Beslisnota Verordening ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet

5

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

14 november 2023

Openbaar

Onderwerp Versienummer

Verordening ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet 1.0

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

Paul Guldemond Mark Pierik / Richtsje Tel Concernstaf/ CS (038) 498 2163 /2513 M.Pierik@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van

10.1.1 We voeren een solide financieel beleid Nee n.v.t.

Bijlagen

1. De financiële verordening 212 2. Was-wordt overzicht wijzigingen verordening 212 3. De controle verordening 213 4. Was-wordt overzicht wijzigingen verordening 213 5. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 213a

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 De Financiële Verordening ex artikel 212 Gemeentewet vast te stellen en deze per 1 januari 2024 2

in werking te laten treden. De Financiële Verordening ex artikel 212 Gemeentewet, vastgesteld op 25 november 2019, per 1

3

januari 2024 in te trekken. De Controle Verordening ex artikel 213 Gemeentewet vast te stellen en deze per 1 januari 2024 in

4

werking te laten treden. De Controle Verordening ex artikel 213 Gemeentewet, vastgesteld op 12 juni 2017, per 1 januari

5

2024 in te trekken. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a ongewijzigd vast te stellen.

1/5

5

voorstel

Datum

14 november 2023

Toelichting op het voorstel

Inleiding Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een Financiële verordening. De financiële verordening van een gemeente is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, financieel beheer en de financiële organisatie van de gemeente. Met de financiële verordening creëert de raad waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de gemeente. Ook geeft de verordening een nadere invulling aan de (financiële) verantwoording van het college aan de raad. Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) daartoe bieden. Aanpassing van de huidige verordeningen 212 en 213, die dateren uit 2019, is nodig in verband met de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording.

In artikel 213a van de Gemeentewet is vastgelegd dat de gemeente een verordening opstelt voor periodiek onderzoek door college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Deze verordening kan ongewijzigd worden vastgesteld. De aanpassing van de verordening 212 en 213 en het ongewijzigd laten van 213a is op 19 december in de auditcommissie besproken en akkoord bevonden. Beoogd effect Door de voorgestelde aanpassingen te verwerken in de verordening 212 en 213 is er een duidelijke, formele toetsingsgrondslag voor de accountant en stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole vast. Argumenten De huidige Financiële verordening dient te worden aangepast Hoofdreden om de verordening 212 en 213 aan te passen is de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Vanwege de implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording moet het college bij de jaarrekening 2023 door middel van de rechtmatigheidsverantwoording, die wordt opgenomen in de jaarstukken, verantwoording afleggen over de rechtmatige besteding van de lasten aan de gemeenteraad. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording).

De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Er is van de gelegenheid gebruik gemaakt om, nu de verordening toch aangepast moet worden, de verordeningen te actualiseren. Hierbij is gebruik gemaakt van de modelverordeningen die door het VNG zijn gepubliceerd.

2/5

5

voorstel

Datum

14 november 2023

Hierna worden de belangrijkste aanpassingen artikelsgewijs verder toegelicht. In bijlage 2 en 4 bij dit raadsvoorstel is een was-wordt-overzicht opgenomen waarin per artikel de wijzigingen zichtbaar zijn gemaakt ten opzichte van de huidige verordening. De Financiële Verordening 212 Artikel 4 Uitvoering begroting Lid 3: één van de voorwaarden die geldt voor de bevoegdheid van het college om de omvang van een programmabudget te wijzigen is dat als er sprake is van nieuw beleid het bedrag maximaal € 50.000 mag bedragen. Dit bedrag is in de nieuwe verordening verhoogd naar € 100.000. Het huidige bedrag staat al jarenlang in de verordening (minimaal sinds 2004) en is nooit geïndexeerd. Daarnaast is lid 3 aangepast om meer duidelijkheid te krijgen in de bevoegdheden van burgemeester en wethouders en een niet-noodzakelijke inperking van het budgetrecht van de raad te corrigeren. Artikel 5 Interne control Dit artikel is vervangen door het in de modelverordening van de VNG opgenomen artikel 30 waarmee wordt aangesloten op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens is nu in dit artikel opgenomen de tekst die nu nog in artikel 15 van onze verordening is opgenomen. Daarmee komt ons huidige artikel 15 dus te vervallen. Artikel 6 Tussentijdse rapportage Lid 7 komt te vervallen.

De bevoegdheid te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en dus ook de bevoegdheid te besluiten tot het sluiten van een overeenkomst is een bevoegdheid van het college. Deze bevoegdheid is vastgelegd in artikel 160 lid 1 onder d Gemeentewet. Artikel 9 t/m 12 rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Voorwaarden waaraan voldaan dienen te worden, zijn beschreven in deze nieuwe artikelen. Hierbij valt te denken aan de verantwoordings- en rapportagegrens (artikel 9), het voorwaardencriterium en laten vaststellen van het normenkader (artikel 10). Maar ook het begrotingscriterium (artikel 11) en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (artikel 12). Artikel 15 Reserves en voorzieningen Lid 5: nieuw lid waarin is vastgelegd dat gereserveerde middelen jaarlijks worden getoetst en de onderliggende bestedingsplannenn worden geactualiseerd. Eventuele vrijval komt ten gunste van de algemene reserve. Dit lid is opgenomen om om te voorkomen dat er onnodig middelen worden opgepot in de reserves die ook anders besteed hadden kunnen worden. Oud Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen Dit artikel komt te vervallen want de tekst is in de nieuwe verordening opgenomen in artikel 5.

Artikel 23 Bedrijfsvoering In verband met de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording en de daaruit voortvloeiende verplichtingen, is dit artikel fors uitgebreid. Beschreven wordt wat er verplicht in de paragraaf bedrijfsvoering moet worden opgenomen. Het gaat dan om een toelichting op de financiele afwijkingen die in de verplichte rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, een overzicht plus toelichting op niet financiele onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en rapportage van het niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit. Ook geconstateerde fraude van eigen medewerkers wordt hierin opgenomen. 3/5

5

voorstel

Datum

14 november 2023

Artikel 26 Openbaarheidsparagraaf Met dit nieuwe artikel wordt deze paragraaf in de verordening toegevoegd. Volgens de Wet open overheid (Woo) artikel 3.5 Openbaarheidsparagraaf, moet in de begroting aandacht besteedt worden aan de beleidsvoornemens ten aanzien van de uitvoering van deze wet. En in de jaarrekening verslag doen daarvan. In de memorie van toelichting bij de Woo, dat is de toelichting van de wetgever, staat onder andere dat dit artikel een impuls wil geven aan de actieve openbaarheid. Door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag duidelijk maken hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Dat geldt voor de actieve openbaarmaking, publiceren en toegankelijk maken uit eigen beweging. En ook voor de passieve openbaarmakingen, op verzoek. Deze verplichting geldt al voor de jaarrekening 2022 en de begroting 2024. Bij de eerstvolgende wijziging past de commissie BBV het BBV hierop aan. Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (bijlage van de verordening 212) In deze nota hebben geen belangrijke aanpassingen plaatsgevonden. De controle Verordening 213 De aanpassingen zijn, op één uitzondering na, technisch van aard. De uitzondering betreft artikel 6 lid 1.

In de huidige verordening staat het volgende: [“…Aan de accountant, die de gemeentelijke jaarstukken controleert, mogen geen andere adviesopdrachten worden verstrekt. Mochten er zwaarwegende belangen zijn om dit wel te doen dan vereist dit een raadsbesluit..”] Achterliggende gedachte voor deze formulering was destijds het voorkomen van “een slager die zijn eigen vlees keurt”. Oftewel: de onafhankelijk positie van de accountant mag niet in het geding komen. In de praktijk is gebleken dat door de huidige formulering, zonder goedkeuring door de raad, ook geen opdrachten aan de accountant verstrekt mogen worden die deze onafhankelijke positie niet in gevaar brengen. Voorgesteld wordt daarom om dit artikel alsvolgt te wijzigen: [“…Burgemeester en wethouders kunnen de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders raadplegen de auditcommissie vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten voor zover deze werkzaamheden niet voortvloeien uit wettelijke taken en/of subsidievoorwaarden…] Risico’s Geen. Financiën Dit raadsvoorstel heeft geen financiële consequenties.

Communicatie De aanpassing van de verordening 213 en 213 en het ongewijzigd laten van verordening 213a is op 19 december besproken met de leden van de auditcommissie en akkoord bevonden. De nieuwe verordening zal na vaststelling door de gemeenteraad worden bekendgemaakt in het Gemeenteblad en onder meer op de website van de gemeente Zwolle worden gepubliceerd.

4/5

5

voorstel

Datum

14 november 2023

Vervolg Na inwerkingtreding van de nieuwe verordening zullen de beleids- en verantwoordingsdocumenten worden opgesteld met inachtneming van de voorgestelde aanpassingen in de verordening. De nieuwe verordeningen zijn van toepassing op alle beleidsstukken die opgesteld worden na besluitvorming door de raad en die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2024 en verder. Dus dit betreft ook de jaarrekening 2023. Openbaarheid Dit voorstel is openbaar.

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

Voorzitter Peter Snijders

Secretaris Dick Emmer

5/5