Beslisnota Vaststellen Zwolse Participatieaanpak Hanza!

5

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

6 april 2023

Openbaar

Onderwerp Versienummer

Vaststellen Zwolse Participatieaanpak Hanza!

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

H.M.M. Schuttenbeld Frank Wijnandts, Linda Westerkamp en Henriette Agterhuis Concernstaf (038) 498 2622 H.Agterhuis@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van Bijlagen

8.1.2 Het college versterkt de samenwerking op verschillende schalen om tot toekomstbestendige oplossingen voor maatschappelijke opgaven te komen Ja

1. 2. 3. 4.

De participatieaanpak Hanza (in tekst) Participatiejournaal Eerste versie van de toolbox Informatienota raad stand van zaken Participatieaanpak d.d. 6 december 2022

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. De Zwolse participatieaanpak Hanza! vast te stellen; 2. Deze aanpak als leidend principe toe te passen voor zowel externe initiatiefnemers als gemeente in alle participatietrajecten die starten na vaststelling van de aanpak; 3. Het volgen van de aanpak te stimuleren bij initiatiefnemers van binnen en buiten Zwolle die in Zwolle een initiatief willen starten; 4. De uitvoering van de aanpak na vaststelling goed te blijven monitoren en de aanpak bij te stellen mocht dit wenselijk zijn

1/5

5

voorstel

Datum

8 maart 2023

Toelichting op het voorstel

Inleiding Het afgelopen jaar is er, mede op initiatief van de gemeenteraad, gewerkt aan een nieuwe participatieaanpak voor de gemeente Zwolle. Samen met een DOE!-tank, met daarin Zwolse partners (zoals jongerenraad, Platform Zwolse Wijken, de participatieraad, Toegankelijk Zwolle, de raadswerkgroep inwonersbetrokkenheid en diverse andere partijen) zijn we gekomen tot deze aanpak. Over de wijze waarop deze aanpak tot stand is gekomen bent u geïnformeerd met de informatienota van 6 december 2022, die als bijlage bij dit voorstel is gevoegd. Beoogd effect De nieuwe participatieaanpak Hanza! vormt de leidraad voor hoe de gemeente, het bestuur, organisaties en bewoners met elkaar samenwerken bij belangrijke ontwikkelingen in de gemeente. Dit geldt zowel voor projecten waar de gemeente initiatiefnemer is, als voor ontwikkelingen in Zwolle waar andere organisaties en (groepen) bewoners aan de basis staan. De aanpak is van toepassing op zowel initiatieven in het ruimtelijke als het sociale domein. Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Hanza! is Omgevingswet-proof en zal vanaf dat moment ook gelden als participatiebeleid voor processen die onder de Omgevingswet vallen.

Toelichting Op basis van de uitkomsten van het participatieproces en de gesprekken met de DOE!-tank is gekozen voor een set algemene spelregels en een proces dat op hoofdlijnen bestaat uit drie fasen die in vrijwel elke project- en/of procesmethodiek zijn in te passen. Er is dus bewust niet gekozen voor een rigide stappen plan dat nauwgezet gevolgd dient te worden. De vier algemene ‘spelregels’ zijn: A. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor zorgvuldige participatie B. De initiatiefnemer zorgt ervoor dat alle Zwollenaren kunnen meedoen C. We maken gebruik van de kennis en contacten die er in Zwolle al zijn D. We streven er met elkaar naar dat iedereen zich aan het einde van het proces serieus genomen voelt De drie fasen zijn: 1. Klaar voor de start 2. Samenwerken aan oplossingen 3. Het resultaat (incl. besluitvorming) De fasen van Hanza! kunnen afhankelijk van het vraagstuk en de context vormgegeven worden. De aanpak geeft hiervoor handvatten in de vorm van vragen die de initiatiefnemer per hoofdfase zichzelf en de deelnemers kan stellen. Op basis van de antwoorden kan de initiatiefnemer het proces in samenspraak met de deelnemers verder inrichten. Het grote voordeel hiervan is dat Hanza! ruimte biedt voor maatwerk en hierdoor breed toepasbaar is.

Bij minder complexe initiatieven zal al snel blijken dat niet alle vragen beantwoorden dienen te worden, of dat het antwoord relatief eenvoudig gegeven kan worden: fases lopen dan in elkaar over. Hierdoor is de aanpak ‘vanzelf’ gemakkelijker en sneller te doorlopen. Bij meer complexe initiatieven is het mogelijk voor één of meer fasen meer tijd uit te trekken en kan de initiatiefnemer in overleg met de deelnemers bepalen om de hoofdfasen nog op te delen in deelstappen. 2/5

5

voorstel

Datum

8 maart 2023

Ook kan het bij complexe trajecten zo zijn dat de hoofdfasen meer dan eens achter elkaar worden doorlopen. De uitkomst van het ene proces (bijv. een visievorming) is dan het startkader voor het volgende proces (bijv. een uitvoeringsplan). Om te illustreren hoe Hanza! in verschillende situaties (van minder complexe tot uiterst complexe processen) toepasbaar is en hoe ‘maatwerk’ mogelijk is, worden in de toolbox enkele voorbeeldprocessen uitgewerkt.

Argumenten 1. De toename van betrokkenheid van inwoners bij lokale vraagstukken vraagt om een nieuwe participatieaanpak De gemeente Zwolle wil de juiste dingen doen voor de stad en wil dit graag doen met inwoners en partners in de stad. De afgelopen jaren is de betrokkenheid van inwoners sterk toegenomen. Ook de gemeenteraad constateerde in de Quick Scan van de lokale democratie dat de betrokkenheid van inwoners bij lokale vraagstukken om een nieuwe participatieaanpak vraagt. Samen met diverse betrokkenen uit de stad, medewerkers van de gemeente Zwolle en leden van de gemeenteraad is een nieuwe participatieaanpak ontwikkeld. Deze aanpak bevat een aantal overzichtelijke “spelregels” en belangrijke fasen die helpen om fijn met elkaar samen te werken. 2/3

De Nieuwe participatieaanpak geldt als leidend principe voor alle participatietrajecten die starten na vaststelling van de aanpak De nieuwe participatieaanpak is niet vrijblijvend. Het is een afspraak tussen gemeente, maatschappelijke organisaties, ondernemers en inwoners, waar we elkaar op mogen aanspreken. Hanza! biedt daarbij handvatten voor initiatiefnemers en beslissers om participatieprocessen (tussentijds) in nadrukkelijke samenspraak met de deelnemers te kunnen toetsen en te beoordelen of er zorgvuldig met participatie is omgegaan. Als de Zwolse participatieaanpak onvoldoende zorgvuldig is uitgevoerd, dan wordt (een deel van) het proces opnieuw uitgevoerd. Na het vaststellen van de participatieaanpak Hanza! is het voor de participatieprocessen van reeds gestarte initiatieven (zowel door gemeente als door externen) niet wenselijk om deze weer opnieuw op te starten, volgens de spelregels van Hanza!. Dat levert naast een vertraging in tijd en oplopende kosten, mogelijk ook onbegrip op bij deelnemers (belanghebbenden) aan zo’n proces. Zij hebben immers al energie en tijd gestoken in het proces en om deze betrokkenheid vast te houden, is het overdoen van het proces daarom niet wenselijk. Daarom wordt voorgesteld om voor die processen die reeds gestart zijn, een overgangsregeling vast te stellen. Processen die voor de vaststelling van Hanza! zijn gestart, kunnen doorgaan.

Voor processen die na vaststelling van Hanza! worden gestart, gelden de spelregels van Hanza!

4.

Hanza! Is een lerende aanpak Omdat het een nieuwe aanpak betreft is het belangrijk dat we leren van de toepassing in de praktijk en waar nodig en wenselijk de aanpak aanpassen en verder ontwikkelen. Dat gaat bijvoorbeeld over de uitvoerbaarheid van de aanpak, over of de oorspronkelijke doelen van de aanpak wordt gehaald en of de aanpak goed toepasbaar is bij kleinere initiatieven.

3/5

5

voorstel

Datum

8 maart 2023 We zullen de aanpak daarom jaarlijks evalueren en kijken of aanpassingen nodig zijn. Bij deze evaluatie willen we betrokkenen bij de aanpak betrekken en ook de leden van de DOE!-tank

Risico’s Een nieuwe aanpak implementeren vergt iets van betrokken partijen. Het risico bestaat dat het daardoor meer energie en tijd kost om initiatieven van de grond te krijgen of te realiseren. Daar staat tegenover dat de nieuwe aanpak helderheid biedt aan initiatiefnemers over wat van hen wordt verwacht. Daarnaast is zoals gezegd sprake van een lerende aanpak. We kijken hoe de aanpak werkt in de praktijk en passen deze waar nodig aan. Een ander risico is dat de aanpak onvoldoende navolging in de praktijk krijgt, waardoor de verwachtingen die de aanpak wekt niet worden waargemaakt. Dat kan leiden tot een verlies van vertrouwen van inwoners en partijen in de overheid. Vandaar de nadruk op het feit dat de aanpak niet vrijblijvend is. Ook zullen wij als gemeente serieus werk maken van de invoering van de aanpak. Financiën De nieuwe participatieaanpak heeft als doel dat bij initiatieven die in Zwolle worden genomen, de spelregels van deze aanpak worden toegepast. Voor de in- en uitvoering van de aanpak is een belangrijke rol weggelegd voor de gemeente. Deze rol kan niet met de bestaande capaciteit en middelen worden vervuld. Zo zal aan de gemeente ondersteuning en advies worden gevraagd bij participatieprocessen in de stad, zijn middelen nodig voor het begeleiden en uitwerken en ontwikkelen.

Bij de eerste beleidsrapportage van 2023 zullen wij de Raad voorstellen voor dit jaar 80.000 euro beschikbaar te stellen om te kunnen starten met de implementatie van de aanpak. Bij de begroting voor 2024 komen wij met een voorstel voor de financiering in de komende jaren. Communicatie De nieuwe participatieaanpak is op 16 maart jl. voor een laatste keer besproken met de DOE!-tank. Op basis van deze bijeenkomst is de aanpak op kleine onderdelen nog aangescherpt. De DOE!-tank heeft aangegeven ook graag bij het vervolg betrokken te blijven. De komende tijd gaan we aan de slag met een publieksversie van de nieuwe Participatieaanpak, waarbij aandacht is voor helder taalgebruik en toegankelijkheid op de website van de gemeente Zwolle. Daarnaast wordt de aanpak toegezonden aan bij de gemeente bekende initiatiefnemers, en wordt er via de website, de Swollenaer en sociale media aandacht geschonken aan de nieuwe aanpak. In de implementatiefase van Hanza! wordt meer ingegaan op het stimuleren van het gebruik van de participatieaanpak en hoe je deze goed toepast. Vervolg We starten na vaststelling van de nieuwe participatieaanpak met het toepassen ervan bij nieuwe initiatieven. Bij ruimtelijke procedures geldt Hanza! tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet nog niet als formeel juridisch toetsingskader. Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking.

Hanza! is Omgevingswet-proof en zal vanaf dat moment ook gelden als participatiebeleid voor processen die onder de Omgevingswet vallen. Daarvoor is het noodzakelijk om - na vaststelling van deze nieuwe participatieaanpak als kader - nadere uitvoeringsinstrumenten uit te werken. Denk hierbij aan een toetsingskader en formats voor in ieder geval het participatieplan en het participatieverslag (participatiejournaal). Deze instrumenten komen in de toolbox.

4/5

5

voorstel

Datum

8 maart 2023

De opzet van de toolbox is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet worden de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van ‘Hanza! onder de Omgevingswet’ inclusief de uitwerking voor de verschillende processen aan de gemeenteraad voorgelegd. De participatieverordening maakt deel uit van de Wet versterking participatie op decentraal niveau. Dit wetsvoorstel verkeert nog in de ontwerpfase. Naast de participatieverordening moet ook het uitdaagrecht vormgegeven worden, omdat dit als specifieke vorm van participatie, wettelijk verankerd wordt. Na vaststelling van Hanza! wordt de aanpak vertaald in een participatieverordening.

Openbaarheid Het voorstel is openbaar

Burgemeester en Wethouders van Zwolle,

voorzitter, Peter Snijders

secretaris, Dick Emmer

5/5