Beslisnota Vaststellen Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2023

4

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

19 januari 2023

Openbaar Onderwerp Versienummer

Vaststellen Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2023 1

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

Peter Snijders Iris Gosemeijer / Marijn Seuters Raadsgriffie (038) 498 2847 / (038) 498 2319 i.gosemeijer@zwolle.nl / m.seuters@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel

Begroting wijzigen Dekking ten laste van

Doel 8.1.1 De raad geeft als vertegenwoordiging van de inwoners richting aan het gemeentelijk beleid middels een transparant democratisch besluitvormingsproces en controleert de uitvoering van beleid Nee N.v.t.

Bijlagen

1. Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2023

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 Het Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2023 vast te stellen; 2 Het Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2021 in te trekken.

1/4

4

voorstel

Datum

19 januari 2023

Inleiding Een transparant democratisch besluitvormingsproces is belangrijk. Daarom is er wetgeving die geheimhouding van schriftelijke en besproken informatie regelt. Deze wetgeving wordt vaak als ingewikkeld ervaren. Het Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2021, welke op 29 maart 2021 is vastgesteld, beoogt een uniform en helder beschreven proces voor raad, college en ambtelijke organisatie. Het huidige protocol moet door wetswijzigingen geactualiseerd worden. Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden, die de Wet openbaarheid van bestuur vervangt. Besluiten van het gemeentebestuur zijn in beginsel openbaar. Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende uitgangspunten die zorgen voor controleerbaarheid van het bestuurlijk handelen. Soms kunnen zwaarwegende belangen als genoemd in de Wet open overheid het noodzakelijk maken toch af te wijken van de basisregel van openbaarheid. Op 1 januari 2023 treedt de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking. Deze wet voorziet in een wijziging van (onder meer) de Gemeentewet. De geheimhoudingsprocedure verandert vanaf 1 april 2023 op een aantal punten. Op dit moment zijn de belangrijkste bepalingen over geheimhouding geregeld in de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet. Deze drie artikelen worden geschrapt.

In plaats daarvan is een geheimhoudingshoofdstuk, Hoofdstuk V, in de Gemeentewet opgenomen. Daarmee worden de artikelen 87 tot en met 89 geïntroduceerd. Het is, juist omdat het altijd om zwaarwegende belangen gaat, wenselijk om de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen in een protocol voor het opleggen en omgaan met geheimhouding. Met de in het protocol beschreven spelregels wordt uniforme en zorgvuldige besluitvorming bevorderd. Tegelijk laten we aan de samenleving zien hoe we met geheimhouding omgaan. Beoogd effect Het geactualiseerde geheimhoudingsprotocol beoogt een heldere bundeling van de spelregels over geheimhouding en besloten vergaderen. Dit zodat gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie op dezelfde wijze met geheimhouding omgaan. Ook is ieders verantwoordelijkheid in dit proces beschreven. Argumenten 1.1 Het geactualiseerde protocol is een praktische uitwerking van de Wet open overheid en het nieuw geïntroduceerde geheimhoudingshoofdstuk in de Gemeentewet. Het geactualiseerde protocol geheimhouding is gebaseerd op de Wet open overheid en op het nieuwe geheimhoudingshoofdstuk in de Gemeentewet. In de Wet open overheid en de Gemeentewet is geheimhouding geregeld in diverse artikelen.

Uit het gewijzigde artikel 23 van de Gemeentewet volgt dat mondelinge informatie welke tijdens een besloten vergadering wordt gewisseld van rechtswege geheim is, totdat de raad de geheimhouding opheft. Over schriftelijke stukken die voor, tijdens of na een besloten vergadering worden overlegd zal nog steeds een (afzonderlijk) besluit tot geheimhouding moeten worden genomen waarbij een uitzondering als bedoeld in artikel 5.1 van de Wet open overheid vereist is. 2/4

4

voorstel

Datum

19 januari 2023

In het nieuwe artikel 87 van de Gemeentewet is voor de gemeenteraad, het college, de burgemeester en de commissies de bevoegdheid neergelegd om geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust. Deze geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid. Het aan andere bestuursorganen verstrekken van geheime informatie wordt geregeld in artikel 88 van de Gemeentewet. In het nieuwe artikel wordt het uitgangspunt van gelijkheid in de informatiepositie van raadsleden benadrukt. Dit betekent dat geheime informatie die aan een commissie met enkele raadsleden wordt verstrekt, naar de gehele raad moet (artikel 88 lid 5 Gemeentewet). Het orgaan dat op informatie geheimhouding legde, is als enige bevoegd die informatie met andere organen te delen. Uitzondering hierop is dat de raad de mogelijkheid heeft geheime informatie te delen met anderen (artikel 88 lid 6 Gemeentewet). Uit artikel 89 van de Gemeentewet volgt dat het bestuursorgaan wat de geheimhouding heeft opgelegd, ook als enige bevoegd is om deze op te heffen. Daarop gelden twee uitzonderingen. Als de geheimhouding is opgelegd door een commissie, dan is het orgaan dat de commissie heeft ingesteld bevoegd om de geheimhouding op te heffen.

Ook geldt dat als geheime informatie is gedeeld met de raad, de raad vanaf dat moment als enige bevoegd is om de geheimhouding op te heffen. Als laatste vervalt de eis dat de raad de door het college opgelegde geheimhouding moet bekrachtigen. Hiermee komt dus ook een einde aan het vaste agendapunt ‘bekrachtiging geheimhouding’ tijdens een besluitvormingsronde. Dit protocol vertaalt deze artikelen naar de Zwolse praktijk zodat we op dezelfde wijze uitvoering geven aan deze wetten. Alles is zo eenvoudig mogelijk beschreven, de rol van de diverse bestuursorganen is duidelijker beschreven en er zijn tips en modelbesluiten opgenomen voor een praktische toepassing. We dwingen onszelf om zorgvuldig om te gaan met geheimhouding en tegelijk willen we het niet ingewikkelder maken dan het al is. Wel is het belangrijk om een ieders verantwoordelijkheid te benoemen. In hoofdstuk 4 van het protocol is helder beschreven wat ieders rol is en hoe wij omgaan met het opheffen van geheimhouding en de publicatie van openbaar geworden stukken. 2.1 Het huidige protocol geheimhouding dient ingetrokken te worden. Het nieuwe protocol geheimhouding treedt in de plaats van het huidige protocol uit 2021. De gemeenteraad moet daarom besluiten het huidige protocol geheimhouding in te trekken. Financiën N.v.t. Communicatie Dit protocol wordt gepubliceerd via https://www.officielebekendmakingen.nl/.

Vervolg Na vaststelling van het Protocol geheimhouding gemeente Zwolle 2023 zorgen de raadsgriffie, de afdeling juridische zaken en de concernstaf dat de in het protocol beschreven werkwijze gehanteerd wordt. 3/4

4

voorstel

Datum

19 januari 2023

Ieder jaar in maart ontvangt de raad een overzicht van de geheime raadsstukken en de raadsstukken waarvan de geheimhouding wordt opgeheven. Deze werkwijze komt te vervallen. Na vaststelling van het nieuwe protocol ontvangt de raad iedere besluitvormingsronde via de lijst ingekomen stukken ter kennisname een dynamisch overzicht van de geheime raadsstukken. In het overzicht staat op welke stukken nog geheimhouding rust, welke geheime stukken in de voorgaande weken zijn overgedragen aan de raad en van welke stukken de geheimhouding wordt opgeheven. Openbaarheid Deze beslisnota is openbaar.

Voorzitter, Peter Snijders

Griffier, Eric Meurs

4/4