9a. Brief Auditcommissie over boardletter 2021.pdf

bericht

Auditcommissie Telefoon (038) 498 2216 E.Bagerman@zwolle.nl www.zwolle.nl

Aan de leden van de gemeenteraad

Behandeld door Datum Onderwerp

E.J. Bagerman 28 februari 2022 Boardletter 2021

Geachte raadsleden,

Op dinsdag 18 januari j.l. hebben wij de boardletter 2021 met de accountant besproken. De boardletter bevat de bevindingen van de accountant over de tussentijdse controle van de jaarrekening 2021 (periode tot 1 november 2021). De boardletter 2021 is het eerste product van de nieuwe accountant Deloitte aan de gemeenteraad. Het is goed om te kunnen vaststellen dat ook onze nieuwe accountant van mening is dat de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot betrouwbare financiële verslaggeving. Daarbij zijn er uiteraard aandachts- en verbeterpunten mee te geven. Tijdens het gesprek met de accountant hebben we zowel stilgestaan bij de positieve punten als bij de punten waarop nog verbetering mogelijk is. Een aantal onderwerpen waarover we gesproken hebben met de accountant lichten we er in deze brief voor u uit. Als één van de positieve punten benoemt Deloitte de wijze waarop de financiële gevolgen van de coronacrisis in beeld zijn gebracht. Een en ander is goed in de processen geborgd. Duidelijk is ook dat de financiële gevolgen voor onze gemeente minimaal zijn en dat de gemeenteraad goed periodiek op hoofdlijnen geïnformeerd is. Een ander positief punt is de wijze waarop opvolging is gegeven aan eerdere bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid van de (Europese) aanbestedingen. In voorgaande jaren was dit nog een aandachtspunt.

Door hier extra inzet op te plegen zijn er belangrijke verbeteringen ten opzichte van voorgaande jaren doorgevoerd. Hiermee worden onrechtmatige inkopen en aanbestedingen voorkomen. Een belangrijk aandachtspunt dat de accountant benoemt, betreft de controle in de zogenaamde tweede lijn. Dit betreft de lijn tussen de uitvoering (eerste lijn) en de interne controle (derde lijn) in. Deloitte constateert in dit verband dat de basis op orde is (eerstelijnscontrole), dat beheersmaatregelen in de tweede lijn in voorkomende gevallen ontbreken, maar dat dit wordt opgevangen door de sterke derdelijnscontrole. Passend bij de omvang van Zwolle en de schaalsprong waar Zwolle voor staat, is een 1/3

Bericht

Datum

28 februari 2022

doorontwikkeling waarbij controlewerkzaamheden meer worden belegd in de tweede lijn. De derde lijn kan zich dan toeleggen op de strategische thema’s en op risicovolle processen en projecten. De groei van de stad en de daarbij passende bestuurlijke ambities resulteren – net als bij andere 100.000-plus steden - in druk op de bestaande processen en de ambtelijke organisatie. Voor Zwolle geldt dit in het bijzonder vanwege de bovengemiddelde groei die al is doorgemaakt en die nog verwacht wordt de komende jaren. De accountant constateert dat de ambtelijke organisatie en de interne beheersing (nog) niet in hetzelfde tempo zijn doorontwikkeld. Dit is begrijpelijk en vraagt om bestuurlijke realiteitszijn. De arbeidsmarkt staat onder druk, niet alle functies kunnen tijdig en/of adequaat ingevuld worden. Niet alle ambities kunnen daardoor (op korte termijn) gerealiseerd worden. Goede strategische personeelsplanning is daarom van groot belang. De directeur financiën gaf in dit verband aan dat er hard gewerkt wordt om een en ander goed in beeld te brengen, maar dat dit tijd kost. Tot slot hebben we aandacht besteed aan extra middelen vanuit het rijk die via specifieke uitkeringen worden uitgekeerd aan de gemeente.

Dit is het geval bij de corona-middelen (Tijdelijke Overbrugging Zelfstandig Ondernemers), maar bijvoorbeeld ook bij de middelen voor de woningbouwimpuls (Zwartewaterallee en Spoorzone). De verwachting is dat veel extra middelen als gevolg van het Regeerakkoord als Specifieke Uitkering aan gemeenten worden uitgekeerd. Dit brengt een aanzienlijk grotere administratieve last met zich mee dan middelen die via de Algemene Uitkering worden uitgekeerd. De uitvoering en de middelen worden weliswaar gedecentraliseerd, maar met een zwaar controleregime vanuit het rijk. Dit is een zorgpunt waarover (o.a. vanuit de beroepsvereniging accountants en de VNG) een lobby richting de rijksoverheid gaande is om goed oog te houden voor de balans hierin. Wij kijken terug op een goed eerste gesprek met de accountant, waarbij de directeur financiën en de adviseur beleidscyclus namens het Directieteam een reactie hebben gegeven op de bevindingen. Als auditcommissie zullen wij de in deze brief genoemde aandachtspunten blijven volgen. Deze onderwerpen zullen - ook in de nieuwe bestuursperiode - terugkeren als gespreksonderwerpen tijdens onze vergaderingen.

Met vriendelijke groet, De Auditcommissie, Jolien Elshof (voorzitter) Sonja Paauw Jan Slijkhuis Lennart Hartman

2/3

Bericht

Datum

28 februari 2022

3/3