Bijlage 11 - Participatie (plan van aanpak) Havezate 24-02-2023

Participatie Havezate

Plan van aanpak, 24 februari 2023

INLEIDING EN OPGAVE Afgelopen zomer heeft deltaWonen aan Kickstad gevraagd een participatieproces voor de ontwikkeling van het woonzorgcomplex de Havezate in te richten en uit te voeren. Middels dit participatieproces betrekken we de huurders van de te slopen woningen en de omwonenden bij het opstellen van het Ruimtelijk OntwikkelPlan (ROP). In de afgelopen sprintfase leerden wij Havezate, haar bewoners en haar omgeving kennen. Ook hebben we ons verdiept in de opgave. We zijn op de hoogte van wat er speelt en leeft en welke stakeholders er zijn. Ook weten we welke projectplanning wordt nagestreefd en welke ruimte er in het plan is voor participatie. Met deze kennis kunnen we een passende participatieaanpak vormgeven. Voor u ligt het plan van aanpak voor het vervolg van de participatie. We starten met een beknopte terugblik op de sprintfase en enkele aandachtspunten voor participatie. Dit onderdeel sluiten we af met de conclusies die we hebben getrokken uit de participatiesprint. Daarna lichten we onze strategie toe, waarna we ons plan van aanpak voor de volgende fase beschrijven. We eindigen met aandacht voor de planning voor de uitvoering van het vervolgtraject.

2

CONTEXT Het project betreft het opstellen van een Ruimtelijk OntwikkelPlan voor de ontwikkeling van woonzorgcomplex de Havezate. Het project is onderdeel van de grotere gebiedsontwikkeling van de Zwartewaterallee. In het participatieproces zoeken we zorgvuldige afstemming met zowel de huurders van deze woningen, als de omwonenden.

3

HET PARTICIPATIEPLAN Dit plan bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Bondige terugblik op de participatiesprint 2. Aandachtspunten voor participatie en communicatie en conclusies participatiesprint 3. Participatiestrategie 4. Participatiemiddelen 5. De planning op hoofdlijnen Dit plan is voor intern gebruik. We stellen voor een samenvatting (in de vorm van een informatieboekje of –brief) te maken voor communicatie met de omgeving, met een visualisatie van het proces.

4

Terugblik participatiesprint

5

PARTICIPATIESPRINT De sprint bestond uit een participatieworkshop met deltaWonen, (een deel van) het projectteam van de gemeente en Nijhuis Bouw. Hiermee hebben we in kaart gebracht wat er speelt en leeft in de omgeving van de Havezate en hebben we aandachtspunten voor het participatieproces geformuleerd en conclusies getrokken die onze participatieaanpak bepalen. Een uitgebreide terugblik op de sprint hebben we bijgevoegd als bijlage. Stakeholdergesprekken met de Moskee, de bewoners van de twee-onder-één-kapwoningen aan de Gombertstraat en de huurdersvereniging volgen zodra deltaWonen haar huurders heeft geïnformeerd.

6

WORKSHOP: PARTICIPATIEDOELEN Tijdens de workshop hebben we gezamenlijk de vraag “Wanneer is voor jou het participatieproces geslaagd?” beantwoord. Op basis van de gegeven antwoorden hebben we de volgende participatiedoelen geformuleerd: 1. 2.

Het plan voor de Havezate verrijken met kennis en kunde uit de omgeving, van huurders tot omwonenden. Betrokkenen en omwonenden voelen zich voor, tijdens en na de ontwikkeling betrokken; ze voelen zich gehoord en begrijpen gemaakte keuzes.

Het resultaat: een breed gedragen en passend plan voor de ontwikkeling van de Havezate, met soepele besluitvorming. De droom: bewoners en omwonenden vinden dat de ontwikkeling van de Havezate meerwaarde heeft voor de buurt.

7

WORKSHOP: ISSUES Tijdens de workshop hebben we samen issues in kaart gebracht. Een issue is een onderwerp waar spanning op staat of waar discussie over wordt verwacht. Samen hebben we een top 3 aan issues geformuleerd: 1. Hoogte/hoogbouw 2. Parkeren 3. Bouwoverlast

8

WORKSHOP: KRACHTENVELDANALYSE

9

WORKSHOP: KRACHTENVELDANALYSE Tijdens de workshop en in het gebiedscommunicatieplan zijn diverse stakeholders benoemd. De belangrijkste personen en partijen hebben we in de matrix op de vorige slide geplaatst; iedere stakeholder heeft een bepaald belang en een bepaalde invloed. Op basis van het belang en de invloed die iedere stakeholder heeft in en op het plan hebben we een participatiestrategie per stakeholdersgroep – beïnvloeders, toeschouwers, belanghebbenden, belangrijke spelers – bepaald: 

Beïnvloeders (linksboven): door middel van een projectgroep betrekken.



Toeschouwers (linksonder): goed informeren vanaf de start. Bijvoorbeeld door een digitale nieuwsbrief bij de start te sturen naar m.n. buurtbewoners waarin we ze op de hoogte stellen van de ontwikkeling en de participatiemomenten.



Belanghebbenden (rechtsonder): betrekken bij de participatie over bepaalde thema’s. Enkele semiprofessionele partijen (bijv. VVE’s, belangengroepen, Stichting Wijkplatform Holtenbroek, e.d.) betrekken d.m.v. bijvoorbeeld één-op-één gesprekken of een separate sessie. In ieder geval in gesprek met het bestuur van de Moskee, de huurdervereniging Havezate en de bewoners van de twee-onder-één-kapwoningen aan de Gombertstraat.



Belangrijke spelers (rechtsboven): zijn partner in dit project (deltaWonen en de gemeente).

10

WORKSHOP: MIDDELEN Tijdens de workshop hebben we vanuit het perspectief van verschillende doelgroepen nagedacht over geschikte participatie- en communicatiemiddelen, passend bij ieders gewenste manier en frequentie om mee te denken en te doen. Hieruit kunnen we de volgende conclusies trekken die we hebben meegenomen in dit participatieplan: •

Communicatiemiddelen zo visueel mogelijk

•

Brede bijeenkomsten hebben een niet-plenair karakter: inloop wanneer het mensen zelf uitkomt.

•

Over enkele thema’s gaan we dieper in gesprek met huurders en buurtbewoners die actief mee willen denken

•

We gaan op zoek naar een mogelijkheid om als projectteam frequent en fysiek aanwezig te zijn, om zo de drempel voor het inwinnen van informatie en het stellen van vragen zo laag mogelijk te maken

11

WORKSHOP: SPEELRUIMTE In de workshop hebben we de speelruimte voor participatie bepaald. Over zaken die vastliggen zullen we met name informeren. Zaken die nog niet vastliggen bieden wel ruimte voor participatie. Wat ligt vast? •

Aantal bouwlagen en bouwhoogte

•

Aantal parkeerplekken

•

Er mogen geen speeltoestellen komen (wel speelaanleidingen)

•

Gekapte bomen moeten één-op-één teruggeplaatst worden en niet alle bomen mogen gekapt worden

Waarover kan meegedacht worden? •

Gebruik en inrichting van het groen

•

Type voorzieningen

•

Behoefte aan deelmobiliteit

•

Beeldkwaliteit 12

WORKSHOP: PLANPROCES In de workshop hebben we kort stilgestaan bij het planproces. Vervolgens hebben we het uitgebreider over dit onderwerp gehad in een overleg met deltaWonen en Nijhuis. Kennis hebben van het planproces is waardevol omdat we er zo voor kunnen zorgen dat we op de juiste momenten input ophalen bij de omgeving. Uit dit overleg zijn de volgende opeenvolging van mijlpalen voor participatie in het planproces besproken: 1. deltaWonen informeert haar huurders over de ontwikkelingen [reeds gedaan] 2. In gesprek met sleutelfiguren: bestuur Moskee, bewoners twee-onder-één-kapwoningen Gombertstraat, huurdersvereniging 3. Een sessie voor (semi)professionele partijen ROP indienen voor ambtelijke toetsing

4. Twee kick-off bijeenkomsten (één voor huurders en één voor de buurt) + lanceren van een enquête 5. Een tussentijds participatieverslag voor in het ROP 6. Verdiepende sessies om input op te halen op specifieke thema’s 7. Bijeenkomst waarin we terugkoppelen hoe de input is geland in de plannen 8. Participatieverslag 13

Aandachtspunten en conclusies

14

AANDACHTSPUNTEN – STAKEHOLDERS EN COMMUNICATIE Uit de workshops en gesprekken hebben we een aantal aandachtspunten met betrekking tot de stakeholders en communicatie van het project geformuleerd: 

Gezien de bevolkingssamenstelling van Havezate én Holtenbroek – relatief veel ouderen, relatief veel laagopgeleiden en relatief veel inwoners met een migratieachtergrond – is het van belang alle informatie en meedenkmogelijkheden zo bereikbaar en begrijpelijk te maken. Bijeenkomsten moeten plaatsvinden op een makkelijk te bereiken locatie (bijvoorbeeld in de Havezate) en de informatie moet eenvoudig en helder uitgelegd worden. We zetten dus ook voor alle communicatie in op B1-taalgebruik en we doen de communicatie zo visueel mogelijk.

•

Er is vanuit deltaWonen een leefstijlenanalyse gedaan. Deze analyse is waardevol voor het bedenken en maken van communicatie- en participatiemiddelen. Ook wij maken hier graag gebruik van.

•

Er is een aantal sleutelfiguren in de buurt die voorafgaand aan de brede communicatie richting de buurt betrokken moet worden bij de planvorming, namelijk het bestuur van de Moskee, de bewoners van de tweeonder-één-kapwoningen aan de Gombertstraat en de huurdersvereniging. Met hen wordt een één-op-één gesprek gepland nadat deltaWonen haar eigen huurders geïnformeerd heeft.

•

Er is een aantal (semi)professionele partijen in de buurt die voorafgaand aan een plenaire sessie met de buurt betrokken moeten worden bij de planvorming. Met hen wordt een aparte sessie gepland. 15

AANDACHTSPUNTEN – (PLAN)PROCES Uit de workshops en gesprekken hebben we een aantal aandachtspunten voor het participatieproces geformuleerd: 

Omwonenden worden altijd op de hoogte gesteld nadat deltaWonen haar huurders heeft geïnformeerd.



Als aftrap organiseren we twee aparte bijeenkomsten: één voor huurders van deltaWonen en één voor omwonenden. Bij de participatiemomenten en –middelen die volgen op deze eerste bijeenkomst maken we geen onderscheid meer tussen huurders en omwonenden.



We werken toe naar een ROP dat in mei ingediend wordt voor ambtelijke toetsing. In dit ROP wordt de participatietussenstand tot dan toe opgenomen d.m.v. een tussentijds verslag. Hierin schetsen we een beeld van de wensen die de belangrijkste stakeholders in dit proces hebben, zonder dat deze wensen al uitwerking krijgen in de plannen. Het is dus van belang dat we met deze stakeholders in gesprek gaan vóór mei.



Nadat het ROP is ingediend, gaat het planproces verder én dus ook het participatieproces zodat we de plannen kunnen verrijken met input vanuit de buurt. We zoeken in mei-jul de verdieping op in gesprekken en werksessies. De input die we ontvangen borgen we in de plannen d.m.v. een interne werksessie zodat de input daadwerkelijk uitwerking krijgt in de plannen. Ook schrijven we een participatieverslag.

16

CONCLUSIES PARTICIPATIESPRINT: ISSUES EN KADERS Van de verschillende issues die zijn gedefinieerd tijdens de eerste workshop, hebben we in onderstaande tabel aangegeven in welke mate en op welke manier ze relevant zijn voor de participatie en/of communicatie. Issue

Participatie

Communicatie

Opmerkingen

Bouwhoogtes en bouwvolumes

Hoewel er niet over bouwhoogtes en –volumes meegedacht kan worden, is het goed om deze thema’s met name in de één-op-één gesprekken met het bestuur van de Moskee en de bewoners van de twee-onder-éénkapwoningen aan de Gombertstraat aan bod te laten komen. In deze gesprekken draait het met name om het bieden van een luisterend oor en het goed beargumenteren van de gemaakte keuzes.

Met name over communiceren. Bijvoorbeeld door effecten van bouwhoogtes op bezonning te tonen.

Schuiven in woonlagen is niet bespreekbaar, aantal woonlagen en bouwhoogtes staan vast.

Beeldkwaliteit

Door middel van referentiebeelden met deelnemers nadenken over de beeldkwaliteit, wat vindt men mooi/niet mooi? De afweging wordt uiteindelijk door de architect gemaakt, later in het proces.

Parkeren

Met het bestuur van de Moskee in gesprek over mogelijkheden om parkeerplaatsen te delen (buiten gebedsuren om). Met de buurt nadenken over type parkeerplaatsen: langsparkeren of steekvakken.

Mobiliteit

Ophalen hoe huurders en omwonden staan tegenover het gebruiken van deelmobiliteit en welk type deelmobiliteit geschikt zou kunnen zijn. Dit kan onderdeel zijn van een werksessie/ thematafelcafé, bijvoorbeeld door het thema mobiliteit aan één tafel tijdens de sessie te bespreken.

Aantal parkeerplaatsen staat niet ter discussie, maar is middels de parkeernorm vastgelegd. Communicatie met name zodra de ontwikkeling van start gaat en gericht op heldere informatie over wegafsluitingen en tijdelijke verkeerssituaties e.d.

17

CONCLUSIES PARTICIPATIESPRINT: ISSUES EN KADERS Issue

Participatie

Communicatie

Gebruik en inrichting van het park

Open voor participatie. In werksessies/ thematafelcafé hierover in gesprek met huurders én omwonden door keuzes voor te leggen, referentiebeelden te gebruiken en gezamenlijk te brainstormen over de look & feel van het groen. De sessie/het thematafelcafé organiseren we in samenwerking met de landschapsontwerper.

Er is een aantal kaders (zie onder), maar dit onderwerp leent zich goed voor participatie. • Er mogen geen speeltoestellen komen in het park, wel speelaanleidingen. • Gekapte bomen moeten één-op-één teruggeplaatst worden, maar niet alle bomen mogen gekapt worden. • Het groen moet ontmoeting stimuleren.

Voorzieningen

Open voor participatie. In werksessies/ thematafelcafé met huurders én omwonenden nadenken over het type voorzieningen dat kan worden toegevoegd in de plint. Uitvragen waar de behoefte ligt, maar tegelijkertijd helder zijn over wat er wel en niet kan.

Er is een aantal kaders m.b.t. dit thema (zie onder), maar dit onderwerp leent zich goed voor participatie. • Er komt geen supermarkt. • Voorzieningen moeten een bijdrage leveren aan de buurt. • Ambitie om de Havezate te verbinden met de buurt d.m.v. voorzieningen.

Bouwoverlast

Vooral over informeren. Wel goed om in enkele één-opéén gesprekken stil te staan bij dit onderwerp.

Goed over communiceren.

Opmerkingen

Bouwoverlast geldt niet voor de hele buurt, maar enkele omwonenden gaan zeker veel en lang overlast ervaren. Met deze omwonenden in nauw contact blijven.

18

Strategie

19

PARTICIPATIESTRATEGIE: GERICHT BEGINNEN, BREED EINDIGEN De aandachtspunten genoemd op pagina 15-16 leiden tot de volgende participatiestrategie voor dit project: Gericht beginnen, breed eindigen In en rond De Havezate hebben we te maken met zeer uiteenlopende doelgroepen (de Moskee, omwonenden, belangenverenigingen zoals de Fietsersbond of Zwolle Groenstad). Aangezien het ROP halverwege het participatieproces richting de gemeente gaat voor een ambtelijke toetsing is het van belang dat we daarvóór deze groep stakeholders gericht uitnodigen voor een gesprek. Dit verdient de voorkeur boven een brede aftrap aan het begin. Na de gerichte gesprekken starten we het reguliere bredere participatieproces op.

20

Participatie- en communicatiemiddelen

21

START PARTICIPATIE: GESPREKKEN MET SLEUTELFIGUREN Zoals al eerder benoemd is er rond de ontwikkeling van de Havezate een aantal ’belangrijke spelers’: stakeholders met veel belang en veel invloed. Voordat we de buurt breed gaan informeren over de ontwikkeling, gaan we met deze ‘sleutelfiguren’ in gesprek. Het betreft de volgende stakeholders: • Het bestuur van de Moskee • De directe buren van Havezate: bewoners van de twee-onderéén-kapwoningen aan de Gombertstraat • De klankbordgroep Havezate Andere stakeholders bieden we de mogelijkheid om later in het proces, tussen de kick-off bijeenkomst voor de buurt en de terugkoppel-bijeenkomst, met ons een één-op-één gesprek in te plannen.

22

START PARTICIPATIE: SESSIE MET (SEMI)PROFESSIONELE STAKEHOLDERS Naast enkele belangrijke spelers, is er een aantal (semi)professionele partijen dat belanghebbend is (weinig invloed maar hoog belang), denk aan: VVE Obrechtstraat, VVE Monteverdilaan, Stichting Wijkplatform Holtenbroek, enkele belangengroepen zoals de Fietsersbond en de Milieuraad, winkeliersvereniging Winkelcentrum De Dobbe. Deze partijen informeren we graag voorafgaand aan het brede informatiemoment voor de buurt over de ontwikkeling van de Havezate tijdens een aparte informatiesessie waarin we: • Plenair stilstaan bij de ontwikkeling van de Havezate • Doorpraten over ieders wensen, zorgen en dromen voor de Havezate

23

START PARTICIPATIE: KICK-OFF HUURDERS We organiseren twee kick-off bijeenkomsten: een voor huurders en een voor omwonenden. De belangen van de beide doelgroepen liggen te ver uiteen om deze partijen meteen vanaf het begin op één avond goed te informeren. In de bijeenkomst voor huurders vertellen we over het plan, het proces (parallelle sporen huurders en omwonenden), de verhuisvergoeding en participatie. Tijdens de bijeenkomst halen we de eerste wensen, zorgen en dromen op uit de buurt. Ook bereiden we een Q&A voor met antwoorden op vragen die we verwachten te krijgen. Opmaak van diverse middelen (bijv. panelen) wordt in samenwerking met de communicatieafdeling van deltaWonen opgepakt.

24

START PARTICIPATIE: KICK-OFF OMWONENDEN De tweede kick-off bijeenkomst is gericht op buurtbewoners. De bijeenkomst bestaat uit een plenaire presentatie en veel ruimte voor vragen. Door middel van een heldere presentatie en de aanwezigheid van projectteamleden geven we een toelichting op het ROP, het proces dat zal volgen en de momenten waarop buurtbewoners kunnen meedenken. We halen de eerste wensen, zorgen en dromen op.

25

TUSSENTIJDS VERSLAG Het Ruimtelijk OntwikkelPlan (ROP) wordt naar verwachting rond mei ingediend voor een ambtelijke toetsing. In het ROP benoemen we wat het participatieproces – bestaande uit enkele momenten om alle partijen op een gelijk informatieniveau te brengen en de eerste input op te halen – tot tot dan toe heeft opgeleverd. Dit doen we door middel van een tussentijds verslag. Hierin staan we stil bij: • De momenten die we georganiseerd hebben • De doelgroepen die we daarmee bereikt hebben • De input die we tijdens deze momenten opgehaald hebben • Aandachtspunten voor het vervolg Na het tussentijdse verslag zoeken we met de buurt de verdieping op en verschuift de focus van de participatiemomenten en -middelen van informeren naar input ophalen.

26

IN GESPREK MET DE BUURT: WERKSESSIES Na de kick-off momenten organiseren we drie werksessies/thematafelcafés waarvoor we huurders, omwonenden en eventuele andere geïnteresseerden uitnodigen. In groepjes gaan we uiteen om bij de deelnemers input op te halen over: • Buitenruimte • Type voorzieningen • Routing en toegangen Bij de werksessies maken we geen onderscheid tussen huurders, omwonenden en andere geïnteresseerden. Iedereen die mee wil denken, mag meedenken. Op deze manier halen we niet alleen zo veel mogelijk input op, maar horen verschillende doelgroepen ook elkaars standpunten en creëren we wederzijds begrip. 27

IN GESPREK MET DE BUURT: INLOOPMOMENTEN Tijdens de participatieworkshop kwam aan bod dat enkel zenden niet voldoende is, er is een stapje extra nodig om ervoor te zorgen dat onze doelgroepen ons begrijpen. Daarom organiseren we – startend na de kick-off voor omwonenden – een wekelijks inloopmoment in een leegstaande ruimte in de Havezate. Zo zijn we dichtbij en kan iedereen die daar behoefte aan heeft langskomen om vragen te stellen of in gesprek te gaan.

28

REFLECTIE: TERUGKOPPELBIJEENKOMST Het einde van het participatieproces markeren we met een terugkoppelbijeenkomst. In deze inloopbijeenkomst koppelen we terug aan de buurt hoe de plannen geworden zijn en lichten we helder toe welke keuzes deltaWonen gemaakt heeft en waarom. We staan stil bij de input die we ontvangen hebben en waarom bepaalde input wel of niet verwerkt is in de plannen. We vragen de buurt hierop te reflecteren en met de input die we ontvangen zetten we de puntjes op de i. Als het vervolgproces tegen die tijd bekend is, en duidelijk is hoe mensen daaraan deel kunnen nemen, is dat ook een belangrijk onderwerp.

29

BORGEN OPBRENGST Om er zeker van te zijn dat de opgehaalde input goed landt in de plannen:  Organiseren we een interne werksessie met het projectteam (deltaWonen, Nijhuis, de gemeente en evt. ontwerpers). Tijdens deze werksessie bespreken we de input die we hebben opgehaald en onderzoeken we hoe we deze input kunnen borgen in de plannen. Tijdens deze interne werksessie wordt door deltaWonen besloten hoe de input uit de omgeving landt in de plannen.  Schrijven we een participatieverslag. In dit verslag staan we stil bij het participatieproces dat we doorlopen hebben, welke input we opgehaald hebben en welke keuzes er vervolgens zijn gemaakt door deltaWonen en waarom. Dit verslag is helpend in de besluitvorming.

30

PROJECTMANAGEMENT Om ons werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat wij aangehaakt zijn op de inhoud. Dat helpt ons het participatieproces goed vorm te geven, de juiste vragen aan de verschillende doelgroepen te stellen, en goed te adviseren over het aanpassen van plannen op basis van de uitkomst van de participatie. Wij houden in onze aanpak rekening met projectmanagementuren. Deze uren zijn nodig om o.a. projectgroepoverleggen bij te kunnen wonen en af te kunnen stemmen met inhoudelijk deskundigen (zoals ontwerpers, stedenbouwkundigen).

31

Planning

32

MIJLPALENPLANNING PARTICIPATIE Vanuit de participatieworkshop hebben we aandachtspunten voor participatie (slide 15-16) en een participatiestrategie (slide 20) geformuleerd. Dit heeft geleid tot de volgende mijlpalen voor participatie (gebaseerd op de aanpak beschreven in slide 22 t/m 31): • Eerst gaan we met enkele sleutelfiguren in gesprek en informeren we huurders. • De tweede stap is het organiseren van een sessie met semiprofessionele stakeholders die genoemd worden in het gebiedscommunicatieplan. • Daarna organiseren we een brede kick-off voor de buurt en halen we de eerste wensen, zorgen en dromen op middels een enquête. • Deze eerste participatiemomenten en de input die we daar ophalen landt in een tussentijds verslag dat onderdeel is van het ROP. • Na het ROP gaan we dieper in gesprek met de buurt over bepaalde thema’s. • De input die we in deze sessies ophalen wordt verwerkt in het VO en de gemaakte keuzes koppelen we terug aan de huurders en de buurt tijdens een terugkoppelbijeenkomst. • Het participatieproces sluiten we af met een participatieverslag. Zie slide 34 voor een visuele weergave van de mijlpalenplanning en slide 35 voor de balkenplanning. 33

MIJLPALENPLANNING PARTICIPATIE

Dec 2022

Maart 2023

April 2023

Mei 2023

Mei - juli 2023

Sept 2023

Okt 2023

Start participatie: bijeenkomst huurders deltaWonen

Start participatie: gesprekken sleutelfiguren + sessie semiprof. partijen

Brede kick-off voor de buurt + lanceren enquête

Tussentijds participatieverslag voor in ROP

Verdiepende werksessies/ thematafelcafés

Terugkoppeling: hoe is de input geland in de plannen?

Participatieverslag

Inloopmomenten en extra stakeholdergesprekken

34

35