Beslisnota controleprotocol, auditplan en verlenging contract accountant

5

voorstel

Beslisnota voor de raad Datum

Openbaar

Onderwerp Versienummer

Controleprotocol jaarrekeningcontrole 2023, Auditplan 2023 en verlenging contract met Deloitte 1

Portefeuillehouder Informant Afdeling Telefoon Email

P. Guldemond Richtsje Tel Concernstaf (038) 498 2513 R.Tel@zwolle.nl

Financiële gevolgen Betreft doel Begroting wijzigen Dekking ten laste van

8.1.1 Raad Nee N.v.t.

Bijlagen

• •

Auditplan gemeente Zwolle Deloitte Normenkader 2023

De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. Voor de controle-opdracht van de jaarrekening 2023 van de gemeente Zwolle t.b.v. de controlerend accountant (Deloitte) de volgende richtlijnen vast te stellen: a. De goedkeuringstolerantie te bepalen op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden; b. De rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie; c. De rapporteringstoleranties van specifieke uitkeringen te bepalen op: - € 12.500 indien de lasten ≤ € 125.000; - 10% indien de lasten > € 125.000 ≤ € 1 mln.; - € 125.000 indien de lasten > € 1 mln. 2. Het normenkader vast te stellen. 3. Voor de controle 2023 de onderstaande, door de auditcommissie bepaalde, speerpunten mee te geven aan de accountant: a. Strategische investeringen in relatie tot uitvoeringskracht; b. Risicobeheersing kwetsbaarheid Sociaal Domein. 4. De overeenkomst met Deloitte Accountants B.V. met twee jaar te verlengen (tot 31 december 2025).

1/5

5

voorstel

Datum

Toelichting op het voorstel

Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeenteraad een accountant moet aanwijzen voor de controle van de jaarrekening en dat die accountant een rapport van bevindingen en een controleverklaring aan de raad verstrekt. In de controleverordening (ex artikel 213 Gemeentewet) is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. De raad moet jaarlijks een controleprotocol vaststellen waarin de richtlijnen en specifieke aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening zijn vastgelegd. Onderdelen van het protocol zijn de te hanteren goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties. Een ander onderdeel van het protocol is het normenkader waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is. Deze relevante wet- en regelgeving is als bijlage 2 bij deze beslisnota opgenomen. De reikwijdte van de controle en de controleaanpak zijn in het auditplan 2023 opgenomen. Dit auditplan is met de auditcommissie besproken. In dezelfde vergadering is gesproken over de verlenging van de overeenkomst met Deloitte. In deze beslisnota wordt daarom ook een voorstel gedaan over de mee te geven speerpunten voor de controle en over de verlenging van de overeenkomst met Deloitte.

Beoogd effect Dit voorstel heeft tot doel: • nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole; • de speerpunten voor de controle vast te leggen; • voor de jaren 2024-2025 te beschikken over een rechtsgeldige overeenkomst met de accountant. Argumenten 1.1 Hiermee wordt aangesloten bij de toleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). De controle van de jaarstukken door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • De getrouwe weergave van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • De getrouwe weergave van het rechtmatigheidsoordeel over het tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Goedkeuringstolerantie De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert dus niet ieder document of iedere financiële handeling. De controle is erop gericht dat dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde tolerantie.

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

2/5

5

voorstel

Datum

In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties opgenomen. Minimumeisen BADO Fouten in de jaarrekening

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

1% - 3%

-

≥ 3%

≤ 3%

3% - 10%

≥ 10%

(% totale lasten) Onzekerheden in de

-

controle (% totale lasten)

De betreffende toleranties zijn conform voorgaande jaren en er wordt voorgesteld ook voor het boekjaar 2023 deze toleranties vast te stellen. Rapporteringstolerantie Voorgesteld wordt om de rapporteringstolerantie, net als in voorgaande jaren, vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en/of onzekerheden die dit percentage te boven gaan, rapporteert in zijn verslag van bevindingen. Voor Zwolle wordt al jaren gewerkt met deze grens. Voor 2023 betekent een goedkeuringstolerantie van 1%, op basis van de begroting, een bedrag van circa € 7 miljoen. De rapporteringsgrens bedraagt dan dus € 700.000 (10% daarvan). Deze bedragen worden definitief gemaakt op basis van de jaarrekening 2023 en kunnen daardoor nog minimaal wijzigen. Rapporteringstoleranties specifieke uitkeringen Specifieke uitkeringen worden gecontroleerd volgens het principe Single Information Single Audit (SiSa). De verantwoording van de specifieke uitkeringen lopen daarmee via de jaarstukken van de gemeente Zwolle. Voor de specifieke uitkeringen gelden andere rapporteringstoleranties, die afhankelijk zijn van de grootte van de uitkering. In het verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens op, voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd.

Deze financiële grens is per specifieke uitkering: - € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk is aan € 125.000 zijn; - 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000 zijn; - € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. De rapporteringtolerantie heeft géén consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen, niet herstelde, fouten en onzekerheden, voortkomende uit de accountantscontrole. 2.1 Hiermee wordt vastgelegd aan welke wet- en regelgeving getoetst wordt. Vanaf boekjaar 2023 is het college verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen. Hierover legt het college verantwoording af in de rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. De accountant heeft als taak een oordeel te geven over de getrouwe weergave van de totstandkoming van het rechtmatigheidsoordeel. Het gemeentelijk normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de getrouwe weergave van de rechtmatigheid. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving moet het college permanent zicht hebben op het van toepassing zijnde relevante normenkader. Het is daarom de taak van het college om het normenkader jaarlijks te actualiseren en toe te sturen aan de raad.

Het doel van het versturen is dat de raad zich bewust is van de wet- en regelgeving die wordt 3/5

5

voorstel

Datum

meegenomen in de accountantscontrole/rechtmatigheidsverantwoording en dat de raad daarmee de mogelijkheid krijgt om het normenkader aan te vullen. In bijlage 2 treft u het normenkader aan. 3.1 De auditcommissie heeft een aantal specifieke speerpunten voor de accountant bepaald Op grond van de controleverordening (artikel 2 lid 5) bepaalt de raad, op voordracht van de auditcommissie, jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole specifieke aandachtspunten. De volgende aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn geformuleerd: - Strategische investeringen in relatie tot uitvoeringskracht; Het gaat enerzijds over de vraag in hoeverre de gemeente in control is ten behoeve van de

-

ontwikkelgebieden en anderzijds hoe het proces rondom risicomanagement geborgd is in de organisatie en dit vertaald wordt naar het weerstandsvermogen. Risicobeheersing kwetsbaarheid Sociaal domein Door o.a. CAO stijgingen en tekort aan personeel, ligt er druk op de financiële posities van de zorgaanbieders. Procesmatig wordt beoordeeld hoe deze spanningen effect hebben op de huidige contractafspraken.

Naast deze speerpunten heeft de accountant in het Auditplan (bijlage 1) ook onderwerpen benoemd die richting geven aan de accountantscontrole, waaronder betrouwbare informatievoorziening, woningbouwopgave, energietransitie en mobiliteitsvraagstuk. 4.1 De ervaringen met Deloitte zijn positief. Op 28 september 2020 benoemde de raad Deloitte Accountants B.v. tot accountant voor de gemeente Zwolle voor de periode 1 januari 2021 tot en met 31 december 2023. De overeenkomst bevat de (eenzijdige) optie om de overeenkomst twee maal met twee jaar te verlengen. Omdat de ervaringen met Deloitte zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau positief zijn, wordt voorgesteld gebruik te maken van de eerste optie om de overeenkomst met twee jaar te verlengen. Risico’s Niet van toepassing Financiën De kosten voor de accountantscontrole worden gedekt uit het daarvoor in de begroting opgenomen budget. N.B. De accountantsdiensten zijn in 2020 aanbesteed en gegund aan Deloitte. De basis voor deze aanbesteding vormde het controlejaar 2019. Ten opzichte van 2019 was er over 2022 sprake van meerwerk op de controle van de SiSa-regelingen1. Het aantal te controleren SiSa-regelingen is fors toegenomen (13 regelingen in 2019, 47 regelingen in 2022). Dit leidt tot extra kosten. Met het huidig aantal regelingen kunnen deze meerkosten nog vanuit het bestaande budget worden opgevangen.

Communicatie Na besluitvorming door de raad wordt het controleprotocol 2023 inclusief het normenkader aan de accountant ter beschikking gesteld.

1 Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van hogere overheden uit te voeren. Gemeenten ontvangen hiervoor

specifieke uitkeringen. Voorbeelden hiervan zijn de Woningbouwimpuls, Regiodeal, Onderwijsachterstandenbeleid, etc. De verantwoording over de besteding van deze gelden verloopt via de Single Information Single Audit regeling. 4/5

5

voorstel

Datum

Vervolg Na vaststelling van het auditplan volgt het reguliere proces van jaarafsluiting en daarbij behorende controles en rapportages. Openbaarheid Openbaar

De auditcommissie Jolien Elshof (voorzitter) Maxim van der Veen Joey Boon Mark Oldengarm

5/5