Beslisnota protocol geheimhouding.docx

3

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

17 maart 2020

Openbaar Onderwerp Versienummer

Vaststellen protocol geheimhouding 1

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

Peter Snijders Marijn Seuters Raadsgriffie (038) 498 2319 m.seuters@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel

Begroting wijzigen Dekking ten laste van

Doel 8.1.1 De raad geeft als vertegenwoordiging van de inwoners richting aan het gemeentelijk beleid middels een transparant democratisch besluitvormingsproces en controleert de uitvoering van beleid Nee N.v.t.

Bijlagen

1. Protocol geheimhouding Gemeente Zwolle

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 Het protocol geheimhouding gemeente Zwolle vast te stellen

1/3

3

voorstel

17 maart 2020

Datum

Toelichting op het voorstel Inleiding Een transparant democratisch besluitvormingsproces is belangrijk. Daarom is er wetgeving die geheimhouding van schriftelijke en besproken informatie regelt. Deze wetgeving wordt vaak als ingewikkeld ervaren. Dit protocol beoogt een uniform en helder beschreven proces voor raad, college en ambtelijke organisatie . Besluiten van het gemeentebestuur zijn in beginsel openbaar. Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende uitgangspunten die zorgen voor controleerbaarheid van het bestuurlijk handelen. Soms kunnen zwaarwegende belangen als genoemd in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) het noodzakelijk maken toch af te wijken van de basisregel van openbaarheid. Het is, juist omdat het altijd om zwaarwegende belangen gaat, wenselijk om de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen in een protocol voor het opleggen en omgaan met geheimhouding. Met de in het protocol beschreven spelregels wordt uniforme en zorgvuldige besluitvorming bevorderd. Tegelijk laten we aan de samenleving zien hoe we met geheimhouding omgaan. Beoogd effect Het geheimhoudingsprotocol beoogt een heldere bundeling van de spelregels over geheimhouding en besloten vergaderen. Dit zodat gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie op dezelfde wijze met geheimhouding omgaan. Ook is ieders verantwoordelijkheid in dit proces beschreven.

Argumenten 1.1 Het protocol is een praktische uitwerking van de Wet openbaarheid van Bestuur en de Gemeentewet In de huidige Wet openbaarheid van Bestuur (Wob) en de Gemeentewet is geheimhouding van stukken geregeld in diverse artikelen te weten:    

artikel 25 van de Gemeentewet artikel 55 van de Gemeentewet artikel 86 van de Gemeentewet artikel 10 van de Wob

Dit protocol vertaalt deze vier artikelen naar de Zwolse praktijk zodat we op dezelfde wijze uitvoering geven aan deze wetten. Alles is zo eenvoudig mogelijk beschreven, de rol van de diverse bestuursorganen is duidelijker beschreven en er zijn tips en modelbesluiten opgenomen voor een praktische toepassing. We dwingen onszelf om zorgvuldig om te gaan met geheimhouding en tegelijk willen we het niet ingewikkelder maken dan het al is. Wel is het belangrijk om een ieders verantwoordelijkheid te benoemen. In hoofdstuk 4 van het protocol is helder beschreven wat ieders rol is en hoe wij omgaan met het opheffen van geheimhouding en de publicatie van openbaar geworden stukken. Financiën N.v.t.

2/3

3

voorstel

Datum

17 maart 2020

Communicatie N.v.t. Vervolg Na vaststelling van het protocol zorgen de griffie, de afdeling juridische zaken en de concernstaf dat de in het protocol beschreven werkwijze gehanteerd wordt. Op dit moment wacht de Wet Open Overheid(WOO) op een besluit van de Eerste Kamer. Naar verwachting zal deze wet in 2022 ingaan. De WOO vervangt de huidige Wet Openbaar Bestuur (WOB) en is bedoeld om overheden transparanter te maken door ervoor te zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. Ook interne overleggen en adviezen van de ambtelijke organisatie aan het college worden door de WOO in principe openbaar. Na de daadwerkelijke invoering zal dit protocol worden geactualiseerd en opnieuw aan de raad worden voorgelegd. Openbaarheid Deze beslisnota is openbaar.

Voorzitter, Peter Snijders

Griffier, Arthur ten Have

3/3