Beslisnota raad verbeteragenda quick scan lokale democratie

5

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

2 september 2021

Openbaar

Onderwerp Versienummer

Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie 1

Portefeuillehouders Informant Afdeling Telefoon Email

P.H. Snijders, M.W.J. Van Willigen Marijn Seuters Raadsgriffie (038) 498 2319 M.Seuters@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel

9.1.1 Wij zijn een wendbare, samenlevingsgerichte organisatie die werkt met èn voor de stad

Bijlagen 1. Verbeteragenda 2. Collegereactie op de verbeteragenda 3. Onderzoeksrapport quick scan lokale democratie 4. Open antwoorden quickscan lokale democratie 5. Tabellen Quick Scan Lokale Democratie 6. Motie ‘Deelname Quick scan lokale democratie’

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 De verbeteragenda quick scan lokale democratie vast te stellen en daarmee de motie Deelname 2 3

Quick scan lokale democratie af te doen. Het college op te dragen uitvoering te geven aan de verbeteracties 1,2,6,7 en 8. Uitvoering te geven aan verbeteracties 3 tot en met 5 en dit te beleggen bij de raadswerkgroep inwonerbetrokkenheid (ondersteund door de griffie)

1/5

5

voorstel

Datum

2 september 2021

Inleiding De gemeenteraad heeft op 1 april 2019 unaniem ingestemd met de motie ‘Deelname Quick scan lokale democratie’. De motie vroeg raad, college en organisatie medewerking te verlenen aan de Quick scan lokale democratie. De quick scan is een instrument van het programma Democratie in Actie (DIA). Het doel van dit instrument is inzicht geven in de stand van de eigen lokale democratie. De quick scan begon in mei-juni met een vragenlijst die is uitgezet onder raadsleden, collegeleden, de ambtelijke organisatie en inwoners. De uitkomsten van deze vragenlijst zijn geanalyseerd door DIA en dat heeft geresulteerd in het onderzoeksrapport. De inzichten uit het onderzoeksrapport zijn het startpunt geweest om op 4 november 2020 met ca. 70 inwoners, ambtenaren, college- en raadsleden in dialoog te gaan over de uitkomsten van de scan en de stappen die de gemeente zou kunnen nemen om het samenspel te verbeteren. Het plenaire deel van deze digitale dialoogsessie is terug te kijken via zwolle.nl/denkmee De raadswerkgroep Inwonerbetrokkenheid heeft vervolgens in samenspraak met de ambtelijke organisatie en portefeuillehouders Snijders en Van Willigen alle aangedragen ideeën en ervaringen op een rij gezet en vertaald naar mogelijke verbeteracties.

Deze verbeteracties zijn vervolgens in een publieksvriendelijk document voorgelegd voor feedback aan de inwoners die deel hebben genomen aan de vragenlijst en/of de digitale dialoog op 4 november. Vervolgens heeft de raadswerkgroep de feedback verwerkt tot de definitieve verbeteragenda die nu voorligt. Het college is tot slot gevraagd om te reageren via een advies op deze verbeteragenda. Een uniek traject om samen invulling te geven aan gewenste en passende verbeteracties. Beoogd effect De verbetering van de samenwerking tussen gemeente en haar inwoners staat natuurlijk nooit stil. Met de verbeteracties en genoemde successleutels hebben we de uitgangspunten willen formuleren voor het verder ontwikkelen van het democratische samenspel tussen de gemeente Zwolle en Zwollenaren. Tegelijk markeert het vaststellen van de verbeteragenda het eind van het traject quick scan lokale democratie. Argumenten 1.1. De verbeteragenda is de uitkomst van het doorlopen proces rondom de quick scan lokale democratie. De Quick Scan lokale democratie verzamelt meningen en wensen. Het is géén wetenschappelijk meetinstrument dat feiten in kaart brengt en objectief beoordeelt. Mensen geven hun oordeel op basis van hun eigen inzichten en ervaringen. In de scan zijn deze inzichten vertaald in cijfers. Er zijn geen streefcijfers of scherpe normen voor democratie.

Het gemeentebestuur bepaalt zelf wat een passend lokaal samenspel is, en wat daarvoor in Zwolle (nog) nodig en gewenst is. Opbouw onderzoeksrapport De eerste twee hoofdstukken van het onderzoeksrapport geven een algemeen overzicht: hoe staat het met de lokale democratie en waarover is men in Zwolle opmerkelijk vaak - of juist weinig - tevreden? En wat zijn opmerkelijke overeenkomsten en verschillen tussen de vier groepen respondenten.

2/5

5

voorstel

Datum

2 september 2021

Vervolgens zijn de uitkomsten over vier thema’s verdeeld. 1. Raad, college en ambtelijke organisatie: hoe goed werken zij en hoe goed werken ze samen? 2. Communicatie: werkt de gemeente open en transparant en wordt goed geluisterd naar inwoners? 3. Burgerparticipatie: hoe worden inwoners betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? 4. Overheidsparticipatie: hoe gaat de gemeente om met maatschappelijke initiatieven? Het eerste thema (de onderlinge samenwerking binnen de gemeente) wordt verder vormgegeven via gesprekken met het presidium en zal een aanvang maken op de raadsretraite van 8 oktober. De verbeteragenda gaat in op de punten communicatie, burgerparticipatie en overheidsparticipatie. In het algemeen kan gezegd worden dat het beeld van Zwolle positief is ten opzichte van andere gemeenten die de scan al afgerond hebben. Tegelijk laat het totaalbeeld uit onderstaande tabel ook ruimte voor verbetering zien. De tabel toont het gemiddelde percentage positieve oordelen. Het referentiepercentage is het gemiddelde van alle gemeenten die al aan de quick scan hebben deelgenomen.

Communicatie: Transparantie en duidelijke communicatie zijn van groot belang in een democratie. Hoe komen besluiten tot stand, en wat is de uitkomst? Zwollenaren moeten kunnen weten hoe de gemeente werkt, hoe ze dat kunnen volgen en controleren. En hoe ze kunnen samenwerken. Uiteraard is goede communicatie een tweerichtings-ding: inwoners moeten zich ook (willen) informeren. Maar het start bij een gemeente die transparant en communicatief is. Vinden inwoners dat de gemeente goed luistert naar hun mening? En ook tussendoor en achteraf feedback vraagt, door na te gaan hoe tevreden inwoners zijn over de besluitvorming? Burgerparticipatie: Burgerparticipatie is een overheidswoord voor manieren waarop de gemeente inwoners de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke besluitvorming te beïnvloeden. Want naast de representatieve democratie van raad en college is er ook nog zoiets al participatieve democratie, waarbij de gemeente 3/5

5

voorstel

Datum

2 september 2021

inwoners actief betrekt bij haar beleid. Dit thema uit het rapport gaat in op hoe open en actief er in Zwolle met burgerparticipatie wordt omgegaan. Worden inwoners voldoende betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? En lukt het om daar ook de juiste mensen bij te betrekken, de mensen die daar belang bij hebben? En hebben ze dan ook echt invloed op het resultaat? Overheidsparticipatie Inwoners pakken ook zelf zaken aan in hun omgeving. Inwoners die samen zelf dingen (willen) doen in hun buurt of voor de gemeenschap. Dit noemen we maatschappelijke initiatieven. Naast de representatieve democratie en de participatieve democratie is er ook zoiets als de maatschappelijke democratie: inwoners die samen zelf dingen doen voor hun buurt of gemeenschap. Zoals inwoners die zelf groenbeheer gaan verzorgen of samen een energiecoöperatie oprichten. Daar is de gemeente lang niet altijd bij nodig. Vaak gaat het pas goed lopen als de gemeente genoeg ruimte laat voor inwoners om hun ideeën en initiatieven te realiseren. Voor gemeenten is het vaak zoeken hoe ze daar goed mee om kunnen gaan: wat is een passende overheidsparticipatie en hoe gaat dat in Zwolle. Opbouw verbeteragenda De verbeteragenda omschrijft beknopt acties waar de gemeente Zwolle op korte termijn prioriteit aan geeft om de samenwerking te verbeteren.

De agenda is geen beleidsplan participatie en democratische vernieuwing. Het is bedoeld als een concrete ‘te-doen-lijst’ van acht verbeterpunten. We willen hiermee op een laagdrempelige manier naar buiten treden met concrete acties. De verbeteracties met de nummers 1 t/m 4 en 8 gaan in op hoe de gemeente inwoners beter kan betrekken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen. De verbeteracties met de nummers 4 t/m 7 gaan in op hoe de gemeente ruimte kan scheppen voor maatschappelijke initiatieven. Successleutels Tijdens het quick scan traject zijn door de deelnemers suggesties gedaan en opmerkingen gemaakt die zich moeilijk in een concrete actie laten vangen. Omdat ze herhaaldelijk genoemd zijn en van belang zijn voor het verbeteren van de samenwerking zijn deze factoren beschreven als successleutels. Deze successleutels dienen als uitgangspunten voor het verder verbeteren en vormgeven van de Zwolse participatie aanpak. De successleutels zijn:  Inwoners voorafgaand aan planvorming onderdeel maken van het proces  Toereikende wijkbudgetten en ambtelijke capaciteit.  Een Zwolse visie op participatie (zie vervolg) 1.2 Met de vaststelling van de verbeteragenda is uitvoering gegeven aan de motie Deelname Quick scan lokale democratie. Met het vaststellen van de verbeteragenda is het volledige quick scan traject doorlopen. De motie kan daarmee worden afgedaan.

4/5

5

voorstel

Datum

2 september 2021

Risico’s - Teleurstelling bij de deelnemers. Met het vaststellen van de agenda door de gemeenteraad gaan we van denken naar doen. Dat is ook het moment waarop we mensen die hebben bijgedragen moeten teleurstellen omdat niet alles kan of omdat ze misschien hun inbreng onvoldoende terugzien in de voorgestelde verbeteracties. We hebben geprobeerd met de voorgestelde acties zo goed mogelijk uitvoering te geven aan de rode draad van alle inbreng. - Uiteraard is het niet of onvoldoende duurzaam uitvoering geven aan de verbeteracties het grootste risico. Financiën Er worden nog geen middelen gevraagd voor de verbeteracties, wanneer de uitvoering van de verbeteragenda hier aanleiding toe geeft dan ontvangt de raad hier vanzelfsprekend een voorstel toe vanuit het college dan wel de raadswerkgroep. Communicatie De deelnemers van het traject zijn na het invullen van de vragenlijst en/of deelname aan de digitale dialogen geïnformeerd over de voortgang van het proces. Alle deelnemers die hebben aangegeven over het vervolg op de hoogte te willen blijven hebben een mail ontvangen met deze vergaderstukken en de uitnodiging om mee te kijken naar de debatronde d.d. 20 september. Vervolg Het college heeft eind juni een bureau geselecteerd wat de gemeente gaat helpen om in gezamenlijkheid de hernieuwde participatievisie en aanpak te ontwikkelen.

Dit bureau heeft zijn werkwijze eind juni gepresenteerd aan de raadswerkgroep Inwonerbetrokkenheid in aanwezigheid van de portefeuillehouders en de bij het onderwerp betrokken ambtenaren. Raad, college, organisatie en stakeholders uit de stad krijgen gelegenheid voor het geven van hun inbreng op plan van aanpak. Daarbij is het de verwachting dat een aantal acties en de successleutels uit de verbeteragenda integraal worden meegenomen in deze aanpak. Diverse partijen hebben aangegeven graag een bijdrage te willen leveren aan deze participatievisie zoals het platform Zwolse wijken en de Jongerenraad. Openbaarheid Dit voorstel is openbaar.

5/5