Beslisnota Opdrachtverstrekking Accountantscontrole Jaarrekening 2020.docx

4

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

7 januari 2020

Openbaar

Onderwerp Versienummer

Opdrachtverstrekking accountantscontrole jaarrekening 2020 1

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

N.v.t. Bert Tory Concernstaf (038) 498 2538 B.Tory@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van

10.1.1 We voeren een solide financieel beleid Nee NVT

Bijlagen

1. Startnotitie jaarrekening 2020 2. Controleplan PWC 3. Brief PWC van 3 september 4. Bijlagen (ter inzage bij Griffie) I. Externe wetgeving II. Interne regelgeving III. SISA regelingen IV. Overzicht wet- en regelgeving SISA controle V. Subsidieprojecten te voorzien van accountantsverklaring

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. PWC Accountants de reguliere controle van de jaarrekening 2020 overeenkomstig het bijgevoegde controleplan uit te laten voeren. 2. Het principebesluit te nemen om de verschillen tussen begroting na wijziging en de programmarekening als gevolg van Covid via vaststelling van de jaarrekening alsnog te accorderen. 3. Het inkoopbeleid met ingang van 1 januari 2020 buiten de rechtmatigheidstoets te plaatsen en eventuele bevindingen t.a.v. het inkoopbeleid op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

1/4

4

voorstel

Datum

7 januari 2020

Toelichting op het voorstel

Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de jaarrekening en dat die accountant een rapport van bevindingen en een controleverklaring verstrekt. In de gemeentelijke verordening ex artikel 213 Gemeentewet (controleverordening) is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. In november 2015 heeft de raad besloten de opdracht voor de accountantscontrole voor de gemeente te verstrekken aan PWC Accountants NV. In het Programma van eisen (PVE) en het daarop gebaseerde contract zijn de voorwaarden en condities vastgelegd waaraan partijen moeten voldoen. In de opdrachtverstrekking aan PWC Accountants kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole is. Deze voor de toetsing door de accountant relevante wet- en regelgeving is als bijlage 4 in dit raadsvoorstel opgenomen. In het controleplan 2020 van PWC (bijlage 2) is de reikwijdte van de controle, de controleaanpak en de samenwerking met de interne controleafdeling, opgenomen.

De als bijlage 1 bijgevoegde startnotitie is voornamelijk een nadere detaillering van het controleplan terwijl de brief van PWC vooral de specifieke voorwaarden bevat die gelden voor het accountantsberoep. In deze beslisnota wordt voorgesteld om PWC de reguliere controle van de jaarrekening 2020 overeenkomstig het controleplan uit te laten voeren. Dit zal tevens het laatste jaar zijn dat PWC de controle uitvoert, aangezien Deloitte als nieuwe accountant is gecontracteerd. Deze beslisnota is in de auditcommissie van 8 december 2020 besproken en akkoord bevonden. Beoogd effect Uitvoering van de reguliere controle van de jaarrekening 2020 door PWC overeenkomstig het controleplan. Argumenten 1.1 Het controleplan van PWC beschrijft duidelijk wat er gecontroleerd wordt en hoe er gecontroleerd wordt. In het controleplan van PWC wordt de reikwijdte van de controle en de controleaanpak, waaronder ook de samenwerking met de interne controleafdeling, besproken. Het normenkader dat als meetlat dient voor de controle is in het plan uitgewerkt. Verder zijn opgenomen de goedkeuringstoleranties zoals benoemd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Deze luiden als volgt:

2/4

4

voorstel

Datum

7 januari 2020

In de risicoanalyse (blz.11) zijn opgenomen het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management, de rechtmatigheid van aanbestedingen, omkoping en corruptie, de waardering van de grondexploitaties, de prestatielevering in het sociaal domein en frauderisico’s in de omzetverantwoording. Voor wat betreft de Spoorzone zal uitvoering worden gegeven aan de motie van 30 september 2013 die vermeldt dat de administratieve organisatie en interne controle van het project Spoorzone expliciet onderdeel moet uitmaken van de reguliere onderzoeksopdracht voor de controle van de jaarrekening. De uitkomsten van de controle van dit project zullen jaarlijks herkenbaar terugkomen in (ten minste) het accountantsverslag bij de jaarrekening. De accountantscontrole blijft beperkt tot de gebruikelijke controles die bij de jaarrekening plaatsvinden; er vindt dus geen uitgebreide, operationele projectaudit plaats. 1.2 Het controleplan biedt de mogelijkheid om speerpunten voor de controle toe te voegen Op blz. 2 van het controleplan is als specifiek speerpunt, waaraan de accountant bij de controle specifiek aandacht moet besteden, meegegeven: - Integriteit in het aannameproces Dit aandachtspunt is op 29 september 2020 benoemd door de auditcommissie tijdens het vooroverleg met de accountant. 2.

1 Verschillen tussen de begroting en de programmarekening als gevolg van Covid zijn onvermijdbaar. De Corona-pandemie heeft 2020 tot een bijzonder jaar gemaakt. Met grote snelheid zijn er door het rijk en de gemeenten allerlei maatregelen getroffen met grote impact op de samenleving. Economische herstelpakketten zijn snel van de grond gekomen waarbij aan de wijze van verantwoording weinig aandacht kon worden besteed. Deze verantwoording maakt nu wel onderdeel uit van de jaarrekening controle waarbij tot op heden op landelijk niveau nog steeds de nodige onduidelijkheid bestaat over de wijze van verantwoorden. Dit maakt dat er nog de nodige onzekerheden zijn bij de controle van de jaarrekening. Dit kan effect hebben op de verklaring van de accountant. In de raadsvergadering van december 2020 is het voorstel Begrotingswijziging gevolgen Corona begroting 2020 aangenomen en worden de nadelige gevolgen vanwege Covid, voor zover op dat moment bekend, in de begroting 2020 verwerkt. Uiteraard zullen dit niet alle nadelige gevolgen zijn omdat het jaar 2020 nog niet verstreken is. De resterende gevolgen zullen verwerkt worden in de jaarrekening 2020. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor, dat de jaarrekening een analyse bevat van de verschillen tussen begroting na wijziging en de programmarekening. De raad kan door het 3/4

4

voorstel

Datum

7 januari 2020

vaststellen van de jaarrekening deze verschillen alsnog bekrachtigen. Wij stellen u voor om het principebesluit te nemen om deze verschillen via vaststelling van de jaarrekening alsnog te accorderen. In de jaarrekening 2020 zullen deze verschillen op de gebruikelijke wijze worden toegelicht waarbij u uiteraard de mogelijkheid hebt om hier vragen over te stellen of (alsnog) niet akkoord te gaan met sommige verschillen. 3.1 Het advies van PWC is om het door de raad vastgestelde inkoopbeleid uit het normenkader te halen. In het huidige normenkader is het inkoopbeleid van de gemeente Zwolle opgenomen omdat de raad dit inkoopbeleid heeft vastgesteld. Dat betekent dat de accountant hierop moet toetsen. Onze accountant heeft in het accountantsrapport bij de jaarrekening 2019 geadviseerd om het eigen inkoopbeleid uit het normenkader te halen. Veel vergelijkbare gemeenten zijn Zwolle daarin voorgegaan. De bepaling en uitvoering van de interne aanbestedingsprocedure is dan volledig gemandateerd aan het college omdat het onderdeel is van de bedrijfsvoering van de gemeente. Dit houdt tevens in dat de afwijkingen van deze procedures niet meegenomen worden in het oordeel van de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Wij stellen u voor om het advies van de accountant op te volgen.

Voor alle duidelijkheid: dat de accountant geen oordeel meer velt, betekent natuurlijk niet dat we ons als college niet meer houden aan het door de raad vastgestelde inkoopbeleid; daar is het college nog steeds verantwoordelijk voor en we zullen daarom in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarrekening expliciet aandacht besteden aan tekortkomingen t.a.v. het vastgestelde inkoopbeleid, met name aan de inhuur van personeel en de inkoop van adviesdiensten. Risico’s Als belangrijkste risico kan worden genoemd het niet verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Financiën De kosten voor de reguliere controle worden gedekt uit de daarvoor in de begroting opgenomen budgetten. Het is mogelijk dat PWC meerkosten in rekening gaat brengen in verband met Corona gerelateerde controles maar daarover is nog geen duidelijkheid en dus ook niet of dit binnen het begrotingsbudget opgevangen kan worden. Communicatie N.v.t. Vervolg Na vaststelling van het controleplan volgt het reguliere proces van jaarafsluiting en daarbij behorende controles en rapportages. Openbaarheid Openbaar

De voorzitter van de auditcommissie, Jolien Elshof 4/4