Beslisnota_controleprotocol en normenkader jaarrekeningcontrole 2022.docx

5

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

14 november 2022

Openbaar Onderwerp Versienummer

Controleprotocol en normenkader jaarrekeningcontrole 2022 2

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

N.v.t. Bert Tory Concernstaf (038) 498 2538 B.Tory@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van

10.1.1 We voeren een solide financieel beleid Nee NVT

Bijlagen

1. Auditplan gemeente Zwolle Deloitte 2. Bijlagen normenkader 1. Externe wetgeving en Interne regelgeving 2. SISA regelingen 3. Overzicht wet- en regelgeving SISA controle

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1 Voor de controle-opdracht van de jaarrekening 2022 van de gemeente Zwolle t.b.v. de

2 3

controlerend accountant (Deloitte) de volgende richtlijnen vast te stellen: a. De goedkeuringstolerantie te bepalen op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden; b. De rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie; c. De rapporteringstoleranties van specifieke uitkeringen te bepalen op: - € 12.500 indien de lasten ≤ € 125.000; - 10% indien de lasten > € 125.000 ≤ € 1 mln.; - € 125.000 indien de lasten > € 1 mln. Het normenkader vast te stellen. Voor de controle 2022 de onderstaande, door de auditcommissie bepaalde, speerpunten mee te geven aan de accountant: a. Procesbeheersing en sturingsinformatie proces Jeugdzorg b. Voortgang en verantwoording ten aanzien van de Sustainable Development Goals (SDG’s) in relatie tot het (Europese) ESG-raamwerk

1/5

5

voorstel

Datum

14 november 2022

Toelichting op het voorstel

Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de jaarrekening en dat die accountant een rapport van bevindingen en een controleverklaring verstrekt. In de gemeentelijke verordening ex artikel 213 Gemeentewet (controleverordening) is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Op 28 september 2020 heeft de raad besloten de opdracht voor de accountantscontrole voor de gemeente te verstrekken aan Deloitte Accountants BV. De raad dient jaarlijks een controleprotocol vast te stellen waarin de richtlijnen en specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole van de jaarrekening zijn vastgelegd. Onderdelen van het protocol zijn de te hanteren goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties. Een ander onderdeel van het protocol is het normenkader waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is. Deze voor de toetsing door de accountant relevante wet- en regelgeving is als bijlage 2 bij dit raadsvoorstel opgenomen. Dit controleprotocol wordt verstrekt aan de accountant. In het auditplan 2022 van Deloitte (bijlage 1) is de reikwijdte van de controle en de controleaanpak opgenomen. Het auditplan 2022 is in de auditcommissievergadering van 11 oktober jl. besproken en akkoord bevonden.

Beoogd effect Dit controleprotocol heeft tot doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Argumenten 1. Er wordt aangesloten bij de toleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). De controle van de jaarstukken door de accountant wordt gericht op het afgeven van een oordeel over: - De getrouwe weergave van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Goedkeuringstolerantie: De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

2/5

5

voorstel

Datum

14 november 2022

In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties opgenomen. Minimumeisen BADO: Fouten in de jaarrekening (% totale lasten) Onzekerheden in de controle (% totale lasten)

Strekking controleverklaring: Goedkeurend Beperking ≤ 1% 1% - 3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

≥ 10%

-

3% - 10%

Rapporteringstolerantie: Voorgesteld wordt om de rapporteringtolerantie, net als in voorgaande jaren, vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en/of onzekerheden die dit percentage te boven gaan, rapporteert in zijn verslag van bevindingen. Voor Zwolle wordt reeds jaren gewerkt met deze grens. Voor 2022 betekent een goedkeuringstolerantie van 1% een bedrag van circa € 6,4 miljoen en de rapporteringsgrens bedraagt dus € 640.000 (10% daarvan). Rapporteringstoleranties specifieke uitkeringen: Sinds 2007 vallen ook specifieke uitkeringen onder het principe Single Information Single Audit (SiSa). De verantwoording van de specifieke uitkeringen lopen daarmee via de jaarstukken van de gemeente Zwolle. Voor de specifieke uitkeringen gelden andere rapporteringstoleranties, die afhankelijk zijn van de grootte van de uitkering. In het verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens op, voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Deze financiële grens is per specifieke uitkering: - € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk is aan € 125.000 zijn; - 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000 zijn; - € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

De rapporteringtolerantie heeft géén consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen, niet herstelde, fouten en onzekerheden, voortkomende uit de accountantscontrole. 2. Het normenkader is onderdeel van het controleprotocol Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het gemeentelijk normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving moet het college permanent zicht hebben op het van toepassing zijnde relevante normenkader. Het is derhalve de taak van het college om het normenkader jaarlijks te actualiseren en toe te sturen aan de raad. Het doel van het versturen is dat de raad zich bewust is van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de accountantscontrole/rechtmatigheidsverantwoording en dat de raad daarmee de mogelijkheid krijgt om het normenkader aan te vullen. In bijlage 2 treft u het normenkader aan.

3/5

5

voorstel

Datum

14 november 2022

3. De auditcommissie heeft een aantal specifieke speerpunten voor de accountant bepaald Conform de verordening ex artikel 213 Gemeentewet (controleverordening), artikel 2 lid 5 bepaalt de raad, op voordracht van de auditcommissie, jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole specifieke aandachtspunten. De volgende aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn geformuleerd: - Procesbeheersing en sturingsinformatie proces Jeugdzorg; Het gaat hier enerzijds om het proces rondom het afgeven van beschikkingen (door het Sociaal Wijkteam) en anderzijds over de kwaliteit van de sturingsinformatie voor college en raad. - Voortgang en verwachting ten aanzien van de Sustainable Development Goals (SDG’s) in relatie tot het (Europese) ESG-raamwerk. Dit onderwerp was in het voorgaande jaar ook al als speerpunt opgenomen. In het kader van de jaarrekeningcontrole over 2021 werd geconstateerd dat de SDG’s nog geen “centrale plek” hebben in de jaarstukken.

Om de ontwikkelingen hierin te volgen is dit wederom als speerpunt opgenomen Naast deze speerpunten heeft de accountant in het Auditplan (bijlage 1) zelf ook de verschillende aandachtsgebieden opgenomen, zoals onder andere de follow up van de IT-audit uit 2021, beheersing en verantwoording sociaal domein en de impact van inflatie en andere economische ontwikkelingen op de waardering van de grondexploitaties en op strategische investeringen, rechtmatigheidsverantwoording college, opvolging aanbevelingen boardletter en accountantsverslag 2021 en armoedebeleid en schuldhulpverlening zoals tegemoetkoming energiekosten. Tot slot is in het auditplan het onderwerp voor een (eerste) themabijeenkomst voor de raad opgenomen, namelijk: “Informatievoorziening aan de raad inzake risico’s en impact verschillende crises (bijvoorbeeld energiecrisis)”. Dit onderwerp is in overleg met de auditcommissie bepaald. Tot slot wordt uitvoering gegeven aan de motie van 30 september 2013 over de Spoorzone. Op grond van die motie komen de uitkomsten van de controle van dit project jaarlijks herkenbaar terug in (ten minste) het accountantsverslag bij de jaarrekening. De accountantscontrole blijft beperkt tot de gebruikelijke controles die bij de jaarrekening plaatsvinden; er vindt dus geen uitgebreide, operationele projectaudit plaats. Risico’s Niet van toepassing.

Financiën De kosten voor de accountantscontrole worden gedekt uit de daarvoor in de begroting opgenomen budgetten. N.B. De accountantsdiensten zijn in 2020 aanbesteed aan Deloitte. De basis voor deze aanbesteding vormde het controlejaar 2019. Ten opzichte van 2019 was er over 2021 sprake van meerwerk op een aantal onderdelen. Zo is het aantal te controleren SiSa-regelingen1 fors toegenomen (13 regelingen in 2019, 39 regelingen in 2021), was er sprake van een nieuwe controle in de vorm van de Tozo-regeling2 en moesten er extra controles op grond van de Wet Normering Topinkomens plaatsvinden (nieuwe 1 Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van hogere overheden uit te voeren. Gemeenten

ontvangen hiervoor specifieke uitkeringen. Voorbeelden hiervan zijn de Woningbouwimpuls, Regiodeal, Onderwijsachterstandenbeleid, etc. De verantwoording over de besteding van deze gelden verloopt via de Single Information Single Audit regeling. 2 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers – regeling. Was van kracht van 1 maart 2020 tot en met 1 oktober 2021 voor financiële ondersteuning van ondernemers in verband met de coronamaatregelen. 4/5

5

voorstel

Datum

14 november 2022

gemeentesecretaris en nieuwe raadsgriffier in 2021). Over het meerwerk is het gesprek gevoerd tussen (eerst) directie en accountant en (later) auditcommissie en accountant. De toename in het aantal te controleren SiSa-regelingen is voor een gedeelte structureel van aard. De accountant zal tijdig in gesprek gaan met de auditcommissie over eventueel meerwerk als gevolg hiervan. Communicatie Na besluitvorming zal de raadsgriffie ervoor zorgdragen dat het raadsbesluit: controleprotocol 2022 inclusief het normenkader aan de accountant ter beschikking wordt gesteld. Vervolg Na vaststelling van het auditplan volgt het reguliere proces van jaarafsluiting en daarbij behorende controles en rapportages. Openbaarheid Openbaar

De auditcommissie Jolien Elshof (voorzitter) Maxim van der Veen Jeroen Doornbos Joey Boon Mark Oldengarm

5/5