Bijlage 1 - Interbestuurlijk toezicht Zwolle, Toezichtbeeld 2021

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Zwolle 2021 Totaalbeeld Zwolle: Groen Financiën

Wabo

Wro

Archief

Huisvesting statushouders

Monumenten

Groen

Groen

Groen

Groen

Groen

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak, maar de provincie wil deze taak zoveel mogelijk vanuit partnerschap met de gemeenten oppakken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de Overijsselse bestuursovereenkomsten IBT (2012) en ook bij de uitgangspunten van het landelijke traject Toekomst van het Toezicht. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit zijn eigen rol. Het totaalbeeld IBT is opgebouwd uit zes domeinen: Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Monumenten. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Basis voor de toetsing is het IBT kader, dat na afstemming met gemeenten in november 2019 door GS is vastgesteld. In het voorliggende totaalbeeld staan per domein de uitkomsten van de toetsing. De uitkomsten op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het integrale totaalbeeld. Naar verwachting treedt de Omgevingswet op 1 januari 2022 in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen en dit raakt daarom de IBT-domeinen Wabo, Wro en Monumenten.

Zowel gemeenten als provincie bereiden zich voor op de invoering van de Wet en in 2021 gaan we eveneens bezien wat het effect van de Wet is op het IBT toetsingskader. Corona heeft het afgelopen jaar een grote invloed op het openbaar bestuur gehad. Overheden hebben een snelle en flexibele omschakeling naar digitale taakuitvoering gemaakt. Deze nieuwe werkelijkheid is zo veel mogelijk meegenomen in de beoordeling. Beeld van de gemeente: kleur blijft groen De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. Voorgaande jaren was het totaalbeeld groen (2020) en oranje (2019). Groene kleuring op de domeinen Financiën, Wabo, Wro Archief, Huisvesting Statushouders en Monumenten Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor het domein Financiën is de kleur verschoven van oranje naar groen. De begroting 2021 en het meerjarenbeeld 2022-2024 zijn structureel en reëel sluitend. De door de gemeente vorig jaar opgenomen forse taakstellingen zijn met deze begroting voor meer dan de helft gerealiseerd. De totstandkoming en onderbouwing van deze ombuigingen geven ons vertrouwen dat ze gerealiseerd gaan worden. Zwolle staat bij ons bekend als een gemeente die altijd snel schakelt bij financiële tegenvallers of risico’s.

Voor een aantal groene domeinen (Wabo, Archief en Monumenten) geldt dat er verbeterpunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Over het domein Huisvesting Statushouders willen we hier in zijn algemeenheid wijzen op de verhoging van de taakstelling voor 2021, die het komende jaar op gemeenten af komt en die zal worden meegewogen in de volgende totaalbeelden voor 2022. Daar willen we het komende jaar in afstemming met de gemeenten naar kijken. Dat geldt ook voor de achterstanden waar gemeenten mee worden geconfronteerd. Gesprekken De verbeterpunten die voor een aantal groene domeinen worden genoemd zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers. Wanneer deze verbeterpunten niet of onvoldoende worden opgepakt kan dat het volgende jaar leiden tot een oranje kleuring op dat domein.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2021-2024 is structureel en reëel in evenwicht.

Groen

Toezichtregime: groen 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3. Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

1. Context De vorige begroting van de gemeente Zwolle is structureel en reëel in evenwicht. In de meerjarenraming wordt aannemelijk gemaakt dat dit evenwicht gehandhaafd blijft. Om tot dit beeld te komen heeft de gemeente een forse (aanvullende) taakstelling van € 11 mln. op het sociaal domein doorgevoerd. Van deze taakstelling is inmiddels € 6 mln. gerealiseerd. Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • u forse ombuigingen heeft verwerkt in uw begroting. Hiervan staat nog een bedrag van € 5 miljoen open. Dit brengt risico’s met zich mee. De totstandkoming en onderbouwing van deze ombuigingen geven ons vertrouwen dat ze gerealiseerd zullen worden; • uw gemeente rekening heeft gehouden met de mogelijke effecten van Covid-19 door € 5 miljoen te reserveren voor het opvangen van risico’s en daarnaast € 2,5 miljoen opzij heeft gezet om sectoren en instellingen te ondersteunen; • het sociaal domein (opnieuw) uw aandacht vraagt vanwege oplopende kosten. U heeft dit opgevangen in uw begroting, onder andere door inzet van de behoedzaamheidsmarge; • de herijking van het gemeentefonds (naar verwachting vanaf 2023) een rol gaat spelen. In uw begroting zien wij dat de mogelijke structurele effecten daarvan als risico (paragraaf weerstandsvermogen) zijn opgenomen en niet zijn vertaald in het nu voorliggende begrotingsbeeld.

Hiervoor is een risicobedrag opgenomen van afgerond € 3,9 miljoen; • u voor een bedrag van ruim € 16 miljoen aan apparaatskosten toerekent aan grondexploitaties en projecten. Ofschoon uw gemeente veel van dit soort activiteiten kent, blijft het een fors bedrag (ook in verhouding tot andere gemeenten). Aan het toerekenen is een dekkingsrisico verbonden in het geval dit soort activiteiten ‘opdrogen’; • nog geen sprake is van een integrale financiële verantwoording/rapportage van Faciliterend Grondbeleid. U bent voornemens hier naar toe te werken. Wij zien de resultaten daarvan met belangstelling tegemoet. Wabo

Beoordeling 2021 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Zwolle groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Zwolle het komende jaar aan kan werken.

Intensiteit toezicht: laag o Begroting vergt geen goedkeuring. o Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). o Monitoren begrotingswijzigingen. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Groen

Toezichtregime: groen Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Verbeterpunten vorig jaar De gemeente Zwolle is met de verbeterpunten uit het beeld 2020 aan de slag gegaan. Het VTH beleid is nog niet vastgesteld en het traject om kwaliteit te borgen is bijna afgerond. Deze Deze verbeterpunten zijn dan ook weer voor 2021 opgenomen. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2020 is gelijktijdig met het uitvoeringsprogramma 2021 vastgesteld. Dit zorgt voor een duidelijk inzicht in de beleids- en uitvoeringscyclus. In het jaarverslag geeft de gemeente duidelijk inzicht in de uitgevoerde activiteiten en geeft een terugkoppeling op de wijze waarop er gewerkt is aan de realisatie van de doelen. Daarnaast is Zwolle gestart met het borgen van kwaliteit binnen het VTH-domein middels EVP/EVC trajecten. Dit traject zit in een afrondende fase. In 2021 moet de raad hierover worden geïnformeerd. Beleidskader De gemeente Zwolle is bezig met het actualiseren van haar beleid voor de taken bouwen en ruimtelijke ordening. Hierin zijn onder andere de probleemanalyse en strategieën opgenomen. Het beleidsplan moet in 2021 worden vastgesteld. De risicoanalyse wordt in regionaal verband opgepakt. Verwacht wordt dat de tool in de loop van 2021 gereed is. Het doel is dat de risicoanalyse wordt opgenomen in het VTH-beleidsplan en de basis voor het uitvoeringprogramma 2022.

Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2021 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma 2021 is aangegeven hoe de gemeente gaat werken aan de realisatie van de doelen voor de thuistaken. De gemeente heeft voldoende capaciteit en budget beschikbaar gesteld voor de thuistaken. In het uitvoeringsprogramma van de OD-taken zijn keuzes gemaakt voor het onderdeel toezicht & handhaving. Er wordt duidelijk aangegeven welke activiteiten er niet worden uitgevoerd. De mogelijke risico’s van deze keuze zijn onvoldoende weer gegeven. Voor de geplande regionale projecten zijn voor een groot deel de uren niet inzichtelijk. Onduidelijk is of hier budget/capaciteit voor is. Corona In het uitvoeringsprogramma 2021 is rekening gehouden met de effecten van de coronapandemie. In het uitvoeringsprogramma is bij de programmering voor 2021 hier rekening mee gehouden. Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging bouwen De inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging bouwen is uitgesteld tot 2022. Door uitvoering te geven aan het programma Omgevingswet, wordt de organisatie voorbereid op de Omgevingswet. Voor 2021 heeft de Zwolle een roadmap opgesteld, waarin de verschillende (VTH-

Beeld

Toezichtregime Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime o.b.v. totaalbeoordeling: groen

gerelateerde) acties en op te leveren producten in tijd zijn uitgezet. Verbeterpunten Voor 2021 heeft de gemeente Zwolle de volgende verbeterpunten: 1. Stel het VTH-beleid voor de taken bouwen en ruimtelijke ordening vast in het eerste kwartaal van 2021. 2. Beschrijf de samenhang tussen de streefwaarden en indicatoren in het beleid met het uitvoeringsprogramma. 3. Benoem streefwaarden bij de indicatoren in het uitvoeringsprogramma 2022, zodat duidelijk wordt wanneer de doelstelling is bereikt. 4. Informeer de raad in 2021 over de uitkomsten van het EVP/EVC traject over het borgen van kwaliteit binnen het VTHdomein. 5. Stel in 2021 een geactualiseerde risicoanalyse (Wabo-breed) vast. 6. Maak voor de geplande regionale projecten inzichtelijk of hier capaciteit/budget voor is. Wro

Totaal De gemeente Zwolle scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is Omgevings- en Structuurvisies: groen De gemeente Zwolle beschikt over een vastgestelde Structuurvisie van 2017 ‘Mijn Zwolle van morgen’. Deze wordt verder uitgewerkt. Naar verwachting wordt deze uitwerking van de Structuurvisie/Omgevingsvisie voor de zomer door de raad vastgesteld. Onder een actuele Structuurvisie verstaan wij een visie die niet ouder is dan 10 jaar. Bestemmingsplannen: groen Gemeente Zwolle beschikt over actuele bestemmingsplannen voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. Toezicht en handhaving: groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Zwolle beperkt aandacht in het VTHprogramma. Het VTH-programma 2021 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem e.d.), welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. In die gevallen waarbij de veiligheid en leefbaarheid niet direct in geding is, kiest Zwolle in voorkomende gevallen voor een projectmatige aanpak. Een voorbeeld hiervan is het project “beëindiging illegale bewoning”.

Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de Structuurvisie(s) op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria). Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria), of: o de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het Omgevingsplan. Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd, en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd, en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen;

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Verbeterpunt voor volgend jaar is de handhaving ruimtelijke plannen te baseren op een risico analyse.

Archief

Algemeen Het beeld van Zwolle is gebaseerd op de KPI 2015-2016 follow up 2019 van 11 december 2019, de notitie Interbestuurlijk Toezicht informatiebeheer 2019 en het bevindingenverslag over het Informatie- en Archiefbeheer verslagjaar 2019 (dd 17 januari 2020) van de gemeentearchivaris. In november 2020 is het geactualiseerde Calamiteitenplan toegestuurd. Aan de rapportages over 2020 werd nog gewerkt, zodat de beoordeling vooral gebaseerd is op de gegevens van vorig jaar. In Q1 2021 worden de door B&W goedgekeurde verslagen verwacht. Oordeel Het informatie- en archiefbeheer is grotendeels op orde. Zwolle heeft haar risico’s ten aanzien van de Archiefwet in beeld en beheerst deze in voldoende mate. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur groen. Digitaal werken Het omvangrijke programma Digitalisering, archivering, samenwerking en applicatierationalisatie (DASA) is in uitvoering. Thema’s hierbinnen hebben betrekking op uitfaseren van bestaande applicaties en het opstarten van nieuwe, archiefwaardige, oplossingen. Voor de niet-zaakgerichte processen gaat Zwolle over naar Office 365 van Microsoft. Hierdoor kunnen andere applicaties worden uitgefaseerd en komt op termijn meer informatie onder beheer van archiefbeheer.

Dit traject heeft geleid tot een nieuwe (deel)visie op recordmanagement en informatiebeheer voor Office 365 en tot aanpassing van architectuurprincipes. In aansluiting hierop wordt nog gewerkt aan de bewaarstrategie en archiveringsbeleid. Het zaaksysteem zal in 2023 opnieuw aanbesteed worden. Uitgangspunt hiervoor wordt de common ground gedachte (bewaren bij de bron, scheiden van inhoud, processen en diensten). Kwaliteitssysteem Kwaliteitszorg en -beheer is goed geborgd in de organisatie. Terugkerend aandachtspunt is de capaciteit op auditering van interen processen. Digitaal archiefbeheer krijgt systematisch aandacht. Aandacht blijft nodig voor digitale archivering van college- en raadsstukken. Hier is nog weinig voortgang geboekt. Mensen en middelen De gemeentearchivaris constateert dat de bezetting te krap is om te kunnen voldoen aan

Toezichtregime afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

Groen

Toezichtregime: groen Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime groen

de wettelijke plichten. Een blijvend aandachtspunt is de zorgplicht voor archieven in relatie tot het shared service centrum ONS. Dit kan leiden tot informatieverlies en onvolledige cq onjuiste archivering, en daarmee het niet kunnen voldoen aan de archiefwettelijke verplichtingen. Aandachtpunten voor 2021 • Bezetting archiefbeheer • Digitale archivering college- en raadsstukken • Bewaarstrategie en archiveringsbeleid Huisvesting statushouders

Beoordeling: groen De gemeente Zwolle heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2020. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is.

Tijdig gehuisvest o Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of o Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode of er is sprake van een kleine achterstand

Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2021 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.

Monumenten

De gemeente Zwolle werkt met een Erfgoedverordening uit 2010 welke aangevuld is in 2012. De gemeente is voornemens deze in 2021 te actualiseren met het oog op de omgevingswet. Er zijn 55 adviezen door de Erfgoedcommissie afgegeven waarvan niet is afgeweken. Archeologische waarden en cultuurhistorische waarden worden via een dubbelbestemming in bestemmingsplannen geborgd. Aandachtspunt: Actualisatie van de Erfgoedverordening richting Omgevingswet.

Intensiteit toezicht: laag o Maandelijks monitoren voortgang. o Bij 1e keer niet halen van de taakstelling ontvang gemeente een ambtelijke brief. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand. Groen

Toezichtregime: groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet. o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).