9. Deloitte- boardletter 2022.pdf

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de auditcommissie van de gemeente Zwolle T.a.v. de griffie Postbus 10007 8000 GA ZWOLLE Datum 11 januari 2023 Ons kenmerk 2301B8CE61/IM Behandeld door drs. J.J. Zuidema RA 06 5261 5738 jzuidema@deloitte.nl drs. V.V. Jongbloed RA 06 2025 2002 vjongbloed@deloitte.nl

Geachte leden van de auditcommissie, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, de interim-controle bij de gemeente Zwolle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Deze interim-controle hebben wij deels op afstand en deels bij u op het stadhuis uitgevoerd, wij hebben de samenwerking als prettig en constructief ervaren. In onze managementletter hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Deze bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Het concept van de managementletter zullen wij op 21 december met de directie en op 9 januari met de portefeuillehouder Financiën bespreken. In deze boardletter treft u een samenvatting aan van onze managementletter en gaan wij op hoofdlijnen in op de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en relevante actualiteiten.

Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving zijn uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisatie, maar betreffen slechts díe onderdelen die ten grondslag liggen aan de financiële mutaties in uw organisatie. Wij merken op dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van de auditcommissie en de gemeenteraad van de gemeente Zwolle en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Graag lichten wij deze rapportage in de vergadering van auditcommissie op 24 januari 2023 nader toe. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. J.J. Zuidema RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Inhoudsopgave

Management samenvatting

4

•

5

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Bijlage

12

•

Bijlage A – Duurzaamheidsrapportage ESG

13

•

Bijlage B – Reikwijdte van onze werkzaamheden

14

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/3

Managementsamenvatting

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

2301B8CE61/IM/4

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle De basis voor onze controle is het auditplan 2022 dat met de auditcommissie is besproken. Bij de interim-controle 2022 hebben wij de interne beheersing van de voor de jaarrekening relevante processen onderzocht. Ook zijn wij de opvolging nagegaan van onze bevindingen uit voorgaande rapportage. Wij hebben ons hierbij primair gericht op de opzet en het bestaan van de interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2022. In deze managementsamenvatting geven wij onze belangrijkste boodschappen weer in het licht van de jaarrekeningcontrole 2022 van de gemeente Zwolle. De voor de jaarrekeningcontrole qua omvang en/of risico’s meest relevante processen zijn: • Financiële verslaggeving inclusief memoriaalboekingen • Grondexploitatie • Inkopen (inclusief aanbestedingen en betalingsverkeer) • Sociaal domein en sociale uitkeringen (jeugdzorg, Wmo, participatiewet en uitkering van energietoeslag) • Subsidieverstrekkingen • Personeel & salarissen • Treasury • Automatiseringsomgeving Samenvattend concluderen wij dat de gemeente Zwolle verschillende acties heeft ingezet om de interne beheersing op onderdelen verder te versterken. Deze acties moeten in een aantal gevallen nog wel verder geïmplementeerd worden.

Teneinde de opvolging van de aanbevelingen te monitoren, adviseren wij een concreet actieplan op te stellen met o.a. verantwoordelijke medewerkers en deadlines. Tijdens de interim-controle 2022 hebben wij geen nieuwe bevindingen geconstateerd. Gezien de bevindingen ten aanzien van de “algemene ITbeheersmaatregelen” steunen wij – voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking – niet op de IT-omgeving.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/5

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interimcontrole 2022 | Evalueren en keuzes maken in turbulente tijden

In toenemende mate komt uw gemeente als gevolg van de elkaar opvolgende crisissituaties voor uitdagingen te staan. Hierbij kunt u denken aan de energiecrisis, de schuldhulpverlening, de opvangproblematiek, een woningbouwopgave en een klimaattransitie/ verduurzamingsvraagstuk. Dit alles in een tijd waarin kosten als gevolg van de gestegen prijzen en de toenemende inflatie moeilijk voorspelbaar zijn. De gemeente Zwolle heeft voor de komende jaren diverse grote projecten op de planning staan zoals de bouw van het Handelshuys, de ontwikkeling van woningen op Breecamp-West en de bouw van de Stadsfoyer in Stadshagen. Deze ambities bieden een oplossing voor verschillende uitdagingen (o.a. het woningtekort) waar de stad mee te maken heeft. Tegelijkertijd zal een uitbreiding van de stad in aantallen inwoners er toe leiden dat de komende jaren de druk op sociale voorzieningen zal toenemen. Deze uitdagingen vragen veel van het college en de ambtelijke organisatie. Een prioritering in de ambities om de belasting van de ambtelijke organisatie te beperken en aanvullende investeringen in de ambtelijke organisatie zijn hiervoor noodzakelijk. Mede vanwege krapte op de arbeidsmarkt, die naar landelijke verwachting, ook in de komende jaren zal aanhouden, leidt dit tot een (extra) inspanning van de ambtelijke organisatie.

Het is goed te constateren dat de gemeente Zwolle deze uitdagingen aan kan gaan met een interne beheersing die op orde is. Gedurende onze interim-controle en de diverse gesprekken met de ambtelijke organisatie observeren wij dat de gemeente Zwolle onderwerpen en gebeurtenissen snel en actief oppakt. Ook heeft u goede interne beheersmaatregelen geïmplementeerd, maar ontbreekt het aan een overkoepelend risicobeleid waarin is vastgelegd hoe om te gaan met risicobeheersing, de keuze van risicoresponse (mitigeren, vermijden, verzekeren of accepteren) en de koppeling met aanwezige en/of te implementeren interne beheersmaatregelen. Het is aan uw college om vaker stil te staan bij de vraag: waarom doen we de dingen die we doen? Deze stap bent u inmiddels aan het zetten en is afgelopen jaar bijvoorbeeld zichtbaar geworden in het opstellen en vaststellen van beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Daarnaast zien wij een sterke derdelijns-beheersing (interne audit) en tegelijkertijd worden in de derde lijn ook diverse taken uitgevoerd die elders belegd zouden moeten worden (eerste of tweede lijn). Wij ondersteunen uw zoektocht dat de derde lijn bezig moet zijn waarvoor het dient: (risicogerichte) procesoptimalisatie over alle domeinen heen.

Vanuit onze interim-controle 2022 constateren wij dat door de gemeente Zwolle wederom stappen zijn gezet in het verbeteren van de interne beheersing. Een aantal bevindingen uit voorgaande jaren is in 2022 deels opgelost. Met betrekking tot de nog openstaande bevindingen zijn door de gemeente ook stappen gezet maar deze bevindingen zijn nog niet volledig opgevolgd en/of maatregelen zijn nog niet volledig geïmplementeerd. De belangrijkste openstaande bevindingen – waar volgens ons de eerste prioriteit moet liggen – hebben betrekking op de doorontwikkeling van de algemene IT beheersmaatregelen (IT-framework), de beheersing van de uitbestede processen bij SSC ONS en de juiste inrichting van de tweedelijnscontrole. Voor de detailbevindingen verwijzen wij naar hoofdstuk 2.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/6

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Follow up IT-audit 2021, BIO-nulmeting en serviceorganisatie ONS

Shared Service Centrum ONS In 2022 is uw gemeente, in samenwerking met Shared Service Centrum ONS (SSC ONS) en alle partners, een gezamenlijk verbetertraject gestart die gericht is op sturing, inzicht en helderheid in rollen. Hierdoor is een aanzet gemaakt tot het aanscherpen van de afspraken in de Service Level Agreement (SLA) en het formaliseren van het regiebeheer (rollen en eigenaarschap). Aanvullend adviseren wij de gewenste verbetering van de kwaliteit van dienstverlening én het afleggen van verantwoording (bijvoorbeeld in de vorm van een ISAE3402 verklaring) door SSC ONS te formaliseren in een verbeterplan met concrete mijlpalen en dit verbetertraject actief te monitoren. BIO nulmeting Als gemeente moet u voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In 2022 heeft uw gemeente aan de hand van het interne “Plan van Aanpak inhaalslag BIO maatregelen” de basis gelegd tot het verder implementeren van deze BIO. Zo is het Informatiebeveiligingsbeleid 2022-2026 opgesteld en vastgesteld door het college en is de opzet van de IT-processen verbeterd met overkoepelend beleid. Ook wordt de directie periodiek geïnformeerd over de doelstellingen en voortgang op het gebied van ITbeheersing. Wij merken op dat een meerjarenplan om te komen tot BIO-compliance momenteel ontbreekt.

Hierdoor is het niet duidelijk wat het tijdpad is en wat de benodigde middelen zijn om daar te komen. Daarnaast adviseren wij, naast de directie, ook uw college en de gemeenteraad actief te laten informeren over de voortgang in de IT-ontwikkeling. Hierbij zijn de aanbevelingen uit de BIO nulmeting, incl. de invulling van de onafhankelijke CISO rol, van belang. Follow up IT-audit Wij hebben uw ambtelijke organisatie begin 2022 voorzien van de detailobservaties uit onze IT-audit met aanbevelingen waar de ITbeheersing verbeterd moet worden. Wij constateren slechts een beperkte voortgang in de opvolging van onze opmerkingen en adviseren een roadmap op te stellen en hiermee eigenaarschap toe te kennen aan het opvolgen van onze aanbevelingen.

Interne beheersing | Doorontwikkeling verbijzonderde interne controle/tweedelijns en derdelijns controles

Voor het inrichten van het “three lines-model” heeft uw gemeente de focus gelegd bij het ontwikkelen van een integrale derde lijn (team Internal Audit (IA, CISO en FG). Daarnaast is een ontwikkeltraject gestart voor de tweede lijn (concernstaf). Hierbij ligt de focus op het programmeren en prioriteren van werkzaamheden, alsmede het inzichtelijk maken van benodigde capaciteit. Vanuit onze ervaringen bij de jaarrekeningcontrole 2021 en de observaties bij de interim 2022 zien wij dat diverse beheerstaken zijn belegd in de derde lijn van uw gemeente. Wij hebben begrepen dat uw gemeente een analyse gaat uitvoeren op de taken die momenteel zijn belegd in de derde lijn en mogelijk elders in de organisatie thuis horen. Wij onderschrijven het belang van het analyseren en opnieuw alloceren van de taken binnen uw ambtelijke organisatie, zodat de capaciteit in de derde lijn ingezet wordt voor het beheersen van strategische risico’s en voor het optimaliseren van de bedrijfsprocessen en informatievoorziening. Wij adviseren het juist beleggen van rollen en functies samen met het capaciteitsvraagstuk te betrekken in het IA-jaarplan en daarmee de doorontwikkeling van IA te versterken.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/7

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Beheersing en verantwoording sociaal domein

Met onze interim controle hebben wij inzicht verkregen in de financiële beheersing en de prestatielevering van de WMO en Jeugdzorg. Waar de beheersing van de WMO (Thuisondersteuning, Dagbesteding, Materiële WMO) de afgelopen jaren sterk ontwikkeld is, zien wij dat de beheersing van de Jeugdzorg nog voor veel uitdagingen zorgt.

De positieve ontwikkelingen in het sociaal domein zien toe op het opzetten en toepassen van data-analyses. Binnen de WMO zijn afgelopen jaren diverse data-analyse oplossingen geïmplementeerd, wat mede heeft geresulteerd in inzicht (en verbetering) in de tarieven per zorgaanbieder en de diverse zorgindicaties binnen Thuisondersteuning en Dagbesteding. Gedurende onze interim-controle hebben wij een casustafel sociaal domein bijgewoond en hierbij hebben wij geobserveerd dat een constructieve samenwerking tussen contractmanagers, sociale wijkteam, GGD, financieel adviseurs en andere betrokkenen aanwezig is. Door middel van signaal gestuurd en proactief onderzoek worden zorgaanbieders gestimuleerd de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en heeft de gemeente Zwolle volwassenheid gerealiseerd in de beheersing van deze zorg binnen de WMO. Op korte termijn wordt de casustafel intern geëvalueerd waarmee dit proces verder geoptimaliseerd kan worden. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente niet voor alle WMO-zorg data-analyse uitvoert, met name niet voor Beschermd Wonen. Wel voert de “Centrale Toegang GGD” op deze stroom periodiek data-analyses uit waarover zij halfjaarlijks rapporteren. Dit geeft de gemeente inzicht in de financiële ontwikkeling echter geven deze analyses nog onvoldoende inzicht in de gehanteerde tarieven en de zorgindicaties per zorgaanbieder.

Wij hebben begrepen dat de gemeente in 2023 uitgebreidere data-analyses ook voor Beschermd Wonen gaat uitvoeren.

Speerpunt auditcommissie | Procesbeheersing en sturingsinformatie proces Jeugdzorg

Uw gemeente ervaart veel uitdagingen in de financiële beheersing en de prestatielevering van de Jeugdzorg. Deze complexiteit wordt veroorzaakt door twee kenmerken: 1. De regionale aanbesteding van inkoop jeugdzorg door Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland (RSJ IJsselland). Hierdoor heeft uw gemeente momenteel minimaal grip op het aantal zorgaanbieders en op de tarieven die overeengekomen worden. 2. De toegang tot jeugdzorg die voor een groot deel niet door de gemeente wordt beschikt maar door andere bevoegde organen. Wij adviseren het regiebeheer op de financiële ontwikkeling gedurende het jaar te versterken zodat de gemeente niet in het najaar of rond jaareinde wordt verrast met tekorten. Daarnaast hebben wij begrepen dat de P&C-cyclus van de gemeente en het RSJ niet op elkaar aansluiten, waardoor bijvoorbeeld nieuwe prijsafspraken vanuit het RSJ pas na het opstellen van de gemeentebegroting bekend worden. Daarnaast constateren wij dat de interne beheersing rondom de prestatielevering van het sociaal domein gefocust is op de WMO en voor deze beheersing rondom de jeugdzorg nog met name gesteund wordt op de productieverantwoordingen. Wij benadrukken het belang van de sturingsinformatie die momenteel geïmplementeerd wordt binnen de jeugdzorg, waarmee zorgaanbieders beter (tussentijds) gemonitord kunnen worden en waardoor de interne beheersing versterkt wordt.

Naast de bestaande uitdagingen is in 2022 ook de landelijke Hervormingsagenda Jeugd 2022-2028 gepresenteerd. Hierin is onder andere een bezuinigingsdoelstelling binnen de jeugdzorg opgenomen. Met een (vermoedelijke) stijging van de CAO Jeugdzorg, het inkrimpen van maximale groepsgrootte en de tendens dat de zwaarte van de jeugdzorgtrajecten steeds toeneemt, zal deze bezuiniging veel uitdagingen met zich meebrengen voor de gemeente Zwolle. Wij adviseren uw college de effecten voor Zwolle inzichtelijk te maken, de benodigde bezuinigingen door te laten rekenen (scenario-analyses) en een plan op te stellen hoe deze bezuiniging gerealiseerd kan worden. Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/8

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Grondexploitatie

De gemeente Zwolle is in beweging op het gebied van stads- en gebiedsontwikkeling. Met diverse grote en kleine projecten wordt invulling gegeven aan de landelijke en regionale woningbouwopgave en de ambities van de stad. Actuele onderwerpen als klimaatneutraliteit, circulariteit en de versterking van de Zwolse leefbaarheid staan hierbij centraal. Voor deze projecten dient het college jaarlijks een inschatting te maken van toekomstige kosten en opbrengsten voor de stad. Deze inschatting wordt complexer door de grilligheid van het huidige economische klimaat als gevolg van de toenemende inflatie en stijging van prijzen voor grondstoffen en bouwkosten.

Thema: Inflatie en economische ontwikkelingen

Ten tijde van de jaarrekening 2021 is rekening gehouden met een kostenstijging van 3% voor het jaar 2022. De realiteit zal zijn dat als gevolg van inflatie de werkelijke kostenstijging fors boven dit niveau komt te liggen. Dit heeft een negatief effect op de waardering van de Zwolse grondexploitaties. Hoewel de Europese Centrale Bank stuurt op een jaarlijkse inflatie van 2% zal moeten blijken of dit gerealiseerd kan worden. Dit zal ook de komende jaren de inschatting van de kostenstijging moeilijker maken dan eerdere jaren. Naast de ontwikkeling van de kosten is voor de verwachte verkoopopbrengsten ook een andere dynamiek zichtbaar. Waar de woningprijzen de afgelopen jaren flink zijn gestegen, is nu een afvlakking zichtbaar. Ondanks dat de woningbehoefte onverminderd groot is, wordt mede door de stijging van de hypotheekrente en toenemende energiekosten, het voor consumenten steeds moeilijker om het huidige prijsniveau te kunnen betalen. Deze ontwikkelingen kunnen invloed gaan hebben op het rendement van de grondexploitaties voor Zwolle maar ook het tempo waarin kavels kunnen worden verkocht en uitgegeven.

Interne beheersing | Grondexploitatie

In voorbereiding op het samenstellen van de jaarrekening 2022 hebben wij reeds meerdere gesprekken gevoerd met de medewerkers betrokken bij de grondexploitatie-projecten. Hierbij hebben wij gezamenlijk een aantal afspraken gemaakt voor een efficiënt en effectief controleproces. Naast eerdergenoemde onderbouwing van de parameters zijn belangrijke aandachtspunten voor het samenstelproces 2022: Interne controle grondexploitatie-projecten Gedurende de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij vastgesteld dat de gemeente Zwolle in staat is om voldoende onderbouwingen aan te leveren voor externe controle. De wijze waarop deze onderbouwingen zijn vorm gegeven en met welke diepgang deze zijn vastgelegd is hierbij wel van wisselend kwaliteitsniveau. In ons accountantsverslag 2021 hebben wij geadviseerd zowel de collegiale toetsing als de verbijzonderde interne controles op de (uitgangspunten voor) grondexploitatie-projecten zichtbaar vast te leggen. Tevens adviseren wij te werken met een vaste structuur per grondexploitatie om een eenzelfde kwaliteitsniveau te waarborgen. Bij de controle van de jaarrekening 2022 zullen wij de opvolging van ons advies toetsen en hierover aan de gemeenteraad rapporteren in het accountantsverslag 2022. Projectspecifieke risico’s Onderdeel van de risicoanalyses is het onderkennen van mogelijke projectspecifieke risico’s.

Een aandachtspunt bij deze risico’s is de wijze waarop de risico’s worden onderbouwd, mede in lijn met de beschrijving van projectspecifieke risico’s door de Commissie BBV. Met name omdat deze risico’s, ongeacht of deze zich al hebben voorgedaan, invloed hebben op de te nemen winst in enig jaar is dit van wezenlijk belang. Wij constateren dat de onderbouwing van deze risico’s nog met onvoldoende diepgang wordt vastgelegd waardoor het lastig is deze te toetsen. Wij adviseren de gemeente de onderbouwing van de projectspecifieke risico’s te versterken, waarbij voldoende aandacht wordt besteed aan de kans op voorkomen alsook de mogelijke financiële omvang van de betreffende projectspecifieke risico’s.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/9

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Managementsamenvatting Bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Op 27 september 2022 heeft de eerste kamer de Wet versterking decentrale rekenkamers vastgesteld. Een onderdeel van deze wet Rechtmatigheidsvormt de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Met ingang van 2023 zal niet langer de accountant een oordeel geven over verantwoording college het al dan niet rechtmatig handelen door het college, maar zal het college hierover zelf verantwoording afleggen in de jaarrekening. Dit betreft de rechtmatigheidsverantwoording. Wij zullen, als uw accountant, de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening toetsen zoals wij ook andere toelichtingen in de jaarrekening toetsen. De gemeente Zwolle heeft eind 2020 een plan van aanpak rondom de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld en voorgelegd aan het college, destijds ervan uitgaande dat de wettelijke invoeringsdatum 1 januari 2021 zou zijn. Echter deze datum is meerdere malen verzet. In november heeft het college een raadsvoorstel opgesteld waarin de verantwoordings- en rapporteringsgrens worden voorgelegd en tevens nader wordt ingegaan op relevante thema’s voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van de auditcommissie in deze. Interne beheersing | Frauderisicoanalyse

Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in de aparte paragraaf ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen. Binnen de gemeente Zwolle is de frauderisicoanalyse een onderdeel van het risicomanagement. In het “Fraudebeleid” zijn diverse frauderisicogebieden uitgewerkt. Voor de verdere doorontwikkeling adviseren wij de frauderisico-inventarisatie verder uit te werken met (mogelijke) financiële impact (kwantificering). Tevens geven wij het college in overweging voor de belangrijkste risico’s periodiek themagerichte onderzoeken uit te voeren c.q. deze onderwerpen onderdeel te laten uitmaken van het jaarplan van de interne audit afdeling.

Op basis van onze uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in het auditplan 2022 en onze planning van onze controlewerkzaamheden.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/10

2301B8CE61/IM/11

Bijlagen

2301B8CE61/IM/12

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Bijlage A Duurzaamheidsrapportage ESG

Duurzaamheidsrapportage ESG Als organisatie in de publieke sector heeft u belang bij het realiseren van een duurzame bedrijfsvoering. Niet alleen vanuit een voorbeeldfunctie, maar ook omdat het verschil maakt. Denk bijvoorbeeld aan beschikbaarheid van energie en arbeid en blijvende toegang tot de kapitaalmarkt. De impact van duurzame bedrijfsvoering wordt snel steeds groter en de vraag naar hoe organisaties omgaan met duurzaamheid wordt steeds urgenter. Graag denken wij met u mee welke impact uw organisatie maakt op het gebied van duurzaamheid. Een belangrijk eerste inzicht is een integraal beeld van uw duurzaamheids-doelstellingen en activiteiten afgezet tegen relevante wet- en regelgeving. Achtergrond Wereldwijd wordt gewerkt aan de 17 Sustainable Development Goals (SDGs). Landen hebben afspraken gemaakt zoals de Green Deal (EU-verband) en in Nederland zijn doelen vastgelegd in onder andere het Klimaatakkoord. Klimaat gerelateerde projecten en activiteiten hebben de aandacht, maar ook sociale en governance doelen maken onderdeel uit van duurzaamheid. Impact op publieke organisaties Gezien de grote urgentie op het gebied van duurzaamheid is een belangrijke rol weggelegd voor publieke organisaties. Relevant is om inzicht te krijgen in de brede impact van duurzaamheid (en –verslaggeving) op uw organisatie en te identificeren welke risico’s en kansen toezien op uw activiteiten.

Belangrijk om te realiseren is dat gedegen duurzaamheidsverslaggeving een relatief lange voorbereidingstijd kent. Het rapporteren over duurzaamheid is voor veel organisaties nieuw en de grootste uitdaging ziet veelal toe op de beschikbaarheid van betrouwbare informatie, omdat de informatiesystemen vaak nog niet hierop zijn ingericht. Een goede tijdige voorbereiding, inclusief stakeholder- en materialiteitsanalyse is enorm belangrijk om klaar te zijn voor deze nieuwe maatschappelijke rol en deze vorm van verslaggeving. Wij adviseren u om in het jaarverslag 2023 aandacht te besteden aan dit onderwerp. Wet- en regelgeving rond duurzaamheidsrapportage In april 2021 heeft de Europese Commissie met een wetsvoorstel is de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd, welke naar verwachting in 2022 zal worden aangenomen. Deze nieuwe richtlijn vervangt de huidige niet-financiële rapportagerichtlijn ‘Non-Financial Reporting Directive (2014/95/EU) die momenteel verplicht is voor Organisaties van Openbaar Belang. De CSRD is een richtlijn die ondernemingen verplicht te rapporteren over de milieu- en de sociale impact van hun bedrijfsactiviteiten. Nieuw ten opzichte van de bestaande richtlijn is dat er een verplichting ontstaat om deze informatie te laten toetsen, waarschijnlijk door de accountant of een andere assurance provider.

Daarnaast worden ondernemingen verplicht substantieel meer te rapporteren over Ecologische-, Sociale- en Governance factoren. Huidige reikwijdte verplichte duurzaamheidsverslaggeving Ondernemingen die op dit moment onder de NFRD vallen, moeten vanaf 1 januari 2024 voldoen aan de CSRD. Vanaf 2025 volgen ondernemingen, die twee jaren op rij voldoen aan minimaal twee van de drie criteria: € 40 miljoen netto omzet, € 20 miljoen balanstotaal en /of 250 of meer medewerkers. Vanaf 2026 volgen kleinere ondernemingen. Alhoewel publieke organisaties (met uitzondering van rechtsvormen B.V. en N.V.) nog niet direct gerelateerd worden aan de CSRD is het vanuit de eerder genoemde urgentie van een duurzame bedrijfsvoering van belang aansluiting te vinden met de relevante wet- en regelgeving. Met de auditcommissie hebben wij afgestemd (tevens vastgelegd in ons auditplan 2022) om in ons accountantsverslag 2022 te rapporteren over de voortgang en verwachting ten aanzien van de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de gemeente Zwolle in relatie tot het (Europese) ESG-raamwerk (en hetgeen voorgaand jaar gerapporteerd in ons accountantsverslag).

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/13

Boardletter 2022 Gemeente Zwolle

Bijlage B Reikwijdte van onze controle

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2022, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Zwolle, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Deze boardletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2022.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons, als accountant van de gemeente Zwolle, toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Zwolle uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in de ze managementletter.

Wij attenderen u erop dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van de auditcommissie en de gemeenteraad van de gemeente Zwolle en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt en/of openbaar gemaakt mag worden.

Management samenvatting

Bijlagen

2301B8CE61/IM/14

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2023. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.