8. Brief Auditcommissie over boardletter 2020.pdf

bericht

Auditcommissie Telefoon (038) 498 2216 E.Bagerman@zwolle.nl www.zwolle.nl

Aan de leden van de gemeenteraad

Behandeld door Datum Onderwerp

E.J. Bagerman 5 januari 2021 Boardletter 2020

Geachte raadsleden,

Op dinsdag 8 december 2020 hebben wij de Boardletter 2020 met de accountant besproken. Deze boardletter bevat de bevindingen van de accountant over de tussentijdse controle van de jaarrekening 2020 (periode tot 1 november 2020). De tussentijdse bevindingen zijn vervat in een negental kernboodschappen. Op basis van deze kernboodschappen hebben we het gesprek met de accountant gevoerd. Gezien de bijzondere omstandigheden waarin de boardletter tot stand kwam, vragen we uw aandacht voor drie onderwerpen in het bijzonder. IT-beheersingsmaatregelen / Cybersecurity De toegenomen digitalisering – versneld door het thuiswerken als gevolg van de corona-pandemie – maakt dat organisaties nog afhankelijker zijn geworden van IT. Recente cyberincidenten (Universiteit Maastricht, gemeente Hof van Twente) tonen aan hoe kwetsbaar IT-systemen kunnen zijn. De accountant gaat in de Boardletter in op de geleerde lessen van de ransomware aanval bij de Universiteit Maastricht en constateert dat de gemeente Zwolle deze geleerde lessen al grotendeels in de praktijk brengt. Met de accountant hebben wij vastgesteld dat cybersecurity in toenemende mate aandacht zal vragen van de organisatie. Dit wordt door het MTZ onderkend en hier wordt ook naar gehandeld. Twee incidenten leden auditcommissie In 2020 hebben er twee incidenten plaatsgevonden rondom twee (voormalig) leden van de auditcommissie.

Als gevolg daarvan is door de gemeente onderzoek ingesteld. Hierover heeft afstemming plaatsgevonden met de accountant. Vervolgens zijn er acties in gang gezet om het risico dat dergelijke situaties zich in de toekomst opnieuw zullen voordoen te verkleinen. De accountant stelt vast dat de gemeente hiermee adequaat heeft gehandeld. Eén van de in gang gezette acties betreft het speerpunt dat wij als Auditcommissie hebben meegegeven voor de jaarrekeningcontrole: integriteit in het aannameproces (zowel bestuurlijk als ambtelijk). Een andere in gang gezette actie betreft een 1/3

Bericht

Datum

5 januari 2021

aanvullende opdracht aan de accountant om de fractieverantwoordingen van het afgelopen jaar te controleren. Deze controle wordt momenteel uitgevoerd en de accountant zal hierover separaat rapporteren aan de gemeenteraad met een (feitelijk) rapport van bevindingen. Impact Covid-19 op jaarrekeningcontrole De uitbraak van de corona-pandemie zal onvermijdelijk gevolgen hebben voor de jaarrekeningcontrole. Van verschillende maatregelen zal de rechtmatigheid niet of in mindere mate vastgesteld kunnen worden. Te denken valt aan de Tozo-regeling1, prestatielevering bij uitgaande subsidies en prestatielevering bij reguliere inkopen. Ook zal in voorkomende gevallen de rechtmatigheid niet tijdig vastgesteld kunnen worden als gevolg van door het rijk vastgestelde deadlines voor o.a. subsidieverantwoordingen en rapportage corona-compensatie door zorgaanbieders.2 Daardoor is de kans op een verklaring met beperking aannemelijk. Dit geldt uiteraard niet specifiek voor Zwolle, maar ook voor de andere gemeenten.

Wij kijken terug op een goed gesprek met de accountant, waarbij de directeur financiën en de adviseur beleidscyclus namens het MTZ een reactie hebben gegeven op de bevindingen. Wij zullen de ontwikkelingen omtrent de controle op de fractievergoedingen en de impact van Covid-19 op de jaarrekeningcontrole met belangstelling blijven volgen.

Met vriendelijke groet, De Auditcommissie, Jolien Elshof (voorzitter) Sonja Paauw Jan Slijkhuis Lennart Hartman

1 Bij de Tozo-regeling zijn de aanvragen zoveel als mogelijk digitaal ingediend en beoordeeld.

Daardoor kan het zijn dat de controle die hierop heeft plaatsgevonden onvoldoende zichtbaar aanwezig is in het dossier. De accountant zou van mening kunnen zijn dat onvoldoende zichtbaar/duidelijk is dat er controle heeft plaatsgevonden op misbruik en oneigenlijk gebruik. 2 Bepaalde takken van zorg zijn maandenlang dicht geweest. Vanuit continuïteitsoverwegingen

heeft er wel doorbetaling plaatsgevonden. Het rijk heeft bepaald dat zorgaanbieders tot 31 maart 2021 een aanvraag voor deze omzetgarantie kunnen doen. Vervolgens hebben de zorgaanbieders tot 31 mei 2021 de tijd om een bijlage bij hun jaarrekening te voegen waaruit dit blijkt. Pas na 31 mei 2021 kan vervolgens worden vastgesteld of er sprake was van terechte doorbetaling of dat er sprake was van bovenmatige corona-compensatie. Pas daarna kan de gemeente overgaan tot finale afrekening. De jaarrekening van Zwolle is dan echter al opgesteld. Het kan zo zijn dat de accountant dit dan als onzekerheid moet aanmerken, omdat de finale afrekening dan nog niet heeft plaatsgevonden. 2/3

Bericht

Datum

5 januari 2021

3/3