Beslisnota Zienswijze programmabegroting 2024 ONS-SSC

4

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

1 juni 2023

Openbaar Onderwerp Versienummer

Zienswijze programmabegroting 2024 ONS-SSC 1.1

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

P. Guldemond Liesbeth Borsboom - Bert Oosterhof Financiën/Concernstaf (038) 498 2086 AJ.Oosterhof@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van

9.1.3 We bouwen aan een moderne informatievoorziening Nee n.v.t.

Bijlagen Voor het jaarverslag en de jaarrekening 2022 1. Aanbiedingsbrief SSC ONS Jaarstukken 2022 2. SSC ONS Jaarstukken 2022 3. Jaarverslag in één oogopslag 4. SSC ONS Controleverklaring Voor de begrotingswijzigingen 2023 5. SSC ONS begrotingswijzigingen 2023 Voor de begroting 2024 6. Aanbiedingsbrief SSC ONS Begroting 2024 7. SSC ONS Ontwerpbegroting 8. Begroting 2024 in één oogopslag De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. Geen zienswijze in te dienen wat betreft de programmabegroting 2024 van ONS SSC 2. Geen zienswijze in te dienen wat betreft de voorgestelde begrotingswijziging 2023 /1 van ONS SSC

1/4

4

voorstel

Datum

1 juni 2023

Inleiding Op basis van artikel 15 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie biedt het Shared Service Centrum ONS (BVO SSC ONS) namens het bestuur van de BVO SSC begroting 2024 aan de raad aan. Dit hebben zij, conform de Wet op de Gemeenschappelijke Regeling, uitgevoerd vóór 23 april 2023. SSC ONS stelt de raad in de gelegenheid om vóór 13 juli 2023 een zienswijze op deze begroting schriftelijk kenbaar te maken. Hiermee wordt voldaan aan de wettelijke termijn van twaalf weken. Het bestuur (BVO SSC ONS) dient de vastgestelde begroting, conform de wet op de Gemeenschappelijke regeling, vóór 14 september 2023 aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op te sturen ONS-SSC is een samenwerking (gemeenschappelijke regeling) tussen de gemeenten Dalfsen, Kampen, Westerveld, Zwartewaterland, Zwolle en de provincie Overijssel op het gebied van personeels- en salarisadministratie, ICT en inkoopadvisering. Vanaf 1 januari 2013 is ONS-SSC gestart en verleent het de genoemde diensten aan de partnerorganisaties, met als doel een efficiëntere uitvoering van genoemde diensten. Als deelnemer aan deze gemeenschappelijke regeling heeft u de Programmabegroting 2024 ontvangen van de ONS-SSC. U heeft de bevoegdheid om een zienswijze hierover in te dienen. Wij stellen u echter voor om hier geen gebruik van te maken.

Beoogd effect De raad te informeren over de financiële ontwikkelingen van ONS SSC m.b.t. de programmabegroting 2024 en Begrotingswijziging 2023/1 en de gemeenteraad te adviseren om af te zien van de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen. Toelichting 1. Jaarverslag en Jaarrekening 2022 ONS presenteert een jaarresultaat 2022 van € 2.544.505 positief. Dit ten gevolge van: • Lagere formatielasten t.g.v. niet opgevulde vacatureruimte a.g.v. krapte op de arbeidsmarkt en een langere doorlooptijd van vacatures. • Een voordeel binnen Security. Uitstel van activiteiten en vertraging in VNG-verband hebben geleid tot deels doorschuif naar 2023. In 2022 was rekening gehouden met een structurele kostencomponent; deze valt vrij t.g.v. het resultaat. • Voorgesteld wordt om het positieve resultaat te gebruiken voor een storting in de reserves en het overblijvende voordeel over de partners te verdelen: o Storting van € 187.361 aan de egalisatiereserve i.v.m. de laptopdienstverlening; o Storting van: € 11.000 in de algemene reserve als aanvulling op het weerstandsvermogen; o Het overblijvende voordeel van € 2.346.144 als teruggave te verdelen over de partners op basis van FTE. Accountantsverklaring De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven; deze is als bijlage toegevoegd.

2/4

4

voorstel

Datum

1 juni 2023

2. Begrotingswijzigingen 2023 Vanuit ONS worden een tweetal categorieën begrotingswijzigingen voorgesteld voor de exploitatie 2023: • Begrotingswijzigingen ten gevolge van autonome ontwikkelingen. De eerste heeft betrekking op prijsontwikkelingen; € 1,1 miljoen. • De 2e op hoeveelheidswijzigingen in de P*Q -en maatwerkaantallen a.g.v. de behoefte van de partners aan dienstverlening op het gebied van laptops, smartphones en contractmanagementuren. Deze wijzigingen betekenen een wijziging van de partnerbijdrage. 3. Begroting 2024 Door de volgende ontwikkelingen wordt de gemeentelijke bijdrage in 2024 verhoogd met € 715.000 t.o.v. de begroting 2023. Dit betekent een stijging van 6%. De belangrijkste wijzigingen zijn: • Autonome ontwikkelingen: o Prijsindexering o Groei van de gemeente Zwolle o Meer afname Contractmanagement in het Sociaal Domein o Kostenstijging Microsoft Contract • Werkplek van de toekomst: de gezamenlijke partners willen een toekomstbestendige Werkplek • Online Back-up: de Microsoft-data is nu alleen opgeslagen bij Microsoft en herstelmogelijkheden zijn beperkt. Op verzoek van de partners wordt een aanbesteding gestart om zelf deze back-up gegevens te beheren. • Monitoring operationele systemen.

Argumenten De voorliggende documenten zijn in een gedegen en gedragen proces en in goede samenwerking met de partners tot stand gekomen. In samenwerking met de Demand-managers en Controllers van de partners is toegewerkt naar een integrale afweging van alle onderwerpen in het BVB op 13 februari jl. Dit leidde niet tot cijfermatige wijzigingen. Eventuele vragen en onduidelijkheden zijn onderhands met de partners opgepakt. Het Bedrijfsvoeringsberaad (BVB) heeft op 20 maart jl. de voorliggende documenten besproken en akkoord bevonden voor behandeling in het bestuur. Het BVB heeft het bestuur positief geadviseerd ten aanzien van de autonome/noodzakelijke ontwikkelingen en de drie voornemens voor nieuw beleid. Belangrijk in deze is de vraag of Zwolle in staat is een dergelijke stijgingen (2023 en 2024) op te vangen binnen de reguliere begroting. Daar kan bevestigend op geantwoord worden. Naast eigen indexering kan met name de groei van de organisatie opgevangen worden binnen het onlangs (28 maart j.l. – werkwijze financiële mutaties programma Bedrijfsvoering) vastgestelde overheadtarief € 30.500 per FTE. De kosten van ONS maken daar een belangrijk onderdeel vanuit. Dit is een stabiel financieel mechanisme waarmee groei (en ook krimp) van de organisatie opgevangen kan worden.

Daarnaast is sinds 2023 ONS in staat (grote) investeringen op te vangen binnen de zogenaamde Bandbreedte ICT. Deze Bandbreedte kan schommelingen over de jaargrenzen heen opvangen, zodat e.e.a. niet van grote invloed is op de begrotingen van de partners. Zwolle heeft jarenlang zelf met de meerjarenplanning ICT (MPI) gewerkt; een mechanisme dat vergelijkbaar is/was met de Bandbreedte ICT bij ONS.

3/4

4

voorstel

Datum

1 juni 2023

Risico’s Niet van toepassing Financiën / Organisatorische aspecten Deze meerdere kosten vragen ook dekking. Voor Zwolle geldt dat dit in de reguliere begroting 2024, na raadsbehandeling, wordt voorzien. De partnerbijdrage voor Zwolle neemt ten gevolge van de begrotingswijzigingen toe met € 908.000 voor 2023. Deze bijdrage is opgebouwd uit het partnerdeel voor de governance en toename in de dienstverlening op het gebied van laptops, smartphones en contractmanagementuren. Voor Zwolle is de financiële impact van deze begrotingswijzigingen substantieel, maar de voorgestelde begrotingswijzigingen zijn niet onverwacht. Grotendeels betreft het de gevolgen van de groei van de organisatie, en extra inzet contractmanagement in het Sociaal Domein. In de begroting is daar rekening mee gehouden. Tevens wordt intern kritisch gestuurd op het aantal applicaties en accounts dat door Zwolle wordt betaald en actief wordt gebruikt, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt. Ten behoeve van de begroting 2024 heeft ONS op 20 maart vergaderd en deze geaccordeerd door het Bedrijfsvoeringsberaad ter agendering voor de bestuursvergadering op 21 april 2023.

De voorgestelde begroting geeft inzicht in de noodzakelijke werkzaamheden met bijbehorende kosten ten behoeve van de gewenste dienstverlening en geeft tevens de benodigde investeringen weer ter verbetering en gewenste verbreding van de dienstverlening. De partnerbijdrage voor Zwolle voor 2024 bedraagt €11,95 miljoen. Dat is een stijging ten opzichte van 2023 (€ 0,7 miljoen). Communicatie Niet van toepassing Vervolg Na besluitvorming door de gemeenteraad zal het Shared Service Centrum ONS in kennis gesteld worden van het feit dat geen gebruik gemaakt zal worden van de zienswijze procedure. Het SSC ONS zal de formele procedure richting het ministerie BZK vervolgens continueren Openbaarheid Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

Voorzitter, Peter Snijders

Secretaris, Dick Emmer

4/4