantwoordelijk - De gemeenteraad - Het college van B&W - Het MTZ

Opdrachtgeverschap

Inkoop

Wie is verantwoordelijk - Vakwethouders - Directeuren - Managers - Budgethouders - Beleidsadviseur inkoop - Categoriemanagers

Wie is verantwoordelijk - Opdrachtgevers - Projectleiders - Contractmanagers - Inkoop adviseurs

Wat houdt het in - Coalitieakkoord vertalen naar beleid

Wat houdt het in - Vertalen beleid naar programma’s en projecten - Prioriteitsanalyse en Strategische keuzes maken - Innovatieve inkoop vormen mogelijk maken Hoe doen we dat - De randvoorwaarden scheppen - Prioriteren ambities - Kansen, risico’s en impact bepalen met budgethouders en ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgevers - Gebruik maken van de kennis van marktpartijen - Monitoren en rapporteren - Communicatie visie en aanpak inkoopprocessen

Wat houdt het in - Bij de start van de voorbereiding van de inkoop concrete (SMART) afspraken over de beoogde resultaten maken.

Hoe doen we dat - Beleidscyclus

Hoe doen we dat - Een duidelijk Programma van eisen vaststellen. - Informatie vastleggen in InkoopStartFormulier (ISF) - De voortgang monitoren en eventuele dilemma’s bespreken met de opdrachtgever en/of budgethouder - Rapportage aan opdrachtgever en het bestuur. - Intern en extern communiceren concrete successen. 6/20

Datum

1 november 2019

Titel

4.2 De organisatie (Organogram) College De MVI-O gerelateerde onderwerpen raken de portefeuilles van alle wethouders. Invulling geven aan het actieplan MVI-O berust met name op het integreren van de aanpak in de bedrijfsvoeringsprocessen. Wethouder Michiel van Willigen Is verantwoordelijk voor de Bedrijfsvoering MTZ De MVI-O gerelateerde onderwerpen raken ook de portefeuilles van alle MTZ leden. MTZ- lid Liesbeth Borsboom Directeur: portefeuille bedrijfsvoering. Het inkoopbeleid Het inkoopbeleid valt onder de verantwoordelijkheid van de wethouder bedrijfsvoering en de ambtelijke verantwoordelijkheid ligt bij een directielid. Het inkoopprogramma wordt aangestuurd door de beleidsadviseur inkoop. Deze stuurt op de doelen, stuurt de categoriemanagers aan en is demandmanager richting het gezamenlijk inkoopbureau SSC-ONS. Opdrachtgevers en projectleiders De rol van ambtelijk opdrachtgever, budgethouder en projectleider komt verspreid voor in de hele organisatie. De rol van ambtelijk opdrachtgever wordt doorgaans vervuld door een lid van het management. Bij sommige projecten heeft een wethouder de rol van bestuurlijk opdrachtgever. De rol van projectleider is per inkoopcategorie anders georganiseerd. Doorgaans zijn het wel steeds dezelfde mensen die de bovengenoemde rollen vervullen.

Inkooporganisatie Inkoop door de gemeente Zwolle vindt plaats in een samenwerkingsverband met de gemeente Kampen en de provincie Overijssel. Vanaf 2014 is samen met de Provincie Overijssel en de gemeente Kampen gestart met het oprichten en inrichten van een gezamenlijk inkoopbureau; het Shared Service Centrum ONS (SSC-ONS). Het doel is om inkoopprocessen te bundelen en professionaliseren. De regionale samenwerking op het gebied van inkopen is daarmee inhoud gegeven en verankerd. Diverse openbare en alle Europese aanbestedingen worden begeleid door het SSC-ONS. Onderhandse aanbestedingen vinden decentraal plaats via de verschillende organisatieonderdelen.

7/20

1 november 2019

Datum Titel

4.3 Borging Uitgangspunt is het coalitieakkoord 2018 - 2022. Aansluitend is er een logische lijn vanuit de politieke opgave van programma’s (met Ambities/ Doelen en Taakvelden) naar Projecten. Het MVI-O wordt eveneens verwerkt in de beleidsrapportage (BERAP) aan de Raad a. Tot de programma’s wordt gerekend: - Perspectiefnota 2020-2023 met de focus op: o Energietransitie o Klimaatadaptatie o Circulaire economie o Human Capital (Social return is ongoing business) - Agenda duurzaamheid 26 mei 2015 - Programmaplan Energietransitie 12 januari 2017 - Inkoop-/Aanbestedingsbeleid 2017 b. Tot de projecten/acties worden gerekend (is Dutch Weel 1): - Jaarlijkse begroting (2017) - Actielijnen o Energietransitie (actielijn 3: Zelf verantwoordelijkheid nemen. Project: “Zelf opgewekt” ) o Actieprogramma Klimaat Actieve Stad o Plan van aanpak Verduurzaming gemeentelijk vastgoed o Werkplan Circulaire economie 12 april 2017 o Social Return - Prioriteitsanalyse en Strategische keuzes maken ten aanzien van de duurzaamheidsambities bij beoogde investeringen met de budgethouder, ambtelijk opdrachtgever en waar nodig met de bestuurlijk opdrachtgever. - Marktverkenningen ontwikkelingen bedrijfsleven door categoriemanagers - Communicatie over het MVI-O op basis van aansprekende voorbeelden loopt als een rode draad door de implementatie. Zowel intern als richting bedrijven en instanties. c.

Realisatie vindt plaats door: (is Dutch Weel 2) - Programma’s van eisen voor projecten vaststellen met expliciete keuzes ten aanzien van de beoogde duurzaamheidsambities. - Bepalen welk inkoopproces (van voorbereiding tot en met gunning) het meest passend is. - In het InkoopStartFormulier (ISF) vastleggen welke duurzaamheidsaspecten door de betreffende inkoop invulling worden gegeven. - Monitoren of het gevraagde resultaat wordt geleverd door goed contractmanagement - Evaluatie van het proces en meten van de effecten ten behoeve van nieuwe inkoopprocessen. - Concrete successen intern en extern communiceren.

8/20

Datum

1 november 2019

Titel

5

Aanpak MVI-O In 2018 is een eerste evaluatie uitgevoerd onder de overheden die zich verbonden hebben aan het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. De leerpunten uit die evaluatie zijn meegenomen bij het opstellen van dit actieplan. Enkele van die leerpunten zijn: • De term Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Opdrachtgeven (MVI-O) is passender. • De aandacht van bestuur en management belangrijk is voor het verankeren van het MVI-O. • Het MVI-O moet zoveel mogelijk in bestaande processen en structuren worden geïntegreerd. Het MVI-O actieplan leidt tot een inkoopstrategie die er op is gericht de impact ten aanzien van duurzaamheidsambities te vergroten. In lijn met de uitkomsten van de evaluatie moet de aanpak zo veel mogelijk in bestaande processen en structuren worden ingebed. Ook de aandacht van het bestuur en het management moet inhoud worden gegeven evenals de rol van de interne opdrachtgever en/of budgethouder. De aanpak richt zich op: • het inventariseren nieuwe inkoopprocessen per inkoopcategorie per jaar • de concrete inkoopprocessen. • het gebruik van het InkoopStartFormulier (ISF) • de implementatie intern en met marktpartijen • regelmatige communicatie binnen en buiten de organisatie. • monitoring effectiviteit van de aanpak om deze verder te optimaliseren.

(Zie 5.2.) Inventarisatie nieuwe inkoopprocessen Binnen de gemeente Zwolle onderscheiden we 8 inkoop categorieën. De MVI-O kansen verschillen per inkoop categorie. Twee keer per jaar wordt geïnventariseerd welke nieuwe inkoopprocessen worden verwacht en welke kansen deze bieden. Dit gebeurt in overleg tussen de beleidsadviseur inkoop, de categoriemanager, het SSC ONS. Tijdens die overleggen worden ook de resultaten en leerpunten van eerder benoemde kansen gemonitord. De concrete Inkoopprocessen De opdrachtgever moet samen met de projectleider ten aanzien van het eindresultaat en de te realiseren duurzaamheidsdoelstellingen, zo vroeg mogelijk in het inkoopproces strategische keuzes maken. Op basis van de huidige rollen adviseren de beleidsadviseur inkoop, de categoriemanager en/of de adviseur van het SSC ONS daarin. Uitgangspunt is de ambities binnen het beschikbare budget te realiseren. Het beoogde eindresultaat wordt zo SMART mogelijk vastgelegd in een programma van eisen voor de aankoop van het te leveren product of de te leveren dienst. Om de beoogde resultaten te realiseren kan het nodig zijn om een aangepast aanbestedingstraject en/of een afwijkende contractvorm te kiezen. Er zijn diverse aanbestedingsvormen die leiden tot een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Daarbij zijn er ook vormen waarbij in overleg met de markt tot innovatieve oplossingen kan worden gekomen.

Het realiseren van de duurzaamheidsambities vraagt om maatwerk per inkoopproces.

9/20

Datum

1 november 2019

Titel

Het gebruik van het InkoopStartFormulier Als onderdeel van aanbestedingsprocessen wordt het InkoopStartFormulier (ISF) ingevuld. Het ISF bevat informatie voor bijvoorbeeld de toetsing op rechtmatigheid. Ook de informatie over de duurzaamheidseffecten van de betreffende inkoop worden hierin verzameld en vormt de basis voor de rapportages en monitoring. Het ISF daartoe is al geruime tijd in gebruik. Uit recent onderzoek blijkt dat dit formulier op een enkele afdelingen na (Fysiek, Facilitair, ICT) niet overal structureel wordt gebruikt. Na een inhoudelijke update van het ISF wordt ingezet op een structureel gebruik van het ISF. Ook omwille van de toetsing van de rechtmatigheid, rapportages en monitoring is dit informatie nodig Implementatie intern Communicatie over het MVI-O loopt als een rode draad door de implementatie. Na vaststelling zal hierover breed worden gecommuniceerd. Daarna concentreren we ons eerst intern op de ondersteuning van en de communicatie over concrete inkoopprocessen. Wanneer een nieuw inkoopproces bekend is wordt met de opdrachtgever en/ of projectleider besproken welke duurzaamheidsambities haalbaar zijn en welk advies en steun deze daarvoor nodig hebben. De beleidsadviseur inkoop, de categoriemanager of de adviseur van het SSC ONS nemen daartoe initiatief. Dit wordt onderling afgestemd.

Het doel is om in de vervolg communicatie binnen de organisatie aansprekende en enthousiasmerende voorbeelden te gebruiken. Daarmee willen we bereiken dat voor anderen de drempel lager wordt om ook MVI-O onderwerpen in hun inkoopproces op te nemen. Elk inkoopproces levert ervaring met het MVI-O op. Op basis daarvan kunnen bijeenkomsten worden georganiseerd om kennis te delen. Wanneer het MVI-O binnen de organisatie ingebed raakt en zich begint te bewijzen wordt met de externe communicatie worden gestart. Implementatie met marktpartijen We zien dat het bedrijfsleven actief bezig is met het verduurzamen van werkprocessen, producten en diensten. Per branche en per bedrijf zijn er verschillen in de ambities en de mogelijkheden. Tijdens de verschillende inkoopprocessen moet daarom worden bepaald welke ambities voor de betreffende inkoop minimaal haalbaar zijn. Uitgaande van een basisambitie moet bij voorkeur in overleg met de marktpartijen worden bepaald in welke mate de ambities kunnen worden opgeschaald. Daarmee stimuleren we het bedrijfsleven om zich op basis van realistische ambities te ontwikkelen. Communicatie over het realiseren van de gemeentelijke duurzaamheidsdoelen op basis van het MVI-O is een middel om bedrijven en instanties bewust te maken van een veranderende aanpak van de inkoop van de gemeente Zwolle. Daarbij zouden aansprekende voorbeelden moeten worden gebruikt.

10/20

Datum

1 november 2019

Titel

5.1 Actieplan inkoopdoelen vanaf 2020 De namen en definities van de inkoopcategorieën en inkoop doelstellingen van de gemeente Zwolle en het Rijk/PIANOo verschillen. Daarom is in bijlage A (in dit document) een vertaalslag gemaakt. Vervolgens is gevisualiseerd (A3) waar de MVIZET kansen (ambities) liggen. a. MVI ambitieniveaus in MVIZET De MVI Zelfevaluatietool is door het Rijk ontwikkeld voor het meten van de effecten van maatschappelijk verantwoord inkopen. (MVI Zelfevaluatietool) MVIZET van het Rijk onderscheidt 4 ambitieniveaus: 0 er is geen bijzondere aandacht voor dit MVI-thema. 1 regulier/ basis: de minimale MVI-eisen en -criteria worden gehanteerd. 2 significant: uw organisatie gaat verder dan de minimumeisen en MVI-gunningscriteria. 3 ambitieus: uw organisatie gaat voor het maximale resultaat ten aanzien van dit MVI-thema. b. Waar liggen de grootste kansen voor MVI Acties vanaf 2020 • Er wordt bij een inkooptraject met Rapid Impact Contracting2 ervaring opgedaan waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de kennis bij marktpartijen. • De inzet is om op basis van de MVI-zelfevaluatietool (MVIZET) voor één of meer projecten ambitieniveau 3 (ambitieus) te halen. • Voor alle inkoopcategorieën is MVIZET niveau 1 (regulier/ basis) uitgangspunt, waarbij per inkoopproces, bij voorkeur samen met de marktpartijen wordt bepaald, welke aanvullende ambities haalbaar zijn.

• De MVIZET wordt jaarlijks gevuld met informatie uit de inkoopprocessen.. • Vanaf 2020 de MVI-O resultaten jaarlijks evalueren en in de Berap opnemen.

Toelichting Bijlage A (A3) De grootste kansen om ambitieniveau 3 te halen zien wij op dit moment liggen in de categorieën: - Facilitair - Fysiek (beheer & onderhoud en realisatie) - Vastgoed De duurzaamheidsdoelstellingen binnen die categorieën waar de grootste slagen kunnen worden gemaakt zijn: - Circulaire Economie - Economie - Fysieke leefomgeving/Ontwikkeling stad - Maatschappelijke ontwikkeling/ SROI

2Inkoopproces met een selectieproces waarin kennis, ambities, expertise, vakmanschap en

innovatievermogen van marktpartijen centraal staat. 11/20

1 november 2019

Datum Titel

Geplande inkooptrajecten Bijlage B is een voorbeeld van het overzicht van geplande inkooptrajecten zoals die wordt opgesteld. Rapid Impact Contracting In 2019 is gestart met een inkooptraject waarin we Rapid Impact Contracting toepassen om ervaring op te doen. Inzet daarbij is dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de kennis bij marktpartijen. Daarbij begint het inkoopproces met een selectie waarbij ambities, expertise, vakmanschap en innovatievermogen centraal staan. Vervolgens wordt gezamenlijk het beoogde resultaat uitgewerkt, waarbij ook de financiële kaders worden afgesproken. Daardoor kan er eenvoudiger en sneller worden ingekocht omdat er vooraf geen uitgebreide bestekken worden gemaakt. Op basis van deze ervaring kan bepaald worden welke inkooptrajecten hiervoor nog meer in aanmerking zouden kunnen komen. c.

Niet elke doelstelling leidt tot inkoop Volledigheidshalve moet worden gemeld dat niet alle gemeentelijke doelstellingen en uitgaven een directe relatie met inkoop hebben. Voor klimaatadaptatie en energietransitie zal de gemeente andere partijen stimuleren en/ of de voorwaarden scheppen om die doelstellingen te realiseren. Om die rol te kunnen spelen zal de gemeente voor deze onderwerpen wellicht wel externe expertise inhuren. De uitgaven voor cultuur worden grotendeels in de vorm van subsidies gegeven op basis van een beschikking waarin de specifieke doelen zijn opgenomen. De gemeente Zwolle is actief in diverse vormen van regionale samenwerking. Voor deze samenwerkingsverbanden zijn afspraken gemaakt over de financiële bijdrage van de verbonden partijen. MVI categorie openbare orde is een verplichte paragraaf in de begroting. Gemeenten zijn verplicht zich aan te sluiten bij de veiligheidsregio waarbinnen zij zich bevinden.

d. De MVI-O uitdagingen Bijlage A (A3) laat, naast de grootste kansen voor MVI, ook zien welke categorieën nog nauwelijks ontgonnen lijken te zijn. Zo zijn de kansen in de categorie sociaal domein beperkt tot Social Return on investment (SROI) 3, en als voorwaarde gekoppeld aan aanbestedingen in de verschillende andere inkoop categorieën. Aangezien in de categorie sociaal domein jaarlijks een substantieel bedrag om gaat zouden de MVI-O kansen onderzocht moeten worden. Ook voor de andere “witte vlekken” in overzicht A3 zou verder moeten worden onderzocht wat de mogelijkheden zijn.

3 Het doel van SROI is om extra arbeids(ervarings) plaatsen te creëren voor mensen met een

grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. 12/20

Datum

1 november 2019

Titel

5.2 Monitoren en rapporteren Een lerend proces Het ideale eindbeeld is dat voorafgaand aan een inkoopproces als vanzelfsprekend de strategische afwegingen plaatsvinden om te kiezen op welke duurzaamheidsdoelen zal worden ingezet. Ten behoeve van het Manifest MVI is het rapporteren gefaciliteerd door middel van de MVI Zelfevaluatietool (MVIZET). Het monitoren van de effectiviteit van de werkwijze volgens dit MVIO actieplan wordt hiervoor gebruikt. Zoals al opgemerkt worden ook nu al uiteenlopende aansprekende projecten gerealiseerd. De gerealiseerde inkopen in 2017 en 2018 zijn in de MVI Zelfevaluatietool (MVIZET) ingevoerd en gebruiken we als 0-meting. Door de leerpunten per inkoopproces en ten aanzien van de totale aanpak te inventariseren kunnen we bepalen welke bijsturing nodig is. Een aantal grote gemeenten streven er naar koploper te zijn op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen. Met dit Actieplan MVI-O wil Zwolle in ieder geval boven in de middenmoot komen. Een veranderende omgeving We moeten oog houden voor de wereld om ons heen. Door een onafgebroken stroom van technische, wettelijke en politieke veranderingen is het speelveld voortdurend in beweging. Daarom is een goed contact met de andere spelers onontbeerlijk. Ook onze contractpartijen zijn in deze veranderende wereld actief.

Voor het vergroten van de impact van de inkoop op onze duurzaamheidsambities moeten we daarom gebruik maken van de kennis van de marktpartijen. Rapportage De Basis voor de monitoring en rapportages wordt gevormd door de informatie uit het InkoopStartFormulier. Door ook in de komende jaren de MVIZET te vullen wordt inhoud gegeven aan de vereiste rapportage richting Rijk/PIANOo. Deze rapportage vormt tevens de basis voor de rapportage binnen de gemeente. Omdat ook de Raad om aandacht vraagt voor de duurzaamheidsonderwerpen worden de resultaten van het MVI-O verwerkt in de beleidsrapportage.

13/20

1 november 2019

Datum Titel

͐

BIJLAGE A Relatie inkoop categorieën, inkoopdoelstellingen en ambities Relatie inkoop categorieën, inkoopdoelstellingen en ambities Bij het bepalen van de duurzaamheidsdoelen en het meten en jaarlijks vergelijken van de resultaten gaat het om het realiseren van “Inkoop doelstellingen” binnen de diverse “Inkoopcategorieën”. De namen en definities van inkoopcategorieën en inkoop doelstellingen verschillen echter per organisatie. Zo ook tussen de gemeente Zwolle en het Rijk/PIANOo. Daarom is onder A.1 en A.2 een vertaalslag gemaakt zodat we eenduidig met die verschillen omgaan. Vervolgens is onder A3 gevisualiseerd waar de kansen en uitdagingen liggen.

A.1 Relatie Inkoopcategorieën Gemeente Zwolle en het Manifest MVI Tijdens het inkoopproces worden de uitgaven gekoppeld aan een specifieke inkoopcategorie. Op basis daarvan worden in de vorm van spendanalyses rapportages gemaakt. Deze informatie vormt de basis voor de sturing van de inkoopprocessen in de gemeente Zwolle. Ten behoeve van het Manifest MVI is voor de monitoring en rapportage de zo geheten MVI Zelfevaluatietool (MVIZET) ontwikkeld. In deze tool worden eveneens inkoop categorieën onderscheiden. De inkoopcategorieën van de gemeente Zwolle en het Manifest MVI sluiten op hoofdlijn op elkaar aan. In het onderstaande overzicht is de relatie tussen de beide systemen uitgewerkt. Categorieën gemeente Zwolle

MVI

Facilitair

2

ICT

3

Sociaal domein/SROI

10

Adviesdiensten

1, 4, 5

Inhuur personeel Gemeentelijk vastgoed

7

Infra, bouw en gebiedsontwikkeling

8

Concessies & Vervoer

6

(Landelijke) Inkoopcategorieën Manifest MVI 1 - Personeel gerelateerde zaken 2 - Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor bedrijfsvoering en informatie 3 - Automatisering en telecommunicatie 4 - Flexibele arbeid 5 - Advies en onderzoek 6 - Vervoer, aandrijfsystemen, emballage 7 - Gebouwen en gebouw gerelateerde installaties 8 - GWW (aanleg en onderhoud, niet gebouw gerelateerd), openbare ruimte 9 - Hulpverlening en openbare orde 10 - Sociaal Domein

14/20

Datum

1 november 2019

Titel

A.2 Relatie beleidsonderwerpen Gemeente Zwolle, Manifest MVI en SDG’s Op grond van het Coalitieakkoord wordt primair ingezet op de onderstaande thema’s. In het Manifest MVI zijn onderwerpen opgenomen aan de hand waarvan de effecten van het MVI beoordeeld worden. In onderstaand overzicht is de relatie tussen de gemeentelijke ambities en de MVI onderwerpen inzichtelijk gemaakt. Tevens is daarbij een relatie gelegd met de Global Goals for Sustainable Development (Verenigde Naties).

Beleidsonderwerpen Coalitieakkoord 2018 – 2022

•

Klimaatadaptatie

•

Energietransitie

•

Circulaire economie

MVI

SDG

c,d,e

Sociaal domein/SROI

b

Economie

f, g

Fysieke leefomgeving/ Ontwikkeling van de stad Cultuur Maatschappelijke ontwikkeling Regionale samenwerking

(Landelijke) Zelfevaluatie tool onderwerpen Manifest MVI a. Internationale Sociale Voorwaarden b. Social Return On Investment c. Milieuvriendelijk Inkopen d. Biobased e. Circulair f. Innovatiegericht g. MKB-vriendelijk h. Geen MVI-thema toegepast

15/20

1 november 2019

Datum Titel

Facilitair

2

ICT

3

Sociaal domein

10

Adviesdiensten

Regionale samenwerking

f,g

Maatschappelijke ontwikkeling

b

Cultuur

c,d,e

Fysieke leefomgeving/ Ontwikkeling stad

Economie

Energietransitie

Sociale agenda/SROI

(MVI)

Circulaire economie

Categorieën (Zwolle)

Klimaatadaptatie

Doelstellingen (Zwolle)

A.3 Waar liggen de kansen en uitdagingen voor MVI

1, 4, 5

Inhuur personeel Gemeentelijk vastgoed

7

Infra, bouw en gebiedsontwikkeling

8

Concessies &Vervoer

6 Kansrijke MVI-O inkooptrajecten De MVI-O uitdagingen

16/20

Datum

1 november 2019

Titel

͐

BIJLAGE B Voorbeeld overzicht ingeplande inkooptrajecten 2020 N.B. Dit overzicht wordt nog vervangen door een meer recent overzicht.

Vanuit

Eenheid

Naam aanbesteding

Gezamenlijk?

Wanneer starten?

Zwolle

EC

Spoorzone Zuid: pasarelle

Nee

Q1 2020

Zwolle

EC

Woningbouw Stilohal

Nee

Q4 2017

Zwolle

EC

Spoorzone Ooster- en Westerlaan

Nee

Q1 2020

Zwolle

Omgvingswet

Software tbv omgevingswet

Nee

2e helft 2019

Zwolle

Services

Koffievoorzieningen

Nee

Q2 2020

Nee

loopt

Nee

Q3 2019

Nee

Q1 2019

Nee

Q4 2019

Hessenpoort, fietspad Steinfurtstraat

Nee

Q4 2019

Zwolle

SSC

Zwolle

W&I

Zwolle

Vervanging telefooncentrale (i.r.t. dienstverleningsconcept) Module handhaving zorg Suite voor het Sociaal Domein (leverancier: Centric A0-displays Hessenpoort, fietspaden Hessenpad en

Zwolle

Fysiek Domein

Zwolle

Fysiek Domein

Zwolle

Fysiek Domein

Hessenpoort, fietsbrug Steinfurtstraat

Nee

Q4 2019

Zwolle

Fysiek Domein

Hessenpoort, voetgangersbrug Diepholtstraat

Nee

Q4 2019

Zwolle

Fysiek Domein

Hessenpoort, WRM Zuidstrook

Nee

Q1 2020

Ja

Q1 2020

Bentheimpad

Programma

Aanbesteding invulling energieloket gemeente

Energietransitie

Zwolle

Zwolle

ECC

Put fotoinspectie

Nee

Q1 2020

Zwolle

Fysiek Domein

Centralisten t.b.v. centrale Katwolderplein

Nee

Q2 2020

Zwolle

Fysiek Domein

Bedrijfskleding

Nee

Q3 2020

Zwolle

Fysiek Domein

Inrichting Bedrijfswagens servicemonteurs

Ja

Q3 2020

Zwolle

ECC

Rioolreiniging

Nee

Q4 2020

makelaarsdienst

Nee

Q1 2020

Zwolle

wa verzekering

Nee

Q2 2020

Zwolle

doorlopende car-verzekering

Nee

Q2 2020

Zwolle

Zwolle

Zwolle

ZWHR

inhuur personeel - raamcontract nr 1

nee

Q1 2020

Zwolle

ZWHR

inhuur personeel - raamcontract nr 2

nee

Q1 2020

Zwolle

EC

Nee

Q1 2020

Zwolle

ZWHR

Ja

Q2 2020

Zwolle

ZWHR

nee

Q2 2020

Zwolle

ZWHR

nee

Q2 2020

Zwolle

ZWHR

inhuur personeel - raamcontract nr 3

nee

Q2 2020

Zwolle

ZWHR

inhuur personeel - raamcontract nr 4

nee

Q2 2020

Asbestsanering kruipruimte Rhijnvis Feithlaan 50 bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, vertrouwenspersoon casemanagement eigen risicodragerschap ZW casemanagement eigen risicodragerschap WGA

17/20

Datum

1 november 2019

Titel

Zwolle

ZWHR

Zwolle

MO

Zwolle

EC

Zwolle

ZWMT

Zwolle

afdeling IV

zwolle

MO

Zwolle

ECB

Zwolle

ECC

Zwolle

Zwolle

trainingen opleidingen in kader Zwolle

Ja

Q2 2020

nee

Q2 2020

Nee

Q4 2019

Nee

1-3-2020

i-centrale Katwolderplein

Nee

2020

WEB taal en roc

Ja

Q2

Nee

Q4 2019

Levering verkeersborden

Nee

Q1 2020

ECC

Handhaving parkeren

Nee

Q3 2018

IV

detachering trainees informatiemanagement

Nee

Q1 2019

Nee

Q4 2019

Nee

Q2 2019

Nee

Q1 2019

Nee

Q1 2019

Nee

Q3 2016

Academie respijtzorg - kort durend verblijf Sloop van Wevelinkhovenstraat 103,105 en 107 Raamcontract Organisatie advieswerkzaamheden

Levering (voor onderdelen van ) Speeltoestellen Zwolle

Raamovereenkomst met bureau voor

(broker; breinstein) Ontwikkeling Hanzebadlocatie (vh

Zwolle

OW

Zwolle

Services

Zwolle

Soc. Domein

(CZM) [contractmanagement en

Zwolle

SWT

Wmo - driewielligfietsen

Zwolle

SZA

Zwolle

Vastgoed

Uitbreiding winkelcentrum Stadshagen

Nee

Q4 2017

Zwolle

ZWPP

Operator geothermie

Nee

Q1 2020

LED verlichting

Ja

Q4 2019

zwembad) concurrentiegerichte dialoog Afval (RiC) Collectieve ziektekostenverzekering Minima

marktverkenning 2018]

Zwolle

Trajecten gericht re-integratie en/of arbeidsinschakeling (WRA naar Werk)

Zwolle

Fysiek Domein

Sporttoestellen WRZV

Nee

Q3 2019

Zwolle

MO

Dagbesteding

Nee

Q1 2020

Zwolle

Vergunningen

WABO-vergunningverlening en toezicht

Nee

Q2 2019

Zwolle

EC

Herinrichting Diezerbrink

Nee

Q3-2019

Zwolle

Soc. Domein

Nee

Q1 2020

Abonnementen

Ja

Q3 2020

Learning en Development-IT systeem

Ja

na Q1

Ja

Q2 2019

Ja

Q4 2019

Collectieve ziektekostenverzekering Minima (CZM) [contractmanagement en marktverkenning] Kampen-Zwolle KampenOverijssel-Zwolle Dalfsen-KampenZwolle Dalfsen-KampenOverijssel-Zwolle

Zeker

Inburgering (invoering nieuwe wet, wzh MO

komen hierdoor naar de gemeenten), regio brede aanbesteding ! Mogelijk ook Dalfsen

EC

Raamovereenkomst ingenieursdiensten

18/20

Datum

1 november 2019

Titel

͐

BIJLAGE C Voorbeelden gerealiseerde maatschappelijke inkoop

C 1.

Regionale samenwerking - Regionale inkoop LED verlichting (inclusief div andere gemeenten) - Regionale inkoop van energie (inclusief maatschappelijke partners) - Aanbestedingstafels jeugdzorg - Gemeentelijke catering

C 2.

Lokale en regionale economische ontwikkeling - Gemiddeld ca 40% van het totaal aanbesteed volume van de hele gemeente wordt gegund aan regionale bedrijven. - Door de groslijssystematiek zijn we in staat gemiddeld circa 75% van de gemeentelijke aanbestedingen in de bouw en infra wordt gegund aan regionale bedrijven. - Harmonisatie regionale SROI werkwijze door toepassen bouwblok methode waardoor specifieke doelgroepen meer continuïteit te kunnen bieden. (Zie ook de sociale component).

C 3.

Circulaire economie - Asfaltfietspaden ombouwen naar betonnen fietspaden en daarbij zo weinig mogelijk beton gebruiken door het gebruik te maken van bestaande draagkracht fundering oude fietspad ( gunstige LCA en LCC). - Hergebruik materialen bij verbouw Stadhuis waaronder binthout (bomen die in Zwolle gekapt zijn en worden hergebruikt in het stadhuis. - Facilitaire inkoop van de verwerking van het gemeentelijke bedrijfsafval onder de voorwaarde dat het afval geschikt wordt gemaakt voor hergebruik conform de ambities in het grondstoffenplan gemeente Zwolle. - Realisatie van het proefproject “Plastic road”, een plastic fietspad op basis van recyclebaar plastic. - Proefproject met de stad als grondstoffenbank. Gemeente en partners komen tot een voorstel waarbij gedacht kan worden aan hergebruik van een bestaand pand, werk met werk maken met sloop en bouw en/of grondstoffenpaspoort nieuwe ontwikkeling. - Proefproject circulair aanbesteden. Daarbij wordt gedacht aan de aanbesteding begin 2018 van de schoonmaak van gemeentelijke panden en objecten door de afdeling Services.

C 4.

Energie - Aanbesteding van het Stadhuis van de gemeente Zwolle met als resultaatverplichting het toepassen van een systeem met warmte koude opslag (WKO), energie winning door middel van zonnepanelen. - Aanbesteding nieuw te realiseren gemeentelijke gebouwen met hoogwaardig energetisch en duurzaam profiel. - Inkoop van duurzame energie met als specifieke eis met als bron Nederlandse windmolens. Levering vanaf 1 januari 2019. - Doel realisatie nieuwe fietsenstalling station (5000 fietsen) gasloos; zo min mogelijk energieverbruik en de te verbruiken energie zoveel mogelijk zelf opwekken. - Electrische laadpalen zijn regionaal aanbesteed. Dit heeft geresulteerd in een voor gebruiker laag tarief om energie af te nemen voor de auto. 19/20

Datum

1 november 2019

Titel

-

Deelname aan de prijsvraag “energielandschap van de toekomst ”uitgeschreven door de coöperatie Nederland Boven Water”.

C 5.

Klimaatadaptatie - Inkoop advies met als doel om te komen tot de ontwikkeling van een nieuwe klimaat adaptieve woonwijk (Breezicht) waarbij de hoofdopgave waterberging is. - Werk met werk maken door de aanbesteding van de reconstructie van een weg (Pannekoekendijk) te combineren met de klimaatopgave. In dit geval het ophogen van een dijklichaam. - Meldingen van wateroverlast door bewoners die in de “Natte voeten kaart“ worden verwerkt. De gegevens worden gebruikt om een beter beeld te krijgen van de plekken in de stad die gevoelig zijn voor plensbuien. De gemeente en het waterschap hopen met deze informatie het waterbeheer in de stad nog beter in de vingers te krijgen.

C 6.

Sociale agenda - Diverse overeenkomsten met marktpartijen met als doel bij te dragen aan de inclusieve arbeidsmarkt. Concrete voorbeelden Overeenkomsten van verkeersregelaars, postbezorging en repro. - Een 10 jarige dienstverleningsovereenkomst met de ROVA inclusief SROI. - Harmonisatie regionale SROI werkwijze door toepassen bouwblok methode waardoor specifieke doelgroepen meer continuïteit te kunnen bieden.

C 7.

Innovatie - Een aantal van de hierboven genoemde voorbeelden - Fietskelder station - Plastic road - Voorbereiding aanbesteding voor leerlingenvervoer waarin een groeimodel is opgenomen dat binnen 4 jaar resulteert in emissievrij leerlingenvervoer.

20/20